La administración de inventarios es una parte fundamental de la gestión empresarial, dado que uno de sus objetivos es garantizar que la industria cuenta con productos suficientes para satisfacer la demanda de los clientes con celeridad.
El proceso está enfocado en aspectos clave tales como la supervisión de los bienes de la compañía, el control de almacén, la gestión de las existencias y los pedidos de reabastecimiento de suministros.
Una correcta administración de inventarios permite optimizar las operaciones de la empresa y sacar el mayor provecho del espacio disponible para el almacenamiento de los productos, sin descuidar la rotación de estos.
La gestión de calidad también está asociada con el buen funcionamiento de la administración de inventarios, ya que de ella depende que la mercancía no desaparezca del mercado y esté siempre disponible para la compra.
Podrás leer en este artículo:
¿Por qué es importante la administración de inventarios?
Como te mencionamos, una administración de inventarios deficiente enfrenta a los consumidores con la escasez del producto, generando pérdida de confianza en la industria y un grave daño en la imagen corporativa.
Las fallas en la entrada y salida de la mercancía también suponen mayores costos por concepto de almacenamiento y la posibilidad de encontrar productos en mal estado o caducados, disminuyendo la rentabilidad de la empresa.
La administración de inventarios favorece la reducción de costos en la industria y el aumento de ganancias; minimiza los gastos innecesarios; ayuda a la prevención de pérdidas por robo y productos caducos, y además facilita la fidelización de los clientes.
Es importante tener en cuenta que la administración de inventarios es un factor esencial en la planificación de las compras de suministros, la visualización de la capacidad de producción de la empresa y el potencial de crecimiento a futuro.
Los datos generados en el proceso de gestión de stock (inventario) pueden utilizarse para obtener una mejor comprensión sobre la demanda, la velocidad de rotación de los productos en el mercado y períodos de reabastecimiento.
Esta información resulta crítica cuando se pretende impulsar el desarrollo de la industria, incursionar en nuevos mercados, invertir en la creación de productos innovadores, proyectar ventas o implementar mejoras en áreas operativas.
Otra de las ventajas de una correcta administración de inventarios es la detección de excedentes. Si los faltantes pueden incidir negativamente en la relación con los consumidores, los excedentes aumentan los costos y dificultan los cambios.
¿Cómo realizar la administración de inventarios?
La ejecución del proceso de administración de inventarios, como parte de los facilities de la empresa, requiere una serie de pasos específicos para su funcionamiento de acuerdo con los estándares de la industria.
Estos procedimientos pueden variar dependiendo del tipo de negocio y el área de especialidad (no es igual un proveedor de materia prima que una constructora). En general, las etapas cruciales para la administración de inventarios son las siguientes:
Identificar los productos
La primera acción es identificar los productos que harán parte del inventario de la empresa y diferenciarlos de aquellos que forman parte de los bienes de la propia industria o son utilizados para consumo interno y merecen otro tipo de control.
Establecer los locales de almacenamiento
Los espacios destinados al almacenamiento deben cumplir con las normas de seguridad y regulaciones legales de la industria. Además, los responsables deben comprobar que los locales elegidos reúnan una serie de características, tales como:
- Facilidad de acceso para procesos de carga y descarga.
- Condiciones óptimas para guardar los productos (temperatura, iluminación).
- Ubicación fija.
Preparar el equipo de trabajo
Dedicar tiempo a la preparación del personal destinado a la administración de inventarios favorece la optimización del flujo de trabajo, la reducción de errores y un mejor control de las existencias.
Adquirir los suministros
Una vez identificados los productos que formarán parte del inventario, acondicionado el área de almacenamiento y preparado al personal responsable, es momento de proceder con la compra de suministros.
Registrar la mercancía
El proceso de recepción es acompañado por una revisión en el sitio de los productos recibidos, la comprobación de su estado (bueno, dañado, en falta) y el registro de estos en la base de datos de la empresa.
Para facilitar el trabajo de los responsables de la administración de inventarios, puedes dotarlos de herramientas como hacer un checklist automatizado, que permita estandarizar los procesos y tener la información disponible en tiempo real.
Checklist Fácil es el software para empresas líder en la estandarización de operaciones, mediante la implementación de checklists y planes de acción ideales para auditorías e inspecciones de procesos.
Almacenar el stock
Finalizado el registro de la mercancía, se procede con el almacenamiento de los productos tomando en cuenta tanto la velocidad de rotación como las condiciones de seguridad para su almacenamiento.
Hacer seguimiento
El seguimiento del inventario es necesario para verificar el estado de las existencias, detectar situaciones como robos, deterioro, vencimiento; e implementar métodos de prevención de pérdidas.
Aun cuando la mayor parte de las industrias han automatizado este paso utilizando recursos como códigos de barra o QR, es preciso que el equipo compruebe que las actualizaciones ocurren en el período de tiempo previsto.
5 consejos para una correcta administración de inventarios
Existen diferentes estrategias que puedes implementar para garantizar una correcta administración de inventarios y sacar el mejor partido de los recursos de tu empresa. Algunas de las técnicas más populares incluyen:
1. Realizar seguimiento constante
Como fue mencionado en el apartado anterior, el seguimiento del inventario es esencial para identificar con rapidez situaciones potencialmente problemáticas.
2. Utilizar un software de gestión de inventarios
Este tipo de recursos tecnológicos facilitan la labor de los responsables y permiten crear un sistema de control más preciso, mejorando los procesos de recepción, almacenamiento y distribución.
3. Identificar los períodos de reposición
Establece límites máximos y mínimos de las existencias para elaborar un cronograma de reposición y evitar la falta (o el excedente) de mercancía.
4. Analizar periódicamente el estado del inventario
Conocer el funcionamiento del inventario es una excelente estrategia para conocer los productos con mayor demanda, identificar tendencias, direccionar excedentes en promociones especiales, prevenir pérdidas, tomar medidas correctivas, controlar las ventas directas y fiscalizar los márgenes de ganancia.
5. Mantener buenas relaciones con los proveedores
Una buena relación comercial con los proveedores es una inversión en la imagen de la empresa, que rendirá beneficios en la entrega oportuna de los suministros y la posibilidad de obtener condiciones especiales.
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