Aprenda todo sobre facilities y aprenda a gestionarlos de forma eficaz

El término facilities proviene del inglés y significa facilidades. En el ámbito de la gestión empresarial, se viene utilizando, desde hace algunos años, para referirse a los servicios que facilitan la organización y mantenimiento de la rutina de las empresas. En otras palabras: las llamadas actividades intermedias. 

Estas tareas ayudan a las empresas a cumplir con sus funciones y entregar sus productos con agilidad, seguridad y rentabilidad. No necesitan dedicar su tiempo y energía a funciones que no forman parte de su core business

¿Quieres saber más al respecto? Entonces, sigue leyendo y comprende qué son facilities, cuáles son sus beneficios, los servicios más comunes y cómo administrarlos de manera efectiva. ¡Vamos! 

¿Qué son facilities? 

Actualmente, el término facilities se ha utilizado para referirse a un sector que coordina la subcontratación de servicios en las empresas. Se utiliza cuando se habla de actividades como conserjería, recepción, limpieza, mantenimiento, conservación y seguridad, entre otras.

Todas estas funciones son esenciales para las empresas. Sin embargo, dado que no están vinculados a su actividad principal, pueden subcontratar fácilmente. 

La subcontratación de estos servicios optimiza la gestión en su conjunto. Porque, en lugar de tener un equipo interno para realizar estos trabajos, que requerirían profesionales y suministros, la organización busca un proveedor. Y es éste el que se encarga de la mano de obra y de los materiales necesarios.

Las empresas de facilities seleccionan y contratan personal, capacitan y asumen costos, cargos y obligaciones laborales. Y más: son ellos quienes supervisan si el servicio se está realizando tal y como se contrató.

Estos profesionales subcontratados apoyan la rutina de los contratistas. Actuando detrás de escena, para asegurar el estándar de calidad requerido.

Como se mencionó, al contratar un proveedor de facilities, la empresa tiene más tiempo y recursos para enfocar sus esfuerzos en la entrega de productos y servicios, que es su especialidad.

Así, en tiempos en los que la competencia es cada vez más feroz, la subcontratación de operaciones y tareas es una decisión estratégica. Lo cual, incluso, puede ser determinante para ganar mercado y mejorar tus resultados.

¿Cuál es la importancia de los servicios de facilities en las empresas?

La mayor ventaja de la contratación de empresas de facilities es que libera más tiempo y recursos, incluidos los humanos, para que el contratista se dedique a su actividad principal.

Al elegir esta modalidad, la organización podrá mantener un solo profesional para la gestión de contratos con los subcontratados. No es necesario mantener un equipo completo para cada especialidad de servicio.

Con eso, podemos ver la reducción de los costos internos y las demandas de recursos humanos. Disminuyendo, por ejemplo, nómina y cargos. Así como los “dolores de cabeza” con e-Social y la Ley General de Protección de Datos Personales (LGPD) – entre otras leyes que impactan en la contratación de personal.

El resultado es que la organización obtiene ventajas competitivas para operar en su mercado. Además de incrementar su networking empresarial.

Según datos de la Asociación Brasileña de Facilities (ABRAFAC), el mercado de empresas de facilities superó el billón de dólares en 2019. Este es el resultado de la importancia que ha asumido el tema en la economía mundial.

Para comprender mejor la importancia de las empresas de facilities, imaginemos la siguiente situación: un edificio de 30 pisos, cuya fachada estaba cubierta de vidrio. 

Para mantener limpio el vidrio, se necesitan profesionales especializados en la limpieza de fachadas. Eso es porque están capacitados para hacer este trabajo en las alturas. Además de tener un seguro de vida y recibir un seguro médico adicional, debido al riesgo de la profesión.

Mantener a estos profesionales en el personal del condominio, para que limpien las ventanas una vez al mes, representa un costo muy alto. Así, resulta más económico y eficiente contratar una empresa tercerizada y especializada en la zona. 

¿Cuáles son los servicios de facilities más buscados?

Como ya hemos comentado, el mercado de facilities crece exponencialmente año tras año. Y, con el escenario pandémico, se valoró aún más su desempeño.

Otro factor que influye en este sector son las leyes específicas que rigen los contratos laborales. Impacto directo en las obligaciones legales de las empresas. Todo ello hace que el sector de las facilities amplíe cada vez más sus operaciones. 

Hoy en día, los servicios más populares son:

• Limpieza y conservación: uno de los primeros en generar demanda, ya que toda organización necesita estar limpia y organizada para ofrecer un ambiente de trabajo saludable. Además de dar una buena impresión a todos los que llegan;
• Seguridad privada: ya que incluye vigilancia, seguridad, escolta armada y transporte de valores, requiere de profesionales sumamente especializados y capacitados. Y, por tener una legislación estricta y específica, es un servicio que necesita ser subcontratado. De lo contrario, representa altos costos, procesos complicados y recursos muy grandes;
• Recepción, conserjería y conserjería: desde pequeñas empresas hasta condominios residenciales necesitan estos servicios y han optado por la subcontratación;
• Jardinería y paisajismo: nuevamente, un servicio que no requiere la presencia diaria de un profesional en el lugar, lo que facilita la contratación de facilities;
• Reclutamiento y selección: ante la gran demanda del sector de RRHH en la actualidad, la subcontratación de este sector es sinónimo de agilidad y precisión. Porque, los trabajadores subcontratados son capaces de aplicar pruebas de habilidades psicológicas a los candidatos, entregando profesionales dentro del perfil deseado;
• Mantenimiento de equipos: con la industria 4.0, en la que los equipos electrónicos se utilizan cada vez más en las líneas de producción, es fundamental que estas máquinas se sometan a un mantenimiento periódico. Y esta actividad gana velocidad con la subcontratación.

Otros servicios que también han ganado espacio en el área de facilities son: 

• Transporte y logística;
• Gestión de redes y TI;
• Telemarketing y mecanografía;
• Alimentación;
• Sector legal;
• Bomberos industriales. 

¿Cuáles son los beneficios reales de contratar servicios de facilities? 

Uno de los principales beneficios de la subcontratación de facilities es que reduce los costos fijos de las organizaciones, una estrategia muy bienvenida en estos días.

Esto es porque:

• Reduce el costo de los cargos laborales y las demandas;
• Disminuye el trabajo con emisión de nómina;
• Excluye problemas por falta de empleados;
• Disminuye la estructura de RRHH;
• Exime a la empresa de la burocracia de contratación de personal;
• Elimina la necesidad de capacitación para roles específicos;
• Disminuye el riesgo de accidentes laborales;
• Subcontrata actividades nocivas y peligrosas, para que sean realizadas por profesionales más capacitados;
• Subcontrata la compra de materiales de protección, insumos, instrumentos y equipamientos de protección para la realización de actividades especializadas;
• No requiere la inversión de tiempo y recursos para aprender las reglas, convenciones y legislación específicas para cada tipo de profesión.

Aún así, con la contratación de empresas de facilities, la organización puede optimizar sus recursos para ganar agilidad administrativa.

De esta forma, logra cumplir con más excelencia sus indicadores de calidad. Centrando sus esfuerzos en su core business y, de esta forma, cosechando mejores resultados. 

Comprender los principales retos del sector de facilities 

Si bien este mercado está creciendo rápidamente, existen muchos desafíos diarios que afectan a las empresas que ofrecen servicios subcontratados. Así como aquellos que opten por tener un sector interno para esta gestión.

Entre estos desafíos se encuentran: la rotación, la falta de mano de obra calificada, el cuidado del medio ambiente, la gestión de contratos, la atención a los costos e incluso la transformación digital. Abordaremos cada uno de ellos a continuación:

Alto Turnover

Una de las realidades que impactan a los proveedores de facilities es la alta rotación de personal. Esto se debe a que, como necesitan trabajar con propuestas más económicas y ventajosas, deben tener un estricto control de costes. Esto hace que la mayoría de ellos pague dentro del rango salarial de las categorías, lo que resulta en salarios bajos.

Así, la falta de valoración económica de estos profesionales y la falta de planes de carrera les hace buscar mejores oportunidades laborales.

Falta de mano de obra calificada 

Incluso con una alta tasa de desempleo en el país, las vacantes existentes no se pueden cubrir debido a la falta de profesionales calificados en el mercado.

Además de la titulación inexistente, los pocos trabajadores que se ajustan a las oportunidades abiertas en ocasiones no pueden presentar la asistencia y puntualidad requeridas. Haciendo de este desafío algo muy grande.

Cuidado del medio ambiente 

Otro desafío que surge es con los hábitos culturales de los contratistas.

Son pocos los que conocen los cuidados básicos, como el ahorro de luz, agua y materiales en general. Cuyo uso excesivo puede causar impactos a largo plazo en el medio ambiente.

Gestión de contratos 

Cuando una organización elige contratar una empresa de facilities, necesita tener un gerente o un equipo que administre estos contratos. Y, también, verifique su cumplimiento, plazos, valores y renovaciones. Así como estar pendiente si el contratista cumple estrictamente con la legislación laboral.

En el caso de la empresa subcontratada, debe cumplir con lo contratado y estar preparada para demandas sorpresivas.

Un ejemplo de esto sucedió recientemente, con el avance de la pandemia. Las empresas de facilities que subcontrataron la limpieza y el mantenimiento de las salas de autoservicio del banco debieron suministrar un elemento más, que no estaba previsto en los contratos: alcohol en gel.

Este costo no estaba previsto cuando se cerró el contrato. Aun así, las empresas subcontratadas tuvieron que suministrar el artículo para no perder al cliente. Por lo tanto, asumir el costo y absorber la pérdida.

Atención a costos

Los gerentes de las facilities deben estar 100% atentos al saldo de las cuentas de la empresa. No asumir contratos que representen más gastos que ahorros.

Transformación digital 

Un desafío que ha tomado el sueño de los gerentes es la necesidad de transformación digital. En otras palabras, deje de “pensar” en analógico y comience a “actuar” digitalmente. Por ello, empezó a adoptar sistemas que ponían a la tecnología como aliada. Ya que está comprobado que aporta agilidad y eficiencia empresarial.

Podemos citar soluciones que traen la Inteligencia Artificial y el Internet de las Cosas en su esencia. Como sistemas de gestión y checklist en línea.

¿Qué es la gestión de facilities?

La gestión de facilities o la gestión de servicios la realiza un profesional o todo el sector de una organización, en función de su tamaño y necesidades.

En el caso de un condominio, puede hacerlo el liquidador. Como instituciones gubernamentales o grandes empresas suelen tener sectores complejos para esta gestión.

Esta área apoya la organización del espacio, el mantenimiento y la mejora de procesos. Por ello, está integrado por profesionales interdisciplinares. Que pueden fluctuar entre actividades. 

Este sector realiza actividades de gestión y controla los servicios subcontratados. También comprueba si las tareas son adecuadas, cobra por sostenibilidad y aplica tecnologías. Buscando siempre la máxima calidad. Para contribuir a la productividad y ahorrar tiempo y recursos.

Las rutinas de gestión de facilities no se corresponden con la actividad principal. Sin embargo, cualquier falla en el proceso puede afectar el producto final.

Por tanto, siempre debe partir de una planificación estratégica. Obedecer las reglas de comunicación y liderazgo, así como tener en cuenta los aspectos humanos y la tecnología disponible.

¿Qué se necesita para gestionar facilities?

Para gestionar facilities o servicios de forma más eficiente, el profesional debe conocer cómo se desarrollan los procesos internos de la organización. Solo entonces podrá satisfacer las demandas diarias y anticipar las necesidades futuras.

Es decir: necesita amplios conocimientos y visión estratégica. Por lo tanto, debe estar equipado con información actualizada, que se puede obtener a través de checklists de gestión de facilities.  

Con esta herramienta, es mucho más fácil controlar todos los contratos, servicios y materiales. Dado que las inspecciones, verificaciones e inspecciones se realizan según las necesidades de la empresa.

Si la organización no subcontrata sus actividades principales, necesita tener un inventario mucho más amplio y completo. Después de todo, debe tener en cuenta la demanda de insumos, equipos y diversas herramientas. En este caso, el gerente también debe controlar este stock, lo que aumenta las responsabilidades de la organización.

Por todas estas razones, un consejo importante para el profesional de la gestión de facilities es: siga estudiando siempre. Al fin y al cabo, sólo así el profesional absorberá los conocimientos interdisciplinarios necesarios para actuar con eficacia en este rol de Facilities Manager. 

Pero, después de todo, ¿cuál es la influencia de la tecnología en la gestión de facilities? 

La tecnología ha impactado a todos los sectores de la economía, y la gestión de facilities no sería diferente.

Soluciones como Inteligencia Artificial (IA), Internet de las Cosas (IoT), gestión de personas, sistemas de gestión de inventarios y procesos, entre otras, han invadido el día a día de las organizaciones.

Por ejemplo, una herramienta de checklist en línea puede ayudar tanto al Facilities Manager del contratista, al supervisor del subcontratista como al equipo que realiza la actividad. Con él, es posible evitar el olvido y gestionar comprobaciones de rutinas y entradas. Y más: mantener la calidad de toda la operación.

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