Razones para tener el ambiente de trabajo limpio y organizado

Mantener un ambiente limpio en el lugar de trabajo es una tarea que debe formar parte de la rutina de todos los profesionales. Esto se debe a que este tipo de cuidados puede influir tanto en la salud como en el desempeño de sus actividades. 

Sin embargo, cualquiera que crea que todo el mundo sigue este consejo al pie de la letra está equivocado. De hecho, es común que el movimiento de la vida cotidiana genera desorganización. Es decir, algunas personas pueden tener problemas con la entrega urgente. Y, así, dejar el mantenimiento de su espacio como algo secundario.

Pero, ¿es realmente importante actuar en un ambiente limpio? Para aclarar esta duda, destacamos a continuación 8 ventajas de dedicar unos minutos al día a organizar tu mesa y facilitar el trabajo del equipo de limpieza. Y más: mostraremos cómo un checklist puede ayudar en esta misión. ¡Buena lectura!

¿Qué define un ambiente limpio?

Muchas personas llaman limpieza sólo la ausencia de polvo y otras sustancias. Sin embargo, el término es un poco más completo que eso.

En resumen, podemos definir un ambiente limpio como un lugar higiénico, organizado y bien mantenido. 

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Imagina que tu escritorio siempre está lleno de papeles, utensilios sueltos, paquetes de comida, entre otros. Es posible que la contaminación visual y el desorden ni siquiera se interpongan en el camino al principio. Sin embargo, vistos desde el exterior, dan una imagen negativa. Eso incluso puede dañar la credibilidad profesional.

Además, con el tiempo, la desorganización acaba afectando la productividad. Sobre todo si, en medio de todo, hay documentos importantes.

Por tanto, un ambiente limpio es la suma de una serie de detalles. Desde evitar la acumulación de suciedad y desorden, hasta cuidar su lugar de trabajo. 

8 ventajas de trabajar en un ambiente limpio

Los beneficios de un ambiente limpio y organizado pasan por la seguridad, buena convivencia e incluso la calidad de vida en el trabajo. ¿Quieres saber más de cada uno de ellos? Vamos:

1. Bienestar y comodidad

Llegar al trabajo y encontrar el lugar desordenado es desalentador. De hecho, tener que voltear montones de papel o abrir innumerables carpetas hasta encontrar lo que necesita, dedica un tiempo que podría aprovecharse mucho mejor. 

Por otro lado, la sensación al entrar en un ambiente organizado es totalmente diferente. En este caso, nos sentimos más cómodos. Sin mencionar que utilizamos mejor nuestras horas, lo que también afecta la productividad.

2. Buena impresión

Tus clientes pueden presentarse en tu empresa buscando un servicio o para asistir a una reunión. ¿Qué pasa si, en ese momento, encuentran un ambiente que está todo sucio y desordenado?

Recibirán una mala impresión de tu empresa. Lo que incluso puede dañar tu negocio. La desorganización también puede asociarse con el hábito de las personas que trabajan en ese ambiente.

Por lo tanto, si deseas causar una buena primera impresión, no consideres la limpieza como algo secundario. 

3. Organización

Es inevitable que la atmósfera del ambiente esté asociada a la propia cultura de la empresa. Cuando entramos a algún lugar por primera vez, la impresión inicial nos impacta, ya sea de forma positiva o negativa. 

Por tanto, un espacio organizado, además de presentar una buena imagen, ayuda a los funcionarios a encontrar todo lo que necesitan. Para que puedan realizar sus actividades sin impedimentos.

4. Salud en día

Los lugares con exceso de polvo y suciedad aumentan las posibilidades de aparición de bacterias y microorganismos. Además, los restos de comida o los contenedores llenos son atractivos para animales e insectos, como ratones y cucarachas.

Todo esto tiene un precio para la salud de las personas. Incluso puede desencadenar enfermedades profesionales y alejamiento por enfermedad.

Por tanto, la limpieza de la oficina es un elemento fundamental para la calidad de vida de los emprendedores, funcionarios e incluso del cliente. De hecho, debe ser uno de los temas en los que trabajarán los profesionales involucrados en Seguridad Laboral.

5. Más productividad

En algunos temas anteriores, mencionamos que la organización contribuye a la productividad. Y esto se debe a que las personas estimuladas y saludables tienden a desempeñarse mejor en sus funciones.

Por el contrario, tener que trabajar en espacios mal mantenidos es un factor real en la disminución de la productividad de todos. Como mínimo, el funcionario pasará más tiempo esquivando obstáculos o buscando sus materiales.

Por lo tanto, si deseas asegurarte de que tu equipo siempre hará todo lo posible, adopta el ambiente limpio como cultura interna.

6. Mayor retención de talentos

Un ambiente sucio y desorganizado puede resultar incómodo para muchas personas. Este concepto se aplica tanto a temas sociales (casa de amigos, familiares, etc.) como a comerciales (supermercados, restaurantes, entre otros). 

Y en la empresa para la que trabajamos, no es diferente.

Si la limpieza deja algo que desear, se concluye que algo imprescindible no está funcionando y no hay una actitud concreta por parte de directivos y propietarios. Este “descuido” demuestra a los profesionales que a la empresa no le importa el bienestar general. 

Por todo esto, la motivación de los funcionarios se ve impactada, así como disminuye el interés por permanecer en la empresa.

Por eso, para no perder los mejores talentos, es fundamental garantizar un ambiente de trabajo limpio y organizado. De esta forma, hacer que los profesionales se sientan valorados en el día a día.

7. Mejora de las relaciones interpersonales

A diferencia de las máquinas, los seres humanos se ven afectados directamente por problemas externos. En otras palabras, el ambiente que nos rodea impacta nuestra productividad, sentimientos y, en consecuencia, nuestras relaciones interpersonales.

Así, saber que el espacio profesional es un lugar limpio y bien organizado hace que el colaborador esté más motivado para realizar sus tareas. Además, mejora la convivencia entre el equipo. 

El buen gerente debe comprender la importancia de un buen clima organizacional para su empresa. Sin duda alguna, cualquier situación que obstaculice una continuidad estable debe tratarse como una prioridad.

8. Conservación de equipamientos y materiales

El uso incorrecto no es la única razón por la que los equipamientos se estropean en un corto período de tiempo. De hecho, la acumulación de polvo y otras sustancias externas también afecta al correcto funcionamiento de estas herramientas.

Es decir, siempre que la limpieza en tu empresa no se realice correctamente o con la frecuencia ideal, corres el riesgo de perder la inversión realizada en equipos y materiales. ¡Lo cual, seamos sinceros, no es nada bajo!

Por eso, para asegurar el correcto funcionamiento de todos los elementos y aumentar su vida útil, mantenerlos siempre limpios y libres de sustancias adversas, como:

• Polvo.
• Agua, café y otros líquidos.
• Sustancias corrosivas.

¿Cómo ayudan los checklists digitales a mantener el ambiente de trabajo?

Comprendiste los beneficios que un ambiente de trabajo limpio puede aportar a tu empresa. Ahora, puede que te estés preguntando: ¿cómo puedo organizarme para crear este escenario en mi empresa?

Nuestro consejo es utilizar checklists a diario. Vea a continuación cómo pueden ayudar en esta tarea:

Definición de la periodicidad de la limpieza

Para que una acción práctica produzca los resultados esperados, no se puede realizar al azar. De hecho, es necesario realizar la tarea periódicamente.

Memorizar el tiempo y los ciclos de cabeza es bastante arriesgado. Al mismo tiempo, el uso de equipamientos básicos puede no ser suficiente. 

Aquí es donde un checklist demuestra ser una adición fundamental y precisa. Con la herramienta, puedes realizar una planificación del ciclo completo y programar cada tarea. Así, manteniendo la limpieza del lugar siempre actualizada.

Dividir el proceso en etapas: organización, higiene y limpieza

No se puede mantener la organización del ambiente profesional si ni siquiera se puede dividir asertivamente los pasos de las actividades a realizar. En otras palabras, se logran buenos resultados realizando un trabajo básico cohesivo.

Con un checklist en línea, puedes dividir el proceso en fases y planificarlas de la mejor manera. Como el objetivo es tener un ambiente limpio y receptivo para todos, la definición de los pasos puede ocurrir de acuerdo a las mayores necesidades del espacio de trabajo.

Por ejemplo, si el lugar resulta estar sucio más allá de lo aceptable, lo ideal es crear un checklist con limpieza, higiene y organización, de forma secuencial. Con el tiempo y después de un nuevo análisis de urgencia, ese orden puede cambiar. 

Además, con el checklist, no corres el riesgo de realizar la misma actividad dos veces, perder una tarea o incluso dividir los procesos de manera incorrecta. Haciéndote optimizar tu tiempo.

Enumerar los equipamientos y los espacios que deben limpiarse

Como ya hemos mencionado, la acumulación de polvo y otras sustancias interfiere directamente con el funcionamiento de los equipamientos. En este sentido, es fundamental realizar un trabajo focalizado y correcto en lo que respecta al mantenimiento de la maquinaria.

Sin embargo, los espacios físicos de la empresa también sufren degradación por la acumulación de suciedad. Es inaceptable, por ejemplo, que lugares como cafeterías y baños estén desorganizados y no sean receptivos.

Sin embargo, en una empresa en pleno funcionamiento, es muy difícil detallar con precisión todos los equipamientos y espacios. Como resultado, la eficiencia de la limpieza se ve comprometida y algunas herramientas corren el riesgo de no recibir el cuidado necesario.

De esta manera, los checklists se pueden utilizar precisamente para resolver esta dificultad. Simplemente enumere todos los dispositivos y sectores de la empresa en el sistema. De esta forma, procurando que no quede nada sin recibir el correcto trabajo de higiene.

Involucrar y direccionar correctamente a los funcionarios

“¿Quién se encarga de limpiar el espacio x?” Hoy en día, este tipo de pregunta sigue siendo común en muchas empresas. Cuando se trata de algunos sectores como el mantenimiento y la organización, por ejemplo, varios directivos acaban entorpeciendo a la hora de definir quién es el responsable de cada tarea.

Así, la incidencia de errores se debe a la falta de cuidado en la planificación principal. Y, sobre todo, en la delegación de la actividad. 

Sin embargo, incluso si se crea una lista con nombres, la mayoría de los gerentes usan hojas de papel o herramientas comunes para dirigir a los funcionarios. ¿El resultado? Basta con que se pierda el documento o la herramienta, utilizada para otros fines, que la desorganización se apodere de nuevo.

El checklist es exactamente el opuesto. El supervisor no sólo logra cubrir todas las áreas de la empresa, sino que también tiene la capacidad de nominar funcionarios responsables. Además, los datos ingresados ​​se actualizan según las instrucciones del usuario, evitando cualquier tipo de confusión.

En resumen, un ambiente de trabajo limpio es uno de los elementos que más contribuye a la motivación, salud y bienestar de sus funcionarios. 

Para garantizar esto, una opción es invertir en herramientas que garanticen la preservación de este escenario. Como es el caso de los checklists, que, como mencionamos, aporta ventajas para tu empresa. ¿Qué tal probar un software que ofrece practicidad y seguridad en este proceso? Checklist Fácil ofrece varias características para mantener todo en orden para el mantenimiento y la limpieza de tu ambiente de trabajo.