La rutina de trabajo de un técnico de seguridad está involucrada en una serie de actividades. Algunos ejemplos son inspecciones, pruebas, evaluaciones de ambientes, equipamientos y prácticas en el lugar de trabajo. Todo esto se hace con el objetivo de garantizar que todos sigan las normas y regulaciones de seguridad definidas.
Pero en medio de esta secuencia de acciones, aún quedan varias otras que también son importantes para que la organización cumpla con todas las determinaciones:
- Educar a todos los trabajadores sobre la seguridad laboral;
- Demostrar el uso correcto de equipamientos de seguridad (EPIs);
- Investigar incidentes y accidentes para identificar las causas y cómo se pueden prevenir en el futuro.
¿Ahora imagina tener que lidiar con toda esta serie de informaciones diferentes, verificaciones, auditorías, inconvenientes y entrenamientos usando papel? ¡Ya no funciona! ¿Y con las planillas? Aunque sea una forma de recopilar los datos, el tiempo perdido en alimentar y solo después de poder analizarlo es caro para las empresas de cualquier segmento.
¡Es por eso que necesitas conocer la funcionalidad de personalización de checklist, presente en la plataforma Checklist Fácil!
Podrás leer en este artículo:
¿Cuál es la importancia de tener la personalización de checklist?
Diariamente, es habitual tener que comprobar la fecha de vencimiento de los extintores, comprobar que todos los funcionarios están utilizando EPIs, describir los detalles de los ambientes de trabajo e identificar cuántos profesionales ya han recibido el entrenamiento.
¿Te das cuenta de que, para estas preguntas, todas necesitan respuestas de diferentes tipos? Algunos serán numéricos, otros con fechas o solo texto, y en otros, simplemente responden con Sí o No. Pero sin una estructura predefinida, es difícil identificar todas estas diferencias más adelante.
¡Es por eso que la personalización de checklist es tan importante! Con esta opción, puedes configurar el tipo de respuesta para cada tipo de pregunta diferente.
Esta capacidad de personalización lo hará más fácil en varios momentos:
- Al crear el checklist, por definir y aclarar lo que se espera como respuesta;
- Durante la aplicación del checklist, ya que permite completar la información necesaria a través de la aplicación móvil;
- En el momento del análisis, ya que todos los datos se compilan y agrupan para generar informes en tiempo real.
¿Qué tipos de respuestas están disponibles en la plataforma Checklist Fácil?
Bien, vimos que es importante tener esta personalización de checklist. ¿Pero en la plataforma Checklist Fácil, qué tipos están disponibles? ¿Hay alguno que utilice y que deba confirmar que la solución incluye?
Para cada elemento del checklist, es decir, para cada pregunta, tiene una lista de opciones como:
- Respuestas evaluativas;
- Campo de texto;
- Respuestas personalizadas;
- Localización del GPS;
- Código de barras.
¿Ahora bien, qué tal conocer mejor a cada una para saber cómo usarlas en la práctica?
Respuestas evaluativas
Para preguntas que necesitan una respuesta evaluativa, este es el campo que debes seleccionar.
En él aparecerán los modelos con caras, de 2 o 3 tipos, y de Sí o No. Para cada respuesta, también es posible aplicar el campo de No se Aplica (N/A) y el Destaque.
Campo de texto
Cuando es necesario realizar una descripción, el campo de texto es el más adecuado.
¡Pero eso no es todo! En esta opción, también puedes elegir una variedad de tipos de respuesta:
- Texto sin formato: Presenta la apariencia de texto tradicional;
- Monetario: Aporta información de valor monetario;
- Cantidad: campo de respuesta donde solo puedes usar números como respuesta;
- Número Real: Aquí también se permite agregar números como respuesta, pero con la posibilidad de usar la coma;
- Fecha: abre la opción de calendario para elegir la fecha;
- Código postal: campo personalizado para información de código postal;
- Estado: proporciona la lista de estados;
- Estado y ciudad: Proporciona la lista de estados y las ciudades relacionadas con cada uno;
- Teléfono: Personalizado para informar el número de teléfono;
- Número de registro de la emrpesa: Personalizado para informar el número de registro de la empresa;
- Número del Documento: Personalizado para informar al número del documento;
- Texto Largo: presenta características similares al cuadro de texto, pero con soporte para un contenido mayor, con más información;
- Hora 24h: campo de hora en formato 24h;
- Hora AM/PM: campo de hora en formato AM/PM;
- Matrícula: personalizada para informar el código de la matrícula;
- Mes y Año: abre la opción para elegir mes y año.
Esta lista de formato específico se abre haciendo clic en el icono de selección en la parte del campo de texto.
Respuestas personalizadas
Las respuestas personalizadas permiten la creación de cajas de selección con opciones que pueden ser de elección múltiple o no.
Las opciones, con sus respectivos valores, se pueden ingresar una a una. Estas opciones se pueden editar o excluir.
Aquí también es posible importar las opciones usando una planilla. Simplemente descargue el modelo, complete las columnas como se indica, guarde el archivo en su computadora, elija e importe el elemento.
Localización del GPS y Código de barras
La localización de GPS funciona directamente en aplicaciones realizadas con la aplicación Checklist Fácil. Es un tipo de respuesta que proporciona la localización en tiempo real del auditor que realiza los controles de seguridad laboral. Aquí es importante que el GPS esté habilitado en el dispositivo móvil.
La opción de respuesta de código de barras, por otro lado, abre la cámara del dispositivo móvil y luego lee el número completo de un código de barras, llevando esta información al campo de respuesta.
¿Cómo crear un checklist personalizado?
Con toda esta lista de posibles respuestas, ahora es importante conocer también los pasos para crear un checklist personalizado.
En solo unos pocos pasos, puedes comenzar a crear checklist de preguntas:
- 1er paso: En la pantalla de inicio, haga clic en Configurar;
- 2do paso: Luego haga clic en Agregar Cuestionario;
- 3er paso: Definir si estará activo, cuál es el nombre y si habrá un texto explicativo;
- 4to paso: Incluya el área en la que se debe utilizar este checklist. En tu caso, será la Seguridad Laboral;
- 5to paso: Para incluir preguntas dentro del área, simplemente haga clic en “Incluir ítem”;
- 6to paso: en “Ítem”, escriba la pregunta;
- 7mo paso: El siguiente paso es elegir el tipo de respuesta que se da a esta pregunta, como se indica en el tema anterior.
Bonus: use valores para cada pregunta
¿Has entendido cómo la opción de personalizar cada tipo de respuesta a las preguntas de tu checklist facilitará tu rutina? Pero además, con Checklist Fácil, cada ítem puede tener un peso diferente en las preguntas que requieren una respuesta evaluativa.
Esto ayudará a medir el resultado final para que sea lo más preciso posible, de acuerdo con la importancia de cada punto del checklist. Para este cálculo, se utiliza el Promedio Ponderado.
Funciona así:
- Para cada pregunta creada en el checklist que recibe un tipo de respuesta cualitativa, puedes definir un peso diferente;
- Si todos obtienen el peso 1, cada uno tiene la misma influencia en el resultado final del 100%;
- La plataforma Checklist Fácil calcula en base al número de preguntas y el peso de cada una, encontrando el porcentaje que equivale al total.
¡Para aclarar este proceso, verifique cómo funciona con un ejemplo práctico!
Ejemplo de uso del peso de las preguntas en el checklist
Un checklist de seguridad laboral de la empresa X tiene 3 preguntas que deben ser auditadas. Todas son cualitativas, con opción de respuesta Sí o No. Vea a continuación cuáles son y el peso de cada una:
- ¿Todos los funcionarios utilizan correctamente el EPI? (Peso 5)
- ¿No tiene pisos mojados? (Peso 2)
- ¿Está bien arreglado el pasamanos de la escalera principal? (Peso 1)
¿Notaste que la primera pregunta tiene un peso mucho mayor en relación a las demás? Para esta empresa, tener EPIs es mucho más importante que otros elementos.
Si durante la auditoría la primera pregunta recibe un No como respuesta, y las siguientes preguntas son Sí, el resultado final de la aplicación de este Checklist será solo del 37,5%.
- Primera pregunta (Peso 5 o 62,5%): Respuesta No = 0%
- Segunda pregunta (Peso 2 o 25%): Respuesta Sí = 25%
- Tercera pregunta (Peso 1 o 12,5%): Respuesta Sí = 12,5%
- RESULTADO FINAL = 37,5%
¿Entendiste la razón de este porcentaje? Como cada peso representa una fracción del resultado total, el valor final estuvo muy por debajo del ideal, incluso con 2 de las 3 preguntas que recibieron Sí como respuesta.
Por lo tanto, el uso de valores ayudará a clasificar tus verificaciones junto con la personalización de checklist.
¿Está listo para implementar la personalización de checklist y aún tener la opción de incluir diferentes pesos para cada respuesta? ¡No pierdas más tiempo y solicita una demostración completa de la plataforma Checklist Fácil ahora!
