Los diagramas del proceso proporcionan una representación gráfica de las etapas y acciones necesarias para completar una tarea o alcanzar un resultado planificado.
En la gestión eficiente de cualquier proceso, ya sea en un entorno empresarial o en otras áreas de actividad, es fundamental contar con representación clara y estructurada que permita comprender y seguir el flujo de trabajo de manera efectiva.
Los diagramas del proceso, también conocidos como diagramas de flujo, se convierten en herramientas indispensables para lograr este objetivo.
A continuación, te mostraremos los conceptos clave y las mejores prácticas para el diseño y la utilización de diagramas de proceso efectivos.
¿Quieres mejorar la gestión de los procesos en tu empresa? ¡Quédate hasta el final para descubrirlo!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué son los diagramas de proceso?
Un diagrama del proceso es una representación gráfica que sirve como mapa para ilustrar los pasos necesarios con el fin de complementar una tarea o alcanzar un resultado planeado.
Utilizando iconos y símbolos gráficos como flechas, líneas y figuras geométricas, este tipo de diagrama permite presentar de manera clara la secuencia e interacción de las actividades involucradas en un proceso.
Al utilizar un diagrama de proceso, se logra establecer un orden en los procedimientos y se destacan entre las diferentes etapas.
Esta herramienta facilita la comunicación, simplifica los procesos y permiten un seguimiento más eficiente.
Dentro del diagrama se pueden identificar todas las áreas que participan en el proceso, los actores involucrados, el objetivo central, los responsables y los objetivos secundarios.
¿Cuáles son sus elementos y cómo construirlo?
Antes de comprender y crear diagramas del proceso, es fundamental familiarizarse con los componentes que los conforman.
Estos elementos, como las entradas, las salidas y las transformaciones, se combinan para comunicar los resultados de manera rápida y efectiva.
Los símbolos utilizados en un diagrama de proceso desempeñan un papel crucial en su comprensión y creación. A continuación, te mostramos los principales elementos de un diagrama de flujo de trabajo:
- Entrada: acción que influye en el siguiente paso del proceso.
- Transformación: un cambio realizado en la entrada.
- Salida: el resultado obtenido después de la transformación.
En un diagrama de flujo del proceso, estos elementos se representan visualmente mediante formas geométricas y flechas, cada una representa una función específica:
- Óvalo: utilizado para identificar el inicio y el fin del diagrama de flujo de proceso.
- Rectángulo: señala específicamente alguna etapa del proceso a través de acciones claras y concretas.
- Rombo: se utiliza para marcar una división o una decisión en una etapa, que puede ser positiva (sí) o negativa (no), y que afectará la dirección de las etapas siguientes.
- Flechas: son responsables de indicar la dirección de los elementos en el flujo del diagrama, mostrando la secuencia lógica.
- Triángulo invertido: se usa para indicar cuando se ha archivado un documento o se ha completado un expediente.
Ahora que ya conoces los elementos del diagrama del flujo del proceso, te mostraremos los pasos para construir uno:
1. Determina el proceso a representar
El primer paso consiste en identificar claramente el proceso que deseas analizar con el objetivo de optimizarlo y llevar tu negocio a un nivel superior. En ocasiones, puede haber procesos interrelacionados que pueden confundir los límites entre ellos.
Para evitar ambigüedades es importante establecer dónde comienza y dónde termina cada proceso.
2. Identifica las etapas clave
En esta fase, es esencial identificar el número adecuado de etapas que se incluirán en el diagrama del proceso.
Si se detallan demasiado, el diagrama puede volverse abrumador y confuso debido a la sobrecarga de información. Y si se simplifica en exceso, existe el riesgo de omitir pasos fundamentales necesarios para alcanzar el objetivo del proceso.
Es importante encontrar un equilibrio y seleccionar las etapas más relevantes y significativas para su inclusión en el diagrama.
A modo de ejemplo, consideremos un proceso en el cual las cuatro etapas más importantes son las siguientes.
- Etapa inicial: esta etapa marca el comienzo del proceso, donde se inicia (por ejemplo) con la interacción del cliente al contactar con la empresa para hacer una solicitud, como el cambio de una pieza que no ha salido defectuosa.
- Segunda etapa: en esta fase, los encargados se ocupan de verificar la disponibilidad de la pieza en cuestión, asegurándose de contar con una pieza que sí esté en buen estado.
- Tercera etapa: una vez validado el inventario y encontrado la pieza requerida, se procede a localizarla y empacarla adecuadamente.
- Cuarta etapa: por último, se realiza el cambio de la pieza, brindando así una solución al requerimiento del cliente.
3. Elabora de un borrador
Una vez que se han identificado las etapas del proceso, es el momento de crear un borrador inicial del diagrama.
Este borrador servirá como una versión preliminar en la cual se podrán realizar las correcciones y ajustes necesarios antes de finalizar el diagrama de manera definitiva.
4. Obtén retroalimentación
Es fundamental solicitar retroalimentación a los diversos colaboradores involucrados en el proceso. Cada opinión es valiosa y relevante, ya que cada persona aporta su experiencia y conocimientos en su área específica.
Al aprovechar el conocimiento y la información aportada por cada miembro del equipo, la creación del diagrama del proceso se convertirá en un resultado conjunto, producto del trabajo en equipo.
Así, se aprovechan al máximo las perspectivas individuales para lograr un diagrama completo y preciso.
5. Crea el diagrama
Una vez realizadas todas las correcciones al borrador del diagrama de proceso, se procede a trazar la versión final del mismo,
Se elabora en un formato que permita su presentación a las partes interesadas, como socios, estudiantes, empleados, entre otros. Proporcionando acceso visual a la información, se facilita una mejor comprensión de las ideas presentadas.
6. Determina roles para cada etapa
En la etapa final, se procede a asignar roles específicos a cada colaborador, indicándoles las tareas concretas que deben llevar a cabo en cada etapa del proceso.
Estas asignaciones se realizan considerando las habilidades individuales de cada miembro del equipo. El objetivo es asegurar que cada persona desempeñe un rol adecuado y aproveche al máximo sus fortalezas para el éxito del proyecto.
Los flujos de trabajo se complementan con los diagramas del proceso
En conclusión, los diagramas del proceso a través de sus representaciones visuales permiten a las empresas comprender y comunicar de manera clara y concisa los pasos necesarios para completar tareas y alcanzar los resultados deseados.
El uso de flujos de trabajo y diagramas del proceso es esencial en las organizaciones que buscan alcanzar la excelencia operativa y maximizar la eficiencia de sus actividades diarias.
Adoptar un enfoque estructurado y visualmente atractivo, permite una mejor gestión de los procesos, lo que resulta en un mayor logro de los objetivos y un aumento de la satisfacción del cliente.
¿Te gustaría contar con una herramienta que te permita controlar y optimizar tus procesos de manera efectiva?
¡Haz una prueba gratuita de Checklist Fácil y descubre todo lo que puede hacer por tu empresa!
