La automatización de procesos es la técnica de uso de tecnologías para ejecutar actividades repetitivas y rutinarias. Este método mejora la eficiencia operativa, reduce costos y errores y aumenta la productividad de los empleados.
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La automatización de procesos implica llevar a cabo actividades a través de la tecnología, lo que está directamente relacionado con mejoras en la productividad y eficiencia. Además, es una excelente manera de reducir costos en cualquier compañía.
Para lograrlo, es fundamental adquirir sistemas integrados y software de gestión que permitan estandarizar las rutinas de trabajo. Es decir, automatizar procesos elimina la improvisación y asegura la compatibilidad con políticas y legislaciones. Estos son algunos de los beneficios obtenidos por empresas que invierten en innovación y recursos tecnológicos.
¿Quieres entender cómo realizarlo? En este artículo encontrarás 9 pasos para implementar procesos automatizados en tu empresa. ¡Buena lectura!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos consiste en aplicar tecnologías para realizar actividades rutinarias o tareas repetitivas. Automatizar no reemplaza la actividad humana; su propósito es facilitar las operaciones y optimizar los procesos en general.
El objetivo es utilizar herramientas que simplifiquen las tareas, haciéndolas más ágiles y productivas, reduciendo la probabilidad de errores y retrabajos. Una gran ventaja es la extracción de información para el monitoreo y generación de informes gerenciales, lo que ayuda en la toma de decisiones.
Dependiendo de la tecnología utilizada, la automatización de procesos también proporciona la visibilidad de datos en tiempo real. Y por supuesto, todo se vuelve más fácil cuando los gestores y equipos pueden acceder a informaciones operativas en cualquier momento, ¿verdad?
Todo esto, en consecuencia, permite a la empresa reducir los costos operativos. Otro efecto de la automatización de procesos es el almacenamiento centralizado de datos, ya que la integración entre diversos sectores (como Finanzas, Comercial, RR. HH, etc.) evita interferencias y mejora la comunicación corporativa.
Así, podemos entender que la automatización favorece la gestión de procesos, aumenta la calidad del producto o servicio ofrecido, mejora las ventas y la retención de clientes. ¡Veremos todo esto en detalle en los próximos temas!
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¿Cuáles son los recursos de automatización más utilizados?
Entre las posibilidades de procesos automátizados en una operación, se destacan los siguientes recursos:
- Hiperautomatización: amplía los resultados de un negocio combinando múltiples herramientas de automatización con el aprendizaje de máquinas, aplicando Machine Learning e Inteligencia Artificial (IA), por ejemplo.
- Chatbots: muy utilizados para interactuar con clientes en sitios web o plataformas, proporcionando instrucciones básicas o respuestas rápidas a preguntas comunes.
- Unidad de Respuesta Audible (URA) o Respuesta de Voz Interactiva (IVR): comúnmente utilizada en centrales telefónicas o sistemas de atención al cliente para dirigir llamadas o ejecutar procesos simples con los usuarios.
- Sistema de Business Process Management (BPM): una opción para apoyar el mapeo, creación y monitoreo de procesos, buscando la integración de varias soluciones tecnológicas y la mejora continua de organizaciones.
- Automatización de flujo de trabajo: facilita la relación y gestión de diferentes actividades, viabilizando el control unificado de lo que debe hacerse.
- Automatización de Marketing: a través de soluciones que permiten segmentar públicos, enviar mensajes personalizados y mejorar la medición de resultados de las acciones implementadas.
Todos estos recursos abarcan diversas áreas de la gestión empresarial. A continuación, aprenderás cuáles son los tipos de automatización que se relacionan estrictamente con los procesos.
¿Qué tipos de procesos automatizados facilitan la gestión de empresas?
Conoce los principales tipos de automatización de procesos para mejorar el control de un negocio en los ejemplos a continuación.
Automatización de tareas
La rutina de una empresa depende de procesos que, a su vez, están compuestos por tareas. Automatizar algunas de estas tareas permite una gestión del tiempo más eficiente y elimina tareas repetitivas y manuales. Como ejemplos, podemos mencionar casos como la entrada de datos en hojas de cálculo, la recopilación de informes y envío de correos electrónicos estandarizados.
Auditorías automatizadas
Existen recursos que facilitan la realización de auditorías, como la programación (con envío de notificaciones a los responsables), la aplicación de checklists digitales (con llenado estandarizado de datos, evitando errores de registro o lectura) y el análisis automático de datos, facilitando el acceso a información en tiempo real.
Automatización de procesos de análisis
Es posible realizar un análisis profundo de datos a partir de métricas de procesos mediante tecnologías de digitalización, especialmente con la integración de soluciones como Microsoft Power BI o Tableau.
Mediciones automatizadas
Muchas operaciones necesitan monitorear parámetros como flujo de sustancias, temperatura, humedad, corrientes eléctricas, entre otros, para asegurar la calidad de los procesos en el día a día. Por esa razón, al automatizar estes procesos, es posible recibir alertas automáticos de no conformidades y obtener 100% de precisión en las informaciones.
Gestión de datos automatizada
Acceder a datos en tiempo real a través de dashboards completos es una de las maneras más eficientes de gestionar un negocio. Contar con sistemas que cumplen esta función es fundamental para operaciones que buscan aumentar su eficiencia operativa.
Control automatizado de equipos de campo
Gestionar equipos a distancia no es una tarea fácil. Por lo tanto, disponer de una tecnología que automatice algunas verificaciones y procedimientos favorece la confiabilidad de las ejecuciones y ahorra recursos y tiempo que de otro modo se gastarían en supervisión.
Un ejemplo de esto son las herramientas con cerca y firma digital, funcionalidades presentes en el Checklist Fácil. Hablaremos en detalle más adelante sobre cómo este sistema puede automatizar procesos.
Ejemplos de procesos automatizados
Entre los procesos en las empresas susceptibles de ser automatizados, o incluso las áreas que una organización puede automatizar, se incluyen los siguientes ejemplos.
Automatización de procesos industriales
Un excelente ejemplo de tecnología para automatizar actividades en la industria es el uso de sensores IoT. Estos dispositivos miden automáticamente estándares de máquinas o ambientes, como temperatura, vibración o flujo, sustituyendo la necesidad de controles manuales y agilizando gestión en casos de urgencia.
Automatización de procesos logísticos
En transporte y logística, es posible automatizar la apertura de planes de acción en inspecciones de vehículos, gestionar rutas precisas con la ayuda de telemetría y mejorar la gestión de inventarios con la aplicación de checklists digitales. Estas y otras alternativas viables de automatización pueden optimizar significativamente estos procesos.
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Automatización de procesos de TI
Un ejemplo de esta automatización incluye la configuración de flujos de trabajo de soporte (flujo estándar para resolver o encaminar resoluciones), el envío de encuestas de satisfacción y la programación de copias de seguridad y documentaciones periódicas automáticas.
Automatización de procesos administrativos
Automatizar tareas administrativas depende de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), que centraliza datos y comunicaciones referentes a todos los departamentos del negocio, permitiendo un control unificado de documentos, informes gerenciales, gestión financiera, entre otros.
Automatización de procesos de Recursos Humanos
Cualquier conjunto de tareas puede ser automatizado, y los Recursos Humanos no es una excepción. Por ejemplo, es posible configurar un sistema de estandarización de procesos para gestionar flujo de actividades como la aplicación o verificación de capacitaciones, evaluaciones de experiencia, selección de candidatos, entre otros.
Automatización de procesos financieros
En el ámbito de la facturación, una empresa puede automatizar los pagos a proveedores o empleados, así como la emisión y el envío de facturas. También es posible automatizar la emisión y el envío de recibos y otros documentos bancarios.
Automatización de procesos de control de calidad
La automatización de la recopilación de datos permite monitorear con precisión el cumplimiento de estándares de calidad en un negocio. Una forma de lograr este objetivo es mediante la aplicación de checklists digitales.
En resumen, las tecnologías facilitan las rutinas en diversos contextos. Por ello, además de los ejemplos de procesos automatizados mencionados anteriormente, es crucual analizar adecuadamente cada situación para entender cómo utilizar esta estrategia en diferentes áreas y lograr resultados positivos y satisfactorios.
¿Cómo automatizar procesos en 9 pasos?
Ha llegado el momento de saber cómo implementar, de hecho, la automatización de procesos. Hemos enumerado 9 pasos como sugerencia para hacerlo en tu empresa con tranquilidad. ¡Revisa cada uno de ellos a continuación!
1. Realiza un mapeo completo
El primer paso es realizar un mapeo detallado de procesos, incluyendo los subprocesos y las interdependencias. Esto proporciona una visión sistémica de toda la operación, permitiendo identificar actividades duplicadas o que no agregan valor a la compañía.
Situaciones comunes como la descentralización de la información, la consulta de diversas fuentes, tareas manuales y archivos físicos de documentos pueden ser optimizadas. La automatización de procesos maximiza el uso del capital humano dentro del ámbito coporativo.
2. Desarrolla procesos más eficientes
En este momento, es fundamental mejorar el funcionamento diario, considerando cuestiones como:
- Secuenciación y lógica de las actividades.
- Identificación de cuellos de botella.
- Flujo ideal de información.
- Alertas sobre inconsistencias, retrasos o fallas.
- Mecanismos para planes de acción y mejora continua.
Tras diseñar este esquema inicial, busca soluciones tecnológica adecuadas a la realidad del negocio. Debes entender qué tipo de tecnología podría aplicarse en actividades repetitivas de los flujos.
Una de las opciones es optimizar procesos internos con un software de checklist, pero hablaremos más sobre cómo elegir la solución ideal para tu negocio a continuación.
3. Elige la herramienta adecuada
Este es el momento de adquirir recursos alineados a las necesidades de la organización. Con los avances tecnológicos, la cantidad de soluciones disponibles en el mercado para automatizar procesos es cada vez mayor.
Un sistema que digitalice procesos y garantice el cumplimiento de las buenas prácticas es la mejor opción. Las inspecciones de calidad digitalizadas y las auditorías constantes permitirán la generación de métricas y el aumento del rendimiento empresarial.
Estas son solo algunas de las formas en las que la automatización de etapas estratégicas puede beneficiar a diversas organizaciones. Por lo tanto, es necesario analizar el contexto de cada compañía para definir el camino correcto a seguir.
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4. Establece un cronograma y un equipo de implementación
La recomendación es siempre empezar por lo más sencillo. Por eso, es importante crear un cronograma de implementación dividido en etapas. Con cada módulo implementado, los procesos se integran de manera efectiva.
Las pruebas deben planificarse para localizar y corregir desviaciones. Además, es esencial designar un equipo multidisciplinario para liderar cualquier proyecto de automatización de procesos.
5. Prepara a los equipos para los cambios
Para mejorar y reducir el tiempo de las actividades, es necesario adaptarse y ayudar a tu equipo durante los cambios. Ten en cuenta que automatizar procesos transforma la forma en que los empleados realizan sus funciones.
Aprovecha esta oportunidad para proporcionar evidencias a los equipos y demostrar cuánto potencial tiene la tecnología para acelerar las entregas. Incluso, puedes presentar el concepto de Industria 5.0, que se centra en la integración y colaboración entre el ser humano y la máquina.
Por lo tanto, prepárate para comprender y acompañar la adaptación de todos los profesionales, ya que son ellos quienes hacen que todo funcione.
6. Mantén el enfoque en el cliente
Muchas empresas planifican la automatización de procesos, pero solo se centran en las mejoras internas. Sin embargo, es fundamental prestar atención en las demandas y necesidades de los clientes.
El retorno de esta inversión depende de cambios significativos en la calidad del servicio, la rapidez de entrega, la innovación de productos y servicios, las condiciones de pago y, por supuesto, los precios ofrecidos. Así que, ¡asegúrate de incluir todo esto en la planificación!
7. Programa capacitaciones
La automatización de procesos también requiere capacitación. De esta manera, se puede garantizar el uso correcto de todas las funciones de los sistemas.
Además, con la eliminación de tareas rutinarias, la empresa puede aprovechar al máximo el potencial intelectual y creativo de sus profesionales, lo que refuerza la motivación y el compromiso.
8. Monitorea constantemente los resultados
Para impulsar la productividad, no basta con automatizar procesos. Es necesario evaluar los resultados y los impactos generados. Por lo tanto, es importante establecer un monitoreo constante, a través de indicadores de desempeño.
De esta manera, es posible confirmar los avances y localizar los puntos a mejorar. Mantén este punto en mente como una necesidad frecuente en cualquier empresa, tal como veremos en el último paso a continuación.
9. Pon en práctica la mejora continua
La visión precisa y la rapidez en la obtención de información favorecen la identificación de cuellos de botella y oportunidades en los flujos de actividades. Por lo tanto, aprovecha la automatización de procesos para fortalecer la cultura de datos y la mejora continua en la organización.
Siguiendo estos consejos, tu empresa puede automatizar tareas con tranquilidad, evitando riesgos y amenazas al negocio. Al mismo tiempo, garantizas más productividad y, por consiguiente, más competitividad frente a la competencia.
¿Por qué es importante automatizar procesos?
Todo negocio anhela que sus operaciones funcionen de manera óptima, obteniendo resultados sobresalientes y persiguiendo constantemente el crecimiento.
Por lo tanto, es indispensable considerar que el flujo de trabajo esté organizado. De esta manera, la automatización de procesos diarios no solo puede garantizar ventajas a corto y largo plazo, sino también aumentar el nivel de rentabilidad de la empresa.
Ahora veamos los principales beneficios de la automatización de procesos en las empresas:
Estandarización definitiva
Las soluciones tecnológicas se basan en estándares. El uso de sistemas en el día a día ayuda a estandarizar efectivamente una operación. Imagina una situación común, como la realización de auditorías e inspecciones. Muchas empresas siguen utilizando hojas de cálculo y papel, lo que hace que las verificaciones sean susceptibles a errores, pérdida de información y retrasos en la recopilación de datos.
Ahora, si una organización elige un software para automatizar este tipo de procedimiento, con respuestas configuradas y definidas, cualquier actividad, área o proceso podrá ser medido. La gestión pasa a contar con datos confiables y mejora en la toma de decisiones a partir de un historial de registros estandarizados.
Aumento de la agilidad
Normalmente, las actividades manuales llevan más tiempo y son realizadas por humanos, quienes tienden a cometer errores. Automatizar ciertas acciones permite que las personas ahorren tiempo para realizar actividades más importantes, lo cual es una ventaja primordial de la transformación digital en los negocios.
Más calidad
Cuando las actividades se realizan manualmente, hay más riesgo de errores que cuando las acciones se llevan a cabo de forma automatizada.
Por esa razón, con la automatización de procesos, la precisión en las acciones es mayor y el resultado se vuelve aún más cualitativo.
Reducción de costos
Algunos gerentes todavía tienen dificultades para adoptar soluciones de automatización debido a la alta inversión inicial.
Sin embargo, pensando en que los procesos automatizados requieren menos personas para programar o monitorear las acciones, muchas veces el tiempo de los profesionales puede dedicarse a otras funciones. El ahorro de espacio y materiales requeridos por los procesos manuales también es un factor importante.
Además, también hay una reducción de costos con la infraestructura, ya qye la empresa puede contar con soluciones y herramientas para apoyar todas las acciones.
Ventajas para el Business Process Management (BPM)
El Business Process Management (BPM), o Gestión de Procesos de Negocio, en español, es una estrategia con el potencial de aumentar la competitividad de los negocios. Con el uso de la tecnología, puede llevar a las empresas al máximo nivel de eficiencia operativa.
Para entender mejor cómo funciona en la práctica, solo hay que imaginar que el uso de herramientas agiliza los flujos de trabajo, conecta diferentes departamentos y ahorra tiempo y actividades que antes eran necesarias para la rutina de una organización.
Por este motivo, podemos afirmar que la automatización de procesos impacta positivamente en el BPM.
Disponibilidad de datos
Otra ventaja de la automatización de procesos es la facilidad de acceso a la información. Un sistema permite el registro de usuarios y proporciona información en un único ambiente, de manera mucho más organizada en comparación con los procesos manuales.
Así, los colaboradores y gerentes pueden tener una visión de todos los resultados alcanzados en cada acción con paneles de control, generalmente en tiempo real. La generación de ideas se vuelve mucho mayor y la toma de decisiones puede hacerse rápida y fundamentada.
Aumento de la productividad
Según un estudio hecho por la consultoría Mckinsey, basado en una encuesta de 2020, “las compañías deben considerar la automatización como una manera de potenciar la productividad humana”. En ese escenario, todas las etapas anteriores son un ejemplo de ello, y se reflejan en la gran ventaja de automatizar tareas: el aumento de la productividad del equipo y la mejora de los resultados.
La reducción de actividades repetitivas permite que los empleados se dediquen a tareas más importantes y estratégicas para la empresa. Este es uno de los beneficios proporcionados por el sistema Checklist Fácil, que automatiza la recopilación de datos y la digitalización de procesos en las organizaciones.
Monitoreo de rendimiento
El control efectivo sobre los resultados es otra ventaja importante. Partiendo del supuesto de que una operación automatizada tiene estándares establecidos, se facilita la obtención de datos consistentes sobre su desempeño.
Esto permite no solo seguir la evolución de departamentos y equipos, sino también establecer medidas de mejora continua hacia la excelencia operativa.
Garantía de trazabilidad y conformidad
El historial confiable de registros es crucial para garantizar la trazabilidad de productos, especialmente en la cadena de suministro (la trazabilidad de alimentos, por ejemplo, es de suma importancia).
Además, también para fines de control de calidad, mantener operaciones, servicios y productos en conformidad con requisitos normativos es esencial para el desarrollo de cualquier negocio.
La tecnología hace todo esto posible, especialmente si la organización realiza auditorías automatizadas. Con este tipo de práctica, la gestión cuenta con datos completos y detallados, accediendo a la información necesaria, disponible de inmediato, para identificar y alertar sobre cualquier desviación.
Escalabilidad para la expansión de operaciones
¿Alguna vez has pensado en lo desafiante que es aumentar una operación que aún carece del uso de tecnología? Esto se aplica a la ampliación de departamentos o nuevas unidades de una empresa. Es muy probable que alguno de estos obstáculos (o todos ellos) aparezcan:
- Dificultad para transmitir estándares en capacitaciones;
- Decisiones incorrectas o menos efectivas con falta o inconsistencia de datos;
- Problemas para manejar el aumento de información;
- Complicaciones para gestionar procesos complejos;
- Barreras de comunicación entre profesionales, áreas o unidades.
En resumen, todo esto puede ser gestionado por un tiempo, pero a mediano y largo plazo tiende a convertirse en un obstáculo. La automatización, por otro lado, acompaña el crecimiento de cualquier empresa, ya que la situación es mucho más favorable cuando existen estándares establecidos y datos disponibles para garantizar decisiones estratégicas acertadas.
¿Cuáles son los principales retos para automatizar procesos en las empresas?
Entre las dificultades que enfrentan las corporaciones para la automatización de procesos se encuentran la asignación de recursos, la escasez de profesionales especializados, la preocupación por la seguridad de la información y la resistencia al cambio de nuevos sistemas.
La investigación Tech Trends de Deloitte, revela que el 60% de los encuestados de empresas globales mencionan desafíos con la integración de herramientas antiguas a nuevas soluciones. Asimismo, el 57% percibe una inflexibilidad en el entorno corporativo.
Ante esto, es importante elegir tecnologías que puedan superar todos estos obstáculos. Optar por sistemas que se adapten a diferentes realidades, que tengan planes accesibles, API abierta para integración con otras soluciones y un amplio rango de funcionalidades es una vía prometedora hacia el éxito.
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¿Cómo puedo saber si mi empresa necesita automatización?
La mejor manera de determinar si tu negocio necesita automatizar procesos es evaluar la situación actual. Para ello, responde las siguientes preguntas:
- ¿Los procesos se realizan sin ningún estándar? La falta de estandarización es una de las mayores complicaciones de las tareas manuales. Considera revisar las herramientas utilizadas.
- ¿Existen problemas o fallas de comunicación? Si las quejas sobre malentendidos o información contradictoria son comunes, es hora de considerar la tecnología para mejorar la comunicación entre equipos.
- ¿Hay mucha reelaboración? Repetir tareas puede indicar desalineamientos, fallas operativas, capacitaciones ineficaces y muchos otros problemas relacionados con la gestión de la información, que pueden mejorarse con sistemas automatizados.
- ¿Es difícil identificar la causa de las no conformidades? No se puede mejorar sin identificar los cuellos de botella de una operación. Si esto te sucede, la automatización es la solución.
- ¿El desperdicio es común en el día a día? Un alto índice de pérdidas puede ser una señal de que es necesario revisar, estandarizar y digitalizar procesos para ahorrar recursos y reducir gastos.
- ¿El volumen de trabajo es excesivo? Una alta carga de trabajo puede indicar la necesidad de revisar las rutinas. Esto puede revelar la existencia de tareas repetitivas, que pueden optimizarse con el uso de tecnologías.
Ahora que ya sabes qué hacer para realizar un diagnóstico y determinar si es el momento de automatizar operaciones en tu empresa, conoce las herramientas disponibles para ello.
¿Cuáles son las mejores herramientas para la automatización de procesos?
La elección de las mejor herramienta para automatizar procesos depende del perfil y las necesidades específicas de cada negocio. Sin embargo, algunas características importantes a considerar incluyen adaptabilidad a la realidad de tu negocio, la facilidad para la integración con otras soluciones y la seguridad de la información.
Por ejemplo, si buscar automatizar procesos de marketing, lo ideal es buscar un software que funcione como CRM (Customer Relationship Management). Por otro lado, si tu empresa o departamento necesita automatizar tareas como la extracción de datos o el llenado repetitivo de formularios, la tecnología adecuada sería una Automatización Robótica de Procesos, o RPA (Robotic Process Automation).
Existen también sistemas que flexibles que pueden satisfacer diversas demandas de automatización. A continuación, te contamos más sobre una de estas soluciones.
¿Cómo se automatizan procesos en el Checklist Fácil?
El Checklist Fácil es un software diseñado para centralizar, estandarizar y gestionar procesos de cualquier tipo de negocio, ofreciendo funciones como:
- Configuración de flujos de trabajo.
- Gestión de planes de acción.
- Inclusión de archivos multimedia (fotos y vídeos) en checklists digitales.
- Lectura de códigos QR.
- Módulo OCR para lectura de texto estándar.
- Firma digital.
- Informes completos y personalizados.
- Inteligencia artificial.
- Integración con Microsoft Power BI, Zapier, Outlook y otras herramientas.
- Y mucho más
El sistema ofrece más de 150 funcionalidades, que reemplazan los procesos manuales de auditorías, inspecciones y chequeos generales con checklists digitales, permitiendo un control eficiente de las operaciones. Esto se traduce en un ahorro de hasta 2 horas de trabajo diario por analista.
Empresas como Unilever, Renault, Walmart, Polishop y más de 1500 marcas en toda Latinoamérica utilizan el Checklist Fácil. Con opciones de planes accesibles para cualquier tipo de negocio, tu operación puede obtener ventajas como:
- Retorno sobre la inversión (ROI) del 204%.
- Ahorro de papel y sostenibilidad para tu operación.
- Realización de 2.5 veces más auditorías por semana.
- Excelencia operativa a partir del control de calidad y planes de acción eficaces para las no conformidades.
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