Kanban es una metodología ágil esencial para la gestión de proyectos, con una aplicación sencilla que permite la visualización del flujo de trabajo como un todo.
Esta metodología surgió en Japón, en la década de 1960, y fue introducida en la industria automotriz japonesa. Su objetivo inicial era controlar el inventario de materiales, creando una armonía entre la línea de producción y el almacén.
La visibilidad de la herramienta facilitó el flujo de trabajo de los equipos de producción y montaje, mejoró la comunicación, estandarizó las tareas, redujo desperdicios y permitió la definición de plazos.
Si quieres saber qué es el Kanban, cómo puede ser útil para la gestión del flujo de trabajo en tu empresa, cuáles son las ventajas de aplicarlo y los pasos necesarios para su implementación, ¡sigue leyendo!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es la metodología Kanban?
Kanban es una metodología de control y gestión de proyectos que consiste en usar pequeñas tarjetas de colores – como post-its – para registrar las tareas y acciones.
El Kanban permite que los involucrados hagan solo lo necesario para concluir una etapa de un proceso dentro del flujo de trabajo. Es decir, hacer solo lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad correcta.
Esta herramienta facilita el trabajo de equipos y mejora la visibilidad de las acciones dentro de un proyecto, la comunicación, la estandarización de procesos y disminuye los desperdicios.
¿Cómo funciona el Kanban?
La herramienta usa tarjetas o post-its de diferentes colores para distribuir las tareas en un tablero, indicando el avance de cada una en las etapas del flujo de producción. El método Kanban contiene 3 elementos:
- Tarjeta: representa una tarea o acción que debe hacerse para que la etapa del proceso sea concluida. Se separan por colores que indican quién es el responsable, el nivel de prioridad y el tipo de tarea;
- Columnas: indican el estado de la tarea. Generalmente, se dividen en 3: “Por hacer”, “En ejecución” y “Hecho”. Pueden nombrarse según la necesidad del proyecto;
- Tablero: es la unión de las columnas y tarjetas, y representa visualmente la herramienta como un todo, siendo que es posible trabajar con más de un tablero.
Las tarjetas se mueven de columna en columna a medida que se altera el estado de la tarea, ofreciendo una visión general sobre lo que está en progreso y lo que se ha completado.
En general, la metodología tiene 3 fases distintas que representan visualmente el flujo de trabajo y ayudan a gestionar las actividades con eficacia:
- To Do (Por hacer): es la primera etapa del flujo de procesos y representa las actividades que aún están por hacerse, esperando ser iniciadas o la disponibilidad de recursos;
- Doing (En progreso): las tareas que pertenecían a la columna “Por hacer” se mueven a “En progreso” y se asignan a los miembros del equipo. En esta etapa, el proceso está en ejecución y las actividades se están realizando. Para evitar la sobrecarga, las tareas en progreso son limitadas;
- Done (Hecho): las tareas se mueven a “Hecho” cuando se finalizan y el proceso está concluido. Sirve como un indicador de las tareas que se han realizado con éxito y como fuente de motivación para el equipo.
La disposición de un tablero de Kanban, por lo tanto, quedará semejante a la imagen:
¿Cuáles son los tipos de Kanban?
La metodología Kanban se puede dividir en 3 tipos principales:
Kanban de producción
Normalmente, se aplica a lo largo de la línea de producción. Posee 3 columnas: “Por hacer”, “En ejecución” y “Hecho”. Cada columna se llena con tarjetas que describen las tareas a realizar.
El propio equipo mueve las tarjetas a las etapas posteriores hasta la finalización a medida que avanza el flujo de proceso. Este tipo de Kanban se usa mucho en sectores de marketing, prestación de servicios y en equipos de TI.
Kanban de movimiento
El tablero Kanban de movimiento es muy común en la industria y tiene como objetivo apoyar en la gestión del inventario, controlando las entradas y salidas.
Aquí, las tarjetas de Kanban se mueven según los cambios en el volumen del inventario. Algunas empresas pueden dividir los tableros en interno, para seguir la producción de la empresa, y externo, para controlar a los proveedores y terceros.
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E-kanban
Es un modelo que sigue la misma lógica de los anteriores, pero se realiza en un sistema digital y trae ventajas como:
- Asignación de fecha de entrega: es posible distribuir las fechas de conclusión en las tarjetas y evitar retrasos en las tareas;
- Asignación de responsables: permite indicar la persona responsable de la actividad y evita que las tareas no se cumplan;
- Mejora la comunicación: permite hacer comentarios en las tarjetas y transmitir orientaciones importantes a los involucrados en las actividades;
- Contabilidad de horas: con él, es posible contabilizar las horas dedicadas a cada tarea y distribuir mejor el tiempo;
- Evita que la información se pierda: como los tableros se guardan en la nube, es posible seguir el progreso del flujo de trabajo. Los datos se conservan, ya que no existe la posibilidad de que se pierda un post-it.
¿Cuáles son los principios de Kanban?
Al comprender los principios del Kanban, se entiende cómo utilizarlo en el día a día. Los principios son guías para nuestras acciones y puedes aplicar estas prácticas diariamente para que la herramienta funcione bien. Sin embargo, estos principios no son determinantes y podrás desarrollar tus propias prácticas de trabajo, respetando las bases del método.
Comprender el flujo de trabajo
Con esta metodología, puedes entender claramente cómo las tareas pasan de una etapa a otra, identificar las fallas en el proceso y las mejoras que pueden hacerse.
Mapear las etapas del flujo de trabajo
Una forma de comprender el flujo de trabajo es mapear las etapas involucradas en la ejecución de un proyecto. En el tablero Kanban, cada etapa está representada por una columna.
En un proyecto que involucra el desarrollo de software o la producción de contenido en un sector de Inbound Marketing, por ejemplo, las columnas pueden nombrarse como: “Backlog”, “En progreso”, “Revisión” y “Concluido”.
Analizar el flujo de trabajo
Para entender cómo se relacionan las tareas a lo largo del proceso, es importante identificar las dependencias entre tareas, definir criterios de entrada y salida para las etapas y evaluar el tiempo necesario para realizarlas por completo.
Esto puede ayudar en la implementación de mejoras para garantizar la eficiencia y ejecución de las tareas.
Visualizar el trabajo
Una de las bases del Kanban es el modelo visual, que permite ver el avance del flujo de proceso e identificar los principales procesos, actividades y sus interacciones.
Limitar el trabajo en proceso (WIP)
Limitar el progreso es uno de los principios clave del Kanban y se basa en la práctica de “deja de empezar y empieza a terminar”, lo que refleja la importancia de terminar un trabajo que ya está en progreso en lugar de empezar una nueva actividad.
Con esto, al usar la herramienta, es común mirar el tablero de la derecha (final del flujo) hacia la izquierda (inicio del flujo). El enfoque es siempre terminar en lugar de comenzar nuevas tareas. Esto ayuda a mantener el flujo y a realizar entregas de valor para el cliente.
El equipo debe definir un número máximo de tareas en progreso al mismo tiempo para evitar la sobrecarga y mejorar la eficiencia en la entrega.
Una forma de hacer esto es delimitar el máximo de actividades permitidas en cada etapa. Es decir, el equipo solo podrá realizar una tarea determinada cuando otra se mueva a la siguiente etapa.
Identificar problemas y obstáculos
Después de limitar el progreso, tendrás más claridad sobre los problemas y obstáculos que pueden surgir durante el flujo de trabajo. Esto permite resolver problemas más rápidamente y garantizar que el equipo priorice las tareas más importantes y de mayor valor.
Documentar y gestionar las políticas de trabajo
Gestionar las políticas de trabajo es esencial para realizar las tareas de manera continua y estandarizada, lo que aumenta la eficiencia y la calidad de la entrega. Para esto, las reglas, criterios y procedimientos deben definirse claramente con todo el equipo.
Esto se puede hacer mediante la elaboración de manuales, documentación y guías que describen los detalles de cada etapa del proceso, plazos, responsabilidades y otras informaciones importantes.
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Esta documentación sirve como referencia para guiar el trabajo y asegurar que todos los miembros del equipo estén alineados y sigan las mismas directrices.
Es relevante revisar y actualizar las políticas de trabajo regularmente a medida que el equipo adquiere más conocimiento y experiencia con el proceso, e identifica oportunidades de mejora.
Comunicar y compartir información
Todos los miembros del equipo deben estar al tanto de las políticas y contribuir con sugerencias de mejora. Esta comunicación e integración crean un ambiente de colaboración, transparencia y aprendizaje continuo.
Establecer ciclos de feedbacks
Realizar ciclos de feedback y mejora continua son aspectos importantes para el éxito del método Kanban.
Los feedbacks continuos ofrecen a los equipos la oportunidad de obtener información sobre:
- Etapas del proceso;
- Desempeño en general;
- Calidad de las entregas;
- Métricas importantes para el proyecto.
¿Cuáles son los beneficios del Kanban?
Por ser un sistema de organización visual de los flujos de trabajo, el kanban es un método simple y eficiente que te ayuda a organizar las tareas. Entre los principales beneficios de esta metodología, podemos mencionar:
Gestión visual de tareas
Tanto física como digitalmente, el método Kanban ofrece una representación visual de las tareas, muy útil para equipos que trabajan en el mismo proyecto o proceso, permitiéndoles planificar las acciones actuales y las siguientes.
La herramienta proporciona una visión integrada de las actividades, en lugar de aislar a cada colaborador en su área. Además, puedes ver quién es responsable de cada actividad y cuántas etapas faltan para terminar el proyecto.
Facilidad de uso
La metodología tiene un proceso sencillo y fácil de entender, lo que facilita su adaptación por parte de los colaboradores.
Información centralizada
El Kanban centraliza la información en un solo lugar y permite que todos los involucrados tengan una visión holística del proceso. Si es una herramienta en línea, la cantidad de información disponible, como el responsable del proyecto, el tiempo de ejecución y la fecha, es aún mayor.
Flujo de trabajo optimizado
Esta metodología ayuda a reducir el desperdicio en el proceso productivo y hace que el flujo de trabajo sea más práctico. Permite identificar cuellos de botella y eliminar tareas redundantes o irrelevantes para facilitar el flujo y mejorar la productividad.
Comunicación integrada
Al proporcionar una visión general, el Kanban fomenta un ambiente de más colaboración y mejora la comunicación entre el equipo. Como es una herramienta visual, permite a los colaboradores ajustar los cronogramas y los plazos, ya que todos tienen acceso al tablero.
Tareas más claras y bien distribuidas
Con el Kanban, las responsabilidades son más claras y el gestor puede decidir qué priorizar y qué puede ser reasignado a cada profesional, distribuyendo mejor las tareas.
Además, una vez que las actividades están en un tablero, los equipos se pueden organizar mejor. Esto reduce la microgestión y permite que todos sigan el progreso de las tareas.
¿Cuáles son los ejemplos prácticos de uso del Kanban?
El Kanban es una herramienta para la gestión de proyectos y el seguimiento del flujo de tareas, monitoreando el progreso y gestionando cambios en el proyecto.
Por ser altamente flexible y adaptable, esta metodología se puede usar según las necesidades de cada contexto.
Flujo logístico
Este método se puede usar en logística para rastrear el movimiento de productos y materiales y mejorar la gestión de la cadena de suministro.
Mantenimiento y servicios
Aquí el Kanban puede usarse para:
- Hacer el seguimiento de los pedidos;
- Mejorar la eficiencia del proceso;
- Programar mantenimientos.
Desarrollo de software
Esta herramienta es muy utilizada en equipos ágiles de desarrollo de software. Las tareas de desarrollo ayudan a mostrar claramente el flujo de trabajo y permiten que los equipos ajusten las prioridades y gestionen los cuellos de botella.
Atención al cliente
Para el servicio de soporte al cliente, el Kanban ayuda a rastrear y resolver problemas señalados por los clientes. La herramienta asegura que todas las solicitudes sean atendidas y mejora la comunicación entre el soporte y los clientes.
Departamento financiero
La metodología puede ayudar a mantener al día el pago de cuentas para el crecimiento de la empresa. Ayuda a evitar retrasos en pagos de cuentas, inversiones, ventas y compras de bienes y control de flujo.
Gestión de redes sociales
El método Kanban puede facilitar el día a día de una empresa que trabaja con redes sociales y marketing de contenido. La herramienta se puede utilizar en actividades como:
- Creación de publicaciones;
- Elaboración de creativos para redes sociales;
- Responder comentarios;
- Programar publicaciones;
- Verificar el contacto de clientes;
- Cierre de propuestas.
¿Cuáles son las diferencias entre Kanban y Scrum?
El Kanban es una herramienta que permite visualizar el trabajo y limitar las actividades en curso. En esta metodología, el enfoque es reducir el tiempo del proyecto. El tablero ayuda precisamente a mejorar el flujo de trabajo, que es continuo.
El Scrum es una metodología ágil que trabaja con períodos de tiempo definidos, llamados sprints. Funciona con una lista de tareas que deben completarse para entregar el producto.
Cada sprint es un ciclo de aprendizaje que incluye feedback del cliente. Los miembros del equipo scrum realizan reuniones regulares para seguir el progreso y adoptan roles específicos.
Entre las principales diferencias entre los métodos, tenemos:
Kanban Scrum Origen Fabricación lean Desarrollo de software Ritmo Mejora el trabajo en curso a través de recursos visuales Aprende a través de la experiencia y evalúa ganancias y pérdidas para mejorar Prácticas Gestiona el flujo de trabajo en curso, permite la visualización y limitación de actividades e incorpora ciclos de feedbacks La planificación se realiza a través de sprints, dailys diarias, revisión y retrospectiva de sprint Funciones No tiene funciones obligatorias Tiene equipo de desarrollo, Product Owner, Scrum Master
¿Cómo implementar el Kanban en tu empresa?
Implementar el Kanban en tu empresa puede ser más fácil de lo que piensas. Solo necesitarás un software de gestión o un tablero físico (dependiendo de lo que funcione mejor para el equipo) y seguir los pasos:
1. Mapear los procesos
Este es el primer paso para una empresa que no tiene los procesos mapeados. Esto te permite identificar las tareas del flujo de producción y la mejor manera de crear las columnas de la herramienta.
2. Estandarizar y priorizar etapas
Aquí se indican estándares de colores, prioridades y nombres de las tareas. Luego se definen las actividades de mayor prioridad, el responsable, las fechas de entrega y otra información importante para el buen funcionamiento del flujo.
3. Construir el Kanban
Con los estándares definidos, es hora de poner manos a la obra y montar el tablero Kanban. En esta etapa, el tablero debe configurarse para dar una visión de todas las actividades a los involucrados en el proceso.
Pueden usar un tablero blanco y algunos post-its de diferentes colores, cada uno representando una tarea, o en línea donde se pueden añadir más detalles relacionados con las tareas.
4. Capacitar a los empleados
Los colaboradores necesitan capacitación para aprender a utilizar la herramienta. En esta etapa se abordan las dudas y obstáculos que puedan surgir y que podrían dificultar la implementación del método. Es fundamental que todos estén alineados para usar correctamente la herramienta.
5. Mejora continua
Al principio probablemente haya varias oportunidades para ajustar el proceso. Por eso, es importante que el gestor supervise el tablero para ver cómo se está utilizando la herramienta, identificar cuellos de botella, prioridades y corregir los problemas que surjan.
¿Cuáles son los ejemplos de aplicación del Kanban?
El Kanban es un método simple y puede utilizarse en diversas áreas, aunque sea ideal para equipos principiantes. Entre las diferentes formas de utilizar la metodología, tenemos:
Kanban para desarrollo de software
En este caso, las tareas pasan por áreas como desarrollo de código, pruebas, diseño e implementación. Comienza con la solicitud o resolución de errores y concluye después de la implementación (deployment).
Las actividades se señalan con diferentes colores para distinguir entre funcionalidades y errores. Además, categorías como back-end y front-end pueden integrarse en el mismo tablero dentro de un proyecto.
Kanban para equipos de ventas
Para organizar la cartera de clientes, el Kanban puede ser útil, con columnas que representan cada etapa de la negociación.
De esta manera, el vendedor puede orientarse sobre la fase y el progreso de las negociaciones, y el gerente tiene una visualización de las oportunidades de negocio en curso y cuántas ventas potenciales pueden realizarse.
Kanban para equipos de soporte
Este método ayuda a ordenar las actividades diarias en áreas de soporte al cliente y Customer Success. Especialmente al limitar la cantidad de tareas y garantizar el cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA).
Con esta metodología de gestión, también es posible priorizar las demandas urgentes mediante un sistema de colores, lo que facilita entender qué tareas deben atenderse primero. Si se usa el Kanban en línea, también es posible añadir archivos y documentar información importante para el proceso.
Kanban en la industria
En la industria, la metodología puede usarse para controlar el inventario, reposición y suministro del proceso productivo, por ejemplo.
La cantidad de productos que deben producirse puede representarse mediante tarjetas siguiendo el orden de verde a rojo:
- Verde: representa el inicio del proceso;
- Amarillo: cuando el sistema necesita estar en alerta;
- Rojo: cuando alcanza el nivel de seguridad (hay riesgo de que la máquina se detenga por falta de insumos).
Cada vez que el colaborador alimenta la máquina, retira una tarjeta correspondiente. Con este control, también es posible integrar los equipos de inventario y el departamento de compras, cuando sea necesario realizar nuevos pedidos al proveedor.
Generalmente, este proceso se realiza mediante un software automatizado e integrado con todos los departamentos.
¿Cómo integrar el Kanban con otras metodologías de gestión?
El método Kanban mejora el flujo de trabajo y permite una gestión ágil de tareas y prioridades. Por ser fácil de usar y adaptable a cada realidad, puede integrarse con otras herramientas de gestión de procesos, como por ejemplo el Checklist Fácil.
Este software de gestión permite la creación automática de checklists y planes de acción para realizar auditorías e inspecciones en tu negocio, asegurando la gestión de calidad, siendo versátil y aplicable en diversos sectores como industrias, salud, comercio, retail, logística, entre otros.
Con el Checklist Fácil es posible crear flujos de trabajo inteligentes e integrar a diferentes colaboradores y departamentos. Además, los planes de acción pueden asignarse directamente al responsable. Cuando se integra con el Kanban, optimiza el flujo de trabajo, haciéndolo más efectivo y estandarizado, reduciendo las no conformidades y contribuyendo a una mayor satisfacción del cliente.
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