Cómo mejorar la eficiencia de tus procesos con el método Kanban

Kanban es una metodología ágil de gestión visual que optimiza los flujos de trabajo. Impulsa la eficiencia y la transparencia en equipos, minimizando desperdicios y maximizando la entrega de valor de tu empresa.
Actualizado: 28 de novembro de 2023
Tiempo de leer: 5 minutos

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, es imperativo que las compañías busquen maneras de optimizar la eficiencia y la productividad para destacarse. En este escenario, la metodología Kanban se presenta como una de las herramientas más efectivas para una gestión eficiente de procesos.

La correcta aplicación de esta solución puede marcar la diferencia al aprovechar al máximo el tiempo y los recursos en tus operaciones comerciales. Por esta razón, hemos elaborado este artículo con el propósito de esclarecer los conceptos fundamentales de esta herramienta de gestión. Aquí encontrarás información sobre qué es, sus beneficios, pilares y cómo llevar a cabo su implementación. ¡Te invitamos a seguir leyendo para obtener detalles clave!

¿Qué es Kanban?

Kanban es un método ágil centrado en la creación de un flujo de trabajo organizado mediante recursos visuales. Al igual que el método Lean, tuvo sus raíces en la fábrica de Toyota en Japón en la década de 1940, y la palabra “Kanban” se traduce libremente como “tarjeta” o “señalización”.

¿Cómo funciona?

 El tablero Kanban visualiza cada etapa de un proceso o proyecto. Por ejemplo, columnas como “por hacer”, “en progreso” y “terminado” delinean claramente las fases, mientras que tarjetas de colores representan las tareas. A medida que las tareas avanzan, las tarjetas se desplazan hacia la siguiente fase, proporcionando una representación gráfica efectiva del progreso.

¿Cuáles son los pilares de la metodología Kanban?

Aprende cuáles son los pilares que guían la aplicación de la metodología Kanban:

  • Versatilidad: Adaptable a cualquier tipo de proyecto y aplicable en todas sus fases.
  • Evolución constante: Impulsa cambios y transformaciones para asegurar una mejora continua en los procesos y proyectos.
  • Respeto por los procesos: El logro de resultados deseados requiere el respeto y ejecución fiel de los procesos planificados.
  • Actos de liderazgo: Aboga por un liderazgo activo y servicial, esencial para mantener la productividad del equipo.

Tipos de Kanban

Se distinguen tres variantes fundamentales de Kanban, cada una diseñada para cumplir un propósito específico. Aquí te presentamos un vistazo a cada una:

  • Kanban de producción: este enfoque se emplea para supervisar los flujos de trabajo mediante tarjetas. En este tablero, se disponen tres columnas distintas (por hacer, en proceso y completado), y cada tarjeta representa una tarea específica en su respectiva etapa del proceso.
  • Kanban de movimiento: diseñado para regular el traslado de materiales y productos acabados entre diferentes ubicaciones o fases del proceso de producción. Indica cuándo una cantidad determinada de elementos debe ser transferida a otra etapa o localización.
  • E-Kanban: esta versión digital del Kanban tradicional se lleva a cabo comúnmente mediante software o sistemas digitales. Aunque prescinde de tarjetas y tableros físicos, mantiene la estructura del formato tradicional, pero se traslada al entorno virtual.

¿Cuál es la diferencia entre Kanban y Scrum?

Kanban y Scrum, aunque comparten raíces en la gestión ágil, presentan diferencias fundamentales. Mientras que Kanban se centra en la visualización y control del flujo de trabajo, utilizando tableros visuales y tarjetas para representar tareas en diversas etapas, Scrum se destaca como un marco de gestión con roles y eventos definidos para estructurar el trabajo en proyectos con requisitos bien definidos, como el desarrollo de software.

Kanban se adapta mejor a procesos flexibles y en constante cambio, mientras que Scrum encuentra su fortaleza en proyectos con requisitos más estáticos y claros.

Beneficios de la metodología Kanban

Integrar la metodología Kanban en la estructura empresarial conlleva diversos beneficios, entre los cuales destaca:

1- Aumento en la productividad

Kanban ofrece a los gestores un nivel más alto de control sobre las tareas y procesos. Esto se logra al minimizar el ruido en la comunicación, prevenir cuellos de botella y reducir errores. Asimismo, fomenta la máxima productividad del equipo y facilita entregas de calidad superior.

2- Enfoque en las tareas críticas

Este método brinda a los gestores una mayor claridad sobre los procesos y proyectos, permitiéndoles concentrarse en la priorización de actividades cruciales para evitar descuidos.

3- Reducción de los costos

Además, contribuye a la reducción de costos al capacitar a los gestores para identificar y eliminar desperdicios, ya sea de tiempo, recursos o personal, en los diversos procesos y proyectos.

4- Estimulación de la colaboración

La implementación de Kanban propicia un entorno donde la comunicación y la colaboración entre empleados y departamentos experimentan mejoras significativas. Este método contribuye a la creación de un equipo más cohesionado, mejorando la convivencia y, como resultado, elevando el rendimiento general.

5- Mejora continua

Uno de los principios del Kanban es fomentar la mejora continua de los procesos. Esto se logra mediante análisis frecuentes y la creación de soluciones que los hagan más productivos y efectivos.

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¿Cómo el Kanban puede optimizar la eficiencia de los procesos en una empresa?

A continuación, describimos algunos métodos mediante los cuales Kanban optimiza las operaciones de una entidad:

  • Mejora del flujo de trabajo y la producción.
  • Identificación rápida de cuellos de botella y oportunidades de mejora.
  • Optimización eficiente de recursos, como mano de obra, tiempo e insumos.
  • Clarificación de funciones dentro del equipo a través de una distribución transparente.
  • Fomento de una comunicación más efectiva entre los empleados y los departamentos.
  • Capacidad para establecer prioridades en las tareas de manera eficiente.

5 pasos para implementar el Kanban

En cinco sencillos pasos, puedes incorporar efectivamente el método Kanban a los procesos de tu empresa. Aquí tienes el primer paso:

1- Capacita a tu equipo

Antes de embarcarte en la implementación, es crucial asegurarte de que tu equipo tenga un conocimiento sólido sobre cómo opera el Kanban, comprenda sus beneficios y entienda su significado.

Después de todo, esta herramienta de gestión revolucionaria es esencial para transformar procesos, y es fundamental que todos la dominen para trabajar de manera eficiente y alcanzar los resultados deseados.

2- Mapea las tareas y los flujos de trabajo

En el siguiente paso, es crucial identificar todas las tareas involucradas en el proceso y visualizar el flujo de trabajo correspondiente. Este proceso no solo ayuda a identificar posibles cuellos de botella y áreas de mejora, sino que también establece metas claras para el equipo.

3- Define las prioridades

Ahora, es el momento de establecer prioridades en el proceso o proyecto. En esta fase, se analiza la importancia de cada tarea dentro del proceso y se determina el orden de ejecución. Esta práctica permite a los gerentes supervisar las operaciones con mayor eficiencia y asegurar un progreso coherente.

4- Crea tu propio tablero Kanban

Ya sea en formato físico o digital, su tablero Kanban debe incorporar columnas que reflejen las diferentes etapas del proceso, tales como “pendiente”, “en progreso” y “completado”. Es fundamental representar cada tarea con tarjetas de colores, las cuales se desplazan de una columna a otra conforme avanzan en el flujo operativo.

5- Realiza ajustes continuos

Para concluir, es esencial realizar un seguimiento continuo del desempeño del proceso, permitiéndole realizar ajustes de manera constante. Recuerda que la gestión constante de las operaciones constituye la vía óptima para su mejora continua.

Kanban, una metodología ágil ampliamente adoptada a nivel global, se destaca por optimizar la productividad y reducir costos.

En paralelo, la plataforma Checklist Fácil se presenta como la clave esencial para impulsar la mejora continua y estandarizar procesos de manera eficiente. No solo facilita la implementación de metodologías ágiles en empresas, sino que también contribuye a mejorar la eficiencia operativa.

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Rafael Zambelli

El director Ejecutivo y Co-fundador de Checklist Fácil, Rafael, es Licenciado en Administración de Empresas por la UFRGS - Universidad Federal de Rio Grande do Sul - y Magíster en Gestión de la Información por la PUC-RS. Antes de convertirse en empresario, también trabajó en empresas como Dell y Vonpar.

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