El informe técnico cumple la función de documentar la información obtenida durante una visita técnica, proporcionando un resumen detallado que aborda todos los aspectos fundamentales relacionados con una actividad específica.
Por ello, resulta imperativo seguir una serie de pasos clave para garantizar la elaboración de un informe integral. Por esa razón, a lo largo de este artículo, te ofreceremos una guía detallada sobre cómo llevar a cabo este proceso.
La lectura también te brindará una comprensión más profunda sobre la definición de esta herramienta de gestión, su propósito, y los tipos predominantes de informes técnicos que existen.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es un informe técnico?
El informe técnico es un documento utilizado internamente para registrar los procedimientos realizados durante una visita técnica, y su contenido puede adaptarse según las especificidades de cada empresa o departamento. En este sentido, se eligen los datos más relevantes para formalizar el proceso según las particularidades de cada caso.
Muchas organizaciones aún carecen de un procedimiento formal para emitir informes, a pesar de contar con un flujo de información que requiere esta estructuración. Sin embargo, en su alcance básico, un informe técnico debe detallar los aspectos importante sobre los servicios prestados durante una visita, incluyendo:
- Duración de la visita
- Nivel de calidad del servicio proporcionado.
- Fecha estimada para el regreso del técnico.
- Equipos utilizados.
- Detalles de las acciones de mantenimiento realizadas.
Recuerda incluir todos los datos relevantes que puedan ser útiles para futuras consultas.
¿Cuál es el objetivo de un informe de visita técnica?
La finalidad de un informe de visita técnica es recopilar información, validar la realización de la visita y fomentar una visión analítica sobre las operaciones.
Aunque puede ser una tarea laboriosa, es crucial, dado que este proceso de control tiene la capacidad de generar ideas clave para mejorar una operación, tanto la tuya como la de un cliente.
Así, independientemente del tamaño de la empresa, se recomienda adoptar esta práctica de registro para generar resultados más satisfactorios y llevar cualquier tipo de negocio hacia la eficiencia operativa.
Es común, por lo tanto, que el profesional responsable utilice checklists para evaluar todos los puntos pertinentes durante una inspección, auditoría o revisión de una visita técnica.
¿Qué debe incluir en un informe técnico?
El contenido de un informe técnico varía según la actuación de una empresa o el propósito de la visita realizada. No obstante, existen ciertas informaciones comunes que no deben omitirse, tales como:
- Fecha de la visita técnica
- Datos de la empresa que proporciona el servicio
- Información del cliente
- Horario de inicio y finalización del servicio
- Objetivo del informe
- Detalles sobre los servicios ejecutados
- Opinión del responsable técnico sobre lo evaluado
- Descripción de conformidades y no conformidades
- Soluciones recomendadas
- Observaciones
- Pendencias
- Evidencias identificadas
Este desglose compone una estructura dividida en seis partes, como se detalla a continuación.
¿Cuál es la estructura de un informe técnico?
En resumen, un informe profesional debe incluir un encabezado, resumen, desarrollo, anexos, referencias y conclusión.
Además de estos elementos, cada tipo de informe técnico requiere la inclusión de informaciones correspondientes a las especificidades de cada situación.
Por lo tanto, consulta en el próximo tema cuáles son esas variaciones y algunas sugerencias de elementos que no deben faltar en cada una de ellas.
¿Cuáles son los tipos de informes técnicos que existen?
Existen varios tipos de informes técnicos generados según el segmento de actividad de una empresa o el tipo de contexto que se va a evaluar. A continuación, enumeramos 13 posibilidades y estructuras sugeridas para este documento.
1. Informe de inspección de calidad
Las inspecciones de calidad pueden abarcar productos, servicios, procesos o entornos. Por lo tanto, un informe de inspección de calidad es esencial para detectar no conformidades, implementar acciones preventivas o realizar correcciones para cumplir con estándares y normas regulatorias.
Esta categoría de informe debe emitirse periódicamente, para permitir el seguimiento y la comparación entre períodos. Esta práctica facilita la demostración de la evolución de una operación, producto o servicio.
2. Informe de no conformidad
Un informe de no conformidad cumple la función de evidenciar y describir cualquier desviación del estándar en un proceso, producto, servicio o entorno. Por lo tanto, es esencial que los registros incluyan información como la causa de la ocurrencia, el estándar esperado, el impacto generado por la no conformidad y la propuesta de solución.
Cuando sea posible, la inclusión de pruebas en archivos de fotos o videos, enriquece aún más este informe técnico. Una vez recopilada toda la información necesaria, los responsables pueden tomar medidas para corregir la situación.
3. Informe de visita técnica
Una visita técnica puede ocurrir en varios contextos. Sin embargo, en general, es un tipo de servicio solicitado por un cliente es fundamental evaluar un activo, un proceso, un servicio o un entorno.
Por lo tanto, la documentación de la información debe incluir todas las conformidades y no conformidades encontradas, además de observaciones y acciones recomendadas.
4. Informe de visita técnica de una obra
El informe de visita técnica en obra puede ser realizado por el ingeniero o arquitecto responsable de la construcción. Esta documentación es imprescindible para garantizar el control de lo ejecutado en comparación con lo planificado, además de permitir el seguimiento de los recursos utilizados y la gestión presupuestaria.
Este tipo de informe técnico se beneficia de la inclusión de imágenes, permitiendo un análisis más detallado con la confirmación visual de las actividades para obtener un diario de obra completo (documentación del día a día en una construcción).
5. Informe de visita técnica logística
En el ámbito logístico y de transporte, un informe de visita técnica debe recopilar los datos pertinentes a la etapa examinada. Las evaluaciones pueden realizarse, por ejemplo, en el almacén, y en este caso, normalmente indican información relacionada con el total de mercancías almacenadas, valor, etc.
También hay inspecciones más centradas en la entrada y salida de vehículos, que en sus informes deben incluir datos sobre los conductores, características del camión o del vehículo, etc.
Otras situaciones posibles para la elaboración de informes técnicos incluyen condiciones del transporte de mercancías, inspección vehicular, logística inversa, gestión de flotas, multas e irregularidades, entre otras.
6. Informe fotográfico
El informe fotográfico es un recurso que complementa otros registros y tiene la capacidad de profundizarse en el detalle técnico de un documento.
Adjuntar imágenes al formalizar una visita técnica contribuye a análisis precisos y comparativos, demostrando tanto lo ejecutado como las correcciones pendientes.
7. Informe técnico ambiental
El informe técnico ambiental puede tener diferentes propósitos, como exponer un problema ante organismos públicos, documentar la evolución de una zona o proyecto, mejorar la prestación de servicios, entre otros.
Por este motivo, los elementos registrados abarcan temas relacionados con los aspectos ambientales, los impactos y los requisitos de normas y regulaciones, como la ISO 14001 (en el caso de Sistemas de Gestión Ambiental), o las leyes ambientales.
8. Informe técnico de avería
Una avería puede ocurrir en varios tipos de activos, como equipos o vehículos. Por lo tanto, es común que este tipo de informe técnico sea realizado por industrias o incluso por empresas de logística (para registrar daños en autos y camiones, por ejemplo).
En este contexto, un checklist para apoyar la elaboración de este documento puede abordar cuestiones relacionadas con la conservación, mecánica, eléctrica, piezas (como retrovisores y faros), extintores, entre otras.
9. Informe técnico de sistema de combate a incendios
El informe técnico del sistema de combate a incendios debe detallar aspectos sobre instalaciones, diseño, mantenimiento y evaluación del sistema de prevención, control o extinción de incidentes con fuego.
Es imprescindible que el documento contenga información sobre la conformidad de la estructura con normas técnicas y regulaciones, la capacidad operativa del sistema, la vigencia y el mantenimiento periódico de los equipos, así como detalles sobre los entrenamientos de equipos o responsables.
10. Informe técnico de mantenimiento
Los tipos de mantenimiento de activos varían entre preventivo, predictivo y correctivo. Por lo tanto, los informes técnicos de mantenimiento también siguen esta línea, pero comparten objetivos comunes relacionados con la gestión de costos, la seguridad y la eficiencia de las operaciones.
En términos generales, los registros deben referirse a equipos e instalaciones, desglosando el procedimiento que se ha realizado (o se realizará), posibles cambios de elementos y las condiciones de funcionamiento o conservación, contribuyendo al análisis de indicadores de mantenimiento de equipos.
11. Informe técnico de calidad
El enfoque de las inspecciones o auditorías de calidad es verificar estándares en procesos, productos, servicios o entornos para asegurar la excelencia en las entregas de una empresa. Por lo tanto, el informe técnico de calidad tiene como objetivo relacionar pruebas o desviaciones identificadas durante una evaluación.
12. Informe técnico de salud y seguridad laboral
Los informes técnicos de salud y seguridad laboral siguen estas pautas y están destinados a investigaciones sobre las condiciones laborales, así como a la documentación de las fichas de Equipos de Protección Personal (EPP).
13. Informe técnico de recepción de materiales
El informe técnico de recepción de materiales es esencial para asegurar que las mercancías recibidas cumplan con los requisitos de una operación.
Por esta razón, es importante considerar principalmente la descripción de aspectos como calidad, cantidad, condiciones del envase e información de la factura presentada.
¿Cómo elaborar un informe técnico?
Para facilitar la creación de un informe técnico completo, hemos preparado a continuación algunas etapas que no pueden faltar en este proceso. ¡Compruébalo!
Elige un formato
Existen diferentes posibilidades de herramientas y modelos para generar un informe profesional, como:
- Informe técnico en papel: el cual demanda una mayor dedicación para su llenado manual, más tiempo para la ejecución y que puede ser preparado previamente en una aplicación de textos (como Word), pero que necesita ser impreso posteriormente.
- Informe técnico en hoja de cálculo: con datos registrados en una computadora o teléfono celular en aplicaciones como Excel, lo que dificulta la inclusión de archivos en imagen y la visión completa de las evaluaciones (dependiendo de la cantidad de pestañas en la hoja de cálculo).
- Informe técnico en aplicación o sistema especializado: más práctico porque cuenta con estándares de llenado, viabilidad para la inclusión de archivos multimedia (fotos y videos), compilación de datos en tiempo real y firma digital, entre otros recursos posibles de uso.
Los recursos mencionados en el último formato se pueden encontrar en una solución como el Checklist Fácil, adaptable a cualquier tipo de negocio para estandarizar procesos, facilitar verificaciones y concentrar datos de las operaciones en un solo lugar.
Considera la estructura
Después de haber elegido el formato, asegúrate de tener en cuenta todos los elementos esenciales que deben incluirse en tu informe técnico y realiza una organización general de toda la estructura que se completará más adelante.
Aunque aún no conozcas los detalles de cada tema, esta práctica te ayudará a no omitir ninguna información importante al elaborar el contenido.
El informe técnico cumple la función de documentar la información obtenida durante una visita técnica, proporcionando un resumen detallado que aborda todos los aspectos fundamentales relacionados con una actividad específica.
Por ello, resulta imperativo seguir una serie de pasos clave para garantizar la elaboración de un informe integral. Por esa razón, a lo largo de este artículo, te ofreceremos una guía detallada sobre cómo llevar a cabo este proceso.
La lectura también te brindará una comprensión más profunda sobre la definición de esta herramienta de gestión, su propósito, y los tipos predominantes de informes técnicos que existen.
¿Qué es un informe técnico?
El informe técnico es un documento utilizado internamente para registrar los procedimientos realizados durante una visita técnica, y su contenido puede adaptarse según las especificidades de cada empresa o departamento. En este sentido, se eligen los datos más relevantes para formalizar el proceso según las particularidades de cada caso.
Muchas organizaciones aún carecen de un procedimiento formal para emitir informes, a pesar de contar con un flujo de información que requiere esta estructuración. Sin embargo, en su alcance básico, un informe técnico debe detallar los aspectos importante sobre los servicios prestados durante una visita, incluyendo:
- Duración de la visita
- Nivel de calidad del servicio proporcionado.
- Fecha estimada para el regreso del técnico.
- Equipos utilizados.
- Detalles de las acciones de mantenimiento realizadas.
Recuerda incluir todos los datos relevantes que puedan ser útiles para futuras consultas.
¿Cuál es el objetivo de un informe de visita técnica?
La finalidad de un informe de visita técnica es recopilar información, validar la realización de la visita y fomentar una visión analítica sobre las operaciones.
Aunque puede ser una tarea laboriosa, es crucial, dado que este proceso de control tiene la capacidad de generar ideas clave para mejorar una operación, tanto la tuya como la de un cliente.
Así, independientemente del tamaño de la empresa, se recomienda adoptar esta práctica de registro para generar resultados más satisfactorios y llevar cualquier tipo de negocio hacia la eficiencia operativa.
Es común, por lo tanto, que el profesional responsable utilice checklists para evaluar todos los puntos pertinentes durante una inspección, auditoría o revisión de una visita técnica.
¿Qué debe incluir en un informe técnico?
El contenido de un informe técnico varía según la actuación de una empresa o el propósito de la visita realizada. No obstante, existen ciertas informaciones comunes que no deben omitirse, tales como:
- Fecha de la visita técnica
- Datos de la empresa que proporciona el servicio
- Información del cliente
- Horario de inicio y finalización del servicio
- Objetivo del informe
- Detalles sobre los servicios ejecutados
- Opinión del responsable técnico sobre lo evaluado
- Descripción de conformidades y no conformidades
- Soluciones recomendadas
- Observaciones
- Pendencias
- Evidencias identificadas
Este desglose compone una estructura dividida en seis partes, como se detalla a continuación.
¿Cuál es la estructura de un informe técnico?
En resumen, un informe profesional debe incluir un encabezado, resumen, desarrollo, anexos, referencias y conclusión.
Además de estos elementos, cada tipo de informe técnico requiere la inclusión de informaciones correspondientes a las especificidades de cada situación.
Por lo tanto, consulta en el próximo tema cuáles son esas variaciones y algunas sugerencias de elementos que no deben faltar en cada una de ellas.
¿Cuáles son los tipos de informes técnicos que existen?
Existen varios tipos de informes técnicos generados según el segmento de actividad de una empresa o el tipo de contexto que se va a evaluar. A continuación, enumeramos 13 posibilidades y estructuras sugeridas para este documento.
1. Informe de inspección de calidad
Las inspecciones de calidad pueden abarcar productos, servicios, procesos o entornos. Por lo tanto, un informe de inspección de calidad es esencial para detectar no conformidades, implementar acciones preventivas o realizar correcciones para cumplir con estándares y normas regulatorias.
Esta categoría de informe debe emitirse periódicamente, para permitir el seguimiento y la comparación entre períodos. Esta práctica facilita la demostración de la evolución de una operación, producto o servicio.
2. Informe de no conformidad
Un informe de no conformidad cumple la función de evidenciar y describir cualquier desviación del estándar en un proceso, producto, servicio o entorno. Por lo tanto, es esencial que los registros incluyan información como la causa de la ocurrencia, el estándar esperado, el impacto generado por la no conformidad y la propuesta de solución.
Cuando sea posible, la inclusión de pruebas en archivos de fotos o videos, enriquece aún más este informe técnico. Una vez recopilada toda la información necesaria, los responsables pueden tomar medidas para corregir la situación.
3. Informe de visita técnica
Una visita técnica puede ocurrir en varios contextos. Sin embargo, en general, es un tipo de servicio solicitado por un cliente es fundamental evaluar un activo, un proceso, un servicio o un entorno.
Por lo tanto, la documentación de la información debe incluir todas las conformidades y no conformidades encontradas, además de observaciones y acciones recomendadas.
4. Informe de visita técnica en obra
El informe de visita técnica en obra puede ser realizado por el ingeniero o arquitecto responsable de la construcción. Esta documentación es imprescindible para garantizar el control de lo ejecutado en comparación con lo planificado, además de permitir el seguimiento de los recursos utilizados y la gestión presupuestaria.
Este tipo de informe técnico se beneficia de la inclusión de imágenes, permitiendo un análisis más detallado con la confirmación visual de las actividades para obtener un diario de obra completo (documentación del día a día en una construcción).
5. Informe de visita técnica logística
En el ámbito logístico y de transporte, un informe de visita técnica debe recopilar los datos pertinentes a la etapa examinada. Las evaluaciones pueden realizarse, por ejemplo, en el almacén, y en este caso, normalmente indican información relacionada con el total de mercancías almacenadas, valor, etc.
También hay inspecciones más centradas en la entrada y salida de vehículos, que en sus informes deben incluir datos sobre los conductores, características del camión o del vehículo, etc.
Otras situaciones posibles para la elaboración de informes técnicos incluyen condiciones del transporte de mercancías, inspección vehicular, logística inversa, gestión de flotas, multas e irregularidades, entre otras.
6. Informe fotográfico
El informe fotográfico es un recurso que complementa otros registros y tiene la capacidad de profundizarse en el detalle técnico de un documento.
Adjuntar imágenes al formalizar una visita técnica contribuye a análisis precisos y comparativos, demostrando tanto lo ejecutado como las correcciones pendientes.
7. Informe técnico ambiental
El informe técnico ambiental puede tener diferentes propósitos, como exponer un problema ante organismos públicos, documentar la evolución de una zona o proyecto, mejorar la prestación de servicios, entre otros.
Por este motivo, los elementos registrados abarcan temas relacionados con los aspectos ambientales, los impactos y los requisitos de normas y regulaciones, como la ISO 14001 (en el caso de Sistemas de Gestión Ambiental), o las leyes ambientales.
8. Informe técnico de avería
Una avería puede ocurrir en varios tipos de activos, como equipos o vehículos. Por lo tanto, es común que este tipo de informe técnico sea realizado por industrias o incluso por empresas de logística (para registrar daños en autos y camiones, por ejemplo).
En este contexto, un checklist para apoyar la elaboración de este documento puede abordar cuestiones relacionadas con la conservación, mecánica, eléctrica, piezas (como retrovisores y faros), extintores, entre otras.
9. Informe técnico de sistema de combate a incendios
El informe técnico del sistema de combate a incendios debe detallar aspectos sobre instalaciones, diseño, mantenimiento y evaluación del sistema de prevención, control o extinción de incidentes con fuego.
Es imprescindible que el documento contenga información sobre la conformidad de la estructura con normas técnicas y regulaciones, la capacidad operativa del sistema, la vigencia y el mantenimiento periódico de los equipos, así como detalles sobre los entrenamientos de equipos o responsables.
10. Informe técnico de mantenimiento
Los tipos de mantenimiento de activos varían entre preventivo, predictivo y correctivo. Por lo tanto, los informes técnicos de mantenimiento también siguen esta línea, pero comparten objetivos comunes relacionados con la gestión de costos, la seguridad y la eficiencia de las operaciones.
En términos generales, los registros deben referirse a equipos e instalaciones, desglosando el procedimiento que se ha realizado (o se realizará), posibles cambios de elementos y las condiciones de funcionamiento o conservación, contribuyendo al análisis de indicadores de mantenimiento de equipos.
11. Informe técnico de calidad
El enfoque de las inspecciones o auditorías de calidad es verificar estándares en procesos, productos, servicios o entornos para asegurar la excelencia en las entregas de una empresa. Por lo tanto, el informe técnico de calidad tiene como objetivo relacionar pruebas o desviaciones identificadas durante una evaluación.
12. Informe técnico de salud y seguridad laboral
Los informes técnicos de salud y seguridad laboral siguen estas pautas y están destinados a investigaciones sobre las condiciones laborales, así como a la documentación de las fichas de Equipos de Protección Personal (EPP).
13. Informe técnico de recepción de materiales
El informe técnico de recepción de materiales es esencial para asegurar que las mercancías recibidas cumplan con los requisitos de una operación.
Por esta razón, es importante considerar principalmente la descripción de aspectos como calidad, cantidad, condiciones del envase e información de la factura presentada.
¿Cómo elaborar un informe técnico?
Para facilitar la creación de un informe técnico completo, hemos preparado a continuación algunas etapas que no pueden faltar en este proceso. ¡Compruébalo!
Elige un formato
Existen diferentes posibilidades de herramientas y modelos para generar un informe profesional, como:
- Informe técnico en papel: el cual demanda una mayor dedicación para su llenado manual, más tiempo para la ejecución y que puede ser preparado previamente en una aplicación de textos (como Word), pero que necesita ser impreso posteriormente.
- Informe técnico en hoja de cálculo: con datos registrados en una computadora o teléfono celular en aplicaciones como Excel, lo que dificulta la inclusión de archivos en imagen y la visión completa de las evaluaciones (dependiendo de la cantidad de pestañas en la hoja de cálculo).
- Informe técnico en aplicación o sistema especializado: más práctico porque cuenta con estándares de llenado, viabilidad para la inclusión de archivos multimedia (fotos y videos), compilación de datos en tiempo real y firma digital, entre otros recursos posibles de uso.
Los recursos mencionados en el último formato se pueden encontrar en una solución como el Checklist Fácil, adaptable a cualquier tipo de negocio para estandarizar procesos, facilitar verificaciones y concentrar datos de las operaciones en un solo lugar.
Considera la estructura
Después de haber elegido el formato, asegúrate de tener en cuenta todos los elementos esenciales que deben incluirse en tu informe técnico y realiza una organización general de toda la estructura que se completará más adelante.
Aunque aún no conozcas los detalles de cada tema, esta práctica te ayudará a no omitir ninguna información importante al elaborar el contenido.
Crea un encabezado profesional
El encabezado es la parte del documento con el resumen de la información más relevante para la identificación del registro. Por lo tanto, es fundamental que contenga detalles indispensables, como:
- Título
- Datos de la empresa (razón social, dirección, teléfono, correo electrónico)
- Datos del responsable de la evaluación (nombre, teléfono, correo electrónico, empresa)
- Fecha de la visita
- Entorno, activo o proceso de la empresa evaluado
- Fecha de emisión del informe
Dependiendo del tipo de informe o de los requisitos de la empresa, el encabezado puede contener más o menos información, además de los elementos mencionados anteriormente.
Elabora un resumen para la introducción
Antes de crear el informe técnico, es fundamental proporcionar un resumen introductorio del servicio prestado.
Aquí, se recomienda indicar el tipo de investigación realizada (inspección, auditoría, instalación, revisión, etc.), el objetivo, la duración de la visita y la información pertinente en cada caso, como equipos y metodologías utilizados.
Enumera todo lo que fue revisado
Hemos llegado a la parte principal del documento, donde debes detallar todos los elementos de verificación, lo que se ha observado y las acciones que deben tomarse en cada tipo de situación.
Independientemente del enfoque (estándares, criterios, normas, rendimiento, etc.), se recomienda que un informe técnico completo incluya tanto la conformidad como las no conformidad encontradas.
Adjunta imágenes o fotos
Los registros visuales aumentan la credibilidad de la información y, como mencionamos anteriormente, enriquece la calidad de un informe profesional. Las fotos y videos pueden proporcionar un nivel de detalle mayor que las descripciones en texto, facilitando la comprensión de quienes revisarán el documento posteriormente.
Esta etapa se vuelve mucho más sencilla con el uso de un sistema especializado como el Checklist Fácil. La versión de la aplicación permite la inclusión de medios durante el llenado de checklists, almacenando los archivos en la nube y relacionándolos automáticamente con el elemento correspondiente.
Registra las firmas de los responsables
El reconocimiento final tanto del solicitante, como del profesional responsable por la verificación, es crucial para validar el documento, y este paso no debe omitirse en el informe. En ciertos casos, puede ser necesario incluir la firma de otros involucrados, como supervisores, clientes o técnicos auxiliares.
Concluye el informe
Elabora un resumen de la información recopilada de manera conclusiva, proporcionando una opinión final sobre la situación de lo que se evaluó durante la visita técnica.
¿Cómo analizar un informe de visita técnica?
Los datos obtenidos mediante informes de visitas técnicas sirven diversos propósitos, y el análisis del documento depende de las particularidades de cada situación. Uno de los métodos más comunes, sin embargo, es la comparación entre diferentes períodos.
Por ejemplo, consideremos una cadena de farmacias. En algunos meses, después de identificar oportunidades y realizar mejoras, es importante analizar la variación en el rendimiento de las atenciones en las tiendas.
Supongamos que, al principio de las evaluaciones, el 50% de las tiendas había presentado algún problema con documentos desactualizados, como se documentó en un informe.
¿Se revirtió la situación en la visita técnica del mes siguiente? ¿Cuál es el porcentaje de tiendas que cumplen con la documentación requerida por la ley? Estas son algunas preguntas que se pueden responder con el análisis de los informes.
Este caso ejemplifica la importancia de seguir el historial de las operaciones y utilizar la información de los informes técnicos para obtener ideas. Otra evaluación posible podría centrarse en el desempeño de las visitas técnicas, considerando métricas como:
- Cantidad de visitas realizadas
- Duración de la visita del técnico
- Número de señalamientos y resoluciones ejecutadas a partir de la visita
Con estos indicadores, es posible concluir si el rendimiento fue adecuado. Además, el análisis debe involucrar la perspectiva del cliente, es decir, si él quedó satisfecho con el servicio que recibió durante la evaluación. Esto se puede obtener a través de encuestas de satisfacción después del envío de los informes.
¿Cuál es la diferencia entre un informe de visita técnica y una orden de servicio?
Existe cierta confusión sobre estos términos, pero es crucial comprender que desempeñan roles diferentes. El informe técnico es un documento para uso interno, es decir, se utiliza para evaluar las actividades en curso, sin formalidades.
Por otro lado, la orden de servicio es la formalización de una solicitud del cliente, que puede ser externa o interna (colaborador o área de la empresa). En este documento se detallan las especificaciones sobre el trabajo a realizar, incluyendo acciones, cronograma y costos.
¿Cuál es la diferencia entre un dictamen técnico y un informe técnico?
Aunque ambos son documentos profesionales, hay algunas diferencias entre un informe técnico y un dictamen técnico. El primero tiene como objetivo proporcionar un análisis detallado sobre una situación específica, emitiendo una opinión, describiendo condiciones particulares o mostrando una evaluación detallada sobre un daño.
Por otro lado, el segundo puede tener objetivos variados, como comunicar resultados, documentar el progreso de un proyecto o presentar datos para un análisis posterior.
¿Cuál es la importancia de un buen informe de visita técnica?
Hay diversos puntos que hacen que el informe profesional sea relevante en cualquier tipo de operación, departamento o segmento de actuación. ¡Aquí tienes algunos de ellos!
Documentación
Los registros detallados son un bien valioso para una empresa. La información compone un historial de datos confiables y se convierte en referencias meticulosas para la toma de decisiones.
Aumento de eficiencia operativa
La eficiencia operativa se logra a través de la mejora continua de los procesos de una organización. Por esta razón, los informes técnicos contribuyen a lograrlo, demostrando conformidades e identificando oportunidades en el escenario evaluado.
Aumento de la productividad del equipo
Los documentos técnicos proporcionan a los equipos el poder de la información. Este acceso favorece la mejora de las actividades y la comunicación interna. En consecuencia, la empresa comienza a observar un aumento en la productividad.
Comunicación
Dependiendo del tamaño de la empresa o de la complejidad de las actividades, muchas personas, o incluso diferentes áreas, pueden formar parte de un mismo proceso. El informe técnico es, por lo tanto, una herramienta eficaz para transmitir la información de manera estandarizada y con amplitud.
Identificación rápida de puntos a mejorar
Una de las finalidades de los documentos técnicos es posibilitar la mejora de una operación con evidencias claras de lo que debe ser ejecutado. Con esto, los equipos, productos y servicios pueden acercarse cada vez más a la excelencia.
Reducción de costos
Considerando que los informes técnicos ayudan a identificar no conformidades, mejoran el rendimiento de equipos y profesionales, optimizan procesos y respaldan acciones preventivas,como en el área de seguridad y mantenimiento de máquinas industriales, podemos concluir que también contribuyen a reducir costos en la empresa.
Decisiones más estratégicas
La formalización de este tipo de documento proporciona una base sólida para orientar definiciones en el día a día. Por lo tanto, los gerentes, supervisores y colaboradores pueden aumentar la precisión en las decisiones que deben tomar.
Mayor satisfacción del cliente
Cada uno de los puntos que hemos visto hasta ahora converge hacia un nivel elevado del estándar de calidad de productos y servicios. Por lo tanto, podemos entender que, como resultado de esto, la satisfacción de los clientes tiende a aumentar.
¿Por qué deberías usar un software para informes técnicos?
Contar con la tecnología para la elaboración de informes profesionales facilita el proceso de recopilación y compilación de información, y proporciona muchos beneficios, como:
- Velocidad en el registro de información con funciones de automatización, optimizando el tiempo de los profesionales involucrados.
- Estandarización del llenado, lo que facilita la medición de la información para análisis posteriores.
- Centralización de los registros realizados, eliminando riesgos de extravíos.
- Organización de las recolecciones, con la disposición correcta de imágenes y texto.
- Seguridad de la información, con recursos de protección de datos sensibles.
- Rastreabilidad, ya que todos los cambios y el historial de llenado quedan registrados en el sistema.
- Personalización de los informes, adaptándose a la realidad y necesidades de cada negocio o situación.
- Comunicación alineada, con envío de información por correo electrónico o notificaciones a través de la aplicación.
- Ahorro de miles de hojas de papel, concentrando todos los registros en entornos en línea.
- Integración de datos, ya que un software permite reunir información de diferentes sistemas y departamentos (siempre que ofrezca esta opción).
- Fácil acceso al historial de la operación, prescindiendo del almacenamiento de documentos físicos y favoreciendo consultas de datos en cualquier momento.
Además, es mucho más práctico elaborar un proceso de verificación y un documento con registros técnicos en una herramienta digital. ¡Descubre por qué a continuación!
¿Cómo hacer un informe técnico en un sistema de checklist?
Un sistema de checklist ofrece una amplia gama de funcionalidades personalizables, que posibilitan la creación de diversas estructuras para verificación, control, monitoreo, inspección, entre otros.
Con un sistema de auditoría, sin embargo, puedes automatizar acciones con tipos de respuestas de selección, campos numéricos, reconocimiento óptico de caracteres, código QR para la identificación de equipos, etc.
Y más: al identificar no conformidades, se puede crear un modelo de plan de acción para el ítem o para la inspección completa, especificando la solución. Es decir, ¡todos tus datos se centralizan en un solo lugar!
Estandarización
El checklist digital favorece la uniformidad de calidad y coherencia de la información. Esto también facilita el análisis posterior de los datos, ayudando en la comparación de procesos, monitoreo del rendimiento, identificación de puntos de mejora y toma de decisiones más estratégicas.
Después de todo, En entornos donde pueden estar presentes múltiples técnicos en el campo, el riesgo de perder estas ventajas es considerable si cada uno completa los informes según su propio criterio.
Creación de secciones
Con la cantidad de informes diarios manejados, es crucial mantener la organización para evitar el caos.. Por esa razón, recomendamos utilizar el sistema para evitarlo, ya que permite trabajar con datos de manera más organizada, clasificando cada acción según la necesidad de cada sector, gerente o técnico.
Esta funcionalidad es perfecta para la identificación del equipo y para garantizar el uso de EPP, por ejemplo. Además, la herramienta no permite dejar campos en blanco, lo que garantiza el cumplimiento de toda la información a lo largo del trabajo.
Informe fotográfico
Como mencionamos, el registro por imagen es esencial para el informe técnico. Sin embargo, hay cierta dificultad al comprobar la ejecución del trabajo o incluso realizar el análisis y comparativos de la situación de un equipo o instalación.
En las actividades mantenimiento e inspección, este tipo de registro puede ser compartido entre técnicos, clientes y gerentes, asegurando la precisión de la operación, evitando retrabajos y conflictos.
Además, el bloqueo de la galería exige que los recursos multimedia se registren en el momento exacto de la visita. De esta manera, la confiabilidad del informe técnico aumenta considerablemente.
¿Cuál es la mejor solución para generar informes técnicos completos?
La tecnología ideal para crear informes profesionales debe reunir todos los recursos que mencionamos anteriormente, como configuraciones de tipos de respuesta en un checklist, lectura de códigos QR, inclusión de archivos multimedia, flujos con diferentes etapas de verificación y, por supuesto, generación de informes en PDF u otros formatos.
El Checklist Fácil incluye todo esto entre suss más de 150 funcionalidades, liderando en Latinoamérica en estandarización y gestión de procesos. Mediante la prueba gratuita, podrás comprobar en la práctica que es posible digitalizar auditorías e inspecciones rutinarias para poner fin de una vez por todas a los registros en papel.
Al utilizar el Checklist Fácil, no solo optimizas el tiempo de trabajo, sino que también mejoras la gestión de procesos y datos de empresas, con un retorno de la inversión comprobado del 204% en un periodo de hasta tres años.
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Crea un encabezado profesional
El encabezado es la parte del documento con el resumen de la información más relevante para la identificación del registro. Por lo tanto, es fundamental que contenga detalles indispensables, como:
- Título
- Datos de la empresa (razón social, dirección, teléfono, correo electrónico)
- Datos del responsable de la evaluación (nombre, teléfono, correo electrónico, empresa)
- Fecha de la visita
- Entorno, activo o proceso de la empresa evaluado
- Fecha de emisión del informe
Dependiendo del tipo de informe o de los requisitos de la empresa, el encabezado puede contener más o menos información, además de los elementos mencionados anteriormente.
Elabora un resumen para la introducción
Antes de crear el informe técnico, es fundamental proporcionar un resumen introductorio del servicio prestado.
Aquí, se recomienda indicar el tipo de investigación realizada (inspección, auditoría, instalación, revisión, etc.), el objetivo, la duración de la visita y la información pertinente en cada caso, como equipos y metodologías utilizados.
Enumera todo lo que fue revisado
Hemos llegado a la parte principal del documento, donde debes detallar todos los elementos de verificación, lo que se ha observado y las acciones que deben tomarse en cada tipo de situación.
Independientemente del enfoque (estándares, criterios, normas, rendimiento, etc.), se recomienda que un informe técnico completo incluya tanto la conformidad como las no conformidad encontradas.
Adjunta imágenes o fotos
Los registros visuales aumentan la credibilidad de la información y, como mencionamos anteriormente, enriquece la calidad de un informe profesional. Las fotos y videos pueden proporcionar un nivel de detalle mayor que las descripciones en texto, facilitando la comprensión de quienes revisarán el documento posteriormente.
Esta etapa se vuelve mucho más sencilla con el uso de un sistema especializado como el Checklist Fácil. La versión de la aplicación permite la inclusión de medios durante el llenado de checklists, almacenando los archivos en la nube y relacionándolos automáticamente con el elemento correspondiente.
Registra las firmas de los responsables
El reconocimiento final tanto del solicitante, como del profesional responsable por la verificación, es crucial para validar el documento, y este paso no debe omitirse en el informe. En ciertos casos, puede ser necesario incluir la firma de otros involucrados, como supervisores, clientes o técnicos auxiliares.
Concluye el informe
Elabora un resumen de la información recopilada de manera conclusiva, proporcionando una opinión final sobre la situación de lo que se evaluó durante la visita técnica.
¿Cómo analizar un informe de visita técnica?
Los datos obtenidos mediante informes de visitas técnicas sirven diversos propósitos, y el análisis del documento depende de las particularidades de cada situación. Uno de los métodos más comunes, sin embargo, es la comparación entre diferentes períodos.
Por ejemplo, consideremos una cadena de farmacias. En algunos meses, después de identificar oportunidades y realizar mejoras, es importante analizar la variación en el rendimiento de las atenciones en las tiendas.
Supongamos que, al principio de las evaluaciones, el 50% de las tiendas había presentado algún problema con documentos desactualizados, como se documentó en un informe.
¿Se revirtió la situación en la visita técnica del mes siguiente? ¿Cuál es el porcentaje de tiendas que cumplen con la documentación requerida por la ley? Estas son algunas preguntas que se pueden responder con el análisis de los informes.
Este caso ejemplifica la importancia de seguir el historial de las operaciones y utilizar la información de los informes técnicos para obtener ideas. Otra evaluación posible podría centrarse en el desempeño de las visitas técnicas, considerando métricas como:
- Cantidad de visitas realizadas
- Duración de la visita del técnico
- Número de señalamientos y resoluciones ejecutadas a partir de la visita
Con estos indicadores, es posible concluir si el rendimiento fue adecuado. Además, el análisis debe involucrar la perspectiva del cliente, es decir, si él quedó satisfecho con el servicio que recibió durante la evaluación. Esto se puede obtener a través de encuestas de satisfacción después del envío de los informes.
¿Cuál es la diferencia entre un informe de visita técnica y una orden de servicio?
Existe cierta confusión sobre estos términos, pero es crucial comprender que desempeñan roles diferentes. El informe técnico es un documento para uso interno, es decir, se utiliza para evaluar las actividades en curso, sin formalidades.
Por otro lado, la orden de servicio es la formalización de una solicitud del cliente, que puede ser externa o interna (colaborador o área de la empresa). En este documento se detallan las especificaciones sobre el trabajo a realizar, incluyendo acciones, cronograma y costos.
¿Cuál es la diferencia entre un dictamen técnico y un informe técnico?
Aunque ambos son documentos profesionales, hay algunas diferencias entre un informe técnico y un dictamen técnico. El primero tiene como objetivo proporcionar un análisis detallado sobre una situación específica, emitiendo una opinión, describiendo condiciones particulares o mostrando una evaluación detallada sobre un daño.
Por otro lado, el segundo puede tener objetivos variados, como comunicar resultados, documentar el progreso de un proyecto o presentar datos para un análisis posterior.
¿Cuál es la importancia de un buen informe de visita técnica?
Hay diversos puntos que hacen que el informe profesional sea relevante en cualquier tipo de operación, departamento o segmento de actuación. ¡Aquí tienes algunos de ellos!
Documentación
Los registros detallados son un bien valioso para una empresa. La información compone un historial de datos confiables y se convierte en referencias meticulosas para la toma de decisiones.
Aumento de eficiencia operativa
La eficiencia operativa se logra a través de la mejora continua de los procesos de una organización. Por esta razón, los informes técnicos contribuyen a lograrlo, demostrando conformidades e identificando oportunidades en el escenario evaluado.
Aumento de la productividad del equipo
Los documentos técnicos proporcionan a los equipos el poder de la información. Este acceso favorece la mejora de las actividades y la comunicación interna. En consecuencia, la empresa comienza a observar un aumento en la productividad.
Comunicación
Dependiendo del tamaño de la empresa o de la complejidad de las actividades, muchas personas, o incluso diferentes áreas, pueden formar parte de un mismo proceso. El informe técnico es, por lo tanto, una herramienta eficaz para transmitir la información de manera estandarizada y con amplitud.
Identificación rápida de puntos a mejorar
Una de las finalidades de los documentos técnicos es posibilitar la mejora de una operación con evidencias claras de lo que debe ser ejecutado. Con esto, los equipos, productos y servicios pueden acercarse cada vez más a la excelencia.
Reducción de costos
Considerando que los informes técnicos ayudan a identificar no conformidades, mejoran el rendimiento de equipos y profesionales, optimizan procesos y respaldan acciones preventivas,como en el área de seguridad y mantenimiento de máquinas industriales, podemos concluir que también contribuyen a reducir costos en la empresa.
Decisiones más estratégicas
La formalización de este tipo de documento proporciona una base sólida para orientar definiciones en el día a día. Por lo tanto, los gerentes, supervisores y colaboradores pueden aumentar la precisión en las decisiones que deben tomar.
Mayor satisfacción del cliente
Cada uno de los puntos que hemos visto hasta ahora converge hacia un nivel elevado del estándar de calidad de productos y servicios. Por lo tanto, podemos entender que, como resultado de esto, la satisfacción de los clientes tiende a aumentar.
¿Por qué deberías usar un software para informes técnicos?
Contar con la tecnología para la elaboración de informes profesionales facilita el proceso de recopilación y compilación de información, y proporciona muchos beneficios, como:
- Velocidad en el registro de información con funciones de automatización, optimizando el tiempo de los profesionales involucrados.
- Estandarización del llenado, lo que facilita la medición de la información para análisis posteriores.
- Centralización de los registros realizados, eliminando riesgos de extravíos.
- Organización de las recolecciones, con la disposición correcta de imágenes y texto.
- Seguridad de la información, con recursos de protección de datos sensibles.
- Rastreabilidad, ya que todos los cambios y el historial de llenado quedan registrados en el sistema.
- Personalización de los informes, adaptándose a la realidad y necesidades de cada negocio o situación.
- Comunicación alineada, con envío de información por correo electrónico o notificaciones a través de la aplicación.
- Ahorro de miles de hojas de papel, concentrando todos los registros en entornos en línea.
- Integración de datos, ya que un software permite reunir información de diferentes sistemas y departamentos (siempre que ofrezca esta opción).
- Fácil acceso al historial de la operación, prescindiendo del almacenamiento de documentos físicos y favoreciendo consultas de datos en cualquier momento.
Además, es mucho más práctico elaborar un proceso de verificación y un documento con registros técnicos en una herramienta digital. ¡Descubre por qué a continuación!
¿Cómo hacer un informe técnico en un sistema de checklist?
Un sistema de checklist ofrece una amplia gama de funcionalidades personalizables, que posibilitan la creación de diversas estructuras para verificación, control, monitoreo, inspección, entre otros.
Con un sistema de auditoría, sin embargo, puedes automatizar acciones con tipos de respuestas de selección, campos numéricos, reconocimiento óptico de caracteres, código QR para la identificación de equipos, etc.
Y más: al identificar no conformidades, se puede crear un modelo de plan de acción para el ítem o para la inspección completa, especificando la solución. Es decir, ¡todos tus datos se centralizan en un solo lugar!
Estandarización
El checklist digital favorece la uniformidad de calidad y coherencia de la información. Esto también facilita el análisis posterior de los datos, ayudando en la comparación de procesos, monitoreo del rendimiento, identificación de puntos de mejora y toma de decisiones más estratégicas.
Después de todo, En entornos donde pueden estar presentes múltiples técnicos en el campo, el riesgo de perder estas ventajas es considerable si cada uno completa los informes según su propio criterio.
Creación de secciones
Con la cantidad de informes diarios manejados, es crucial mantener la organización para evitar el caos.. Por esa razón, recomendamos utilizar el sistema para evitarlo, ya que permite trabajar con datos de manera más organizada, clasificando cada acción según la necesidad de cada sector, gerente o técnico.
Esta funcionalidad es perfecta para la identificación del equipo y para garantizar el uso de EPP, por ejemplo. Además, la herramienta no permite dejar campos en blanco, lo que garantiza el cumplimiento de toda la información a lo largo del trabajo.
Informe fotográfico
Como mencionamos, el registro por imagen es esencial para el informe técnico. Sin embargo, hay cierta dificultad al comprobar la ejecución del trabajo o incluso realizar el análisis y comparativos de la situación de un equipo o instalación.
En las actividades mantenimiento e inspección, este tipo de registro puede ser compartido entre técnicos, clientes y gerentes, asegurando la precisión de la operación, evitando retrabajos y conflictos.
Además, el bloqueo de la galería exige que los recursos multimedia se registren en el momento exacto de la visita. De esta manera, la confiabilidad del informe técnico aumenta considerablemente.
¿Cuál es la mejor solución para generar informes técnicos completos?
La tecnología ideal para crear informes profesionales debe reunir todos los recursos que mencionamos anteriormente, como configuraciones de tipos de respuesta en un checklist, lectura de códigos QR, inclusión de archivos multimedia, flujos con diferentes etapas de verificación y, por supuesto, generación de informes en PDF u otros formatos.
El Checklist Fácil incluye todo esto entre suss más de 150 funcionalidades, liderando en Latinoamérica en estandarización y gestión de procesos. Mediante la prueba gratuita, podrás comprobar en la práctica que es posible digitalizar auditorías e inspecciones rutinarias para poner fin de una vez por todas a los registros en papel.
Al utilizar el Checklist Fácil, no solo optimizas el tiempo de trabajo, sino que también mejoras la gestión de procesos y datos de empresas, con un retorno de la inversión comprobado del 204% en un periodo de hasta tres años.
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