La auditoría interna es una de las principales herramientas para detectar fallas en los procesos cuando aún están en una etapa inicial. Por lo tanto, es importante que forme parte de la rutina de la institución y se utilice para prevenir problemas potenciales que puedan afectar su funcionamiento y resultados.
La importancia de la auditoría interna va más allá de detectar de no conformidades y fallas en el proceso. Puede implementarse para asegurar el control interno, la transparencia, la confianza y la seguridad de la empresa, así como para promover su mejora continua.
Teniendo esto en cuenta, hemos preparado una guía completa sobre el tema para que puedas implementar esta estrategia en tu organización y aprovechar sus beneficios.
¡Sigue leyendo!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es la auditoría interna?
La auditoría interna es un procedimiento independiente, realizado por la propia empresa. El objetivo es efectuar un análisis detallado de las actividades ejecutadas en la organización.
En otras palabras, la auditoría interna es una forma de asegurar el control interno de la empresa para garantizar que funcione de acuerdo con las normas establecidas por la gestión. También ayuda a identificar problemas en etapas iniciales para reduciendo posibles daños al funcionamiento de la institución.
Diferencia entre auditoría interna y externa
Aunque ambas tienen el propósito de evaluar procesos y/u operaciones, hay una diferencia entre ellas. La auditoría interna es una actividad autónoma que depende únicamente de la organización y se utiliza para el control interno.
Por otro lado, la auditoría externa no tiene vínculo con la institución auditada y es realizada por profesionales independientes. Sirve para dar credibilidad a la marca y obtener diversas certificaciones, como el informe de auditoría interna ISO 9001, por ejemplo.
¿Cuál es el principal objetivo de la auditoría interna?
El objetivo de una auditoría interna es evaluar en detalle los procesos de una organización, basados en los criterios establecidos por la empresa.
Esta evaluación ayuda a determinar qué procesos funcionan según lo esperado y cuáles deben modificarse o incluso eliminarse.
Es, por lo tanto, un procedimiento creado para analizar y mejorar los estándares de calidad de una institución. De hecho, suele implementarse antes de una auditoría externa.
¿Cuál es la importancia de la auditoría interna en las organizaciones?
La auditoría interna es una herramienta importante de control interno y puede ser utilizada por empresas de todos los tamaños y segmentos. Cuando se lleva a cabo de manera adecuada, permite identificar fallas y desarrollar soluciones para resolverlas.
Esta estrategia amplía la visión sobre las condiciones de cada proceso y proporciona información para que la gestión tome decisiones correctas. Realizar auditorías internas periódicas resulta en un control más riguroso de los departamentos y operaciones.
Ventajas y beneficios de la auditoría interna
- Identifica fallas aún en la fase inicial;
- Señala procesos y actividades que necesitan mejoras;
- Permite que la gestión tenga control sobre los procesos;
- Prepara a la organización para auditorías externas para disminuir la posibilidad de fracaso en las certificaciones nacionales e internacionales;
- Proporciona transparencia en todos los sectores auditados;
- Fortalece la cultura de mejora continua;
- Promueve la satisfacción de los empleados e inversores, permitiendo que la empresa crezca rápidamente.
¿Quién realiza la auditoría interna?
El profesional responsable es el auditor interno. Esta es una función que puede ser desempeñada por cualquier empleado calificado para ello. Al elegir este profesional correctamente, la empresa se certifica que este proceso será rejecutado con seguridad y eficacia.
El auditor interno debe tener un buen conocimiento del funcionamiento de la organización y sus sectores, procesos, objetivos, propósitos, valores, etc. Con base en esto se puede verificar si la organización opera según de acuerdo con lo planeado.
¿Qué hace un auditor interno?
El papel del auditor interno es analizar los procesos y actividades en base a criterios establecidos en la lista de checklists y, a partir de eso, identificar no conformidades.
Él debe realizar un análisis detallado de todos los sectores y áreas relevantes de la empresa y recopilar informaciones. Después, debe generar un informe que pueda ser utilizado por la gestión para promover su mejora y crecimiento.
Tipos de auditoría interna
Hay varios tipos de auditoría. A continuación, conocerás los principales:
Auditoría interna de calidad
La auditoría interna de calidad tiene como objetivo identificar si los procesos están de acuerdo con los criterios de calidad del mercado y de la empresa.
Por lo general, este tipo de auditoría se realiza siguiendo las directrices del ISO 9001, que establece estándares para una gestión eficiente de la calidad.
Auditoría de control interno
La auditoría de control interno tiene como objetivo obtener datos e información exactos para proporcionar control sobre los procesos internos.
Este tipo de auditoría se aplica en cualquier sector y asegura la transparencia en las áreas auditadas, para que la gerencia esté al tanto de todo.
Diferencia entre control interno y auditoría interna
El control interno es un conjunto de procedimientos utilizados por la empresa para asegurar la transparencia y el control en tus procesos, con el objetivo de lograr eficiencia operativa.
Por otro lado, la auditoría interna es una actividad desarrollada para evaluar la estrategia de control interno que se está adoptando y definir si se están obteniendo los resultados esperados.
Auditoría interna de recursos humanos
La auditoría interna de recursos humanos evalúa todos los aspectos de la gestión de personas, con el fin de identificar errores y proponer mejoras.
Entre los puntos evaluados se encuentran el desempeño laboral, el cumplimiento de las leyes laborales, las políticas de contratación, el desarrollo de personas, entre otros.
Auditoría interna de nómina
La auditoría interna de nómina es un tipo de auditoría de recursos humanos, pero enfocada específicamente en el control de pagos.
Este tipo de auditoría evalúa los documentos financieros relacionados con los pagos de los empleados.
Su objetivo es verificar si la empresa está actuando de acuerdo con lo establecido por la ley y también si existe algún error que pueda generar pérdidas financieras.
Auditoría interna en construcción
La auditoría interna en la construcción civil se enfoca en los detalles del sitio de construcción.
Sirve para evaluar todos los aspectos de la obra,como la planificación, el uso del presupuesto, la seguridad de los trabajadores, la entrega final del proyecto, entre otros.
Se recomienda realizarla en tres momentos: el comienzo en la obra, durante y después de su finalización.
Auditoría interna ISO 9001
La ISO 9001 define una serie de normas para empresas que buscan la certificación de calidad de la ISO (International Organization for Standardization). Para obtenerla, es necesario implementar los criterios de la norma para que sean auditados por un organismo competente.
En este sentido, el auditor interno realiza la evaluación antes de la auditoría externa y tiene como objetivo verificar si la empresa cumple con todas las reglas de la certificación. Con esto, la organización reduce la posibilidad de ser reprobada por el auditor y perder la certificación.
¿Cómo realizar una auditoría interna ISO 9001?
Para aplicar la auditoría interna ISO 9001, la empresa debe implementar todos los criterios y estándares técnicos definidos en dicha norma. Este documento establece 7 principios para la gestión de la calidad:
- Enfoque en el cliente;
- Liderazgo;
- Participación de los equipos;
- Enfoque basado en procesos;
- Mejora continua;
- Toma de decisiones basada en evidencia;
- Gestión de las relaciones.
Después de implementar estos principios, tu empresa estará lista para ser auditada. Es en esta etapa que la auditoría externa será realizada y, si todo sale como se espera, tu organización recibirá la certificación.
Auditoría interna de inventarios
Este tipo de auditoría se enfoca en la contabilización del inventario y tiene como objetivo evaluar, organizar y documentar informaciones sobre los productos del sector. Su uso es común en tiendas y supermercados.
Su función es garantizar la seguridad en el control de los productos, ya que su entrada y salida es constante. Para lograrlo, el auditor busca identificar discrepancias, extravíos y productos inutilizados por daños o al paso del tiempo.
Auditoría interna de seguridad laboral
El objetivo de la auditoría interna de seguridad laboral es verificar si se están siguiendo los estándares de SST, identificar no conformidades y señalar formas de mejorar su desempeño.
Este tipo de auditoría ayuda a reducir los riesgos para la seguridad y salud los trabajadores y garantiza que la organización cumpla las leyes laborales.
¿Cómo la auditoría interna interfiere en la reducción de costos?
Una gran ventaja de implementar la auditoría interna como parte de la cultura organizacional es el control y la reducción de costos dispensables.
Esto ocurre porque el control sobre los procesos permite a la gestión identificar áreas que pueden reducir costos o sectores que están gastando más.
Además, la auditoría permite identificar procesos que tienen costos ocultos, aquellos que no se pueden medir ni rastrear. Por ejemplo, la reelaboración.
Paso a paso del procedimiento de auditoría interna
A continuación, sigue el proceso paso a paso para implementar la auditoría interna en tu empresa:
1. Planificación
El primer paso es definir el objetivo de la inspección y cuáles son los resultados esperados. Dado que la auditoría se realiza por áreas, es fundamental que el auditor esté al tanto de los intereses de la gestión y las prioridades.
Además, es importante definir quién será el auditor y considerar su experiencia, formación y habilidades. También busca elegir un profesional imparcial, ya que esto puede ayudar a que su empresa crezca.
2. Informe a tu equipo
El trabajo en equipo es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Por lo tanto, es importante involucrar a todo el equipo en la auditoría interna.
Es crucial destacar que la opinión de los colaboradores puede ser decisiva para identificar problemas y comprender sus causas. A fin de cuentas, muchos de ellos trabajan diariamente con los procesos y/u operaciones de la organización.
3. Elabora un cronograma
Convierte la planificación en un cronograma. Esto permite que cada sección de la evaluación tenga etapas consecutivas. Así, abarca todos los aspectos, respetando los plazos y prioridades establecidos.
Otra utilidad del cronograma es definir la periodicidad de estas auditorías. Esta acción ayuda a establecer un plan.
Establecer esta rutina garantiza que el control de los procesos sea más seguro y que la organización alcance rápidamente sus objetivos.
4. Crea un checklist
El checklist es una herramienta esencial para realizar una auditoría interna. A partir de ella, el auditor puede evaluar la empresa con base en puntos establecidos previamente.
Esta solución funciona como una guía para el auditor y disminuye la posibilidad de dejar pasar alguna cuestión importante en la evaluación.
El checklist digital se puede personalizar para ser adaptado a la empresa y las características de los sectores que serán auditados.
5. Elabora el informe
Al finalizar el proceso de auditoría, los resultados deben ser presentados a la alta dirección.
Para ello, puedes elaborar un informe con la información principal de la auditoría interna.
¿Cómo hacer un informe de auditoría interna?
Como vimos, el informe de auditoría interna es la última etapa de una auditoría interna. Debe ser completo, claro y objetivo para que pueda ser utilizado por los gerentes de manera estratégica.
Veamos qué debe incluir un informe de auditoría interna:
Resumen de auditoría
Debe incluir un informe general del proceso de auditoría, es decir, información central como objetivos, fechas, alcance, entre otros. Esto sirve para orientar al profesional que tendrá acceso al documento.
Es importante destacar que la estructura de este documento puede ser adaptada, pero generalmente está compuesto por los siguientes temas:
- Portada
- Introducción;
- Resumen ejecutivo;
- Metodología y terminología aplicadas;
- Plan de auditoría interna;
- Incidentes verificados;
- Acciones tomadas y conclusiones.
Resultados obtenidos
Es la parte del documento en la que debes insertar los resultados obtenidos por la auditoría. Por ejemplo:
- Información categorizada por sectores que fueron auditados;
- Evidencias recolectadas, como registros de imágenes, por ejemplo;
- Evaluación si el resultado final está de acuerdo con los objetivos definidos en la planificación de la auditoría interna;
- Recomendaciones específicas para mejorar los problemas identificados en la organización.
Consideraciones finales
Es el momento en el que debes considerar todo el proceso de auditoría para hacer tus consideraciones finales. En esta parte, se recomienda resaltar los puntos centrales de la auditoría.
Métodos principales de la auditoría interna
Consulta a continuación los principales métodos de la auditoría interna:
Matriz de riesgo
La matriz de riesgos es una herramienta utilizada para el análisis de riesgos. Utiliza una representación visual para indicar los riesgos a los que una organización está expuesta y cuáles serían sus impactos en la operación.
Esta representación utiliza colores para indicar la probabilidad de que un determinado riesgo se materialice. Mira:
- Verde: baja probabilidad;
- Amarillo: probabilidad media;
- Rojo: alta probabilidad.
Plan de auditoría interna
El plan de auditoría interna es un documento que contiene todos los aspectos de la planificación, que es la primera fase del proceso de auditoría interna.
Un plan de auditoría interna debe contener alcance, áreas analizadas, objetivos de auditoría, prioridades, cronograma, plazos, metas y otros temas necesarios.
Normas de auditoría interna
Las auditorías deben seguir normas para asegurar que el resultado obtenido esté dentro de un estándar de confiabilidad.
Para ello, es importante observar la norma ISO 19011, que proporciona directrices para llevar a cabo auditorías efectivas.
Diagrama de flujo de auditoría interna
Esta metodología consiste en utilizar formas geométricas para mostrar de manera sencilla los flujos dentro de un proceso. Por ejemplo: desde la atención al cliente hasta el cierre de una oportunidad de negocio.
El objetivo es hacer que la secuencia de actividades se comprenda de manera simple mediante recursos visuales.
Formulario para auditoría interna
Los formularios son muy útiles en entrevistas y evaluaciones, o cualquier otra acción para recopilar información.
En los formularios se pueden incluir cualquier pregunta relevante para las áreas auditadas. Las respuestas pueden ser de opción múltiple o abiertas.
¿Cómo elaborar un programa de auditoría interna?
El programa de auditoría interna es un plan de acción que detalla todos los procedimientos que el auditor debe seguir durante el proceso de evaluación. Debe ser lo más completo posible, para evitar errores.
Descubre cómo elaborar un programa de auditoría interna y qué debe incluir:
Este documento es elaborado por el auditor responsable, pero puede ser producido con la ayuda de otros miembros del equipo. No hay secretos, sólo debes incluir los siguientes asuntos:
- Ubicación;
- Norma (ISO);
- Alcance (lo que se observará en la auditoría);
- Requisitos;
- Metodologías;
- Frecuencia;
- Responsabilidades;
- Fecha;
- Nombre del auditor(es) responsable(s).
Consejos para dashboard de auditoría interna
El dashboard es un tablero que utiliza gráficos y otras representaciones visuales para presentar informaciones. Cuando es utilizado en auditorías internas, muestra la información de manera sencilla y organizada, facilitando la comprensión.
El dashboard puede crearse a partir de una hoja de cálculo o mediante software que automatice esta tarea. A continuación, presentamos algunos consejos para un modelo eficiente:
- Define los campos y crea columnas;
- Registra todos los datos, áreas auditadas, nombres y otras informaciones relevantes;
- Enumera los elementos que se auditarán;
- Deja espacios para comentarios del auditor;
- Usa gráficos, porcentajes y colores diferentes para ayudar en la comprensión;
- Mantén la información sucinta.
¿Cómo hacer un checklist para auditoría interna?
Un checklist tiene la función de guiar al profesional durante la auditoría, por lo tanto, es importante para el éxito de este proceso.
Aquí hay algunos consejos para un checklist de auditoría interna efectivo:
- Estudia la norma que será auditada. Este conocimiento es fundamental para formular las preguntas que serán registrados en el checklist.
- Hacer el checklist por etapas, teniendo en cuenta las necesidades de cada tarea y los detalles de cada una;
- Definir qué elementos deben verificarse;
- Compartir el checklist con las personas involucradas. Esto facilita la realización de las tareas y asegura la eficiencia del proceso.
El uso de la tecnología en las auditorías puede hacer que el proceso sea más simple, rápido y práctico.
Una solución que puede ayudar es Checklist Fácil, ya que, además de optimizar este proceso, ofrece los siguientes beneficios:
- Reducción del uso de papel;
- Estandarización de procesos;
- Organización y almacenamiento seguros de los datos recopilados;
- Optimización del tiempo del equipo de auditoría;
- Posibilidad de adjuntar medios;
- Programación de auditorías;
- Generación de informes y paneles completos;
- Acceso desde diversas plataformas, incluyendo dispositivos móviles.
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