Coordinar actividades para mantener un ambiente limpio, seguro y agradable para todos no es una tarea fácil. Después de todo, hay muchas actividades que deben cumplirse cuando en los servicios de infraestructura. Por esa razón, los gestores pueden contar con herramientas de checklist para facilities la operación.
El checklist para facilities no es más que la aplicación de una herramienta, preferiblemente automatizada, para optimizar la gestión, garantizando que los servicios de limpieza, transporte, mantenimiento y seguridad estén al día y alcancen los resultados esperados.
Pero, ¿cómo tener ese control junto a los subcontratistas? Esto es lo que descubrirás en este artículo: qué son los facilities, cómo gestionarlos y cuáles son las formas de aplicar la tecnología en esta rutina. ¡Buena lectura!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué significa facilities?
El término facilities, también conocido como Servicios generales (SS. GG.), está relacionado con los servicios de infraestructura. Entre los principales se encuentran las rutinas de limpieza, seguridad y mantenimiento, aunque no estén directamente vinculados a la actividad principal de una empresa.7
Es por eso que a menudo el área de servicios generales es subcontratado. Así, la organización mantiene un equipo reducido encargado de coordinar este sistema junto con la empresa contratada.
El sector de facilities es fundamental para el funcionamiento de cualquier empresa, independientemente de su segmento o tamaño. Este departamento garantiza la calidad de vida de todos los que utilizan los espacios y eso impacta directamente la productividad de los empleados.
Imagínate trabajar en un ambiente sucio y no seguro, donde las máquinas no funcionan correctamente. Este es solo uno de los escenarios caóticos que la gestión de facilities busca evitar, como veremos a continuación.
¿Qué es la gestión de facilities?
Es del conjunto de actividades orientadas a mantener las tareas de apoyo y la infraestructura de una organización siempre actualizadas. Por lo tanto, su misión es ofrecer soporte a los usuarios, garantizando el funcionamiento del trabajo que existe dentro de una empresa.
El gestor de esta área debe tener pleno conocimiento de toda la edificación y de los procesos del lugar. Su principal desafío es mantener la integración entre personas, lugares, procesos y tecnología para alcanzar los indicadores de rendimiento de su área.
¿Cómo usar checklist en la gestión de facilities?
Recordemos de qué se trata la aplicación de un checklist. El checklist es una lista de elementos que deben ser verificados para asegurar que todas las etapas y comprobaciones de un proceso se cumplan con éxito, dentro de los plazos establecidos.
También es una herramienta importante para la estandarización, porque establece elementos que deben ser revisados durante la ejecución de estos procesos y evita que algo no sea agregado.
En el contexto de los servicios generales, como mantenimiento de edificios e industrias, el checklist se utiliza para verificar equipos, máquinas, instalaciones, procedimientos y servicios. Esto establece una rutina de inspección para corregir eventuales problemas, realizar reparaciones y atender otras demandas.
Aprende cómo utilizar el checklist para instalaciones en diversas áreas de tu empresa:
Checklist para facilities de limpieza
Para que los servicios de limpieza funcionen correctamente, se necesita establecer todo lo que debe ser limpiado y revisado a diario, semanalmente y mensualmente.
Por ejemplo, no tiene sentido establecer la limpieza de un equipo específico a diario si no se utiliza con tanta frecuencia. Las instalaciones que se utilizan con más frecuencia y, por lo tanto, se ensucian más rápidamente deben tener prioridad.
Además de establecer plazos, el checklist de limpieza puede ser aplicado para especificar rutinas, procedimientos, equipo y productos que debe utilizado. El checklist también puede establecer políticas internas para orientar a los profesionales de limpieza sobre cómo interactuar con sus clientes.
En general, un checklist de facilities de limpieza incluye los siguientes ambientes:
- Baño;
- Recepción;
- Comedor.
Cabe destacar que se recomienda el uso de uniforme en todos los casos, ya que las bacterias también tienden a alojarse en la ropa que usamos para ir al lugar de limpieza y viceversa.
Limpieza del baño
La lista de actividades en este entorno debe incluir elementos como:
- Limpieza de pisos;
- Limpieza de lavabos y baños;
- Retirada de basura.
También es importante recordar la reposición de artículos sanitarios como papel higiénico, jabón, toallas de papel y desinfectante. La basura debe ser vaciada con alta frecuencia.
Limpieza de la recepción
Aquí el checklist debe incluir procedimientos similares a la limpieza de una oficina:
- Limpieza de pisos;
- Limpieza de mesas y otros muebles;
- Retirada de basura;
- Limpieza de puertas y otros accesos.
Limpieza del comedor y cocinas
Por tratarse de un área de alimentación o incluso producción de alimentos, hay cuidados más específicos. En primer lugar, se recomienda no usar escobas, ya que levantan el polvo acumulado en el suelo.
Además, es importante evitar productos químicos en estos ambientes, ya que pueden causar alergias y, si son manipulados incorrectamente, pueden causar explosiones. Se recomienda el uso de alcohol al 70% y detergente neutro para la limpieza, no solo de utensilios, sino también de pisos y paredes. Es preferible utilizar paños desechables para esta tarea.
Limpieza de edificios
En condominios hay otros elementos que deben ser considerados para la aplicación de un checklist para facilities:
- Aspiración y recogida de impurezas de la piscina;
- Organización del salón de fiestas;
- Limpieza de escaleras, ascensores y pasillos;
- Limpieza de ventanas y puertas;
- Limpieza del garaje.
Checklist para facilities de portería y recepción
En este caso, las tareas no son solo permitir o denegar la entrada de visitantes y residentes, pero también hay que recibir paquetes.
El checklist de facilities para portería y recepción también es una guía de comportamiento. En ella, se debe especificar cómo proceder en la atención a los visitantes, cómo actuar en casos de entregas y paquetes, cómo recibir a otros proveedores de servicios subcontratados, además de métodos para ayudar a los residentes o trabajadores en situaciones de emergencia.
Checklist para facilities de seguridad
Es un checklist para facilities extremadamente importante para cualquier empresa o condominio. A fin de cuentas, es el checklist ayuda a orientar los procedimientos para la protección de quienes circulan allí.
Por lo tanto, es crucial documentar todas las actividades, ya que en casos de accidentes o imprevistos, se verifica lo que se ha sido validado de manera adecuada.
Entre los elementos necesarios para ejecutar un checklist para facilities de seguridad, está la guía para el cierre adecuado de ventanas, puertas, documentación sobre cerraduras, cercas eléctricas, alarmas y circuitos internos. También se deben especificar rutinas de patrullaje de seguridad y procedimientos en caso de accidentes o incendios.
Checklist para facilities de transporte y logística
Hoy en día, mantener flotas y conductores propios resulta costoso para las empresas. Es por eso que generalmente se subcontrata este tipo de servicio como estrategia para aumentar la productividad y reducir gastos.
Los operadores subcontratados que se ocupan del transporte y la logística de una empresa también deben seguir una rutina de verificación para garantizar la eficiencia del trabajo realizado. Entre las actividades principales se encuentran el recibimiento de mercancías, el control de pérdidas y la inspección de daños.
Además de los horarios, hay elementos importantes durante la carga y descarga de volúmenes que requieren la aplicación de un checklist:
- Nombre y documentación del conductor;
- Tipo de vehículo;
- Matrícula del vehículo;
- Número de la factura;
- Conocimiento de transporte electrónico;
- Etc.
Checklist para facilities de mantenimiento
Para el mantenimiento, hay dos sectores que deben ser considerados: el de mantenimiento de equipos y máquinas y el de mantenimiento de edificios.
Cuando se habla de mantenimiento de equipos, el checklist debe estar orientado a la inspección de:
- Piezas y componentes;
- Lubrificación
- Vibraciones
- Temperatura;
- Calefacción y ventilación;
- Nivel de aceite;
- Etc.
Además, todo debe estar de acuerdo con el manual del fabricante. Este mantenimiento es importante para evitar pérdidas en la producción, así como paradas no programadas e interrupciones. Puede llevarse a cabo mediante mantenimiento preventivo, predictivo o correctivo.
Por otro lado, el mantenimiento de edificios implica la verificación y gestión de instalaciones como:
- Tejado;
- Estacionamientos y garajes;
- Ventanas y puertas;
- Ascensores;
- Electricidad;
- Fontanería.
Todos los elementos deben tener en cuenta los materiales y las propiedades de sus composiciones para garantizar la conservación del edificio.
¿Cómo hacer un checklist para facilities?
Organizar tu checklist implica definir todo lo que debe ser verificado para que un proceso se complete, ya sea la limpieza de un área específica o el mantenimiento de un equipo.
Con tantos aspectos que monitorear y diferentes plazos a considerar, la aplicación de checklists para facilities ya no se realiza más de forma manual. A fin de cuentas, al igual que otros aspectos de nuestras vidas, la tendencia es utilizar cada vez más la tecnología.
En las empresas, esto representa una ventaja competitiva. Esto se debe a que las operaciones más ágiles y precisas también son más económicas, y el equilibrio operativo, así como un flujo de caja positivo, se logran como resultado de esta inversión.
Un software para checklist facilita la gestión y ejecución de procesos relacionados con facilities, evitando errores humanos y reelaboraciones. Así, la empresa se beneficia de una operación integrada, estandarizada y que permite extraer datos para informes.
La aplicación de checklist para gestión de facilities ayuda a las empresas a cumplir con métricas relacionadas con la limpieza, el mantenimiento, la seguridad y el transporte. Esto se puede hacer a través de Checklist Fácil, una herramienta que permite la aplicación electrónica de checklists personalizados, los cuales pueden crearse según las necesidades de su organización.
La tecnología también ofrece la ventaja de exigir que todos los campos sean completados para finalizar el checklist. Así, evitas campos vacíos y olvidos
A seguir, vamos a mencionar algunas de las funcionalidades que contribuyen a la implementación de rutinas de checklists para instalaciones en tu empresa.
Checklist por imagen
¿Sabes cuando se realiza el mantenimiento de un equipo, o incluso la inspección o auditoría de algún proceso? Es posible aplicar un checklist para optimizar esta tarea.
Si en algún momento se encuentra alguna no conformidad durante el procedimiento, la tecnología permite enviar medios para señalar el error y así agilizar la toma de decisiones y la solución de problemas.
El envío de imágenes para el checklist también se puede utilizar para demostrar que todo está de acuerdo con lo previsto, como en el caso de la limpieza de áreas.
Programación de checklist
Esta es la funcionalidad adecuada para los procedimientos que deben ser ejecutados regularmente de manera correcta, porque, de lo contrario, perjudican la operación.
Este es el caso de los mantenimientos preventivos, ya que si no son cumplidos pueden resultar en la rotura de un equipo o incluso en fallas que pueden afectar el bienestar del usuario.
Con programaciones agendadas por el propio sistema según la necesidad de cada procedimiento, garantizas procesos actualizados.
Esto también es excelente para el control de carga y descarga, así como para la prevención de pérdidas en operaciones de transporte y logística. A fin de cuentas, la organización necesita un calendario para la recepción de mercancías. Ahí es necesario registrar los horarios de llegada e identificar errores y pérdidas.
Extracción de informes de recurrencias
¿Recuerdas cuando hablamos de la extracción y análisis de datos? Esto también es muy útil para identificar fallas y problemas constantes en el flujo de trabajo. De esta manera, es más fácil eliminar cuellos de botella.
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