Business Process Management (BPM) por sus siglas en inglés, es una disciplina de gestión empresarial enfocada en sistematizar y facilitar los procesos individuales complejos de la organización, no solo dentro, sino también fuera de la empresa.
Para que una organización funcione de forma sincronizada, con mayor eficiencia y agilidad, los procesos deben estar optimizados, alineados e integrados. Y fue precisamente bajo esta perspectiva que surgió la gestión de procesos de negocio.
En este artículo aprenderás todo lo más importante que necesitas saber sobre el tema, así que empecemos desde el inicio para que, al final, no te quede ninguna duda.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué son procesos de negocio?
Los procesos de negocio son un conjunto de actividades que pueden ser ejecutadas por máquinas o por humanos para obtener resultados enfocados en la entrega de valor para los clientes.
Cabe destacar que las actividades que componen un proceso de negocio deben estar interrelacionadas para solucionar un problema específico.
Entre los procesos de negocio podemos encontrar tres tipos:
- Procesos primarios o esenciales: son los más importantes, ya que le entregan valor directamente al cliente y a veces suelen pasar los límites de la organización. Ejemplo: los procesos de desarrollo de productos y servicios posventa.
- Procesos de soporte o apoyo: apoyan a los procesos primarios o incluso a otros procesos de soporte o de gestión. Sin embargo, no existe el contacto con el cliente. Estos procesos generan valor para otros procesos y no directamente para los clientes. Ejemplo: los procesos de admisión de nuevos colaboradores y así como su pago.
- Procesos administrativos o de gestión: su función es la de coordinar las actividades de los procesos anteriores buscando la eficiencia y la eficacia. De esta forma, se enfocan en medir, monitorear y controlar, así como administrar el presente y el futuro del negocio. El valor que generan es para otros procesos y no para el cliente directamente. Ejemplo: los procesos de gestión de rendimiento y feedback de colaboradores.
La definición oficial de BPM lanzada por BPM CBOK es la siguiente:
“La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es una disciplina de gestión que integra las estrategias y los objetivos de una organización con las expectativas y necesidades del cliente a través de un enfoque en los procesos de un extremo a otro. BPM abarca estrategias, objetivos, cultura, estructuras organizacionales, roles, políticas, métodos y tecnología para analizar, diseñar, implementar, administrar el desempeño, transformar y establecer la gobernanza de procesos.”
BPM es una práctica
Debemos considerar que BPM es una práctica que tiene como objetivo generar valor para los clientes indirectamente, coordinando los procesos de forma individual, pero sin dejar de lado su totalidad y siempre analizando las actividades interrelacionadas.
BPM tiene como objetivo mejorar los procesos
Cuando hablamos de mejorar los procesos, no nos limitamos al simple hecho de realizarlos correctamente. Por ejemplo, automatizar un proceso no es optimizar el proceso en sí, sino la forma cómo se realiza, y el BPM va mucho más allá de esto.
BPM implica en un análisis individual y general de los procesos
Es importante optimizar el proceso individual, sin embargo, cabe resaltar que todo proceso forma parte de un sistema que debe ser considerado integralmente para generar buenos resultados en todo el negocio.
¿Qué no es BPM?
En definitiva, cabe resaltar lo que no es BPM:
- BPM no es un producto.
- BPM no es un segmento de mercado.
- BPM no es algo que una aplicación pueda realizar.
- BPM no es solo una acción que mejora el negocio.
En la disciplina BPM surgen otros términos relacionados, pero con significados diferentes. Es la Gestión de Procesos de Negocio que permite sistematizar y facilitar los procesos de la organización a través de varias etapas.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de procesos de negocio?
Veamos algunos de los principales beneficios de poner en práctica la gestión de procesos de negocio.
Control de los procesos complejos
Siempre existen procesos caóticos y difíciles de manejar, y con BPM es posible obtener el control. De esta forma, se evitan errores y desperdicio tanto de tiempo como de recursos.
Mayor agilidad en los procesos
Los procesos pueden ser mejorados cuando se hace un análisis completo y se crean estrategias pensando en cada uno de ellos como parte de un engranaje. Esto proporciona mayor agilidad, no solo en los procesos, sino también en toda la empresa.
Operaciones más eficientes
Al administrar los procesos de negocios de un extremo a otro, las operaciones diarias se ejecutan de forma más eficiente, ya que se crea un flujo de trabajo claro y fácil de seguir.
Avance hacia la transformación digital
Una de las bases de la transformación digital es la optimización de los procesos, por lo que la gestión de procesos de negocio es una de las prácticas que más contribuyen para esta evolución.
Optimización de operaciones
Muchas veces, hay operaciones que pueden optimizarse, pero no se mejoran simplemente porque siempre funcionaron así. Sin embargo, con BPM es posible identificar estas operaciones y optimizarlas, mejorando la productividad del negocio.
Seguimiento constante
Monitorear es fundamental para garantizar el buen desempeño de los procesos. Con BPM el seguimiento del proceso integral y de todas sus partes individuales es constante. Aprenda más sobre la gestión a la vista y cómo aplicarla.
Alcance de metas
Con un mejor control de los procesos y con operaciones más eficientes, es posible lograr metas cada vez mayores, por lo que podemos afirmar que BPM contribuye con el crecimiento organizacional.
Ahora que ya sabes lo que es BPM, aprende a mapear procesos y descubre cómo Checklist Fácil, un software que permite modelar, ejecutar y gestionar los procesos de negocios, haciendo la operación ágil y los objetivos de gestión claros y verificables.
