Un control de operaciones adecuado hace posible garantizar que las actividades empresariales se realicen según lo planificado. Su objetivo es identificar y prevenir amenazas de los procesos clave de la empresa, como los de inventario, mantenimiento, proveedores y gestión del presupuesto.
La relevancia del control de operaciones se debe a que permite verificar el cumplimiento de los objetivos de negocio y, por otro, ayuda a organizar eficazmente los recursos de la empresa. Además, de implementa herramientas para la toma de decisiones informadas sobre las actividades a realizar.
Todas las operaciones empresariales implican cierto nivel de riesgo, como las pérdidas económicas ocasionadas por fallos en los procesos, tecnología o personal, por lo cual, el control de operaciones busca establecer monitoreos y normas para asegurar el cumplimiento de los procedimientos y regulaciones correspondientes.
En este artículo te mostraremos la importancia del control de operaciones y todo lo que puede hacer por tu empresa, así que si quieres conocer detalles sobre este sistema, ¡quédate hasta el final!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es el control de operaciones?
El control de operaciones es el proceso de verificar la eficiencia y eficacia en la entrega de tareas y la ejecución de operaciones específicas, en el cual cada actividad puede ser medida a través de la relación entre la entrada (recursos) y la salida (consumo de bienes, servicios y otros objetos).
El objetivo del control operativo es encontrar una solución óptima que permita establecer una relación objetiva, comparable y fundamentada en estándares precisos, lo cual se puede lograr a través de una auditoría operativa, por ejemplo.
Para ello se tienen en cuenta también todas las circunstancias relevantes, tales como la calidad de la maquinaria, los materiales, las nuevas técnicas, entres otras variables. Por lo tanto, esta relación medible entre la entrada y la salida se convierte en un elemento clave en el control operativo.
Riesgos operativos
Los riesgos operativos en las empresas se derivan de la actividad diaria y son impulsados por diversos factores tanto internos como externos: recursos humanos, fallas en la tecnología utilizada y seguridad de la información, por ejemplo.
Entre los riesgos operativos más comunes se encuentran:
- El fraude interno: causado generalmente por robos, sobornos o incumplimiento de las normas por parte de los empleados.
- El fraude externo: este se origina por actos de personal externo y se puede presentar por falsificación de documentos, robos o ataques informáticos.
- Fallas tecnológicas: son riesgos causados por el uso inadecuado tecnologías y sistemas de información relacionados con la empresa y que pueden afectar la integridad, confidencialidad y la disponibilidad de los datos.
- La gestión de procesos: implica la documentación y el reporte de grandes clientes, así como captura de datos en grandes volúmenes y transacciones, procesos que pueden ser llevados a cabo a través de la automatización.
- Recursos humanos: implican daños al personal relacionados con la negligencia, sabotaje, errores humanos, contratos confusos, robo o fraude.
- Daños materiales: se refieren a los activos físicos de la empresa que están en peligro en caso de vandalismo o cuando ocurren desastres como sismos o incendios.
Mejores prácticas para el control de operaciones
Para reducir los riesgos operativos que mencionamos anteriormente, es fundamental implementar buenas prácticas durante el proceso de control de operaciones, como evaluaciones periódicas para conocer los niveles de cumplimiento regulatorio y de procedimientos internos y de proveedores, así como la gestión de resultados para determinar acciones concretas contra las amenazas.
Por esta razón, el control de operaciones requiere de un marco integral, el cual incluya todos los puntos de control que proceden de diferentes regulaciones y mantenerlos bajo constante monitoreo para asegurar su cumplimiento.
Cómo diseñar un control de operaciones
Para diseñar un sistema es recomendable seguir los siguientes pasos:
- Definir los objetivos
- Seleccionar el sistema que brindará soporte.
- Establecer los puntos clave del proceso.
- Diseñarlo con las características necesarias con base en las necesidades de la empresa.
- Establecer deberes, responsabilidades y resolver conflictos de interés (si los hay).
- Crear un marco de implementación para los controles operativos.
- Implementar el control de operaciones.
- Analizar su efectividad mediante marcos de medición.
- Preparar un checklist de los controles.
- Establecer procesos para el control de operaciones con políticas, procedimientos y planes corporativos.
Beneficios del control de operaciones
La implementación ofrece diversas ventajas y beneficios, incluyendo la optimización de recursos financieros y la satisfacción del cliente a través de la garantía de calidad.
La tecnología puede ser una gran aliada en el control de operaciones al permitir el seguimiento de entregas y del suministro en tiempo y forma. Esto mediante el uso de checklists, flujos de comunicación y notificaciones para mantener informados a los involucrados sobre el estado de los inventarios, por ejemplo.
El control de operaciones también ayuda a enfrentar problemas recurrentes. Por ejemplo, el suministro de materias primas que no cumplen con los estándares de calidad requeridos o a fin de mejorar su eficiencia logística.
Es así como el control de operaciones, con la ayuda de la tecnología adecuada, permite a las empresas reducir costos, mejorar la calidad de sus productos y servicios y aumentar su competitividad en el mercado, pues se asegurar de que las actividades se desarrollen de manera eficiente y efectiva.
Importancia del control de operaciones
En conclusión, el control de operaciones es crucial para garantizar que las empresas cumplan con las regulaciones, minimicen los riesgos y maximicen su rentabilidad.
Es importante tener en cuenta que los riesgos operativos son diversos y van desde el fraude interno y externo, hasta las fallas tecnológicas y los daños materiales. Por lo tanto, es fundamental que las empresas establezcan medidas de control de operaciones adecuadas para mitigar estos riesgos y garantizar su éxito.
Al llevar a cabo buenas prácticas de control de operaciones, como evaluaciones recurrentes, gestión de resultados y un marco integral de control, las empresas pueden reducir costos, mejorar la calidad de sus productos y/o servicios y aumentar la satisfacción del cliente.
En definitiva, es una herramienta fundamental para cualquier empresa que desee mantenerse competitiva y exitosa en un mercado tan exigente y demandante como el actual.
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