Durante la rutina de emprendedores y prestadores de servicios, enviar propuestas de ventas es un desafío que forma parte de las tareas mensuales. Para mejorar tu rentabilidad y evitar pérdidas de tiempo, es importante optimizar esta tarea y obtener un modelo de presupuesto adecuado.
Para generar más confianza en tus futuros clientes, es fundamental estandarizar tus modelos de presupuestos. Al final, la propuesta va más allá del valor y es uno de los primeros contactos entre tú y el cliente, lo que puede causar una buena o mala impresión sobre tus servicios.
Para ayudarte en esta misión, hemos preparado este contenido con todo lo que necesitas saber sobre un presupuesto efectivo: cómo tener un buen modelo de propuesta de venta, cuál es la importancia de hacerlo, qué información no puede faltar y algunos consejos prácticos para crear el tuyo. ¡Sigue leyendo!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es un modelo de presupuesto?
El modelo de presupuesto es un documento que debe ser enviado al posible cliente para facilitar la visualización de los servicios que se realizarán y el valor cobrado por ellos, además de otras informaciones importantes, como:
- Responsables y plazos para cada tarea;
- Definiciones claras de lo que se hará y lo que no se ejecutará;
- Tiempo límite de aceptación del presupuesto;
- Datos actualizados de la empresa;
- Fecha de envío del presupuesto;
- Aclaración del tiempo de la propuesta y del servicio.
A través de este material, los prestadores de servicio pueden explicar todo el trabajo a realizar para el cliente con más claridad y transparencia, evitando malentendidos o fallas.
¿Cuáles son los 6 tipos de presupuesto de servicio?
El presupuesto de prestación de servicios debe incluir la información principal sobre la empresa y las especificaciones del trabajo que se realizará, además de los valores y objetivos. Para saber qué modelo utilizar y cómo crear el tuyo, es importante conocer los tipos de presupuestos. ¡Descubre los principales a continuación!
Presupuesto estático
Este tipo, también llamado presupuesto fijo o tradicional, es indicado para quienes necesitan definir ingresos y gastos de forma fija, sin tener en cuenta lo que puede cambiar a lo largo de la realización de la propuesta.
Presupuesto flexible
El presupuesto flexible puede alterar las metas y los gastos de acuerdo con los cambios en las actividades solicitadas o en la realización de las tareas a cumplir, por lo que se puede variar según los cambios de la organización o del mercado.
Presupuesto base cero
El modelo base cero es más desafiante que el método tradicional de presupuesto, ya que demanda una revisión constante y profunda de los gastos, lo que puede generar una sensación de inestabilidad financiera para la organización.
Presupuesto incremental
Este tipo de presupuesto necesita ser actualizado y ajustado de acuerdo con los valores que se pasaron en el año o semestre anterior, con el fin de aumentar o disminuir los precios.
Presupuesto continuo
El presupuesto continuo debe ser actualizado frecuentemente a lo largo de la propuesta, acompañando los cambios del mercado y los objetivos actuales de la empresa, siendo normalmente utilizado por organizaciones altamente dinámicas.
Presupuesto ajustado
Similar al modelo flexible, este tipo de presupuesto requiere ajustes de forma planificada, cada semestre o trimestre, para analizar las alteraciones del mercado y de la empresa regularmente.
Importancia de un modelo de presupuesto adecuado
Tener un modelo de presupuesto de servicio adecuado a tu trabajo y objetivos de la organización de tu cliente es fundamental para detallar todo lo que está involucrado en los servicios que se realizarán, como los valores a pagar por ellos, plazos y duración de lo que se trabajará.
Con un buen modelo de propuesta en mano, evitas riesgos de malentendidos o pérdidas a lo largo de la realización de tus servicios, además de poder enviar presupuestos con más agilidad y confiabilidad a tus clientes. Este documento también genera más seguridad para el consumidor.
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Ventajas de tener un presupuesto estandarizado
¿Algún cliente potencial ya solicitó un presupuesto de tu servicio y tuviste que hacer malabares con tus tareas para poder enviárselo a tiempo? Pues sí, esto es más común de lo que imaginas en la rutina de prestadores de servicios y emprendedores y, por eso, estandarizar presupuestos es tan importante.
Consulta a continuación algunas de las principales ventajas de garantizar un modelo de presupuesto estandarizado para enviar a tus clientes:
- Optimización de tiempo y recursos;
- Visión clara de lo que se debe hacer;
- Detallado de los proyectos a realizar;
- Aumento de la credibilidad de la empresa;
- Practicidad y eficiencia para captar nuevos clientes.
¿Qué información es esencial en un presupuesto?
Además de entender la importancia de tener un buen texto para el presupuesto de servicio, es esencial saber qué información no puede faltar en este documento. Las principales son:
- Datos básicos y objetivos del cliente;
- Descripción detallada de cada servicio a realizar;
- Valores;
- Plazos;
- Condiciones adicionales;
- Formas de pago;
- Validez de la propuesta;
- Contacto de la empresa;
- Firma.
Cómo crear tu modelo de presupuesto
Para crear tu propio modelo de presupuesto para la prestación de servicios, se recomienda basarse en la información esencial, independientemente de la empresa requiriente. Esto reduce el desperdicio de tiempo y te ayuda a enviar la propuesta con mayor facilidad.
A continuación, conoce un paso a paso completo para hacer tu modelo de presupuesto:
1. Inserta la información de tu empresa
Como casi toda conversación de contacto inicial empieza por una presentación, es importante poner los datos de tu empresa luego al inicio de la propuesta de presupuesto.
Puedes incluir el nombre de tu organización, el RFC y otros detalles básicos como tiempo de servicio, experiencias, servicios realizados y clientes, por ejemplo.
2. Añade datos del cliente
También puedes incluir algunos datos sobre el cliente en cuestión. Además de poner el nombre de la empresa y el sector de actividad, es recomendable mencionar los canales donde se llevarán a cabo los servicios solicitados y los objetivos de la marca.
3. Detalla los servicios a realizar
¿Qué servicios vas a ofrecer? Detalla todas las características del trabajo a realizar, cómo se ejecutará, cuáles son los plazos para cada etapa del proyecto, qué objetivos se deben alcanzar y cuáles son los resultados esperados de manera transparente y objetiva.
En este punto, para evitar dudas, también es fundamental establecer algunas condiciones, como posibilidades de reelaboración y tareas que no se realizarán junto con las especificadas.
4. Define un cronograma para el proyecto
Además de establecer un plazo final para la entrega de todo el proyecto, es importante separar las actividades en diferentes etapas y determinar periodos y plazos para cada una de ellas.
En el cronograma, puedes añadir incluso tareas que no dependen de ti, como revisión y solicitud de ajustes por parte del cliente, estableciendo un plazo para ello y un límite de reelaboraciones que puedes hacer.
5. Añade el valor en la propuesta
Para establecer el valor de tu presupuesto de forma justa, puedes tener en consideración algunos factores, como:
- Tiempo de realización del proyecto;
- Equipos y recursos necesarios para los servicios;
- Conocimiento y experiencias que ya tienes;
- Nivel de dificultad del trabajo;
- Objetivos del cliente;
- Precios del mismo servicio ofrecido competidores.
6. Incluye las condiciones
Las condiciones de la prestación de servicio sirven para ofrecer más seguridad y evitar problemas en el futuro. Por eso, es también imprescindible que incluyas esta sesión en tu presupuesto.
Aquí, debes añadir todos los detalles que pueden reducir pérdidas y fallas de comunicación, como formas de pago, fecha de pago, fecha de emisión de la factura, plazo de validez del presupuesto, entre otros.
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Cómo hacer tu presupuesto más atractivo para el cliente
Además de la información necesaria, un punto que puede hacer tu presupuesto más atractivo y, con ello, aumentar la probabilidad de captar más clientes para tu negocio, es invertir en el aspecto visual.
No es necesario hacer un diseño totalmente diferente, pero es importante seguir una línea estética que se conecte a tu empresa y añadir también algunas fotos o imágenes que ayuden a comprender el presupuesto.
Puedes añadir testimonios de clientes o ejemplos de servicios que ya realizaste, además de:
- Explicar con objetividad cómo tu trabajo puede solucionar las necesidades y problemas del cliente;
- Hablar sobre los beneficios de tus servicios para las organizaciones y los principales diferenciales de tu trabajo;
- Mostrar posibles facilidades de pago, como cuotas.
Si deseas mejorar el aspecto visual del presupuesto, es posible encontrar modelos gratuitos y personalizables en internet, como Canva, un buen sitio para empezar. Para ejemplificar, checa a continuación un modelo creado por Zendesk
Ejemplos de presupuesto por sector
Dependiendo del sector de cada cliente, el presupuesto puede incluir algunos detalles adicionales según los servicios solicitados. A continuación, algunos ejemplos de presupuesto:
Presupuesto para ingeniería
El modelo de presupuesto para el área de ingeniería civil, por ejemplo, puede incluir:
- Precios;
- Unidades de atención;
- Cantidad de servicios;
- Valores unitarios para cada actividad;
- Plazo final;
- Gastos de ítems a utilizar.
Presupuesto para área jurídica
En el sector jurídico, como debe ser realizado por abogados para sus clientes, es necesario especificar:
- Gastos;
- Registro de la Cédula Profesional (Cédula Federal);
- Plazos y formas de pago;
- Detallado de las actividades jurídicas;
- Remuneración.
Presupuesto para odontología
Si los servicios son realizados por dentistas, es necesario especificar algunos puntos principales, entre ellos:
- Periodo del tratamiento;
- Registro de la Cédula Profesional;
- Detallado de cada procedimiento;
- Valor total del servicio y valor individual de cada servicio;
- Formas de pago;
- Horarios de funcionamiento del consultorio.
Presupuesto para proyectos
Los proyectos pueden formar parte de diversos sectores, como diseño, publicidad, programación de sitios web y aplicaciones, arquitectura, entre otros, y deben incluir en el modelo de presupuesto:
- Propósitos y objetivos de cada proyecto;
- Plazos para las entregas de cada etapa;
- Valores de cada tarea y valor total del proyecto;
- Definiciones de cada flujo de trabajo;
- Recursos necesarios para la realización del servicio.
Modelo de texto para enviar con tu presupuesto
Además de enviar el presupuesto, es necesario escribir un texto para acompañar la propuesta, facilitando la comunicación y conexión con tu cliente. Contar con un texto listo puede agilizar mucho tu rutina y facilitar esta tarea, por eso, preparamos un modelo para ayudarte en esta misión. ¡Puedes usarlo cuando quieras!
Hola, (nombre del cliente), adjunto a este mensaje, encuentras el presupuesto de los servicios solicitados. En él especifiqué todo lo que se trabajará, el periodo del proyecto, los plazos para las entregas y el valor total, además de las formas de pago.
La propuesta tiene un plazo de validez de 7 días, así que espero tu respuesta para que iniciemos nuestra colaboración. En caso de cualquier duda, puedes responder a este correo o contactarme a través del WhatsApp, en este número: _________. ¡Gracias y hasta pronto!
Modelo de presupuesto listo
Ahora, para facilitarte aún más, aquí tienes un modelo de presupuesto listo para que lo utilices en tu rutina de prestación de servicios. ¡Disfrútalo!
Presupuesto de _________ Tipo de servicio Empresa responsable: ________ RFC y Razón social Tiempo de experiencia y contactos Dirección Cliente ____________ Razón social y RFC del cliente Links para el proyecto Site del cliente u otro canal Información del proyecto Periodo del trabajo, inicio y fin Cronograma de las entregas División de actividades con plazos Detalle de los servicios Especificaciones de cada entrega y valores de cada una Valor total de los servicios Observaciones y condiciones generales
¡Listo! Ahora que ya conoces los ejemplos de presupuesto y ya tienes tu modelo a la mano para facilitar tu vida, es el momento de entender cómo una herramienta tecnológica puede ayudarte a ti y a tu empresa.
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