Elegir una app de checklist no es una tarea fácil. Entre las opciones disponibles en el mercado, es necesario analizar cuál, de hecho, satisface las necesidades de su empresa y ayuda al equipo a mejorar su eficiencia operativa.
Pero, ¿qué puntos deben evaluarse? Además de automatizar checklists, lo ideal es que la aplicación funcione offline, genere informes completos, permita la inserción de archivos, además de ofrecer otras funcionalidades. Después de todo, no vale la pena contratar un servicio si no satisface todas sus necesidades, ¿cierto?
Entonces, si está buscando una app de checklist completa, ¡consulte este artículo Contiene información importante para que decidas cómo elegir la mejor opción del mercado.
Podrás leer en este artículo:
Después de todo, ¿qué es una app de checklist?
Es una herramienta de checklist diseñada para usarse especialmente en teléfonos celulares y tabletas.
Al estar desarrollado para la versión “móvil”, este tipo de software de checklist ofrece más flexibilidad, ya que permite a los empleados acceder a las auditorías que se realizarán desde cualquier lugar.
Esta posibilidad es muy útil sobre todo para la gestión de equipos externos, ya que sabemos que no es sencillo organizar, planificar y programar todos los procesos del equipo.
Y es en este escenario donde surgen las aplicaciones de checklist para celulares y tabletas, con el objetivo de facilitar la vida tanto a los empleados como a los gerentes de área.
Por tanto, la opción de la app checklist desarrollada para móviles es una de las principales alternativas del mercado para optimizar el trabajo de los equipos y ganar eficiencia operativa.
Esta herramienta te ayuda a tener claro qué hay que hacer, cuáles son los pasos, quiénes son los responsables, los plazos de ejecución y, además, demuestra cómo se deben realizar las actividades.
Todo esto es fundamental para que las entregas se realicen de la mejor manera posible.
Además, mantener una aplicación de un checklist en su operación agiliza los procesos y reduce los costos operativos. El resultado de esto es el mejor posible: un aumento significativo de la productividad.
Principales beneficios de una aplicación de checklist
Este tipo de aplicación debe ofrecer la flexibilidad que las empresas necesitan para que el proceso de verificación sea lo más eficiente posible.
La mejor manera de garantizar esta flexibilidad para las empresas es: habilitar la aplicación de auditorías no solo cuando están en línea, sino también fuera de línea (offline).
¿Quieres un ejemplo práctico?
Imagínese una empresa de transporte y logística. Si no dispone de una aplicación de checklist que permita la ejecución offline, el profesional no podrá realizar la inspección del vehículo si el coche está aparcado en el patio de la empresa, ya que se encuentra lejos del acceso a internet.
La única opción en este caso es:
- Realizar la tarea manualmente, utilizando papel y bolígrafo, y luego transcribir todos los datos a la computadora;
- Desplazarse desde el vehículo hasta la estación de trabajo varias veces para registrar la operación.
Aceptemos que ambas opciones están desactualizadas, porque:
- No optimizan el tiempo del empleado;
- Gastan los recursos de la empresa aumentando el gasto en papel;
- Posibilidad de pérdida de documentos;
- Aumenta las posibilidades de cometer errores;
- Generan retrabajo.
Todo esto se puede evitar utilizando una app de checklist.
En este escenario, estos son algunos de los beneficios que tendrá una empresa al utilizar una aplicación de software checklist:
- Más productividad y asertividad;
- Ganar con eficiencia operativa;
- Menos ocurrencia de reprocesos;
- Mejora la gestión de la calidad en su operación;
- Reduce el riesgo de pérdida de datos a cero;
- Mayor seguridad en la gestión de datos;
- Mejor gestión a través de informes completos.
Verifique una de las historias de éxito de app Checklist Fácil:
Otra ventaja de las aplicaciones de checklists móviles es que a menudo se integran con diferentes softwares, es decir, la información está centralizada y es fácilmente accesible para todos.
Esta integración también favorece la generación de informes e indicadores de desempeño en tiempo real. ¡Esto permite una comprensión del escenario y una toma de decisiones más asertiva!
6 preguntas que debes hacer al elegir una app checklist
Consulte a continuación los puntos principales que se deben tener en cuenta al elegir la aplicación de checklist ideal para su empresa.
1. ¿La app de checklist recopila datos automáticamente?
La recopilación de datos es parte fundamental de cualquier proceso. Es a partir de esto que se generan los informes que se utilizan como base para la toma de decisiones. Por lo tanto, el proceso debe ser ágil, apuntando siempre a la calidad y la eficiencia.
Por tanto, tener una aplicación que haga el trabajo de forma automática es fundamental.
Además de obtener el resultado para el análisis más rápido, la automatización del proceso permite a los empleados optimizar su tiempo de trabajo, lo que aumenta la productividad y reduce el costo y número de empleados involucrados en la operación.
2. ¿Es posible acceder de forma remota y aplicar checklist offline?
Aunque casi siempre estamos conectados, no siempre tendremos acceso a Internet.
La red puede fallar, la señal puede fallar o la conexión puede ser lenta, por ejemplo. Además, dependiendo del segmento en el que opera su empresa, los equipos de campo pueden trabajar en lugares remotos donde realmente no hay señal de celular, y todo esto retrasa la realización de las actividades.
Por lo tanto, poder acceder y actualizar datos en la aplicación de checklist offline hace toda la diferencia. Esto garantiza:
- Autonomía de los empleados;
- Más seguridad en los procesos;
- Mayor agilidad en la aplicación de auditorías;
- Que se recabará toda la información y se realizarán auditorías, independientemente de las condiciones externas.
Además, es fundamental que la aplicación permita el acceso remoto.
En muchos casos, el gerente de operaciones se encuentra en una ubicación y necesita supervisar el trabajo realizado por los empleados que están en el campo o que trabajan en diferentes unidades de la empresa.
Por lo tanto, la app de checklist acorta distancias y asegura un mayor control operativo.
3. ¿La app de checklist genera informes de gestión en tiempo real?
Los informes asertivos y de calidad son fundamentales para la obtención de diagnósticos. En base a ellos se toman las decisiones sobre la empresa, los empleados y los procesos.
Por tanto, es fundamental que la aplicación genere informes de gestión en tiempo real y con datos precisos.
Esta funcionalidad alivia a los empleados, que pueden ser reubicados a otros servicios. Optimizando así tus rutinas de trabajo.
Además, minimiza las fallas, posibles errores y pérdidas, ya que los cuellos de botella se identifican de inmediato.
4. ¿Facilita la comunicación y la delegación de tareas entre equipos?
A menudo, los empleados que trabajan en diferentes sectores o ramas de la empresa necesitan trabajar en equipo, ya sea intercambiando información o gestionando un proyecto juntos, incluso de forma remota.
En esta situación, la aplicación de checklist es un gran aliado, después de todo, se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo móvil.
Por lo tanto, contratar una app de checklist debería ayudar a la empresa a:
- Asegurarse de que se cumplan los plazos;
- Facilitar la programación de tareas;
- Definir personas responsables y estipular plazos;
- Compruebar cómo son los resultados de los pasos de producción;
- Analizar incumplimientos;
- Administrar equipos de forma sencilla y práctica.
5. ¿Permiten el uso de diferentes tipos de medios en las listas de verificación?
Registrar problemas, fallas o anomalías con imágenes, videos e incluso audios es un recurso extremadamente importante para mejorar el análisis de los gerentes.
A menudo, las imágenes o los vídeos sintetizan lo que hay que transmitir de una forma más clara y objetiva, fundamental para la resolución de problemas a distancia.
Si la aplicación de lista de verificación tiene un campo de plan de acción, mucho mejor. Así, es posible probar el problema a través de los medios e incluso proponer soluciones.
Si la app de checklist tiene un campo de plan de acción, mucho mejor. Así, es posible probar el problema a través de los medios e incluso proponer soluciones.
6. ¿Ofrecen soporte técnico de calidad?
Pueden surgir preguntas operativas en cualquier momento, así como eventos imprevistos. Por lo tanto, es esencial que la app de checklist ofrezca un soporte técnico de calidad.
El servicio debe ser rápido y debe ser realizado por profesionales capacitados, capaces y comprometidos.
Ahora que sabe qué preguntas deben responderse al buscar la mejor herramienta de checklist para su empresa, ¿qué tal si comprueba las ventajas de Checklist Fácil? ¡Quédate con nosotros!
Echa un vistazo a 5 diferenciales de app Checklist Fácil
Ahora que sabe cuál es la mejor aplicación de checklist que necesita para satisfacer las necesidades de su empresa, ¿qué tal si conoce un poco mejor el Checklist Fácil?
¡Consulte los siguientes temas y comprenda por qué somos el software de auditoría líder en América Latina!
1 – El app Checklist Fácil funciona offline
Como viste anteriormente, es fundamental encontrar una herramienta que permita la aplicación de checklist incluso sin conexión a internet, ya que a menudo los equipos de campo no tendrán acceso a Internet.
Entonces, por supuesto, desarrollamos nuestro software pensando en este problema al que se enfrentan los gerentes.
El Checklist Fácil permite la aplicación de auditorías completas, incluso sin acceso a internet. Así, los auditores pueden realizar sus tareas incluso cuando están fuera de la oficina, ganando así una mayor eficiencia y autonomía en sus actividades.
2 – Plan de acción personalizable
La app Checklist Fácil permite crear Planes de Acción de acuerdo con las desconformidades identificadas durante la solicitud de inspección. Esta personalización le permite resolver cada uno de los incumplimientos con soluciones específicas.
También es posible dejar los modelos listos dentro de la plataforma, para que los auditores ganen aún más eficiencia y agilidad en la aplicación de sus inspecciones.
Además, las plantillas del Plan de Acción se basan en el formato 5W2H, que según Endeavor (PT), es una metodología que tiene en cuenta 7 preguntas esenciales para resolver un problema.
Al aplicarlos, el auditor puede proporcionar datos sensibles que ayudarán a la empresa a resolver el problema de forma mucho más clara y eficaz.
3 – Es posible agregar fotos, audios y videos a los checklist
¡Es eso mismo! El Checklist fácil permite a los auditores agregar diferentes medios al responder cuestionarios.
Es decir, al identificar una inconsistencia, es posible incluir una imagen o video para dar una mejor dimensión del problema o incluso un audio, por ejemplo, para demostrar un cierto ruido.
La inclusión de anexos en las auditorías ayuda a acreditar las inspecciones, para detallar mejor las desconformidades.
4 – Lector de Código QR
La funcionalidad del Código QR se creó para optimizar el tiempo de los auditores. Con él, el responsable del análisis tiene acceso rápido a los checklist disponibles en una unidad determinada.
Esta herramienta le permite crear un nuevo código para una unidad y luego simplemente imprimirlo y pegarlo en el taller, vehículo, máquina o equipo a auditar.
También es posible utilizar una plantilla existente, si su empresa ya ha mapeado las unidades y configurado sus códigos QR.
Luego, para acceder, simplemente lea el código QR de la unidad y aparecerán todas los checklist disponibles. Una vez hecho esto, el auditor debe elegir qué lista de verificación desea aplicar y proceder con la auditoría.
Bastante simple, ¿no?
5 – El app Checklist Fácil proporciona informes personalizables
Los informes son fundamentales para la correcta administración del negocio. Son una fuente de datos e información sobre la operación que sirven de base para la toma de decisiones.
Sabiendo esto, desarrollamos en la app Checklist Fácil un dashboard que se puede personalizar de acuerdo a las necesidades de los gerentes.
En él es posible incluir los más variados datos y ponerlos a disposición de diferentes formas, todo ello para facilitar la visualización de la información y ganar eficiencia operativa.
Además, es posible visualizar informes específicos sobre reincidencias, para mejorar la gestión y comprender dónde ocurren los mayores problemas dentro de su empresa.
Finalmente, también existe la posibilidad de integración con herramientas Power BI, que tienen como objetivo satisfacer la demanda de los clientes que necesitan informes dinámicos, siendo posible importar datos de forma automática.
Además de estos diferenciales, existen muchos otros, que sirven para ayudar a tu empresa a ganar tiempo, agilidad, digitalizar procesos y mejorar resultados.
¿Por qué debo elegir la App Checklist Fácil?
Con el objetivo de ayudar a las empresas en la digitalización de procesos, Checklist Fácil ha combinado su propio producto y método para ofrecer calidad, seguridad y eficiencia a las empresas.
Hoy ofrecemos una herramienta robusta con más de 150 funcionalidades que sirven para personalizar sus checklist y ayudar a su empresa a gestionar las desconformidades de forma rápida y asertiva.
Con Checklist Fácil es posible generar hasta un 204% de ROI (Return on Investment) en hasta 3 años de uso y, además, es posible generar una optimización del 25% de las horas trabajadas por los equipos.
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