El control de costes es una práctica empresarial vital para mantener una rentabilidad saludable y garantizar el éxito a largo plazo.
Con el aumento de la competencia y la presión constante por maximizar ganancias, es crucial que las empresas encuentren formas de reducir los gastos sin comprometer la calidad de sus productos o servicios.
Afortunadamente, existen muchos métodos y herramientas efectivas para administrar los costes de manera más eficiente y lograr un mayor control sobre el presupuesto.
¿Quieres conocerlas para implementarlas en tu empresa? ¡Sigue leyendo!
¿En qué consiste el control de costes?
En términos generales, el control de costes se trata de un proceso mediante el cual se examina minuciosamente el sistema de un negocio con el fin de identificar todos los gastos relacionados con la producción de bienes y/o servicios.
El objetivo es asegurar la rentabilidad esperada y desarrollar estrategias para ahorrar costos sin comprometer la calidad y la seguridad de los procesos.
De esta manera, se puede decir que la función del control de costes en las empresas es garantizar que los ingresos superen los gastos, incluso ante las fluctuaciones del mercado, y mantener un margen de ganancia suficiente para la estabilidad y supervivencia del negocio.
6 consejos para implementar el control de costes
Estos 6 métodos de control de costes permitirán a tu empresa mantener y realizar un seguimiento de sus costes generales:
1. Elabora un presupuesto rentable
Para lograr un control efectivo de costes en un proyecto, es fundamental crear un presupuesto rentable que ayude a mantenerse dentro de las limitaciones financieras y limitar los gastos innecesarios, lo cual puede lograrse, por ejemplo, a través de un estudio de viabilidad.
Lo recomendable es que la empresa base su análisis en cifras reales y datos de proyectos anteriores en lugar de depender únicamente de estimaciones aproximadas. También se puede considerar la opción de implementar un presupuesto de base cero para evaluar cada gasto y determinar si es necesario para el éxito general del proyecto.
2. Controla y mide los gastos en tiempo real
Las empresas pueden monitorear los gastos y medir los datos en tiempo real para tomar medidas inmediatas en caso de una variación en los costes, estableciendo hitos del proyecto, estándares de informes y estándares de control.
- Hitos del proyecto: son puntos de control que permiten a las empresas medir el progreso de sus proyectos y monitorear los gastos para tomar decisiones informadas.
- Estándares de informes de proyectos: son herramientas útiles que permiten a los negocios mantener una estructura organizada para reportar la información relacionada con el presupuesto, incluyendo las líneas base de este, los gastos actuales y los presupuestos pendientes.
- Estándares de control de proyectos: ofrecen a las empresas una mayor compresión de los cronogramas y presupuestos del proyecto para obtener una visión más precisa de su progreso, la cantidad de gastos desembolsados y pronósticos realistas.
Estas estrategias de supervisión y medición de costos también permiten a los negocios identificar métricas de desempeño para una mejor evaluación del progreso de sus proyectos.
3. Identifica los KPI
En el proceso de control de costes, es importante identificar los indicadores clave de rendimiento (KPI), que son métricas preestablecidas para medir el desempeño y determinar si se están cumpliendo los objetivos y metas del proyecto.
Algunos ejemplos de KPI comunes son:
- el flujo de caja;
- las ventas de productos;
- los costos de materiales;
- la mano de obra;
- los gastos de venta;
- los costos de bienes;
- el volumen de inventario.
Los KPI deben definirse claramente desde el inicio y revisarse con regularidad, ya que si estos indican un rendimiento deficiente, se deben realizar ajustes para mejorar el control de costes y el flujo de efectivo.
4. Establece un plan de contingencia
Los planes de contingencia suelen incluir una reserva adicional de fondos y recursos que se pueden utilizar en caso de emergencia. También cuentan con protocolos y acciones para hacer frente adecuadamente a estas situaciones y reducir los riesgos o daños.
Este enfoque ayuda a garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y se complete de manera efectiva.
Si son implementados adecuadamente, los planes de contingencia permiten a las empresas estar preparadas ante cualquier problema que pueda surgir en el proyecto. Eso evita que los fondos se agoten y se previenen pérdidas.
5. Emplea sistemas de control de cambio
Es esencial monitorear las variaciones que puedan afectar los proyectos y presupuestos para mantener el control de los gastos.
Para lograrlo, es recomendable emplear sistemas de control de cambios durante los proyectos, ya que permite a las empresas documentar las variaciones y ajustarse de manera efectiva a esos cambios.
En los sistemas de control de cambios, se utilizan cinco pasos para administrar activamente las solicitudes de cambio durante de los proyectos:
- Iniciación de la solicitud de cambio: se presenta una solicitud de cambio durante el proyecto.
- Evaluación: se revisa la solicitud de cambio y se toma una decisión sobre si se debe aprobar o rechazar la solicitud.
- Estrategia: se desarrolla una estrategia integral para abordar y respaldar el cambio durante el proyecto.
- Implementación: se introduce el cambio, generalmente en fases y se inicia la estrategia de gestión.
- Cierre: se evalúa el cambio para determinar si tuvo éxito o no. El iniciador del cambio cierra la sesión y el proceso se cierra para futura referencia.
6. Automatiza el proceso de control de costes
La automatización en el control de costes ayuda a las empresas no solo a mejorar sus estrategias para este factor, sino también en la gestión de gastos, la recopilación de datos, la elaboración de informes, el seguimiento de los costes, el control de la rentabilidad y otras áreas relacionadas.
Algunas de las herramientas de software automatizadas más comunes son:
- sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP);
- integraciones de contabilidad/ERP;
- automatización de cuentas por cobrar (AR);
- software de gestión de proyectos;
- software de gestión de operaciones (OMS);
- soluciones de Business Intelligence (BI).
Aprovecha los beneficios de aplicar el control de costes
Como vimos a lo largo del post, el control de costes es un proceso crítico para cualquier empresa que busque maximizar sus ganancias.
Al implementar estrategias efectivas de reducción de costes y herramientas de control de gastos como la automatización y los sistemas de control de cambio, tu empresa puede lograr un mayor control de sus presupuestos, mejorar su eficiencia operativa y por consiguiente, su rentabilidad.
Siguiendo estos consejos y prácticas recomendadas, tu empresa puede mejorar su análisis y control de costes para ponerse en el camino hacia el éxito financiero.
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