Prevención de pérdidas: estrategias y mejores prácticas

La prevención de pérdidas se refiere al conjunto de esfuerzos para reducir cualquier pérdida de recursos que impacte la utilidad de la empresa. Generalmente, su uso es habitual en retail, para evitar la pérdida de productos en stock de supermercado.
Actualizado: 16 de noviembre de 2022
Tiempo de leer: 6 minutos

Mantener un flujo de caja positivo sólo es posible lograr el equilibrio operativo, minimizando errores y retrabajos, además de casos innecesarios, a través de un buen plan de acción para evitar dichas pérdidas.

Con tal impacto, la necesidad de una planificación eficaz es innegable para las organizaciones que quieren seguir siendo competitivas en el mercado. Además, los flujos de mano de obra más antiguos, rentables y productivos tienden a sobresalir en consistencia y garantizar la satisfacción del cliente.

¿Qué es la prevención de pérdidas?

La prevención de pérdidas se refiere al conjunto de esfuerzos para reducir cualquier pérdida de recursos que impacte la utilidad de la empresa. Generalmente, su uso es habitual en retail, para evitar la pérdida de productos en stock de supermercado. Sin embargo, esta gestión puede ser valiosa para cualquier negocio, como en el sector farmacéutico y en las industrias. En otro tipo de organizaciones se dan pérdidas como:

  • Desperdicio de recursos.
  • Robo de carga.
  • Mercancías dañadas o perdidas
  • Fecha de caducidad.
  • Fraude con cheques o tarjetas.
  • Retraso en la recepción de insumos/bienes.
  • Retrabajo por errores o falta de estandarización en los procesos.
  • Equipos, materiales o espacios físicos dañados.

Establecer un plan de acción para la prevención de pérdidas ayuda a combatir el desperdicio por errores de rutina, o incluso cualquier otro punto de control que necesite optimización, para asegurar la salud financiera del negocio.

En general, existen 5 tipos de pérdidas más comunes en las empresas, como veremos a continuación.

Pérdidas comerciales

Ocurren cuando hay una pérdida de una venta debido a la indisponibilidad o insuficiencia del producto. Esto puede ocurrir porque un proveedor ha retrasado la entrega de la materia prima, o incluso cuando el producto se daña mientras aún está en stock o en cualquier etapa del transporte.

Este tipo de daño se puede evitar manteniendo el inventario limpio y organizado. Esto puede parecer obvio, pero los errores de inventario son bastante comunes y muchos bienes pueden perderse durante los procesos de manejo debido a la falta de control, especialmente los artículos más frágiles.

Según la estacionalidad de cada producto, las ventas son mayores y el tiempo de entrega de los productos no siempre corresponde a las expectativas. Esto también debe ser previsto por las empresas con base en estudios de mercado y análisis del volumen de ventas por período.

Otro punto importante es mantener contacto con más de un proveedor, de modo que se pueda garantizar el suministro a través de más de una fuente. Después de todo, si un proveedor experimenta algún problema, ya sea en el pago, la entrega, la calidad o el cumplimiento de los plazos, no se compromete toda la operación.

Pérdidas de productividad

La falta de estándares en los sistemas que controlan los procesos operativos puede ser la causa de pérdidas importantes, que no siempre son medibles.

Se trata de situaciones que implican retraso en el servicio, falta de eficacia del equipo y repetición del trabajo. Si bien no son tangibles, estas pérdidas indirectas impactan en las ganancias de las ventas.

Además de brindar integración y estandarización de procesos a través de sistemas tecnológicos compatibles con la operación, es importante mantener la frecuencia de capacitación y capacitación de los empleados.

Pérdidas administrativas

Son las pérdidas ocasionadas por fallas en la gestión comercial, y pueden ocurrir por errores en la fijación de precios o en el registro de las mercancías. Esto es lo que sucede cuando el consumidor encuentra distintos valores en un mismo producto, con un precio en caja y otro en la etiqueta.

Esto afecta la confianza del cliente e interfiere con la retención del cliente. También hay pérdidas por falta de control en la inspección y reajuste de productos según impuestos, lo que también genera pérdidas administrativas.

Otra baja administrativa es la que se produce por falta de comunicación entre el equipo. Siempre que exista dificultad para salir de un producto por problemas de gestión, esta falla puede resultar en pérdidas.

Pérdidas financieras

Estas pérdidas ocurren por la ausencia o ineficiencia de los sistemas antirrobo, o incluso por la falta de capacitación de un empleado, no sabiendo cómo actuar ante situaciones como fraudes y fallas en los medios de pago.

Por eso, para evitar pérdidas económicas en la organización, es fundamental invertir en la seguridad de la Terminal Punto de Venta (TPV). No basta, por tanto, con pensar sólo en alarmas y cámaras de vigilancia, sino también en el lugar donde se instalan estos dispositivos y cómo se activarán en caso de emergencia.

Pérdidas en la operación

Son las pérdidas ocasionadas por aquellos imprevistos del día a día, habituales en cualquier operación. Pueden surgir por un almacenamiento inadecuado de un artículo, o incluso por una mala manipulación de cualquiera de los productos durante su producción, distribución o venta.

Al igual que otro tipo de pérdidas, los empleados juegan un papel clave en la gestión de este proceso y son capaces de minimizar casos como estos. Esto se debe a que se deben seguir métodos institucionalizados para un flujo de trabajo eficiente, incluso en situaciones adversas.

Esto también se logra a través de sistemas que soportan la verificación y verificación, además de capacitaciones consistentes con la rutina de la organización.

¿Por qué es importante invertir en un plan de acción de prevención de pérdidas?

Hasta cierto punto, las pérdidas ya sean de cualquier tipo, son naturales en todas las operaciones. Sin embargo, se debe tener cuidado de que no excedan el límite razonable y comprometen la rentabilidad de la empresa, reduciendo su margen de utilidad.

Este tipo de pérdida, cuando se perpetúa durante meses y años, ciertamente puede llevar a la empresa a la bancarrota. La salida es establecer un plan de acción eficiente para la prevención de pérdidas, capaz de predecir estos eventos, reducir las pérdidas y controlar el flujo de trabajo.

Arma un plan de acción de prevención de pérdidas

La implementación de un plan de acción de prevención de pérdidas requiere planificación y estrategia. Ahora que comprendes la importancia de un buen plan de acción para prevenir y reducir las pérdidas.

Aquí puede ver un ejemplo de un plan de acción de prevención de pérdidas paso a paso que puede servir como base para su aplicación en la realidad de su organización:

1- Estudia cada procedimiento

Aunque parece un paso básico y simple, el primer paso es una de las tareas cruciales (y complejas) del plan de acción de prevención de pérdidas. Después de todo, debe identificar cada proceso en su flujo de trabajo, así como sus respectivos problemas y soluciones.

Por ello, es necesario conocer en profundidad el funcionamiento de la empresa en la que opera, y observar en detalle cómo se estructuran las actividades de proveedores, líderes, directivos, empleados e incluso clientes.

2- Mapear las pérdidas

Aquí, no sólo tiene que mirar la pérdida en sí, sino todos los procesos que tienen fallas y vulnerabilidades. Así, puede enumerar procedimientos que pueden convertirse en un problema en el futuro, además de los que actualmente están causando pérdidas.

Cuanto más detallada sea su evaluación, es menos probable que pase por alto algún problema. Preste especial atención al inventario y al inventario: vale la pena comparar datos entre dos o más industrias en busca de desperdicios y problemas.

3- Identificar las causas

La única manera de resolver un problema es conocer su origen. Esto significa que el siguiente paso después de la evaluación de la vulnerabilidad es la investigación de los puntos de intervención. 

Asumiendo que es el robo de bienes. Algunas de las preguntas que te puedes hacer son:

  • ¿Qué tipo de mercancía se está robando?
  • ¿Dónde están expuestos?
  • ¿El robo ocurre externamente o internamente?
  • ¿Cuánto representan estos robos para los ingresos de la tienda?

4- Crea estrategias

Es hora de establecer formas de reducir las pérdidas, controlar y prevenir cada uno de estos problemas. Como ya conoces sus causas, implicados y consecuencias, las soluciones se encontrarán fácilmente.

5- Documentar las nuevas políticas

Parte de las pérdidas y desperdicios de una organización suceden por la falta de estandarización en la ejecución de las tareas. Es posible solucionar esto aplicando checklists electrónicos en la operación, con el fin de centralizar el trabajo y monitorear todo lo que sucede, paso a paso. Así, se asegura la alineación y la eficiencia, con las menores pérdidas posibles.

La aplicación de este tipo de solución sólo puede pasar por la creación de una política, es decir, la institucionalización de normas y técnicas sobre cómo llevar a cabo un determinado proceso. A partir de este manual se pueden aplicar checklists y optimizar el trabajo en su conjunto.

6- Motiva a tu equipo

No tiene sentido establecer nuevas prácticas si los empleados no participan en el plan de prevención de pérdidas. La etapa de concientización es muy importante y debe involucrar el establecimiento de metas y conductas para todos los involucrados. De lo contrario, su plan fracasará.

Incluso el directorio y los gerentes deben pasar por esta capacitación, ya que todos deben ser conscientes de su rol y la importancia de su participación en el plan de acción de prevención de pérdidas.

7- Mejora continua

Este estudio necesita ser renovado cada cierto tiempo, asegurando la mejora constante de la operación, a fin de evitar pérdidas por nuevos problemas y vacíos en la operación.

Es importante definir indicadores de desempeño que serán objeto de seguimiento continuo, además de revisar este paso a paso para cada nuevo procedimiento o para las incidencias que se repiten en el tiempo.

Una forma de saber que su manual necesita actualizarse es verificar los impactos que las pérdidas tienen en su facturación.

Checklist Fácil para el plan de acción y la prevención de pérdidas

Como decíamos, una herramienta de checklist electrónico puede ser un gran aliado tanto en la aplicación de planes de acción como en la propia prevención de siniestros. Después de todo, el software de gestión de procesos ayuda a la estandarización y al seguimiento en tiempo real durante la ejecución de las actividades, generando resultados satisfactorios y reduciendo los errores humanos.

Con Checklist Fácil,  puedes crear checklists personalizados para verificar las más diversas etapas de su operación, ya sea en la gestión de almacenes, auditoría de inventario, verificación de entrega, control de inspección, entre otros.

¿Quieres saber cómo se puede aplicar todo esto a tu operación en la práctica? Programa una demostración con uno de nuestros consultores y conozca los beneficios de Checklist Fácil al aplicar un plan de acción de prevención de pérdidas.

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