¿Cómo hacer control de calidad en farmacias?

Tener un control de calidad en farmacias es fundamental, considerando tanto al cliente como a la inspección. Esto es lo que garantiza la autenticidad de los productos vendidos. Así como mantener el cumplimiento de las leyes vigentes. 

Los medicamentos están destinados a combatir enfermedades y aliviar los síntomas. Sin embargo, cuando no se ajustan a la normativa, pueden generar graves daños a la salud. Incluso puede llevar al cierre del establecimiento.

Por eso, si trabajas en este segmento, asegúrate de leer este contenido hasta el final. Porque te daremos consejos importantes para que puedas adoptar un control de calidad eficiente en farmacias. ¡Vamos!

¿Cuál es la importancia del control de calidad en farmacias?

Al adoptar un cuidado estricto, estás contribuyendo directamente al bienestar y calidad de vida de las personas. Al fin y al cabo, se prevé que adquieran productos regularizados y que hayan sido debidamente probados por órganos competentes.

En este escenario, el control de calidad en farmacias es fundamental para asegurar la efectividad de los medicamentos. Depende de ellos comprobar si existen estudios y literatura que demuestren su eficacia.

Esta actividad también es importante para evitar complicaciones relacionadas con los medicamentos. Esto se debe a que los efectos secundarios ya son conocidos por el farmacéutico que puede, de esta manera, orientar al paciente.

Otro punto que vale la pena mencionar es el tema de la seguridad y credibilidad. Cuando se sabe que la materia prima de las farmacias es auténtica, el consumidor final se siente más relajado. Esto termina por fidelizar al cliente, además de mejorar la imagen del lugar frente a su audiencia.

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Esta preocupación por la calidad también evita pérdidas. Dado que, si se detecta un producto irregular durante una inspección, se captura y se envía para su eliminación.

¿Cómo se realiza el control de calidad de los medicamentos?

Cualquiera que crea que, para garantizar la calidad en farmacias, basta con estar atento a la documentación y registros requeridos de los productos. De hecho, necesita tener un control interno del proceso.

Esto implica actuar desde la elección del proveedor del producto hasta su almacenamiento. En este último punto, es fundamental contar con las condiciones adecuadas para el stock. Con el fin de preservar la integridad del medicamento y, en consecuencia, la salud de los clientes.

El control de calidad en el manejo de farmacias, en concreto, debe ser aún más cuidadoso. Es necesario actuar desde el análisis de los insumos utilizados hasta su manejo. De esta forma, garantizar que el producto final esté de acuerdo con lo ordenado en la receta. Y, por supuesto, sigue todas las reglas de higiene y seguridad.

Pero, ¿cómo, de hecho, garantizar la calidad de principio a fin en farmacias? ¡Siga leyendo y descubra!

10 pasos para realizar control de calidad en farmacias

Para facilitar la visualización de la información, hemos organizado un paso a paso para mejorar el control de calidad en el manejo o en farmacias. ¡Verifique!

1. Cualificación de proveedores

El control de calidad comienza tan pronto como llegan las mercancías. Por tanto, el éxito de este paso depende directamente de tu relación con tus proveedores.

Los errores en este proceso de suministro de stock pueden resultar en varias pérdidas para la organización de tu farmacia. Por lo tanto, tiene un impacto negativo en las ventas.

Es importante resaltar que, luego de la adquisición de la materia prima a transformar en medicamento, toda la responsabilidad por la calidad del producto pasa a ser la farmacia. Por tanto, no importa si la causa de algún problema tiene que ver con el proveedor. La reputación en juego será la de tu negocio.

¿Y qué consecuencias puede generar esto?

Situaciones como estas pueden tener consecuencias aún más graves. Esto se debe a que la farmacia responderá ante el tribunal por cualquier medicamento vendido que no tenga las especificaciones en la etiqueta.

Por eso, para asegurar la calidad de los productos ofertados, es fundamental conocer las instalaciones de tus proveedores. Preocupado principalmente por las condiciones de almacenamiento de sus materias primas.

Por eso, es fundamental estar atento a aspectos como:

• Idoneidad del proveedor;
• Condiciones de las instalaciones de almacenamiento de materia prima (embalaje, humedad, brillo, identificación, pedido y temperatura);
• Limpieza de espacios y productos fabriles;
• Métodos de fraccionamiento (ropa e higiene de los funcionarios, instrumentos y embalajes utilizados);
• Rapidez y puntualidad en la entrega;
• Condiciones de pago y precios.

2.Adecuación del laboratorio

El control de calidad en una farmacia de manipulación también implica la estructuración adecuada de su laboratorio. En Brasil, debe cumplir con los requisitos de la Resolución del Consejo Colegiado (RDC) número 67/2007 de Anvisa.

En ella se determinan las siguientes reglas para las instalaciones físicas de los laboratorios:

• Área mínima de 10 m²;
• Paredes de azulejos o revestimiento liso y pintura al óleo;
• Iluminación natural o artificial adecuada, con espacio para áreas oscuras (lectura cromatográfica);
• Ubicación del almacén y laboratorios de producción: aislados e independientes entre sí;
• Temperatura ambiente de 20°C, para el funcionamiento de equipamientos analíticos;
• Encimeras de mampostería o madera formicada con una capa protectora para evitar que la cristalería se rompa.

Con la adecuada instalación de laboratorios y equipamientos, es posible garantizar la calidad de la materia prima utilizada para el manejo de medicamentos. 

3. Recepción de materia prima

Cuando el producto llega al almacén se realiza un primer análisis visual. En este caso, se debe observar su integridad física y la cantidad de productos en los lotes para evaluar si son compatibles con la factura.

Asimismo, se confirma el peso o volumen de cada lote. Así como la especial conservación y vigencia de la conferencia de entrada. Todo debe hacerse con la presencia del transportista. Las disputas después de la entrega de insumos y materiales no tienen ningún efecto. Dado que todos los recibos de las entregas ya están firmados.

Vale la pena recordar que este proceso es sistémico. Es decir, una cosa afecta directamente a la otra. Por lo tanto, los problemas con el suministro o la entrega de sus preparados de stock deben resolverse lo antes posible.

4. Identificación

Todos los artículos recién llegados deben mantenerse en un área aislada, dejados en una especie de “cuarentena”. En este caso, se liberan después de ser aceptados para procedimientos operativos farmacéuticos.

Las materias primas que requieren cuidados de conservación más complejos, en cambio, se retienen hasta que los análisis indiquen sus respectivas conformidades.

Debido a las diversas etapas en las que se puede encontrar el medicamento en el establecimiento, es fundamental que todo esté debidamente identificado. 

Las identificaciones deben tener una serie de informaciones, como por ejemplo: 

• Número do lote;
• Fecha de fabricación;
• Entrega y vigencia del producto;
• Nombre de la empresa proveedora y del transportista;
• Materia prima.

Todos los resultados de los análisis de fármacos están etiquetados y tienen colores específicos, que son:

• Cuarentena: Amarillo;
• Aprobado: Verde;
• Desaprobado: Rojo.

Con la aprobación de los productos, la materia prima se somete a una nueva evaluación relacionada con sus propiedades físicas, químicas y biológicas. Solo a partir de ese momento es posible proceder con las operaciones de fijación de precios y almacenamiento.

5. Análisis de materia prima

Según RDC 67/2007, de Brasil, las farmacias deben describir todos los procedimientos operativos, con el objetivo de analizar los productos entrantes lote por lote. Las siguientes propiedades deben ser evaluadas y registradas:

• PH;
• Peso medio;
• Viscosidad;
• Grado o contenido de alcohol;
• Densidad;
• Volumen;
• Contenido del principio activo;
• Disolución;
• Pureza microbiológica.

6. Mejora de procesos

Este paso es especialmente importante con el control de calidad en el manejo de farmacias. Esto se debe a que tienen una serie de operaciones, que comienzan antes de la entrega de los productos a manipular hasta el último análisis de los medicamentos.

Es fundamental, por ejemplo, realizar un estudio para saber si los preparativos se realizan con la calidad necesaria para llegar al cliente. Para evitar daños en el tratamiento por errores de manipulación.

Es importante señalar que la manipulación es diferente a la fabricación de medicamentos convencionales. En general, las recetas que se presentan están destinadas a pacientes que tienen necesidades específicas de medicamentos.

Un consejo en este paso es invertir en software de checklists. Este tipo de programa, además de ser fácil de usar en computadoras o dispositivos móviles, optimiza los controles operativos relacionados con la manipulación de medicamentos.

Así, no olvidas ningún detalle y, aún así, puedes promover horarios periódicos para facilitar el desempeño de tu equipo.

7. Subcontratación de control de calidad

Otro punto fundamental que puede mejorar sustancialmente la calidad de las farmacias es la subcontratación de la actividad de control.

Esto se debe a que, desde el momento en que una entidad de inspección externa comienza a certificar los procesos utilizados, se adquiere una mayor garantía en cuanto a la excelencia de los medicamentos.

La empresa subcontratada es incluso corresponsable de los resultados observados a lo largo de toda la cadena de producción.

Esto es fundamental en el caso de las inspecciones realizadas por las autoridades sanitarias. Tanto tu establecimiento como el proveedor de servicios responderán preguntas relacionadas con la calidad de los medicamentos.

De cara a los consumidores, la subcontratación del control de calidad también tiene un impacto positivo. Dado que transmite más credibilidad al lugar.

Disposiciones generales

• Tanto el que contrata como el contratado deberán contar con licencia sanitaria para realizar las actividades previstas en el contrato a suscribir;
• No se considerará subcontratación una situación en la que dos empresas de un mismo grupo económico celebren un contrato de servicios, con el objetivo de controlar la calidad de los procesos de manipulación;
• La responsabilidad del control de calidad recae en conjunto con el que contrata y el contratado.

Responsabilidades del contratista

• Es obligación del contratista proporcionar toda la información necesaria al proveedor de servicios;
• Cualquier problema relacionado con los insumos utilizados debe ser informado inmediatamente a la empresa subcontratada;
• El despacho definitivo para la comercialización de cualquier producto intermedio deberá ir acompañado de una autorización emitida por la empresa contratante. Por tanto, la aprobación de la empresa subcontratada responsable del control de calidad no es suficiente.

Responsabilidades del contratado

• El prestador de servicios debe demostrar unas condiciones técnicas mínimas para atender el objeto del contrato de subcontratación. Esto implica: instalaciones adecuadas, personal calificado y cumplir con los requisitos mínimos de conocimientos técnicos establecidos por la vigilancia sanitaria;
• La empresa subcontratada no podrá subcontratar a ninguna otra empresa para que se ocupe de sus responsabilidades establecidas en el contrato de subcontratación. Si lo hace, el contrato de prestación del servicio perderá vigencia y se podrán tomar medidas punitivas, como multas y suspensiones.

Estos son solo algunos puntos del RDC n° 25/2007, de Brasil. Este reglamento trae otras especificaciones que merecen ser apreciadas. Por lo tanto, para celebrar un contrato de subcontratación adecuado.

8. Gestión de inventario

Mantener un inventario organizado es muy importante para tu negocio. Esto es lo que garantiza que los pedidos realizados se cumplirán y entregarán en el plazo indicado.

Por tanto, es fundamental invertir en la gestión de inventarios. Así, es posible minimizar errores y posibles pérdidas.

El uso de software y aplicaciones de gestión que ayuden a controlar tu inventario es un paso importante. Al fin y al cabo, ayudan a que este sector de tu farmacia cumpla con su tarea de forma eficaz. Sin olvidar que permiten un monitoreo constante, seguro y rápido.

Por supuesto, las planillas electrónicas simples pueden contribuir a esta tarea. Sin embargo, se recomienda invertir en programas de automatización de procesos. Dado que el gasto inicial puede hacer que tus costos caigan sustancialmente a largo plazo.

9. Definición de almacenamiento de existencias

Para definir la cantidad de productos en su inventario, debe tener en cuenta el flujo de ventas. Para definir la cantidad máxima y mínima de equipo que debe haber sido almacenado. Recordando, por supuesto, las condiciones ideales de conservación y la fecha de caducidad.

Realice un breve estudio para recopilar informaciones como:

• Cantidad necesaria;
• Tiempo de duración del inventario;
• Frecuencia de venta de productos vendidos en tu farmacia.

10. Utilización del software de checklist

En el día a día, gestionar todos estos pasos y, por tanto, tener un control de calidad en las farmacias puede resultar bastante agotador. Cada una de las etapas exige la realización de innumerables actividades.

En este sentido, es fundamental centralizar la gran cantidad de información generada a lo largo del proceso. Solo así es posible saber si todo se hace correctamente y dentro de los plazos establecidos.

Para eso, existen herramientas estratégicas que te ayudarán en la rutina administrativa de tu negocio. El principal es el software de checklist en línea.

Este es un sistema ampliamente utilizado en la industria y que recientemente ha ganado notoriedad en el segmento de farmacia. Sus principales recursos están vinculados a:

• Estandarización de procesos;
• Gestión de pérdidas;
• Almacenamiento;
• Precios.

Tiene muchas otras características, que pueden adaptarse a las necesidades de las operaciones de tu negocio.

Al ser un sistema 100% computarizado, elimina la necesidad de llevar registros en hojas de papel. Por tanto, es un método de trabajo mucho más asertivo, ya que hay menos riesgo de perder esta información.

Además, al ser completamente online, permite el envío y recepción de informes en el propio ambiente del software. Así, podrás operar el control de calidad en farmacias de forma completamente remota. Incluyendo la centralización de datos de proveedores y prestadores de servicios.

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