Sin importar el tamaño de tu organización, o su giro (alimentaria, inmobiliaria, financiera, industria, etcétera), la lista de verificación es clave para organizar con éxito todos los procesos de la misma y, lo más importante, para verificar que se cumplan conforme a los objetivos.
A continuación te compartimos cómo una lista de verificación es ejemplo de herramientas diseñadas para ayudar en estas tareas, ya que incrementan la productividad y facilitan el control de los procesos.
¡Toma nota!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es una lista de verificación?
La lista de verificación también es conocida como hoja de inspección, checklist y hoja de control. Sin importar el nombre que tenga, esta herramienta es un formato (impreso o digital) que se utiliza para recolectar datos sobre la situación de un proceso o actividad. Se trata de una de las formas más sencillas de supervisar la calidad.
Los datos que se obtienen mediante esta lista se pueden emplear posteriormente para elaborar otras herramientas de control de calidad, como el diagrama de Pareto.
También puede ser útil para recolectar otros datos que no tengan como finalidad mejorar la calidad de la empresa, sino identificar tareas innecesarias y optimizar el uso de los recursos, entre muchos otros más.
En la actualidad, en el mercado existen distintas opciones de software que hacen posible la recolección de datos a través de las listas de verificación de forma digital y de diversos dispositivos móviles. La gran ventaja de este tipo de herramientas es que incluyen un procesador de datos que ofrece gráficas y estadísticas, entre otros recursos, en tiempo real.
¿Cómo utilizar la lista de verificación para optimizar la eficiencia operativa?
Uno de los puntos claves para lograr la eficiencia operativa es que el equipo de trabajo de todas las áreas desempeñe correctamente sus funciones en un tiempo adecuado y con los menos recursos posibles.
¿Cómo asegurar dentro de una organización? Con una lista de verificación efectiva que ayude a supervisar las etapas del proceso, así como a recolectar los datos necesarios para conocer cuáles son las áreas de oportunidad y generar estrategias de negocio de acuerdo con esa información.
Las listas de verificación también pueden usarse para propósitos específicos que ayudarán a mejorar la productividad de la empresa, tales como:
- Completar las tareas en un menor tiempo y de forma correcta. Es decir, con las listas de verificación es posible optimizar el tiempo de la organización.
- Recordar visualmente: el objetivo es que ninguna tarea quede pendiente.
- Reducir los errores de la organización, ya que analizan cada paso de la tarea y verifican que cada uno haya sido realizado con éxito.
- Mantener una buena organización de las tareas para evitar olvidos, tareas repetidas o doble trabajo innecesario.
- Hacer un seguimiento de cumplimiento con una lista de verificación, gracias a que se delegan tareas.
- Motivar a los colaboradores a completar todas sus tareas del día, obteniendo así mejores resultados.
Ejemplos de aplicación de la lista de verificación en 3 industrias
Aunque ya mencionamos que las listas de verificación son útiles para cualquier empresa, incluso para la vida personal de cada individuo, conocer algunos casos de éxito en diferentes industrias puede ser fuente de inspiración para tu propio proyecto.
En Alimentos y Bebidas
Las checklist, o listas de verificación, son especialmente útiles para cualquier tipo de auditoría o inspección en este tipo de industria que, al igual que otras, requiere mantener estrictos estándares de calidad.
Sushiitto, Taco Bell, Domino’s Pizza, Nestlé, Chilim Balam y Heineken son algunas de las empresas que mantienen su seguridad, calidad y organización a través de esta herramienta.
Las listas de verificación también son útiles para:
- Prevenir pérdidas gracias a las inspecciones periódicas.
- Programar la aplicación de las listas de verificación.
- Establecer planes de acción para solucionar problemas adecuadamente.
- Elaborar informes para analizar las acciones y, posteriormente, implementar mejoras específicas.
Algunos de los procesos que puedes someter a verificación son el transporte de materias primas, el almacenamiento de productos, la gestión del inventario, la limpieza y el uso de protección individual de tu equipo.
En el Comercio Minorista o Mayorista
¿Sabías que grandes tiendas de renombre, como C&A, Adidas, y Mercado Libre, utilizan las checklist para mejorar sus procesos? Gracias a ella, estos negocios pueden estructurar una rutina de mantenimiento, control de calidad y prevención de pérdidas.
Otros procesos que se pueden estandarizar con ayuda de las listas de verificación, son:
- Mantenimiento y limpieza para lograr un excelente ambiente de trabajo y lograr la satisfacción del cliente.
- Control de los procesos y de la calidad para ofrecer el mejor servicio.
- Garantía de seguridad laboral óptima para evitar sanciones (¡no olvides a tus colaboradores!).
- Seguimiento del inventario para evitar pérdidas.
En la Industria de Construcción
Sigue los pasos de OEC, Escudo, Wasaki Ingeniería y Racional para asegurar la optimización de los procesos de tu empresa a través de las checklist, pues algunas de las tareas que puedes programar, seguir y realizar fácilmente con ayuda de una lista de verificación son:
- Reducción de procesos y tareas innecesarias
- Seguridad laboral.
- Monitoreo de calidad.
- Seguridad de las obras.
- Resolución de inconformidades.
- Supervisión de las actividades.
Con la aplicación de esta herramienta es posible elaborar informes y registros completos para prevenir pérdidas, asegurar la calidad y aumentar la productividad.
Esto tendrá un impacto positivo en los gastos operativos, pues se verán reducidos sin sacrificar la calidad de los productos o el servicio.
Recuerda que las listas de verificación se pueden personalizar de acuerdo a los estándares de seguridad laboral para prevenir accidentes y, así, proteger a los colaboradores. ¡Supervisar los dispositivos de seguridad y su uso será sencillo gracias a esta herramienta!
¿Te resultó útil esta información? Síguenos en redes sociales y continúa recibiendo materiales útiles para ¡mejorar la eficiencia operativa de tu empresa!
