La comunicación efectiva es la receta mágica que ayudará a crear un excelente ambiente laboral, aspecto clave para mejorar la productividad de tu empresa.
En este artículo encuentra toda la información que necesitas para comenzar a emplearla en tu área laboral.
¡Toma nota!
Podrás leer en este artículo:
1. Medio de comunicación
Si eres líder de un área de la empresa, supervisor o gerente, es importante que utilices los medios adecuados para tener una comunicación efectiva con tu equipo de trabajo, pues estos tienen un fuerte impacto en la manera en que se recibe el mensaje.
Por ejemplo, dar malas noticias por escrito transmite hostilidad y distancia de la situación. En ese tipo de situaciones, como para celebrar o reconocer logros, es preferible reunir al equipo en persona.
Reserva las comunicaciones escritas para establecer protocolos y procesos de las tareas del equipo. Es decir, para cuestiones sencillas.
2. Propósito para comunicar
La comunicación efectiva se basa en transmitir con claridad las ideas, por lo tanto, se debe de tener un propósito claro. Lo más importante que se busca con él es no confundir a tus empleados. La clave es no perder el hilo de la conversación o perder de vista aquello que quieres decir.
En caso de que tengas más de un propósito, vale la pena transmitir varios mensajes de manera que la información no se mezcle y logre llegar correctamente al receptor.
3. Comunicación no verbal
La postura de tu cuerpo al hablar, tu tono de voz, gestos, vestimenta y hasta el movimiento de tus manos, comunica. Toma en cuenta estos puntos la próxima vez que vayas a hablar con tu equipo de trabajo o con alguno de tus empleados y busca que todo esté en sintonía con el mensaje que buscas transmitir.
Otro punto importante es el contacto visual. Mantenlo siempre en la medida de lo posible para que transmitas cercanía y confianza a tus empleados. Además, busca posicionarte a su altura siempre para que, en lugar de verte como jefe, te vean como un líder con humanidad.
4. Feedback necesario
La comunicación involucra dos partes: el locutor y el interlocutor, receptor y emisor, por lo tanto, tienes que tomar en cuenta la opción de tus empleados en cada mensaje que emitas y respetar esas palabras para que ellos tengan la confianza de hacer más comentarios en el futuro.
Otra clase de feedback necesario es el que un líder tiene con su equipo para reconocer el trabajo bien hecho y, por otro lado, comunicar las áreas de oportunidad pertinentes, así como algunas recomendaciones para mejorar esos puntos.Vale la pena que esto se lleve a cabo en un ambiente relajado y que el líder busque generar un vínculo de confianza con los miembros de su equipo para que estos escuchen el mensaje y lo acaten adecuadamente. Te aseguramos que este punto sumará a la productividad de la empresa.
5. Pocas palabras
Una de las mejores formas de asegurar que un mensaje sea recibido correctamente es cuidando que haya claridad en el contenido. ¿Cómo? Con concisión.
Entre menos palabras y más directo sea el mensaje, mejor se comprenderá, ya que los interlocutores no podrán distraerse con información extra.
Como recomendación adicional, pregunta a tus empleados si tienen alguna duda al finalizar el comunicado para no dar paso a las ambigüedades y darles toda la información que requieran para comprender el tema.
6. Escucha activa
La escucha activa se refiere a prestar atención a lo que dice el interlocutor. Lograrla requiere de habilidades de claridad y concisión por parte de quien emite el mensaje.
Puedes hacer más atractivo tu mensaje con un tono de voz adecuado, así, quien te escucha pondrá toda su atención en entender lo que tratas de decirle.
Quien emite el mensaje debe de poner en práctica este punto para lograr escuchar lo que su interlocutor tiene que decirle en el feedback, así como para comprender las necesidades de este.
Con una escucha activa, tus empleados podrán desenvolverse adecuadamente y contar con todas las herramientas que necesitan para su desarrollo profesional.
7. Hablar de realidades
Al momento de hablar con tus empleados, especialmente cuando se presenta un proyecto, establecer metas, asignar tareas o mencionar las áreas de oportunidad que existen, se recomienda utilizar información que todos manejen en caso de que sea necesario mencionar algunos ejemplos.
Tal vez parezca sencillo, pero partir de lugares comunes para todos los integrantes propiciará que todos entiendan de la misma manera lo que se quiere decir y sepan perfectamente cuál fue el propósito del mensaje. Así, estarás asegurando que todos hagan sus tareas correctamente.
8. Resolución de problemas
La comunicación efectiva en el trabajo también es útil para resolver conflictos de la mejor manera posible. Cuando existe un problema dentro de la organización, es importante que ambas partes puedan comunicar sus sentimientos y puntos de vista para encontrar una solución en conjunto que respete a ambos.
Incluso, los problemas se pueden prevenir. Un líder es capaz de identificar un clima tenso en su equipo mucho antes de que explote y se convierta en conflicto. Cuando sientas que esto existe entre tus colaboradores, pon en práctica este tipo de comunicación y verás cómo se soluciona.
9. Tiempo para el equipo
Otra característica de un buen líder que utiliza la comunicación efectiva para beneficiar a su equipo es su capacidad de motivar y mantener a cada uno de sus miembros en la mejor disposición para colaborar.
Pronto, te darás cuenta de que mantener a tu equipo motivado tiene amplios beneficios para la productividad de tu empresa, pues cada uno se sentirá con la disposición de contribuir a los objetivos de la misma.
10. Utiliza las tecnologías a tu favor
Lo más importante es que trates de innovar siempre con el objetivo de mejorar los resultados de tu equipo. Y para contribuir a la correcta comunicación de cada uno de tus empleados, existen diversas opciones.
Por ejemplo, Checklist Fácil te puede ayudar a tener claridad en las tareas, responsabilidades y resultados.
Se trata de un software de eficiencia operacional líder en América Latina. Esta herramienta utiliza listas de comprobación y planes de acción en diversos aspectos, como auditorías o inspecciones de procesos, comercios y fábricas y casi cualquier aspecto de la industria.
¿Cómo aporta esto a la comunicación efectiva de tu empresa? El tener datos puntuales sobre las actividades de tu empresa te ayudará a comunicar con claridad los planes, tareas y metas.
Recuerda que la información no es nada si no se comunica correctamente. ¡Con esta app también puedes crear un workflow!
¡Transforma tu comunicación laboral!
Además de ayudarte a mejorar la comunicación con tu equipo de trabajo, algunos de estos tips también puedes utilizarlos en otras áreas y con otros fines. Por ejemplo, al momento de hablar con los clientes para concretar ventas o para mejorar la comunicación en el servicio de atención al consumidor. ¡La comunicación efectiva incluso funciona para las relaciones interpersonales!
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