Gestión de costos es un conjunto de prácticas administrativas para controlar los gastos de una empresa, enfocando en planificar y monitorear los costos relacionados con las operaciones. El objetivo principal es garantizar la salud financiera de la organización y cuidar de su capital.
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La gestión de costos desempeña un papel central en la administración de una empresa, ya que es sobre esta base que una organización puede preparar sus inversiones y hacer el mejor uso de sus recursos.
Además, mantener un control adecuado garantiza la salud financiera de un negocio, a la vez que permite tomar decisiones estratégicas y gestionar riesgos con mayor eficacia.
Sin embargo, la cuestión puede presentar algunas complejidades, sobre todo a la hora de empezar a implantarla. Por eso es fundamental comprender los elementos esenciales para aplicar esta práctica de forma eficaz.
En este artículo, exploraremos qué es la gestión de costos, su importancia en la operación diaria de una empresa y cómo puedes optimizarla utilizando tecnología avanzada.
¡Sigue leyendo para descubrir herramientas y estrategias que te ayudarán a mejorar la rentabilidad y eficiencia de tu negocio!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es la gestión de costos?
Antes de seguir profundizando en este tema, debemos entender en qué consiste realmente esta actividad. En pocas palabras, la gestión de costos es el proceso de gestión de los gastos de una empresa.
La gestión de costos es, por lo tanto, una disciplina en la administración empresarial que se enfoca en planificar, monitorear y controlar los costos relacionados con las operaciones de una empresa.
Pero, después de todo, ¿qué se puede considerar un costo? A grandes rasgos, es todo aquello en lo que una empresa invierte para garantizar su buen funcionamiento. En este contexto, podemos incluir el pago de salarios, la compra de maquinaria, la inversión en nuevos servicios, etc.
Estos, a su vez, pueden ser fijos o variables. Los costos fijos incluyen la mano de obra y el pago de facturas, por ejemplo. Por otro lado, un buen ejemplo de costos variables es el mantenimiento de maquinas industriales.
Por lo tanto, para garantizar una mayor sostenibilidad de la empresa, es esencial que los responsables gestionen este capital. Esta es precisamente la función de la gestión de costos. Los objetivos de esta práctica incluyen:
- Controlar el capital de la empresa;
- Garantizar una mejor utilización de los recursos;
- Orientar la planificación estratégica de la empresa;
- Facilitar el proceso de toma de decisiones.
Eso significa que la gestión de costos incluye recopilar datos financieros, analizarlos y presentar informes detallados que permiten a los tomadores de decisiones presupuestar adecuadamente, hacer pronósticos financieros precisos y mantener un control efectivo de los gastos.
Aplicada tanto a proyectos individuales como al funcionamiento general de la empresa, la gestión de costos tiene como objetivo principal optimizar el uso de los recursos, logrando ahorros significativos y a su vez maximizando a las ganancias a largo plazo.
¿Cuál es la importancia de la gestión de costos?
La gestión de costos es esencial para mantener la estabilidad financiera de una empresa, pues asegura que siempre haya recursos disponibles para sus operaciones, crecimiento y posibles imprevistos.
Al controlar los gastos y reducir los innecesarios, se mejora el margen de ganancia, lo que permite reinvertir esos ahorros en nuevos proyectos u oportunidades que impulsan el desarrollo de la empresa.
Una gestión eficiente de costos también garantiza una asignación inteligente de los recursos, priorizando las áreas y proyectos más estratégicos para el negocio. Con datos claros y actualizados, los directivos pueden tomar decisiones informadas, como ajustar precios o planificar la expansión a nuevos mercados.
Esta gestión aporta una serie de beneficios a su empresa, a corto, medio y, sobre todo, largo plazo. Mira:
Reducción de riesgos
Desconocer las cifras de tu empresa puede ser muy perjudicial, ¿verdad? Esto se debe a que aumenta las posibilidades de errores en la gestión. A final, para tomar decisiones acertadas, es fundamental tener una visión general de la operación.
Con la gestión de costos, este proceso de administración se optimiza. De este modo, la empresa crea un entorno más favorable para un crecimiento sano y estructurado. Además, conociendo el contexto financiero del negocio, la probabilidad de pérdidas o acciones arriesgadas es menor.
Mayor productividad
Otro punto fundamental de la gestión de costos es el aumento de la productividad. Cuando conoces mejor tu realidad financiera y el funcionamiento de cada sector, puedes buscar mejores soluciones para hacer el día a día más eficiente.
Con esta práctica también puedes aproximar los sectores y buscar formas de optimizar el uso de los recursos. Un ejemplo puede ser invertir en una herramienta que sirva para integrar todos los sectores, en lugar de que cada área trabaje de forma diferente.
De este modo, la empresa logra una mejor gestión del tiempo y reduce las repeticiones. Este aumento de la productividad también puede combinarse con una mejora de las entregas y consecuentemente de la eficiencia operativa.
Aumento de la facturación
Ya has visto que un detalle importante de la gestión de costos es la fijación de precios, ¿verdad? Esto significa que esta práctica puede ir de la mano de un aumento del volumen de negocio de tu empresa.
Además de la fijación de precios, la reducción de costos es importante en las cifras financieras. Son dos aspectos esenciales para optimizar las finanzas.
¿Cuáles son los tipos de costos de una empresa?
Los costos de una empresa se clasifican dependiendo de su relación con la producción y las decisiones de gestión. A continuación, mostramos los principales tipos de costos con ejemplos:
Costos directos
Los costos directos son aquellos que se pueden atribuir directamente a la producción de un bien o servicio. Incluyen materias primas, mano de obra y otros gastos relacionados con la producción. Estos costos son fáciles de rastrear hacia un producto o proyecto específico.
Ejemplo: en una empresa que fabrica muebles, los costos directos de una mesa incluirían la madera y el salario del carpintero que la ensambla, entre otros ítems.
Costos indirectos
Son gastos que no se pueden vincular directamente a la producción de un producto o servicio específico. Son necesarios para la operación general, pero no se pueden rastrear fácilmente a un solo proyecto.
Ejemplo: en una oficina de una empresa de software, el costo del servicio de limpieza es un costo indirecto, ya que no está asociado con un proyecto particular, pero es necesario para mantener el ambiente de trabajo en buen estado y cumpliendo las normas de seguridad.
Costos fijos
Estos costos permanecen constantes, independientemente de la cantidad de bienes o servicios producidos en el corto plazo.
Ejemplo: una panadería paga $1000 al mes por el alquiler del local, sin importar cuántos panes venda. Este alquiler es un costo fijo, ya que no varía según la producción.
Costos variables
A diferencia de los costos fijos, los costos variables fluctúan según el nivel de producción. A mayor producción, mayor será el costo y viceversa.
Ejemplo: una empresa que fabrica camisetas verá cómo los costos de tela y tinta aumentan a medida que produzca más camisetas. Si disminuye la producción, estos costos también bajan.
Costos operativos
Son los gastos necesarios para mantener las operaciones diarias de la empresa, pero no están directamente vinculados a la producción de un producto específico. Pueden ser fijos o variables.
Ejemplo: el costo de las facturas de electricidad para mantener las luces encendidas y el equipo en funcionamiento en una oficina es un costo operativo.
Costos de oportunidad
Este tipo de costo representa el valor de la alternativa que se renuncia al tomar una decisión. Aunque no aparece en los estados financieros, es fundamental para la planificación estratégica.
Ejemplo: si una empresa decide invertir en ampliar su línea de productos en lugar de adquirir una nueva tecnología, el costo de oportunidad sería el beneficio perdido por no haber adoptado esa tecnología.
Costos hundidos
Son aquellos costos a los que ya se han incurrido y no pueden recuperarse, por lo que no deben influir en las decisiones futuras.
Ejemplo: si una empresa ya ha gastado dinero en una campaña publicitaria que no ha generado los resultados esperados, ese gasto es un costo hundido y no debe influir en las decisiones de marketing futuras.
Costos controlables
Son los gastos que los gerentes pueden decidir aumentar o disminuir según sea necesario. Estos costos suelen ser ajustables a corto plazo.
Ejemplo: los gastos en campañas publicitarias de una tienda en línea son costos controlables, ya que los gerentes pueden decidir si aumentan el presupuesto o lo reducen en función de los resultados.
¿Cómo realizar una gestión de costos eficiente?
Para realizar una gestión de costos eficiente, es necesario seguir un enfoque integral que abarque diversos aspectos clave del negocio. Estos pasos son fundamentales para lograrlo:
- Comprender los costos: analiza cada gasto para entender su origen y cómo impacta en la empresa;
- Conocer la estructura de ingresos: identifica de dónde provienen tus ingresos y si puedes mejorarlos ajustando la estructura;
- Simplificar flujos de trabajo: optimiza procesos eliminando pasos innecesarios para reducir costos y aumentar la eficiencia;
- Capacitar al equipo: asegúrate de comunicar de manera efectiva para que todos comprendan la importancia de gestionar costos eficazmente;
- Involucrar a los empleados: escucha sus ideas para identificar formas innovadoras de reducir costos;
- Priorizar costos que generen ganancias: enfócate en los gastos que aumentan la rentabilidad;
- Reducir el trabajo no rentable: elimina tareas que no aportan valor significativo;
- Subcontratar servicios: considera externalizar funciones como el servicio al cliente para ahorrar costos;
- Invertir en tecnología adecuada: selecciona herramientas tecnológicas que digitalicen procesos y mejoren la productividad;
- Predecir gastos futuros: anticipa costos potenciales y ajusta tu presupuesto en consecuencia;
- Reevaluar el presupuesto regularmente: revisa y ajusta tu presupuesto para adaptarte a las necesidades actuales;
- Aceptar los cambios: mantente flexible y abierto a ajustes que beneficien la gestión de costos;
- Aprender de decisiones pasadas: usa los aciertos y errores anteriores para mejorar futuras decisiones;
- Incorporar la gestión de costos a la cultura: involucra a toda la empresa en este proceso para maximizar resultados;
- Mantener el plan de negocios en mente: asegura que las decisiones de costos se alineen con tus objetivos estratégicos.
Como se ve, la gestión de costos no consiste solo en reducir gastos. Sin embargo, sí es una parte importante de la planificación. En otras palabras, la gestión de costos implica hacer el mejor uso posible de los activos y el capital de la empresa, dirigiendo las inversiones a áreas y acciones estratégicas.
Aun así, es relevante entender cómo aplicar una reducción de gastos para incluirla en esta gestión. Esto es lo que podrás ver a continuación.
¿Cómo elaborar un plan de reducción de costos?
Eliminar gastos innecesarios debe ser un movimiento estratégico y prudente. Aquí hemos reunido los puntos principales para aplicar la reducción de costos en tu empresa:
Analizar la situación financiera
El primer paso para reducir costos en tu empresa es analizar la situación financiera. Conviene tomar nota de todos los gastos e ingresos de la organización, de lo que es realmente prioritario y de lo que es esencial para la continuidad de la actividad.
Este análisis debe implicar a los responsables de área, para que puedan evaluar el valor de cada gasto, señalando la importancia y el uso de cada partida, así como proponer alternativas que puedan utilizarse.
Identificar gastos, pérdidas y costos invisibles
¿Has pensado alguna vez cuánto tiempo se tarda en actualizar hojas de cálculo para supervisar un proceso? ¿O cruzar los datos de estas hojas de cálculo para generar un único informe?
Puede parecer una tontería, pero algunas empresas incluso contratan a una persona exclusivamente para este fin. Además de aumentar los costos de gestión, pueden producirse errores humanos e información inexacta.
Cuando un gasto, inofensivo a primera vista, ya forma parte de la rutina de la empresa, lo llamamos costo invisible. Los costos invisibles son complejos, difíciles de identificar y es casi imposible que una empresa no conviva con ellos. Pueden estar en procesos lentos, retrabajos, etc.
Fijar objetivos de reducción de costos
Muchas empresas, a la hora de recortar gastos, cometen el error de reducir costos que repercuten directamente en la calidad del producto o servicio ofrecido al cliente. El consumidor, a su vez, se da cuenta de la diferencia y deja de comprar, lo que provoca un efecto rebote en el volumen de negocio.
Despedir empleados, prescindir de proveedores fiables o incluso perder productividad en la producción son escollos para quienes quieren ahorrar dinero manteniendo su potencial de ventas en el mercado.
Por eso es esencial fijar objetivos para recortar en partidas que no son esenciales para la empresa. En la fase de análisis, los gestores ya han identificado alternativas, por lo que ahora les toca decidir cuáles son las mejores estrategias de reducción de costos.
Conviene subrayar que cada objetivo debe ser inteligente y definir claramente la contribución que se espera de cada miembro del equipo. También es importante que la estrategia elegida esté alineada con otras.
Automatizar y optimizar procesos
Automatizar procesos es una forma eficaz de optimizar los servicios de tu empresa y, al mismo tiempo, reducir costos. Esta estrategia también simplifica las rutinas de los empleados de los departamentos automatizados.
Es interesante utilizar la automatización para tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, como la introducción de datos y las facturas correspondientes a los pedidos de compra. Muchos empleados ya están sobrecargados con sus tareas cotidianas, por lo que la automatización les da la oportunidad de centrarse en las tareas más importantes.
Es más, no puedes tomar decisiones financieras acertadas si no tienes una visión precisa de su estado actual. Dado que la automatización mantiene registros de todos los proyectos, facturas e informes, obtendrás acceso instantáneo a los datos. Este tipo de información te permite hacer previsiones más precisas y gestionar con eficacia los proyectos de capital.
¿Cómo optimizar la gestión de costos con Checklist Fácil?
Checklist Fácil optimiza la gestión de costos en tu empresa mediante la automatización de procesos, la reducción de errores y el control eficiente de recursos.
Al eliminar el uso de hojas de cálculo y centralizar la información en checklists digitales, se agilizan las auditorías y se corrigen fallas rápidamente, evitando costos adicionales.
Además, los planes de acción automatizados, los informes en tiempo real y la integración con soluciones de BI te permiten tomar decisiones estratégicas basadas en datos precisos.
La capacidad de agendar auditorías y personalizar tipos de usuarios optimiza la gestión de procesos y el uso de recursos humanos, mientras que el almacenamiento en la nube reduce costos en infraestructura. La herramienta optimiza el tiempo y aumenta la productividad mediante sus más de 150 funcionalidades, como:
- Planes de acción automatizados;
- Workflows;
- Integración de la información sin ruido de comunicación;
- Informes y cuadros de mando personalizados;
- Datos en la nube, accesibles a través de ordenador o aplicación.
Y si has llegado, te darás cuenta de que la reducción de costos no consiste en recortar gastos, sino en invertir tiempo y dinero en lo que realmente aporta resultados inmediatos y a largo plazo.
Ocyan ya lo ha entendido y ha reducido sus residuos de papel en un 200% con la digitalización de procesos utilizando Checklist Fácil. Saint Gobain también ha digitalizado sus procesos y garantizado menos repeticiones y errores, una mayor fiabilidad de los datos y otras mejoras en sus 1.000 empresas.
Todo esto sólo fue posible con procesos más inteligentes y digitales, algo que Checklist Fácil proporciona con una interfaz fácil, intuitiva y altamente personalizable para cada tipo de negocio.
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Preguntas frecuentes sobre la Gestión de Costos
¿Qué es la gestión de costos?
La gestión de costos es una disciplina en la administración empresarial que se enfoca en planificar, monitorear y controlar los costos relacionados con las operaciones de una empresa para garantizar la salud financiera y cuidar del capital de la organización.
¿Cuál es la importancia de la gestión de costos?
La gestión de costos es esencial para mantener la estabilidad financiera de una empresa, asegurando que siempre haya recursos disponibles para sus operaciones, crecimiento y posibles imprevistos. Además de mejorar el margen de ganancia, permite reinvertir ahorros en nuevos proyectos u oportunidades.
¿Cuáles son los tipos de costos de una empresa?
Los gastos de una empresa pueden clasificarse en fijos y variables, directos e indirectos, operativos y de oportunidad, y hundidos o controlables. Cada uno tiene características propias y suelen formar parte de la estructura financiera de las organizaciones.
