La gestión de procesos PMI se refiere a la gestión de proyectos siguiendo la metodología del Project Management Institute (PMI), una organización sin fines de lucro que establece estándares y mejores prácticas para la gestión de proyectos en todo el mundo.
Cada proyecto consiste en un esfuerzo temporal que busca producir valor a través de un servicio, producto o resultado único. Todo proyecto tiene un comienzo y un final, un equipo de trabajo, un presupuesto y un cronograma, además de metas que deben alcanzarse.
A menudo, quienes se dedican a la gestión de proyectos se preguntan si existe una fórmula para hacerlo bien en todo momento. Es ahí cuando entra en juego todo lo propuesto por el PMI.
En este artículo te mostraremos todo sobre la gestión de procesos PMI y cómo esta puede ayudarte a llevar a cabo una gestión de proyectos exitosa en tu organización para mejorar su productividad y eficiencia.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es la gestión de procesos PMI?
La gestión de procesos PMI se centra en la planificación, ejecución y control de proyectos utilizando un conjunto de procesos bien definidos, los cuales se basan en el conocido marco de referencia Project Management Body of Knowledge (PMBOK). La PMI describe las mejores prácticas y procesos para la gestión de proyectos en todas las etapas de su ciclo de vida.
Aplicar la gestión de procesos PMI es importante para las empresas porque estandariza la gestión de proyectos. Al seguir una metodología estructurada, los gerentes de proyecto pueden identificar y abordar los problemas de manera oportuna.
Esta metodología también ayuda a mejorar la eficiencia y efectividad de los proyectos, asegurando que se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad satisfactoria para todas las partes interesadas.
¿Cuáles son los procesos clave del método PMI?
El método PMI se divide en cinco grupos de procesos interconectados y secuenciales que abarcan el ciclo de vida completo del proyecto. Cada grupo tiene su propio conjunto de objetivos y resultados, y los procesos están diseñados para trabajar juntos en el logro de estos objetivos.
Estos son los cinco grupos de procesos clave del método PMI:
1. Inicio
En este momento es cuando se origina un proyecto. Es el periodo en el que se define en que consistirá y se comunica de manera clara a la empresa y las partes interesadas.
La aprobación se otorga después de considerar la viabilidad y valor del plan, lo cual comúnmente se realiza mediante la revisión de dos documentos:
- Documento de caso de negocio, que describe los posibles beneficios de valor y financieros.
- El estudio de factibilidad, que aborda las metas del proyecto, los costos y el cronograma, para determinar si el plan es viable.
2. Planificación
El propósito del plan del proyecto es proporcionar una guía para que los equipos puedan alcanzar los resultados deseados. En este documento se detalla cómo obtener los recursos necesarios, incluyendo los recursos humanos, materiales y financieros.
Además, se presentan medidas para prevenir posibles problemas y se establecen acciones para asegurar que el proyecto se complete dentro del presupuesto y en el tiempo acordado.
3. Ejecución
La implementación del proyecto implica una reunión de los involucrados para definir sus responsabilidades, objetivos y cómo su trabajo afecta a los demás. De esta forma, todos comprenden la importancia de su trabajo y saben a quien acudir en caso de problemas que obstaculicen el progreso del proyecto.
Se recomienda el uso de herramientas que permitan el registro automático de los resultados, utilizando indicadores para evaluar si la gestión de los recursos, el tiempo y el personal es efectiva.
4. Monitoreo y control
Generalmente este paso suele coincidir con el anterior, y es una excelente oportunidad para tomar medidas en caso de que surja algún problema. También se puede aprovechar para identificar posibles mejoras o para optimizar los procesos, utilizando una estrategia aprendida recientemente o integrando talento con conocimiento específico
El monitoreo y control permiten anticiparse a malas noticias y también aprovechar oportunidades que puedan surgir durante la implementación del proyecto.
5. Cierre
El cierre del proyecto se produce cuando se pueden presentar al cliente o a los interesados los resultados, informes o entregables que se definieron desde el principio.
Es un momento importante para que los equipos que participaron analicen el desempeño de su trabajo, cómo se enfrentaron a los desafíos y que se puede aprender para futuros proyectos.
¿Qué es un PMBOK?
PMBOK, que son las siglas de Project Management Body of Knowledge (Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos, en español). Es un documento elaborado por el PMI, que incluye prácticas recomendadas, procesos, terminología y directrices para lograr una exitosa gestión de proyectos.
Más que una metodología, el PMBOK se trata de un conjunto de lineamientos y buenas prácticas creadas por el PMI para guiar la gestión de proyectos de manera efectiva y consistente.
Estas prácticas han sido desarrolladas a partir de la experiencia de profesionales de la gestión de proyectos y pueden ser adaptadas a la metodología elegida por cada gestor, ya que proporciona una explicación detallada de los procesos clave.
Por esta razón, el PMBOK es útil tanto para quienes son nuevos en la gestión de proyectos como para profesionales experimentados, debido a que cada nueva edición incluye innovaciones para las necesidades y herramientas actuales.
EL uso de la tecnología en la gestión de procesos PMI
En conclusión, la gestión de proyectos es fundamental para el éxito de cualquier organización, independientemente del tamaño o sector. Por su parte, PMBOK, el cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos creado por el PMI, ofrece una guía esencial para la gestión de procesos exitosos.
Pero por otra lado, la tecnología es una herramienta clave para la gestión de proyectos, ya que permite una automatización eficiente y efectiva de los procesos, y a su vez facilita el seguimiento y control del proyecto.
Por ejemplo, los softwares de gestión de proyectos permiten una mejor planificación, seguimiento, control y comunicación, lo que se traduce en una mayor eficiencia y efectividad.
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