Hoja de inspección: calidad y gestión para tu empresa

Es un formato construido especialmente para recabar datos de una manera adecuada y sistemática, de tal manera que su registro sea fácil para analizar la manera en que los principales factores que intervienen, influyen en una situación o problema específico.
Actualizado: 16 de julho de 2024
Tiempo de leer: 4 minutos

El Proceso de mejora continua es un concepto originado a partir de mediados del siglo XX que pretende introducir mejoras en los productos, servicios y procesos.

Postula una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a cabo.

Algunos de los elementos más importantes que se utilizan para lograr la mejora continua son las acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes.

El éxito de cualquier método que actualmente utilizan las organizaciones para gestionar aspectos tales como calidad (ISO 9000), medio ambiente (ISO 14000), salud y seguridad ocupacional (OHSAS 18000), o inocuidad alimentaria (ISO 22000), depende del compromiso hacia la mejora de todos los niveles, especialmente de la alta dirección, y permite desarrollar políticas, establecer objetivos y procesos, y tomar las acciones necesarias para mejorar su rendimiento.

Hoja de Verificación, Cálculo o Chequeo

Mediante el diseño de un sencillo formato, se recopila información sobre indicadores, causas de los problemas etc. También es conocida como Hoja de Verificación, Hoja de Cálculo u Hoja de Chequeo.

La hoja de inspección en un registro de información que indica el número de veces que ha sucedido algo, por ejemplo, la cantidad de personas atendidas por hora en caja, tiempo de respuesta de promotores, causas de cheques devueltos, causa de solicitudes rechazadas, defectos en productos, etcétera.

Ventajas de las Hojas de Verificación

  • Proporciona datos fáciles de comprender.
  • Los datos son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado a cualquier área de la organización.
  • Reflejan rápidamente las tendencias y patrones subyacentes en los datos.

Utilización

En la mejora de la calidad, se utiliza tanto en el estudio de los síntomas de un problema, como en la investigación de las causas o en la recogida y análisis de datos para probar alguna hipótesis.

También se usa como punto de partida para la elaboración de otras herramientas, como por ejemplo los gráficos de control, diagramas de pareto e histogramas.



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Hasta el momento se han identificado cinco usos para las hojas de inspección. Estas pueden utilizarse para:

  • Comprobar la forma de la distribución de probabilidad de un proceso.
  • Cuantificar defectos por tipo.
  • Cuantificar defectos por ubicación.
  • Cuantificar defectos por causa (máquina, trabajador).
  • Realizar un seguimiento de la finalización de los pasos en un procedimiento de varios pasos (como una lista de verificación o checklist).

La hoja de verificación debe ser visualmente fácil y debe permitir observar la información de manera sencilla para hacer un primer análisis que permita apreciar la magnitud y localización de los problemas principales.

Cada área de la empresa podría diseñar sus formatos de registro de tal forma que ayude a entender mejor la regularidad estadística de los problemas que tienen. Algunos de los fallos más comunes pueden ser:

  • Accidentes de trabajo.
  • Fallos en equipos y mantenimientos.
  • Fallos en trámites administrativos.
  • Quejas y atención a clientes.
  • Razones de incumplimiento de plazos de entrega.
  • Absentismo.
  • Inspección y supervisión de operaciones.

En Checklis Fácil tenemos una solución basada en aplicaciones que facilitan las inspecciones. Nuestro software se usa comúnmente en un teléfono inteligente o tablet que reemplaza las hojas de cálculo y el papel. Esto ayuda a los inspectores a programar trabajos e ingresar información de productos y proveedores, evaluar cargas de trabajo, enviar información a las partes interesadas y compartir resultados con la administración en tiempo real.

¿Cómo Checklist Fácil puede ayudar a tu empresa a ahorrar dinero?

Nuestro software puede ayudar a tu negocio a ahorrar dinero, tiempo y recursos. Aquí hay algunos ejemplos de cómo: 

Reducción de errores

Los errores innecesarios pueden costar mucho tiempo y dinero, especialmente cuando se trata de inspecciones de calidad. En realidad, el mayor costo de un equipo de control de calidad es el costo de problemas no detectados. El uso de un software de inspección de calidad asegura que el trabajo se realice de manera estructurada, minimizando las posibilidades de cometer errores.

Proporciona estadísticas

Un enfoque único para todas las revisiones de inspección significa no encontrar suficiente información sobre algunos proveedores. No todas las fábricas funcionan igual y no todos los productos tienen las mismas variables. El enfoque tradicional deja mucho que desear cuando se trata de recopilar y ver estadísticas, pero los paquetes de software ofrecen una base de datos de cifras y análisis útiles, que permite sacar conclusiones gracias a los procesos de inspección.

Identifica problemas recurrentes

Otro beneficio de tener el paquete de estadísticas como parte del software es que le permite detectar problemas que siguen sucediendo en las fábricas. Obviamente, los proveedores no resuelven estos problemas recurrentes y es posible que los inspectores no los identifiquen, pero pueden demostrarse y resolverse gracias al software de inspección de calidad.

Reducción de papel

Otra ventaja es que también elimina gran parte del papeleo (papel real o archivos electrónicos) que abarrotan las oficinas y los escritorios de las computadoras. Todos los datos se almacenan en un solo lugar, accesibles para todos, evitando la duplicación y la corrupción de archivos.

Hardware fácil de usar

Los inspectores pueden hacer su trabajo usando un teléfono móvil o una tablet con la aplicación del software instalada, lo que les evita tener que llevar consigo una computadora portátil o realizar la inspección en papel y transferir la información más tarde. Estos teléfonos tampoco necesitan ser de gama alta, simplemente productos confiables.

Informes en tiempo real 

El sistema de informes no solo ahorra tiempo a los inspectores, sino que también permite acceso a toda la información, desde la inspección, tan pronto como el celular pueda transmitirlo a través de wifi o datos celulares. Esto significa que todo puede comenzar a actuar de inmediato y las decisiones pueden tomarse mucho más rápidamente.

Rápida y efectiva transmisión de información

Olvídate de los informes enviados después de la jornada laboral. Olvídate de las conversaciones telefónicas con el gerente de calidad, tratando de comprender la esencia de la situación sin información completa. Es una gran receta para malentendidos y malas decisiones.

¿Deseas actualizar tus procesos de control de calidad? Checklist Fácil es la herramienta ideal para administrar el control de calidad de tu negocio, ya que te permite ahorrar tiempo y aumentar la productividad de su fuerza laboral.

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