Aquellos que quieran optimizar el rendimiento y lograr resultados aún más positivos deben pensar en formas de reestructurar su rutina de trabajo y organizar su flujo de tareas. Esto se debe a que, cuando los procesos del día a día no están en orden, la productividad operativa se ve afectada, incluso reflejándose en la calidad del producto o servicio ofrecido por la empresa.
La gestión de la rutina de trabajo no solo trae beneficios a los líderes de equipo, quienes vigilan el desempeño del equipo en conjunto. También garantiza ventajas individuales a cada empleado.
Al fin y al cabo, una rutina bien planificada simplifica las cosas, evita la desmotivación en el entorno laboral y ayuda a garantizar que todo se entregue en el tiempo estipulado, sin estrés ni horas extraordinarias. Veamos cómo sucede esto.
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¿Qué es la rutina de trabajo?
Si consultamos rápidamente un diccionario, podemos concluir que la rutina se puede definir como una secuencia de procedimientos y costumbres habituales, cuyo objetivo es el cumplimiento de una tarea que siempre se realiza de la misma manera, todos los días.
En este sentido, la rutina de trabajo no es solo la secuencia de la actividad en sí, sino el conjunto de métodos y técnicas que utilizan los profesionales en el cumplimiento de su función.
Cuando se ejecuta correctamente, la gestión de la rutina de trabajo evita la acumulación de servicios, así como las demoras en sus respectivos plazos. Con un cronograma en mente, es más fácil para el empleado cumplir con las metas y lograr buenos resultados.
Sin embargo, la rutina de trabajo debe revisarse de vez en cuando para que no quede obsoleta. Eso es porque la rigidez de los procesos, siempre ejecutados de la misma manera y sin espacio para la innovación y la flexibilidad, puede cansar y terminar obstaculizando el desempeño del profesional, en lugar de ayudarlo.
Es función de cada empleado buscar este mapeo, con la mirada puesta en lo que se puede mejorar en su propia vida diaria. Asimismo, el líder debe ser responsable de monitorear esta rutina y estudiar las oportunidades y fallas que puedan ocurrir.
¿Por qué es tan importante gestionar la rutina de trabajo?
Así, ya está claro que este control tiene una influencia directa sobre la produtividad, la eficiencia y los números presentados en la operación al final del mes. Además de la falta de ingresos, una mala gestión rutinaria puede provocar:
Falla de comunicación
Los ruidos entre el gerente y el empleado son comunes cuando las instrucciones y direcciones no son claras. Esto hace que cada profesional actúe de la manera que crea mejor, comprometiendo la estandarización del trabajo.
Las expectativas están desalineadas, lo que crea fricciones en el equipo. Además, la falta de organización diaria imposibilita definir cuáles son las prioridades, quedando a la mirada subjetiva de cada profesional definir que es urgente o que no entregar.
Sobrecarga de funciones
¿Conoces esa tarea que ya nace con un plazo definido “para ayer”? Este es uno de los principales síntomas de las operaciones que necesitan una mejor gestión de la rutina de trabajo.
Esto se debe a que la acumulación de tareas hace que cada profesional realice más tareas de las que realmente puede entregar. Cuando, en consecuencia, uno de ellos se queda fuera, o incluso es blanco de contratiempos, se traslada a otro profesional, que también está sobrecargado. Creando así un ciclo de improductividad.
Errores y retrabajos
De la misma forma que es necesario respetar el tiempo de cada tarea para organizar una rutina de trabajo eficiente, es necesario dotar a los profesionales de las herramientas adecuadas si el objetivo es la optimización y la productividad. Esperar mejores resultados sin el soporte tecnológico adecuado es siempre estar por debajo de las metas definidas por la empresa.
Recordando que cuando los errores y retrabajos son frecuentes, se necesitan más recursos para cumplir con cada actividad. Esto significa que la mala gestión de la rutina de trabajo también representa un desperdicio que tiene un fuerte impacto en el flujo de caja.
Por tanto, la empresa tiene el deber de asegurar los equipos y sistemas adecuados para la rutina de trabajo de sus empleados. Esto es cierto tanto para las empresas cuya actividad es presencial, como para aquellas en las que se realiza trabajo a distancia, algo que cada día es más habitual.
Dispersión de atención
Por otro lado, el exceso de procesos y dispositivos bajo el cuidado de los empleados también puede dañar la rutina organizacional. Después de todo, puede obstaculizar el enfoque y la concentración.
Además, cuando hay una exageración en este punto, la tendencia es que los gerentes cubran incesantemente a sus subordinados, incluso cuando el día ha terminado. Demasiadas conexiones pueden desdibujar los límites profesionales y afectar tanto la vida profesional como la personal de los empleados.
Beneficios de administrar su rutina de trabajo
Ahora que conocemos las consecuencias que puede ocasionar la falta de una buena gestión de la rutina de trabajo, es importante entender en que puntos, en la práctica, este control puede ayudar. Enumeramos algunos de ellos, a saber:
Mayor productividad y reducción de costos
Como decíamos, la correcta gestión hace que la rutina sea mucho más sencilla y dinámica. Esto aporta agilidad a la operación, lo que, por tanto, reduce costos, a medida que aumentan las entregas, aunque los gastos se mantengan iguales.
Además, esta optimización trae consigo calidad, que se mantiene incluso con la contracción del tiempo. Después de todo, el equipo comienza a ver exactamente cuándo, qué y cómo debe realizarse cada actividad.
Comprensión completa de las demandas
Hablando de ver mejor cada actividad, la optimización de la rutina asegura una mayor transparencia a todos los procesos. De esta forma, ayuda al empleado a definir prioridades, así como qué decisiones se deben tomar en medio de imprevistos que requieren una respuesta rápida.
Centrarse en las metas
Ya sea cuantitativo o cualitativo, todo buen gerente trabaja con metas bien definidas que están alineadas con sus empleados. Y con la rutina mejorada, se pueden lograr en períodos de tiempo más cortos y con un rendimiento aún más sorprendente.
Esta mejora en el desempeño también es importante para el perfil profesional de cada uno, ya que mejora los resultados profesionales. El reconocimiento crece y actúa para motivar a los empleados, animándolos a mejorar constantemente.
7 buenas prácticas para mejorar la gestión del trabajo rutinario
Para asegurar la eficiencia en esta gestión, es necesario mapear la rutina de trabajo, evaluando las fortalezas y debilidades de la operación en su conjunto. Teniendo esto en cuenta, es necesario planificar los procesos de acuerdo con las mejores prácticas para la mejora del día a día, por ejemplo:
1. Integrar y estandarizar procesos
La gestión rutinaria engloba una serie de acciones que garantizan el cumplimiento del trabajo a realizar. Si cada empleado hace su parte de una manera, no hay fluidez en la operación y el desempeño se ve afectado.
En este sentido, la estandarización es vital para la agilidad y confianza en la ejecución de tareas, que comienzan a tener sentido dentro del flujo operativo.
Esto no solo ayuda a los empleados a desempeñarse individualmente, sino que también beneficia el trabajo en equipo. Después de todo, todos sabrán cómo hacer el trabajo, lo que mejora las relaciones interpersonales.
2. Definir todos los aspectos de cada tarea
Para cumplir con las rutinas, primero es necesario que el gerente defina en qué proyectos se van a trabajar: cuándo, cómo, dónde e incluso cuándo deben completarse. Por tanto, es necesario estructurar todo lo relacionado con los procesos y los medios para ejecutarlos.
Esto ayuda a evitar las demoras y los gastos generales que hemos cubierto anteriormente, factores que hacen que la búsqueda de mejores resultados sea prácticamente inevitable.
Para cumplir con esta misión de la mejor manera posible, categorizar los procedimientos por grupos, de acuerdo con sus respectivas características y similitudes. Esto ayuda a definir plazos coherentes y, al mismo tiempo, a acortarlos sin perder eficacia.
Otra ventaja de esta acción es la mejora en el enfoque del equipo en proyectos que demandan mayor atención, o incluso aquellos que tienen mayor urgencia. Todo se hace de forma organizada.
3. Ver el rendimiento
Además de definir estrategias, monitorear el desempeño es esencial para la eficiencia de los proyectos una vez alineados. El seguimiento debe realizarse en tres frentes: individual, grupal y organizacional en su conjunto, en los que se evalúa el flujo de trabajo en general.
En esta práctica, el gerente necesita controlar todo lo relacionado con la ejecución de las tareas, es decir, cobrar por las entregas, identificar posibles incovenientes, responder a imprevistos y, no menos importante, actuar sobre la motivación del equipo. Después de todo, sin un liderazgo inspirador, la presión puede dañar el desempeño del equipo.
Para ello, es importante tener un control organizado de todo lo que sucede bajo su gestión. Esto significa recurrir a planillas, checklists, tablas y tecnologías que permitan el seguimiento gerencial de la gestión.
4. Establecer prioridades
Tan importante como la proyección de todo lo relacionado con la propia rutina de trabajo es establecer cuáles son los procesos más importantes. Es decir, aquellos que son vitales y deben tratarse en primer lugar.
Esto no siempre está claro para los gerentes, pero solo piense en las actividades críticas de la operación. Pueden definirse por la dificultad de ejecución o incluso por el tiempo limitado para su cumplimiento.
Otro contexto que puede requerir prioridad en la rutina de trabajo es la cantidad de recursos involucrados. En este sentido, cuanto más grande y caro, más importante es el proceso. Además de este factor, también existen escenarios que tienen un alto grado de impacto en el funcionamiento de la empresa, así como la necesidad de colaboración en equipos multidisciplinares.
5. Saber delegar
Una falla común entre los gerentes, incluso los más experimentados, es la dificultad para distribuir las tareas de manera coherente, ya sea porque el gerente termina tratando de cumplirlas él mismo o porque las delegó en los empleados equivocados, sin tener en cuenta sus habilidades, funciones primarias, plazos requeridos, etc.
Además de definir la prioridad de los trámites, que vimos en el ítem anterior, existe un segundo criterio para que la distribución sea bien hecha. Es la compatibilidad de cada empleado con la entrega, ya que debe ser compatible con su puesto y las habilidades que tiene.
Uno de los errores fatales que cometen muchos directivos a la hora de delegar es elegir a un profesional sin las habilidades necesarias para llevar a cabo la actividad que se les asigna. Además de los errores, la ineficiencia y la lentitud en la entrega, el acto puede aumentar la sensación de inseguridad del líder, lo que impulsa la dificultad para descentralizar las tareas.
6. Defina horários
Además de los horarios de inicio y finalización de la rutina de trabajo, así como los períodos adecuados de descanso y alimentación, es importante controlar el tiempo necesario para completar las tareas. Cuando los tiempos no están definidos, las posibilidades de retrasos son mayores.
Esto es especialmente importante en el régimen de teletrabajo, donde las actividades domésticas y los hábitos personales pueden acabar interfiriendo en el desempeño del trabajo. Se deben considerar tiempos específicos para la realización de las actividades, considerando el ritmo de trabajo saludable, con ingresos confirmados.
La práctica evita retrasos, por ejemplo, y ayuda a comprender cuánto se necesita para realizar cada actividad.
7. Automatizar procesos
¿Conoces esos pasos burocráticos y repetitivos en la rutina laboral? También se pueden optimizar cuando el gerente usa tecnología. Existen programas de software programados para esto, que ayudan a la gestión de proyectos, actúan fuertemente en la parte ejecutora, mientras que su equipo puede enfocarse en tareas más analíticas.
Esto significa elevar a su equipo a un mayor nivel de eficiencia y acercar la gestión de la rutina de trabajo al concepto de workflow. Traducido del inglés, el término se refiere al flujo de trabajo, que refleja los pasos en los que se transmiten las acciones, los documentos y los datos.
Esta función se puede utilizar en varias áreas de cualquier organización y promete traer muchos resultados a los sectores de la industria, la administración, el comercio minorista y la gestión de personas.
Para ello, las empresas utilizan un conjunto de tecnologías y herramientas que permiten coordinar las tareas rutinarias de forma más fluida, utilizando la automatización, lo que reduce el tiempo dedicado a los procesos y garantiza la asertividad y seguridad de la información.
Con el uso de checklist en línea, por ejemplo, es posible crear étapas personalizadas para el seguimiento, aprobación y análisis gerencial de las distintas etapas, en los más variados sectores de su empresa, sea cual sea el segmento en el que opere.
Esto ayuda a estandarizar los procesos y fortalecer las actividades clave de su empresa.
El Chekclist Fácil, por ejemplo, es una plataforma que cuenta con un módulo de flujo de trabajo, que te permite crear actividades en cadena. Es decir, crea un pedido para la aplicación de checklists, asegurándose de que no se iniciará ningún paso sin que se haya completado el anterior. ¡Aprende a usar la herramienta aquí!
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