La aplicación de checklist hace parte de una rutina de muchas empresas, que tienen la necesidad de realizar auditorías y mantener una completa estandarización de procesos y actividades. Un buen ejemplo son las franquicias, que necesitan mantener un visual único y calidad en cada una de las unidades.
¡Con la Checklist Fácil, solución líder en checklist electronico en America Latina,ese trabajo resulta mucho más fácil! Con nuestra solución, tienes exclusivas funcionalidades que irán simplificar la rutina de la aplicación de checklist. Aquí iremos a detallar dos funcionalidades de nuestra solución: Check-in de unidades y Checklist con QR Code.
Por medio de esta funcionalidad, resulta más fácil saberlo todo en tiempo real:
- Cuáles checklist ya fueron aplicados;
- Cuando el trabajo fue realizado;
- Cuál es tiempo que llevo para la realización de cada auditoría;
E para facilitar todavía más el trabajo durante el proceso de aplicación del checklist, es posible crear QR Codes. Ellos identifican de forma automática cuál cuestionario debe ser respondido y a que sector se refiere.
¡Sigue la lectura para conferir todos los detalles de esa funcionalidad y cómo gerenciar la aplicación de checklist a partir de ellas!
Gerencia tu equipo con la funcionalidad de Check-in
Uno de los diferenciales de contar con la solución Checklist Fácil es la posibilidad de tener el Check-in de las personas responsables por hacer la aplicación de checklist. De esta manera, resulta fácil la aplicación:
- Gerenciar enrutamientos;
- Identificar en tiempo real cuál es la auditoría que están realizado;
- Garantizar que el colaborador vaya hasta el local para realizar el análisis, evitando que el checklist sea completo fuera del local apropiado.
En las configuraciones de la plataforma, puedes seleccionar la activación del GPS y definir si es obligatorio o no. Al elegir la opción ”Sí”, cada usuário al hacer la aplicación del checklist deberá enviar su localidad. Solamente después del envío conseguirá iniciar su auditoría.
Esta es una funcionalidad esencial para el gestor o persona responsable por hacer el gerenciamiento de las aplicaciones en cada unidad de una franquicia (por ejemplo). Además de obtener las respuestas en cada cuestionario, queda claro cuál fue la localización inicial y la localización final durante la aplicación del checklist.
Ejemplo de alerta para aplicación de checklist utilizando la plataforma Checklist Fácil.
Esta funcionalidad facilita que todos los equipos puedan organizarse a partir de la localización. Con la posibilidad de esta métrica de aplicación de checklist, resulta fácil definir periodicidades y cuáles son los planes de acción necesarios en cada unidad.
Lectura del QR-Code para aplicación de checklist
Para tornar el trabajo de auditoría todavía más fácil y simplificado, la plataforma Checklist Fácil también permite generar un QR-Code para cada checklist que debe ser aplicado en campo.
En las unidades que deben ser aplicados, más de un checklist en sectores diferentes, como por ejemplo al abrir una tienda, estándar de escaparate y en diversos lugares en las tiendas minoristas, esta es una funcionalidad fundamental.
Antes, el responsable por las auditorías necesitaba completar diversificados documentos, todo de forma manual, con variados checklists. Pero con nuestra funcionalidad, lo único que necesita, es llegar al lugar y hacer la lectura de QR-Code. Después de eso, el aplicador ya tendrá en la pantalla de la tableta o smartphone el checklist completo que necesitar para auditar en el horario marcado.
De esta manera, el relatorio de aplicación del checklist atrae informaciones como:
- Cuál cuestionario fue verificado;
- Cuál unidad;
- Fecha de aplicación;
- Horario inicial y horario final para medir la duración de la auditoría.
Funcionalidad extra: Ejemplo para hacer el análisis
Dependiendo del área de actuación de la empresa, el número de checklist necesarios varían, así como los ítems que deben ser verificados.
- En algunas unidades de franquicias del ramo de la alimentación, es preciso auditar aparatos, pasos de la organización y preparación de la cocina, además de las ropas adecuadas del equipo;
- Ahora en una red de tiendas de ropa, es necesario verificar el estoque y la forma de exposición de los productos.
“Se que tendré que hacer una auditoría y que tendré que enviar las fotos para comprobar lo que fue verificado. ¿Pero qué exactamente debo verificar?”
Esta es una duda común, que ya debes haber escuchado en algunos equipos de auditorías. Para garantizar la efectividad de las verificaciones necesarias y de forma correcta, la Checklist Fácil también creó una funcionalidad que facilita la vida de todos: el Ejemplo de análisis.
Funciona de la siguiente manera: para cada pregunta del cuestionario del checklist, es posible incluir una información. Puede ser hecho con cualquier tipo de multimédia. El objetivo es indicar un modelo, que debe servir de guia.
Puedes agregar una multimédia que indique al aplicador lo que debe ser verificado. Te damos algunos ejemplos:
- Imagen: indicando los ítems del formato del equipo que necesitan estar de acuerdo con lo establecido;
- Vídeo tutorial: grabación que indica cuáles partes de un aparato debe ser analizada;
- Audio: explicando el paso a paso del proceso de aplicación de un checklist;
- Texto: informando de forma descriptiva lo que debe ser verificado y esclareciendo dudas sobre lo que será visualizado.
Envío de multimédias como comprobación de auditorías
Va más allá de un guía para auditar el ítem correcto, cada aplicación de checklist puede apoyarse también con el envío de multimédias para comprobar que está todo de acuerdo con lo previsto.
Es fundamental para tener la aprobación completa del gestor responsable por recibir las respuestas de los cuestionarios.
Después de conocer todas las funcionalidades para la aplicación del checklist, ¿son justamente ellas que necesitas utilizar en tu dia a dia? Si la respuesta es sí, marca una demostración y obtenga todas estas funcionalidades del Checklist Fácil.
