Externalización de procesos: conoce qué es el BPO y sus ventajas

La subcontratación de procesos de negocio (BPO, por sus siglas en inglés) es una estrategia que permite a las empresas delegar ciertas funciones a proveedores externos para mejorar la eficiencia y reducir costos.

En este sentido, su externalización es una herramienta esencial para muchas organizaciones que buscan optimizar sus operaciones y centrarse en sus competencias clave.

Ya sea que quieren aumentar su eficiencia logística o mejorar la calidad de un componente de su producto, la externalización de procesos puede ser de gran ayuda.

En este artículo, te mostraremos en detalle qué es el BPO y sus numerosas ventajas. Además, a través de un ejemplo concreto, expondremos cómo las empresas pueden beneficiarse de esta práctica y mantenerse competitivas en mercados en constante cambio.

¿Qué es el BPO (Business Process Outsourcing)?

El BPO, o subcontratación de procesos de negocio, es una estrategia que consiste en delegar diversas operaciones empresariales a proveedores externos.

Inicialmente, se limitaba a la industria manufacturera, como en el caso de los fabricantes de refrescos que subcontrataban partes significativas de sus cadenas de suministro. Sin embargo, en la actualidad, esta práctica se ha extendido a la subcontratación de una amplia gama de productos y servicios.

Así, la subcontratación de procesos de negocio puede abarcar desde funciones administrativas y de atención, hasta procesos logísticos. Las primeras incluyen actividades no orientadas al cliente, tales como contabilidad y recursos. Las segundas se refieren a la subcontratación de tareas que implican interacción directa con los clientes, como ventas y servicio al cliente.

Ventajas del BPO para las empresas

Contratar una empresa de BPO puede ofrecer numerosas ventajas potenciales, tales como:

Mayor flexibilidad operativa

Al subcontratar funciones no esenciales, como marketing y recursos humanos, el personal puede centrarse exclusivamente en las competencias fundamentales de la empresa. Esto les permite ser más innovadores y adaptables en sus labores diarias.

Acceso a tecnologías innovadoras

Las empresas de BPO, para competir en el mercado, se especializan en funciones comerciales específicas e invierten en las últimas y mejores tecnologías en esas áreas.

Esto significa que las empresas que las contratan acceden a tecnologías de punta que de otra manera no podrían implementar internamente por cuestiones de presupuesto o desconocimiento.

Acceso a los mejores profesionales

Muchas empresas de BPO contratan profesionales altamente capacitados y con experiencia en áreas específicas, como recursos humanos o nóminas. Esto porque contar con los mejores talentos les permite competir por clientes y garantiza que las empresas que los contratan obtengan la experiencia de estos expertos.

Ahorro de costos

Muchas empresas de BPO operan en países con impuestos corporativos más bajos y salarios competitivos. Los ahorros obtenidos se trasladan a las empresas que subcontrata a través de ellas.

Además, subcontratar puede reducir otros costos, como alquiler de oficinas, tarifas de software y otros gastos generales.

Acceso a informes avanzados y rápidos

El uso de tecnologías avanzadas como inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (ML) y automatización por parte de las empresas de BPO permite a las organizaciones acceder a informes más precisos y rápidos, incluyendo pronósticos financieros y de flujo de efectivo.

Mejores respuestas al cambio

Con acceso a los mejores talentos, tecnologías innovadoras, ahorro de costos, mayor flexibilidad interna e informes avanzados, las empresas pueden adaptarse mejor a los cambios rápidos en su industria o a las demandas de los clientes.

Incluso pueden anticiparse a estos cambios, mejorando su capacidad de respuesta y adaptación.

Gestión de riesgos especializada

Subcontratar funciones comerciales a expertos probados puede reducir los riesgos, ya que estás áreas estarán gestionadas por profesionales que saben cómo mitigar los riesgos pertinentes.

Por ejemplo, si una empresa subcontrata su función de TI, los expertos contratados pueden tener un conocimiento más profundo de cómo evitar riesgos específicos que los empleados actuales de la empresa no poseen.

Una mayor ventaja competitiva

Con acceso a tecnologías innovadoras, expertos especializados, ahorro de costos, informes avanzados, gestión de riesgos especializada y una mayor flexibilidad operativa, las empresas están mejor posicionadas para desarrollar ventajas competitivas frente a sus competidores que no tienen acceso a estos recursos.

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Implementación y mejores prácticas

Determinar las funciones que pueden ser subcontratadas mediante BPO requiere una gestión sólida de los procesos de negocio y una comprensión integral de los procesos organizacionales.

Generalmente, la subcontratación de una función o proceso sigue estos pasos:

Decidir adoptar BPO

Las empresas deciden subcontratar funciones basándose en factores como tamaño, industria, mercado y necesidades específicas. Nuevas empresas y pequeñas empresas subcontratan por falta de experiencia interna, mientras que las grandes buscan eficiencia y efectividad.

Identificación de tareas para subcontratar

Es crucial seleccionar las funciones comerciales adecuadas para la subcontratación y evaluar cómo impactará en los procesos tecnológicos y organizacionales existentes, incluyendo finanzas, flujos de trabajo y cultura empresarial.

Para ello, un mapeo de procesos puede ser una herramienta de mucha utilidad.

Selección de un proveedor BPO

La organización debe identificar proveedores que ofrezcan servicios de calidad a precios razonables. La decisión puede implicar un solo proveedor o varios, basándose en una comparación detallada de las ofertas con los requisitos y expectativas de la empresa.

Además, se debe verificar que el proveedor BPO cumpla con algunas normativas o estándares internacionales, como la ISO 28000, que pueden ser importantes para la empresa.

Decisión del tipo de contrato

Elegir un contrato de precio fijo, el cual establezca un pago, un contrato de tiempo y materiales, de acuerdo al tiempo y recursos utilizados.

También se puede basar en resultados de desempeño, estableciendo acuerdos a nivel servicio (SLA) para evaluar la calidad de este.

Transferencia de roles subcontratados

La empresa debe desarrollar e implementar un plan para transferir la carga de trabajo al proveedor, asegurando una comunicación fluida tanto interna como externamente para garantizar una transición sin problemas.

Evaluación del desempeño del proveedor

Realizar evaluaciones periódicas del desempeño del proveedor en relación con los objetivos y metas del contrato, utilizando métricas de eficiencia, precisión y satisfacción del cliente.

Esto ayuda a decidir si renovar, modificar o rescindir el contrato. La creación de un checklist es fundamental para optimizar este proceso.

Ejemplo de modelo BPO: externalización de la producción industrial

Una empresa de fabricación de dispositivos electrónicos decide subcontratar parte de su producción a un proveedor de BPO especializado en ensamblaje de componentes electrónicos.

Para ello, sigue los siguientes pasos:

1. La empresa identifica que la subcontratación del ensamblaje de circuitos y módulos electrónicos es la opción más viable.
2. Después de una evaluación exhaustiva, se selecciona un proveedor BPO en Asia, conocido por su alta calidad en la manufactura de componentes electrónicos y costos competitivos.
3. Se opta por un contrato de precio fijo para el ensamblaje de componentes, con acuerdos de nivel de servicio (SLA) que establecen criterio claro de calidad y tiempos de entrega.
4. Se desarrolla un plan detallado para transferir la producción al proveedor de BPO, incluyendo la capacitación del equipo del proveedor y la integración de sistemas de gestión de calidad.
5. La empresa realiza evaluaciones trimestrales del desempeño del proveedor, utilizando métricas de eficiencia, calidad de los ensamblajes y cumplimiento de los plazos de entrega.

Con este ejemplo, vemos cómo gracias a la subcontratación del ensamblaje de componentes electrónicos, la empresa reduce significativamente sus costos operativos, mejora la eficiencia de producción y puede centrarse en su competencia central: la innovación en diseño y desarrollo de nuevos dispositivos.

El BPO como apalancamiento para lograr la excelencia operativa

No hay duda de que la subcontratación de procesos de negocio es una estrategia poderosa que permite reducir costos, mejorar la eficiencia y centrarse en sus competencias clave.

La implementación de un software especializado, como el Checklist Fácil, es un ejemplo de externalización. Contratar esta herramienta otorga una digitalización completa de las operaciones, permite ahorrar tiempo y evitar retrabajos, mientras que la toma decisiones basada en datos garantiza una gestión más informada y efectiva.

¡Todo esto sin que la empresa necesite desarrollar un software de gestión propio, lo cual le ahorra tiempo y dinero!

Además, el Checklist Fácil puede potenciar aún más los beneficios de la externalización de otros procesos, ya que la herramienta permite crear planes de acción individuales y controlar la ejecución de tareas, incluso cuando los responsables son de otros equipos externos a la empresa.

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