La productividad de los empleados tiene un gran impacto, puesto que su eficiencia no solo puede afectar la rentabilidad de una empresa, sino también influir directamente en el desarrollo económico de un país.
Si bien se trata de una situación generalizada, es igualmente importante que las empresas, desde su alcance, incentiven un entorno en el que la productividad aumente.
Por esa razón, a lo largo de este artículo te mostraremos no solo por qué es tan relevante mantener altos niveles en la productividad de los empleados, sino también cómo puedes medirla y las mejores técnicas con las que puedes aumentarla en caso de ser necesario. ¡Sigue leyendo!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es la productividad laboral?
La productividad laboral es el indicador que mide qué tan eficiente fue determinado proceso realizado por un colaborador. Para hacerlo, se basa en la relación entre:
- el tiempo que lleva realizar esa actividad
- los recursos implementados en la misma
- los resultados tras su ejecución
Si uno de estos elementos no es óptimo, el nivel de producción disminuye. Esto significa que para considerar que ocurrió un alto nivel de productividad en la ejecución de una tarea, esta debe realizarse en el menor tiempo posible mientras se optimizan al máximo los recursos y se obtienen excelentes resultados.
¿Cuál es su importancia?
La productividad impacta en todas las áreas de una empresa y define la eficiencia de resultados en la elaboración de un producto o prestación de un servicio. Asimismo, determina la efectividad de los flujos de trabajo y los procesos implícitos en ellos.
Además, tener altos niveles de productividad trae consigo una gran cantidad de beneficios, tales como:
- Aumenta la rentabilidad al lograr más con menos recursos y dedicando menos horas de trabajo.
- Innova constantemente los procesos y equipos en busca de mejores alternativas para aumentar la productividad.
- Incrementa la satisfacción del personal, pues al ser productivo siente que su valor como profesional se eleva rápidamente.
- Promueve un importante posicionamiento ante la competencia al tener la capacidad de crear un nuevo producto rápidamente y adaptarse al mercado.
- Fomenta el crecimiento sostenible a través de la reducción de costos y el aumento de la rentabilidad.
¿Cómo medir la productividad laboral?
Antes de decidir qué tan productivo es un trabajador, debes tener en cuenta varios factores que influyen en este hecho, además de procurar aplicarlos en tu organización:
- Ambiente laboral: Mientras más positivo y motivador sea el ambiente de trabajo, más productivos serán los colaboradores.
- Gestión de personas: Si el personal es gestionado adecuadamente, pensando en su bienestar y satisfacción, se aumenta su compromiso hacia la empresa y, con ello, mejora su rendimiento.
- Capacitación: Un trabajador bien instruido y con los conocimientos adecuados puede realizar sus tareas de la mejor forma posible.
- Acceso a las tecnologías adecuadas: Las herramientas tecnológicas de automatización de procesos ejecutan las tareas repetitivas en un instante y permiten que la fuerza de trabajo se concentre en actividades más relevantes en la producción.
Posteriormente, para medir la productividad de los empleados, podrás utilizar los Key Performance Indicators (KPI) o indicadores claves de desempeño, que son un conjunto de métricas fundamentales para este proceso. Algunos de ellos son:
- Absentismo: La ausencia del colaborador en las horas que deberían ser de trabajo.
- Ganancia por colaborador: El dinero que produce un empleado en relación con la inversión de mantenerlo en la organización.
- Nivel tecnológico: El impacto que la tecnología presente en la empresa genera en la producción.
- Capacidad de trabajo: La cantidad de trabajo que puede hacer un colaborador.
- Calidad del trabajo: La cercanía del trabajo culminado respecto al trabajo esperado.
- Efectividad: La cantidad de recursos que utiliza para la ejecución de determinadas tareas.
¿Cómo maximizar la productividad laboral?
A continuación, te mostramos algunas técnicas que pueden ayudar a maximizar la productividad laboral. Ten en cuenta que todas tienen sustentos distintos y sus propias particularidades, por lo que lo ideal es que apliques la que más se adapte a ti y a tu equipo de trabajo:
1. Técnica de Pareto
También conocida como la regla del 80/20, se trata identificar el 20 % de tareas que generan el 80 % de resultados y concentrar la mayor parte de los esfuerzos en este 20 %.
Con esto, se deja de invertir una gran cantidad de recursos y tiempo en actividades de poca relevancia.
2. Bloques de tiempo
Tal como su nombre lo indica, consiste en establecer bloques de tiempo en los que se ejecutará determinada tarea sin pausa.
Lo ideal es que no sean demasiado cortos ni demasiado largos. Por lo general, bastará un lapso de entre una hora y media a tres horas.
3. Técnica Pomodoro
La premisa de la técnica Pomodoro es sumamente sencilla: trabajar sin ningún tipo de distracción durante 25 minutos, descansar 5 minutos y repetir este ciclo hasta culminar la tarea.
Si lo deseas, cada cuatro lapsos de 25 minutos de trabajo, puedes tomar un descanso más amplio de 15 o 20 minutos.
4. Técnica Ivy Lee de las 6 tareas
En esta técnica los empleados deben realizar una lista, por orden de prioridad, con sus seis tareas más importantes del día siguiente.
Lo realmente interesante es que el orden debe establecerse de acuerdo a la cantidad de beneficios que cada tarea genera a la compañía, siendo las más beneficiosas las que deben estar en los primeros puestos. Hacer una checklist efectiva será especialmente útil para este método.
5. Método Kanban
Aunque no es un método de productividad propiamente dicho, sí que ayudará a organizar adecuadamente las tareas pendientes para evitar confusiones que pudiesen retrasar el proceso.
Consiste en crear tres espacios para las diferentes etapas de las tareas (“pendiente”, “en proceso” y “terminado”) e ir moviéndolas a medida que se van culminando estas fases.
Herramienta de checklist: tu aliada de la productividad
Más allá de los consejos o técnicas que podamos mostrarte, es indispensable que cuentes con las herramientas tecnológicas adecuadas que permitan maximizar la productividad de los empleados. En ese sentido, el Checklist Fácil tiene mucho para ofrecer.
Con nuestra herramienta puedes crear flujos de trabajo y planes de acción que faciliten la integración entre equipos, conecten procesos e incluso favorezcan una comunicación efectiva en el trabajo.
El registro de actividades a través de checklists permitirá que todos puedan acceder a la información en tiempo real, priorizar las tareas más importantes e identificar con facilidad el siguiente paso en su lista. Esto, sin lugar a dudas, logrará mejorar la productividad y eficiencia de tu empresa.
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Uma resposta
Para aumentar la productividad laboral de sus colaboradores, mi amigo ha introducido el método kanban en su grupo del trabajo. Me aseguro de que trabajar de manera visual les ayudo a todos los miembros del equipo porque así pueden ver el progreso y el estado de cada tarea y esto ayuda a mantener a todos en la misma página y a fomentar la colaboración.