Descubra cómo lograr una gestión de datos e información efectiva en su franquicia

Coordinar las operaciones de una empresa, especialmente si cuenta con diferentes sucursales o está basada en la logística y distribución, demanda una gran capacidad de gestión de datos e información. De esta tarea depende que la organización funcione de la manera correcta en diferentes áreas, como abastecimiento, producción y manejo de inventarios. Entonces, ¿cómo recolectar,

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Descubra cómo lograr una gestión de datos e información efectiva en su franquicia

Coordinar las operaciones de una empresa, especialmente si cuenta con diferentes sucursales o está basada en la logística y distribución, demanda una gran capacidad de gestión de datos e información.

De esta tarea depende que la organización funcione de la manera correcta en diferentes áreas, como abastecimiento, producción y manejo de inventarios.

Entonces, ¿cómo recolectar, interpretar y aprovechar la información relacionada a la compañía? Sin duda, se trata de una labor compleja, pero que puede realizarse eficazmente si se siguen los pasos necesarios.

Dicho esto, a continuación te explicaremos 7 consejos para mejorar la capacidad de gestión de datos e información.

7 pasos para mejorar la capacidad de gestión de datos e información

1. Utiliza la tecnología de la nube

Para contar con un manejo eficaz de los datos necesitas de una base centralizada, que te brinde flexibilidad, rapidez y seguridad.

Precisamente, esos son 3 de los principios que caracterizan a la tecnología de la nube.

Los softwares que tienen capacidad de alojamiento en servidores remotos te permitirán acceder a información sobre tu empresa desde diferentes lugares y dispositivos, como tabletas y smartphones.

Además, poseen rigurosos mecanismos de seguridad y protección de confidencialidad.

Otro aspecto resaltante, en relación a la tecnología de la nube, es que garantiza que los datos almacenados nunca se perderán.

En cambio, cuando se alojan en equipos informáticos, memorias físicas y otros dispositivos se corre el riesgo de perderles el rastro si estos se averían.

2. Documenta

Si quieres tener una buena gestión de datos e información, debes empezar por documentar todo aquello que te parezca relevante y hacer comentarios sobre ello.

De esa manera tanto tú como empleados clave tendrán la información que requieren para mejorar diferentes áreas y hacer correcciones.

Por ejemplo, resulta una muy buena idea que implementes un software de checklist que te brinde la posibilidad de tomar fotos en el acto, cuando consideres que algo está fuera de orden, e introducir comentarios.

Eso mejorará el flujo de comunicación interno y facilitará que otros miembros de compañía gestionen y utilicen esa información para optimizar algo en específico.

3. Recolecta datos en tiempo real

La tecnología es una mano amiga cuando se busca obtener información de interés y sacarle provecho.

Una de las grandes ventajas de un buen sistema para el mundo empresarial es que tiene la capacidad de recolectar datos en tiempo real.

Eso te permitirá enterarte a tiempo de la realidad de distintas áreas del negocio y, por lo tanto, podrás tomar las decisiones adecuadas de forma oportuna.

Si sumado a esto el software trabaja con la tecnología de la nube, eso significa que tendrás control operacional y capacidad de diseño de líneas de acción aunque no te encuentres en la oficina.

También te resultará especialmente útil si estás encargado de coordinar varias franquicias y, por lo tanto, necesitas saber en tiempo real qué ocurre en cada una.

4. Evita la saturación

Uno de los aspectos clave cuando se trata de gestión de datos e información es la jerarquización.

Si bien es indispensable que cuentes con un sistema que recolecte información sobre diferentes áreas, es importante que sepas tomar los elementos más importantes a la hora de tomar decisiones.

Así como es importante contar con un profundo conocimiento de la realidad de la compañía y las sucursales, también es necesario que evites saturación.

Además, debes identificar cuáles datos te servirán para tomar decisiones con resultados inmediatos y, también, qué tipo de información es útil para la planificación a largo plazo.

En conclusión, para contar con una buena gestión de datos e información tienes que jerarquizar y clasificar.

5. Trabaja en equipo

Una de las metas que debe proponerse una franquicia es padronizar procesos y estandarizar.

Por ese motivo, la gestión de datos e información tiene que ser un trabajo en equipo, ya que de ella surgen las decisiones que influencian los métodos y modelos operativos de la empresa en general.

Para sacar provecho de los datos y que estos deriven en líneas de acción eficientes, es importante que diferentes miembros de la organización aporten ideas basadas en sus niveles de conocimiento y experiencia diaria.

Además de contar con un sistema tecnológico al que puedan acceder diferentes empleados, nunca deja de ser importante realizar juntas o reuniones (puede ser a través de medios digitales) con regularidad.

6. Monta tus propios checklist

Muchas veces, coordinadores, gerentes y propietarios cuentan con suficiente información sobre los negocios, pero dejan que pase desapercibida y no la convierten en líneas de acción claras.

Por ese motivo, es importante que tengas a tu disposición un sistema tecnológico que te permita crear tus propios checklist cuando consideres que tienes los elementos necesarios para hacerlo.

De esa manera aprovecharás los datos, pues traducirás el conocimiento en hechos y medidas concretas.

Al momento de realizar un checklist sobre una determinada tarea o proceso, debes responder diversas preguntas, entre ellas:

  • ¿Por qué será hecho?;
  • ¿Dónde seré hecho?;
  • ¿Quién lo hará?;
  • ¿Cómo será hecho?;
  • ¿Cuándo será hecho?

Incluso, es conveniente que definas cuánto constará cumplir con un determinado checklist.

7. Evalúa la gestión de datos e información

No hay manera de mejorar un aspecto de los negocios que a través de la evaluación y el análisis.

Por esa razón, es importante que definas periodos de tiempo para determinar si realmente se está sacando provecho de los datos e información que proporciona un sistema tecnológico.

Recuerda que a pesar tener grandes potencialidades, los softwares no marcarán la diferencia por sí solos. El factor humano siempre será fundamental.

¡Y listo! Estos son los 7 consejos que queríamos compartir contigo para que optimices la gestión de datos e información.

Síguelos y verás cómo se traducen en mayor control operacional, padronización de procesos y una toma de decisiones efectivas, entre otras cosas.

Incluso, una buena gestión de datos e información es el primer paso para impulsar una empresa hacia el desarrollo, la expansión y el aumento de los beneficios.

¿Te gustó este contenido? Queremos que sigas aprendiendo sobre el manejo de la información y la gestión empresarial en general, y en nuestro blog tenemos muchos contenidos que te serán de provecho, así que ¡no te los pierdas!

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