7 pasos para realizar el mapeo de procesos en tu empresa

El mapeo de procesos es fundamental para que cualquier empresa comprenda la complejidad de sus operaciones, desde los detalles más pequeños hasta las estructuras más amplias. Esta práctica no solo ayuda a identificar cuellos de botella y oportunidades de optimización en las rutinas, sino que también puede revelar formas de hacer que una organización sea más competitiva y eficiente.

¿Y tú? ¿Conoces todos los pasos en términos de entradas, salidas y acciones de tu empresa? A primera vista, puede parecer una tarea ardua y complicada, pero este ejercicio de comprensión y documentación es esencial para aumentar la productividad y, por ende, mantener un flujo de efectivo saludable.

Después de todo, es mediante el mapeo de procesos que se puede visualizar por completo el flujo de trabajo y optimizar la gestión de resultados de la empresa. Estos mapas pueden ser elaborados manualmente o con el uso de tecnología, pero deben representar todos los eventos operativos.

Te invitamos a acompañarnos a continuación y aprender todo lo necesario para asegurar un mapeo de procesos correcto en tu negocio.

¿Qué es el mapeo de procesos?

El mapeo de procesos consiste en la visualización y la descripción detallada de las etapas, actividades y metas que conforman una secuencia de operaciones. Este proceso, representado gráficamente en un mapa de proceso, es fundamental para establecer una estructura organizativa eficiente.

Esta práctica es fundamental para establecer y optimizar los flujos de trabajo en una empresa, ya que brinda claridad sobre las actividades involucradas, su importancia, los recursos necesarios y su orden de ejecución.

Por lo tanto, podemos afirmar que esta es una práctica de gestión de operaciones esencial para el éxito, ya que permite al gerente identificar problemas, así como oportunidades de mejora. Y la mejor manera de hacerlo es con una representación visual de todo el trabajo.

Así, mapear procesos significa proporcionar visibilidad a las etapas, los involucrados, los objetivos y los puntos de decisión de un proceso.

Por lo tanto, el mapeo de procesos debe responder preguntas como:

• ¿Cuáles son las actividades involucradas?
• ¿Cuál es la importancia de estas actividades?
• ¿Cuántos recursos humanos, técnicas, máquinas y tecnología estarán involucrados en las actividades?
• ¿En qué orden se realizarán? ¿Con qué otras actividades están relacionadas para llevarse a cabo?

Además, también permite la definición de Procedimientos Operativos Estándar (POE), lo que a su vez permite medir y monitorear los resultados de manera efectiva. Esto se debe a que establece una relación entre los objetivos definidos y la realización de tareas, además de impulsar el análisis de indicadores y el monitoreo constante.

¿Cómo funciona el mapeo de procesos?

Es muy probable que ya hayas realizado o, al menos, escuchado hablar de alguna forma de llevar a cabo el mapeo de procesos, dado que existen diversas metodologías para hacerlo. Entre las más conocidas se encuentran:

• Flujogramas de proceso (o flujo de trabajo), de trabajo o funcional
• Gráfico de proceso funcional
• Modelo de proceso
• Diagrama de flujo de negocios
• Diagrama de flujo de procesos

Todos estos métodos persiguen objetivos similares y facilitan una mejor comprensión de las interacciones, aunque cada uno debe cumplir un propósito específico.

Por ejemplo, los flujogramas de proceso suelen ser muy lineales y, por ende, representan las operaciones de manera bastante artificial, ya que en la actualidad todo está altamente interconectado.

Las empresas emplean diversas formas de representar este mapeo. Además de los formatos manuales, como el mapeo en hojas de cálculo o post-its, existen softwares de gestión específicos para este propósito. Con el respaldo de la tecnología, el mapeo de procesos se lleva a cabo con mayor facilidad y seguridad de datos, permitiendo:

• Detallar cada tarea al máximo
• Asignar categorías
• Visualizar las relaciones con otras tareas
• Organizar según el sector o producto final
• Delegar responsabilidades

Todo esto se realiza a través de sistemas en la nube, lo que facilita el seguimiento de la información en tiempo real. Además, todos los procesos se integran y estandarizan, lo que contribuye a la gestión en su totalidad.

Antes de adentrarnos en las herramientas y posibilidades para comprender a fondo las operaciones corporativas, veremos cómo ejecutar adecuadamente un mapeo de procesos.

7 pasos para realizar un mapeo de procesos con éxito

Una vez que hayas comprendido el funcionamiento del diseño de procesos, es hora de ponerlo en práctica siguiendo siete pasos. ¡Vamos a empezar!

1. Identifica el proceso que deseas mapear

El primer paso en el proceso de mapeo es listar todas las actividades en un orden cronológico. No es necesario analizar todo de una vez; elige un punto de partida.

Prioriza el proceso que consideres fundamental para tu negocio y documenta su relación con los demás. Una vez completado el análisis, continúa con el siguiente proceso y así sucesivamente.

Recuerda ser estratégico: no es necesario mapear todos los procesos de la empresa de una vez. Enfócate en los sectores más críticos y amplía gradualmente tu alcance.

2. Elige el tipo de mapeo de procesos

Teniendo en cuenta los hallazgos del primer paso y el sector en el que opera tu negocio, ¿cuál sería el enfoque más idóneo para tu operación?

Examina los modelos de mapeo de procesos que consideres más adecuados y evalúa los recursos requeridos para su implementación efectiva.

3. Define los responsables

Considerando la complejidad de la tarea, será necesario distribuir varias responsabilidades entre tus empleados. Por lo tanto, nombra a un líder encargado de mapear los procesos y permite que él elija colaboradores para actividades como recopilación de datos, sistematización, categorización, análisis, entre otras.

4. Establece la misión y los objetivos

En el ámbito empresarial, cada acción se orienta hacia una estrategia definida. Por ello, es crucial comprender el propósito de tu mapeo de procesos, que podría incluir:

• Identificar cuellos de botella y aumentar la productividad
• Mejorar la integración entre procesos
• Implementar una solución de planificación de recursos empresariales (ERP)
• Determinar ajustes en la fuerza laboral
• Evaluar la viabilidad de la automatización de tareas
• Optimizar los tiempos de producción, entre otros

Al elegir unos pocos objetivos y mantener el enfoque en ellos durante todo el análisis, evitarás que tu equipo se disperse y garantizarás resultados más profundos y efectivos.

5. Crea métricas e indicadores de desempeño

Es fundamental medir cada acción para que la gestión pueda determinar su efectividad. Por consiguiente, es crucial monitorear constantemente las acciones y procesos clave.

Para ello, se utilizan métricas e indicadores que evalúan diversos aspectos como el desempeño, la productividad, la eficacia, la eficiencia operativa, la salud financiera, entre otros. Existe una amplia variedad de información sobre este tema. Motiva a tu equipo para identificar aquellas métricas que sean más relevantes para tu contexto específico.

6. Determina los riesgos

Otra tarea crucial implica la gestión de riesgos asociados a cada proceso. Mantener un conocimiento detallado de posibles eventualidades y seguir una matriz de riesgo son pasos esenciales para prevenir fallos o interrupciones.

Una vez completado este proceso, es momento de desarrollar un modelo de plan de acción destinado a abordar problemas, mitigar pérdidas o prevenir futuros eventos.

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7. Realiza el monitoreo

Finalmente, tras todas las optimizaciones implementadas, resulta crucial mantener un monitoreo constante para garantizar que los equipos estén adhiriéndose a los protocolos elaborados tras el mapeo. Entre las herramientas útiles se destacan los checklists de procesos, pudiendo ser facilitado por tecnología.

Un ejemplo de ello es el Checklist Fácil, el cual brinda a cada empleado una lista detallada de cada flujo de trabajo en una computadora, tablet o smartphone. Al completar cada etapa, se registra la acción realizada, posibilitando incluso la inserción de información relevante.

Esta solución facilita la supervisión por parte del gerente y la auditoría de los colaboradores, permitiendo incluso el envío de recordatorios ante tareas atrasadas.

En resumen, el mapeo de procesos se revela como una herramienta indispensable para la mejora continua en un mercado cada vez más competitivo, no dejando margen para posponer su implementación.

¿Cuáles son las opciones de herramientas para mapeo de procesos?

Como mencionamos anteriormente, simplemente identificar procesos y representarlos en un diagrama de flujo o cualquier notación gráfica no es suficiente.

Es crucial acompañarlos de manera constante con objetivos claros para poder modificar y mejorarlos según sea necesario. Una vez que se haya completado el diseño o se hayan listado las etapas, puedes formalizar la documentación compartiendo el mapeo de procesos en PDF u otros formatos con tus colegas y equipos.

Por eso, es útil conocer algunos métodos y tecnologías para mapear actividades. Aquí te presentamos los principales:

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Actúan como un parámetro para establecer ajustes periódicos y también facilitan la toma de decisiones. Básicamente, constituyen la definición de los objetivos operativos, que deben ser perseguidos, y cuando no se logran, los procesos pueden ser revisados.

Mejora de procesos empresariales (Business Process Improvement – BPI)

En el mapeo de procesos también utilizamos la Mejora de Procesos Empresariales. El BPI tiene como objetivo reducir cuellos de botella, optimizando el control por parte de los responsables de cada actividad.

Software de gestión

Los sistemas de gestión, como el ERP, automatizan diversos procesos y, por lo tanto, son esenciales para el mapeo. Después de todo, ayudan en la integración de datos de las diferentes áreas de la empresa.

Mapeo de procesos en Excel

Aunque no sea la solución más recomendada, la hoja de cálculo en Excel puede ser un medio para la documentación. Sin embargo, es importante tener dominio sobre los recursos del programa.

El software ofrece una opción para elaborar mapeo de procesos en diagramas de flujo, con una galería de formas y herramientas de diagramación.

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Checklists digitales

Los checklists en línea son una excelente herramienta estructurar tareas y mantener un seguimiento fluido del trabajo. Son la tecnología perfecta para respaldar la visualización de procesos, al automatizar la supervisión de tareas, personas, documentos o equipos implicados en el flujo de trabajo.

Estas herramientas permiten la captura, evaluación y compartición de datos con los participantes, facilitando la aplicación de checklists (formularios) en diversas etapas del proceso operativo.

¿Cuáles son los símbolos utilizados para mapear procesos?

La inclusión de símbolos en los mapas de actividades resulta esencial para garantizar una comprensión clara de las acciones, etapas, mediciones, funciones, entradas y salidas de las demandas por parte de todas las personas involucradas.

Entre los elementos más utilizados que cumplen esta función se encuentran:

• Flecha: para establecer la dirección y secuencia de los eventos
• Rombo o diamante: para señalar los puntos de toma de decisiones y las alternativas posibles a seguir
• Paralelogramo: para señalar entradas y salidas de actividades
• Rectángulo: para representar tareas o etapas
• Píldora (bullet): para marcar el inicio o la conclusión de un proceso.

A continuación, verás cómo estos elementos son aplicados en la simulación de un mapeo de procesos.

Ejemplo de mapeo de actividades

Imagina una fábrica que necesita establecer un procedimiento de adquisición de materias primas para su producción. Utilizaremos este escenario como punto de partida para ilustrarte cómo se representan los pasos de un proceso mediante símbolos de flujo.

¿Recuerdas el paso a paso de un mapeo de procesos que vimos anteriormente? Entonces, lo primero que debemos hacer es enumerar todas las actividades implicadas en las compras que realiza esta empresa, tales como:

• Recepción de la factura (enviada por el proveedor)
• Verificación del documento
• Pago
• Organización del depósito para la llegada de la nueva mercancía
• Realización de la inspección de recepción con un checklist en línea
• Envío de la mercancía al departamento de producción.

Por lo tanto, el esquema podría resumirse en el siguiente flujo de procesos:

Aunque este ejemplo es simple, su compleción se lograría al incorporar las siguientes etapas de producción. No obstante, con esta muestra, se puede vislumbrar el producto final de un mapeo de procesos y cómo esta técnica ofrece visibilidad a las rutinas empresariales.

¿Qué tipos de mapeo de procesos puedes realizar?

Como mencionamos, hay muchas formas de mapear procesos, desde las más simples hasta las más detalladas y, por lo tanto, complejas. Ahora, ¿qué tal conocer a los más utilizados?

Flujograma de procesos (flowchart)

En este tipol, se utilizan símbolos y formas para representar gráficamente el flujo de trabajo. Las actividades se organizan en etapas, con cada proceso marcado dentro del conjunto. 

Es esencial tener en cuenta que los flujogramas no siempre siguen una estructura jerárquica en el mapeo de procesos, es decir, de la actividad menos compleja a la más compleja.

Existen flujogramas horizontales que representan cada actividad como una consecuencia de la anterior, donde las etapas se disponen en el eje horizontal y los responsables en el eje vertical.

El flujograma vertical se emplea principalmente para identificar rutinas dentro de un sector específico, siendo especialmente útil en el relevamiento de información.

Por otro lado, en los procesos productivos se utiliza el diagrama de flujo del mapa, que se dibuja sobre la planta de una línea de producción.

Diagrama UML

Unified Modeling Language, o Lenguaje de Modelado Unificado, es un lenguaje estándar que ayuda a los developers a crear softwares.

Este diagrama consta de otros dos tipos de diagramas: estructurales (que detallan la parte estática del sistema) y conductuales (que detallan la parte dinámica, es decir, cómo deben funcionar los componentes).

BPMN

El Modelo y Notación de Procesos de Negocio, o BPMN, no es solo un flujograma o diagrama, sino una notación gráfica estándar, hecha a partir de íconos que simbolizan el flujo de proceso. Por lo tanto, cada ícono representa una etapa del proceso de producción.

Es el método adecuado para mapear y seguir procesos operativos. El Object Management Group es responsable de gestionar la notación de BPMN.

¿Existen otras técnicas para mapear procesos?

Hay varias opciones que pueden ser útiles para diseñar un flujo de actividades. Entre ellas se encuentran:

• Observación
• Tablas descriptivas
• Talleres y workshops con los equipos
• Entrevistas y cuestionarios de mapeo de procesos
• Recolección de evidencia
• Análisis documental

La elección de cómo proceder dependerá de las particularidades de la empresa y del método más compatible con el estilo de trabajo de los equipos.

¿Cuáles son los 4 objetivos principales al implementar el mapeo de procesos?

Una vez dominado el concepto y la ejecución del mapeo de procesos, es crucial comprender cuándo y dónde aplicarlo.

Descubre las situaciones clave en las que el mapeo de procesos se vuelve fundamental:

1. Identificar problemas

Al visualizar los procesos dentro de la cadena en la que operan, los gerentes pueden obtener una comprensión más profunda de las interconexiones entre cada acción.

En ocasiones, los desafíos no radican en las tareas individuales, sino en etapas previas o posteriores. Por ejemplo, el contacto efectivo con los clientes por parte del equipo de ventas puede depender directamente de la preparación de los productos, lo cual está vinculado estrechamente con las operaciones. 

Siguiendo esta línea de pensamiento, si un gerente se enfoca exclusivamente en las ventas, podría interpretar incorrectamente la baja eficacia en la atracción de clientes como un problema de estrategia, sin percatarse de que la producción limitada es el verdadero obstáculo para cumplir con los compromisos con los clientes.

Este ejemplo destaca cómo el mapeo de procesos puede proporcionar claridad. Además, esta herramienta también facilita la identificación de otros problemas, como:

• Obsolescencia tecnológica en ciertos procesos que aún dependen excesivamente de métodos manuales en lugar de la automatización.
• Falta de un checklist sistematizado derivado de procesos documentados, lo que conduce a una ejecución inconsistente de tareas por parte de los empleados.
• Exceso de burocracia con tareas que no aportan a la productividad y persisten debido a una falta de revisión de los procesos, entre otros.

2. Mejorar los procesos

Durante el proceso de mapeo, es crucial que los equipos analicen detenidamente cada procedimiento y reflexionen. Esta exploración profunda naturalmente dará lugar a nuevas ideas para optimizar la eficiencia.

A lo largo del tiempo, han surgido diversas metodologías y herramientas diseñadas para mejorar la productividad empresarial. Sin embargo, en lugar de ser implementadas de manera integral en todos los sectores, a menudo se introducen de manera fragmentada en actividades específicas, lo que limita su capacidad para optimizar de manera holística todos los procesos.

3. Comprender los procesos

Entender los procesos implica no solo detectar sus fallos, sino adoptar una mentalidad proactiva para comprender el fundamento de sus operaciones. En esta etapa de mapeo de procesos, es crucial analizar minuciosamente, paso a paso, cómo cada tarea contribuye a los objetivos, metas y misión de la planificación estratégica.

Las compañías de éxito no desperdician recursos en actividades superfluas; cada decisión, desde la adquisición de un simple lápiz, debe estar alineada con el posicionamiento deseado.

4. Documentar y estandarizar los procesos

Sin duda, la documentación dentro de una empresa es crucial, ya que facilita una comunicación eficaz. Cuando surgen diferencias entre colaboradores o gerentes, proporciona una fuente confiable para consultar y resolver conflictos.

Además, al familiarizarse con las operaciones de la empresa, todas las partes asumen una mayor responsabilidad, lo que contribuye a la estandarización, uno de los pilares de la calidad.

La uniformidad es esencial para el éxito empresarial, asegurando que todos los clientes se sientan satisfechos y promuevan su experiencia de manera positiva.

¿Cuáles son los beneficios del mapeo de procesos?

Sin duda, el mapeo de actividades puede aportar una serie de beneficios significativos a cualquier negocio. Entre estos, se incluyen:

• Facilitar el control de la calidad de los procesos y las entregas en el entorno laboral.
• Reducir los costos de producción mediante la optimización de las etapas durante la ejecución de las actividades.
• Establecer un trabajo estandarizado, donde los profesionales comprenden claramente lo que se espera de ellos.
• Facilitar la capacitación, al contar con información centralizada sobre las funciones de cada profesional de la empresa.
• Agilizar las actividades rutinarias.
• Mejorar la comunicación entre profesionales y equipos.

Además de estos beneficios tangibles, el mapeo de procesos proporciona una visión integral de los flujos de trabajo de los colaboradores, lo que resulta invaluable para la gestión eficiente y la toma de decisiones informadas.

¡Destácate y mejora tu mapeo de procesos con tecnología!

Como hemos observado hasta ahora, existen diversas técnicas y herramientas para el mapeo de procesos. No obstante, es crucial contar con medios para supervisar la ejecución de los procedimientos y asegurar no solo su implementación, sino también la mejora continua en la operativa diaria.

La utilización de checklists digitales se presenta como una excelente opción para alcanzar este objetivo. Tras comprender en detalle todas las etapas implicadas en las rutinas, el empleo de una solución como el Checklist Fácil facilita la realización de controles de calidad y mediciones, con la interpretación de indicadores de rendimiento por parte del sistema.

De este modo, puedes dar seguimiento a los resultados y detectar oportunidades mediante análisis de datos en tiempo real. Además, la herramienta permite la elaboración de planes de acción ante eventuales no conformidades, agilizando las correcciones y ajustes necesarios en tus procesos.

Tras revisar todo lo expuesto hasta ahora, ¿no queda claro que la mejor opción es optimizar el mapeo de procesos de tu empresa y mantenerse un paso adelante de la competencia?

Entonces, ¡pon en práctica todo lo que hemos visto aquí y solicita una demostración del sistema líder en Latinoamérica!