Un sistema TMS (Transportation Management System, o Sistema de Gestión de Transporte) es un software utilizado para optimizar la gestión y mejorar la eficiencia logística. Este tipo de tecnología ofrece funciones como planificación de rutas, rastreo en tiempo real, gestión de flotas e integración con otros sistemas.
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La sigla TMS significa Transportation Management System, y se puede traducir como sistema de gestión de transporte. ¿Sabes para qué sirve un sistema TMS en las empresas?
Probablemente ya sabes lo desafiante que es manejar el día a día en el área de transporte y logística de cargas, con varias demandas y, muchas veces, plazos ajustados para cumplir con las actividades. Además, hay muchos imprevistos que pueden afectar al vehículo, al colaborador y al cliente.
¿Y, delante de estos desafíos, cómo es posible organizar las rutas y tener más control sobre las operaciones de flete para reducir las pérdidas en tu empresa de transporte? ¡Entender qué es TMS en la logística puede ayudarte en este proceso! Para eso, sigue con nosotros y aprende más sobre este sistema.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es el sistema TMS?
El sistema TMS es un software de control logístico donde puedes centralizar todos los datos de las operaciones de una empresa de transporte. Su uso permite mejorar la gestión y el seguimiento de los procesos internos.
A través de este tipo de sistema, es posible:
- Controlar las cargas;
- Visualizar las rutas de envíos, recolección y entregas de mercancías;
- Registrar tarifas y costos;
- Monitorear el desempeño de las operaciones;
- Acceder a informes automatizados sobre las entregas;
- Ver los plazos de recepción;
- Aumentar el control financiero de la empresa;
- Optimizar la logística de la empresa de transporte.
En resumen, esta herramienta tiene un impacto positivo en los resultados de la empresa, ampliando el control en la gestión y simplificando el acceso a información importante en el día a día. Además, el TMS ayuda a integrar departamentos y colaboradores, lo que hace que la comunicación sea más accesible y transparente.
¿Para qué sirve el TMS?
El TMS sirve para diversas empresas que desean optimizar las operaciones y la logística, beneficiando a empresas de transporte, embarcadoras y también a negocios que realizan sus propios transportes.
Por eso, es importante conocer las necesidades actuales de tu empresa y las funcionalidades que ofrece cada software TMS, para entender cómo personalizarlo según tus objetivos.
Con este sistema, puedes mejorar todo el control del proceso logístico de tu organización. Te permite tener una mejor visión de la información relacionada con el transporte de cargas y productos de tu empresa, mejorar la planificación estratégica basada en datos, y establecer metas precisas para tomar decisiones con más seguridad.
El uso de un sistema TMS también optimiza las entregas, mejorando la experiencia del cliente final, facilita la rutina laboral y las rutas de los colaboradores, y evita errores y pérdidas en el mantenimiento de las flotas.
¿Cómo funciona un Sistema TMS?
Esta herramienta está diseñada para facilitar el control de la información, los transportes y toda la gestión logística de la empresa de transporte, ofreciendo varios recursos en su funcionamiento, entre ellos:
- Determinación de rutas eficientes y programación de entregas;
- Monitoreo en tiempo real del rastreo de cargas y la ubicación de las mercancías;
- Gestión de flotas con datos confiables sobre combustible y mantenimiento;
- Maximización de la capacidad de transporte para optimizar las cargas y reducir costos;
- Control y monitoreo en tiempo real de las mercancías, desde la recolección hasta la entrega;
- Gestión de inventario en los centros de distribución y lugares de almacenamiento de mercancías;
- Integración con otros sistemas para facilitar el intercambio de datos de manera segura;
- Generación de informes automatizados para analizar el desempeño operativo y tomar decisiones basadas en datos;
- Almacenamiento y gestión de documentos centralizados en un solo lugar;
- Cumplimiento con las normativas de seguridad y regulaciones de transporte de mercancías.
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Al entender el funcionamiento de los sistemas TMS en la práctica, puedes garantizar mejoras efectivas en el día a día de la operación, optimizando la gestión de tu empresa de transporte y las entregas de mercancías.
¿Cuáles son los principales recursos y funciones del TMS?
El transport management system, o sistema TMS, cuenta con varios recursos diseñados para optimizar la logística en la gestión de transportes de las empresas. A continuación, te mostramos las principales funciones de este software para facilitar la rutina de tu negocio.
Gestión de flotas
Además de controlar las actividades del equipo, el TMS permite también realizar la gestión de flotas, contribuyendo a la centralización de datos, verificación del kilometraje de cada vehículo, análisis de mantenimientos, evaluación del consumo de combustible y mejora de la seguridad en los transportes.
Control logístico de las operaciones
El software logístico facilita el control de todas las operaciones, mejorando la administración de todos los sectores de movimiento y control de cargas, y también facilitando la gestión de rutas y la toma de decisiones.
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Gestión de fletes
Si deseas tener más control sobre los costos de las rutas y los fletes, la función de gestión de fletes del sistema TMS es una excelente opción para ayudarte en este campo. A través de esta funcionalidad, puedes analizar opciones de rutas, optimizar los plazos, tramos y vehículos, reducir costos y pérdidas, y planificar con base en la información recopilada.
Planificación de rutas
Además de optimizar el control de datos y actividades, esta herramienta ofrece la función de indicar las mejores rutas según el escenario y las características de cada carga.
¿Cuáles son las ventajas del sistema TMS en la operación logística?
El sistema de gestión de transporte ofrece varias ventajas para las empresas, como la reducción de costos para la empresa y los clientes, la simplificación de actividades y mayor facilidad en la toma de decisiones estratégicas.
Todo esto aumenta la competitividad de la empresa en el mercado, facilita su expansión y aumenta su rentabilidad.
La operación en sí también se beneficia con:
- Seguimiento en tiempo real de las entregas;
- Control de las operaciones del negocio;
- Tiempos de entrega más ágiles;
- Almacenamiento, centralización y análisis de datos;
- Mayor seguridad en los procesos internos y en el tránsito;
- Rastreo de cargas y vehículos en un solo lugar;
- Mejor atención al cliente y generación de experiencias más satisfactorias.
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¿Cómo elegir el mejor sistema TMS?
Para elegir el sistema TMS ideal para tu empresa, debes fijarte en algunos factores para que se ajuste a tus necesidades:
1. Evalúa el estado actual de tu organización
Define cuáles objetivos deseas alcanzar y qué es necesario hacer para reducir costos, optimizar las operaciones y destacar más en el mercado. Para entender el escenario de hecho, puedes responder algunas preguntas:
- ¿Tu empresa ha recibido un aumento en las demandas en los últimos meses y necesita obtener un mayor control de los procesos internos?
- ¿Tu empresa de transporte utiliza varias herramientas que no están integradas y los documentos están dispersos en diferentes sistemas?
- ¿Tu gestión de flotas necesita ser optimizada para mejorar la calidad de las entregas y ofrecer experiencias satisfactorias a los clientes?
- ¿Tu organización necesita reducir la lentitud en los procesos, disminuir los desperdicios innecesarios y tomar decisiones más acertadas?
Si te identificas con alguno de los factores mencionados, esto es una señal de que el sistema TMS será efectivo para impulsar los resultados de tu empresa de transporte.
2. Conoce cuál es el volumen de demandas que necesitas atender
Es necesario evaluar cómo el sistema puede ahorrar tiempo y dinero en tu negocio, entendiendo qué etapas pueden garantizar la contribución de la herramienta.
3. Observa el almacenamiento de datos disponible
Debes verificar si la herramienta ofrece la posibilidad de acceder a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento, en tiempo real, además de analizar la función de integración con otros sistemas.
4. Analiza los beneficios financieros
El sistema debe ser visto como una inversión, pero es necesario evaluar cuál es el costo-beneficio que le ofrecería a tu empresa.
Siguiendo estos consejos, es posible tomar la decisión más fácilmente. Recuerda: es fundamental alinear los objetivos y las necesidades de tu empresa antes de analizar las funcionalidades de cada herramienta, con el fin de obtener un impacto más positivo a largo plazo.
Tecnología en la gestión de transporte y logística
Cómo has visto, las herramientas tecnológicas pueden contribuir (y mucho) en la operación logística y la gestión del transporte, optimizando el flujo de procesos de manera segura, rápida e inteligente.
Al contar con un sistema TMS, que permite la integración con otros softwares y genera diversas ventajas para tu organización, puedes estandarizar las actividades, reducir los riesgos y aumentar los beneficios de tu empresa de transporte.
Un consejo es combinar el uso del TMS con un checklist digital. Así, te aseguras de que los procesos se sigan de la manera correcta, optimizando el uso del sistema. Checklist Fácil, líder en Latinoamérica, atiende a más de 1.500 empresas, incluidas grandes marcas del sector de transporte y logística.
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