¿Tu operación logística es eficiente? Esta pregunta a menudo puede ser difícil de responder. Esto se debe a que un centro de distribución se relaciona con varios procesos internos y externos. Por lo tanto, afirmar que todas las áreas están optimizadas puede ser un poco arriesgado.
De hecho, en algunos casos, monitorear todas las áreas ya es un gran desafío. La complejidad de la cadena de suministro influirá directamente en el control. Por lo tanto, el gerente no siempre puede saber si la eficiencia operativa es tan satisfactoria como podría ser.
Sin embargo, usar checklists en el centro de distribución puede ayudar mucho en la mejora de procesos. Principalmente, aquellos que involucran el ciclo de procesamiento de pedidos. Esto sin duda optimiza el funcionamiento de las actividades, aumentando el retorno de la inversión. Entonces, ¿vamos a entender cómo sucede esto?
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Ciclo de procesamiento de pedidos
Según Bowersox y Closs, expertos en el campo de la Logística, el ciclo de procesamiento de pedidos va desde el pedido hasta la llegada del artículo al comprador. Por tanto, algunas etapas no ocurren en el propio centro de distribución, pero tienen una implicación indirecta.
En términos generales, el ciclo comprende cinco etapas:
- Preparación: es hora de registrar el pedido. Desde la solicitación hasta la información detallada sobre la compra;
- Transmisión: es la transferencia de los datos recogidos en la preparación, a los responsables de la manipulación de los productos;
- Recibimiento: es la entrada del pedido. En esta fase, hay controles, análisis de documentos y facturación;
- Asistencia: es la adquisición, embalaje y preparación del envío de los elementos;
- Situación: es el informe de status del pedido. El seguimiento se realiza e informa al cliente.
Ciertamente, cada una de estas actividades varía de una empresa a otra. Pero, aquí organizamos, en general, cómo checklists pueden ayudar en los procesos que ocurren en los centros de distribución. Entonces, puedes adaptarlo de la manera que sea más funcional para tu negocio, ¿vale?
Uso de checklists en el centro de distribución
Uno de los mayores beneficios de utilizar checklists en el centro de distribución es la reducción de fraude, debido a la implementación de auditorías. De hecho, las inspecciones periódicas mantienen la estandarización de los procesos. Por lo tanto, es mucho más fácil identificar lagunas e inconsistencias.
Otro punto a destacar es la gestión de calidad. Con controles bien estructurados, la mejora en la operación es continua. De esta forma, los servicios o productos ofrecidos son de alta calidad y, en consecuencia, clientes satisfechos.
Aún hablando de las ventajas de las listas de verificación, hay una optimización de los procedimientos. De hecho, esto genera mayor confiabilidad en las entregas, integración entre áreas y agilidad en las tareas. Y, una vez más, los resultados se reflejan directamente en el consumidor.
Ahora que has entendido que checklists son una herramienta esencial en los procesos del centro de distribución, presentaremos algunos ejemplos de uso en los pasos del ciclo de pedidos. ¡Siga verificando la publicación!
Checklists en preparación y transmisión de pedidos
El registro de solicitud de compra presenta muchas posibilidades. Todos ellos impactan, de alguna manera, en el centro de distribución. Ya sea en la separación de pedidos, organización del embalaje, facturación o incluso envío.
Por este motivo, el centro de distribución puede estructurar checklists que faciliten la verificación de esta información, con el fin de reducir los problemas en la operación logística. Por tanto, cuanto más estructurados estén los datos, menor será la posibilidad de que falle el ciclo de procesamiento.
Por lo tanto, algunos cuestionarios pueden ayudar en este paso. Puedes implementar checklists para:
- Procesos de ventas: en línea, mayorista y/o minorista;
- Documentación de solicitaciones;
- Criterios para ordenar productos perecederos;
- Criterios para cada tipo de mercancía;
- Evaluación de proveedores;
- Recibimiento de mercancías;
- Organización de la zona de recibimiento;
- Organización de la zona de elementos inconvenientes;
- Inspección de averías;
- Entre otros.
Al utilizar un sistema de checklist electrónico, tienes la posibilidad de personalizar tus listas de verificación y crear inspecciones de acuerdo con tus necesidades comerciales. Vea otros escenarios donde los checklists son importantes.
Checklist para recibimiento de pedidos en el centro de distribución
Para Ballou, profesor e investigador en Logística, este paso corresponde a la entrada de pedidos, que puede ser manual o automatizada. Según el autor, algunos aspectos importantes en este momento son: velocidad de procesamiento, tasas de error y costos de codificación y lectura.
Por lo tanto, cuando el pedido ingresa al centro de distribución, la verificación adecuada ayuda a agilizar el proceso, reducir las fallas y reducir los costos. Aquí, tus checklists pueden cubrir aspectos como:
- Auditoría de datos de pedidos;
- Disponibilidad de mercancías;
- Gestión de procesos de inventario;
- Verificación de datos de facturación;
- Entre otros.
Cabe señalar que, cuando los procedimientos están automatizados, la optimización de las actividades es mucho mayor. Además de la rapidez y agilidad en las tareas, puedes monitorear la ejecución de todos los procesos.
De esta forma, es posible observar recurrencias e identificar con precisión dónde están las fallas. Por lo tanto, la observación de los datos permite intervenciones y toma de decisiones más asertivas.
Checklist para asistencia y situación de los pedidos en el centro de distribución
En la etapa de asistencia, los procedimientos y el establecimiento de prioridades son esenciales. Es en este momento, sobre todo, que comienza a suceder la organización para el envío: compra de artículos (stock, producción o compra), organización de embalajes, documentación de envío y preparación de envío de entregas.
Por lo tanto, enumeramos algunos procesos que se benefician de los checklists en esta etapa:
- Organización de la zona de separación;
- Organización de la zona de despacho;
- Criterios de embalaje;
- Tipo de carga;
- Priorización de asistencia;
- Organización de embarque;
- Documentación de carga;
- Datos para el informe de status del pedido;
- Entre otros.
Vimos que los checklists son muy importantes para el centro de distribución, en todas las etapas del ciclo de procesamiento de pedidos. De hecho, aún existen otras aplicaciones posibles, cuando pensamos en el funcionamiento del día a día. ¡Verifique!
Checklists para layout y equipamientos del centro de distribución
Además de todas las tareas relacionadas con la entrada y salida de mercancías, la organización y mantenimiento del espacio físico del centro de distribución son fundamentales. Esto se aplica no solo al almacén, sino a todos los equipamientos que se utilizan en la rutina de trabajo.
Por eso, ejemplificamos algunas inspecciones que se pueden realizar con checklists para este fin:
- Uso de una escalera portátil;
- Reforma de pallets;
- Suministro de montacargas;
- Layout del centro de distribución;
- Organización de almacenamiento;
- Inspección de seguridad;
- Inspección de vehículo;
- Entre otros.
Como puedes ver, los usos de los checklists son muchos. Por supuesto, de acuerdo con la estructura de tus procesos, sistematiza la aplicación para que se adapte a tu contexto.
Esta versatilidad ayuda mucho en la organización del centro de distribución en su conjunto. Sin olvidar la agilidad que la digitalización de procesos aporta al negocio, haciendo más eficiente toda la operación logística.
¿Te gustó saber cómo ayudan los checklists en los procesos del centro de distribución logística? ¡Entonces, también vea cómo optimizar la gestión de flota durante la crisis!
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