Estandarizar procesos para hacer más dinámico y eficiente el trabajo de los equipos. ¿Es eso lo que buscas? Si es así, entonces lo primero que necesitas saber es cómo crear un checklist. Esta herramienta es conocida como una verdadera aliada en el día a día de los negocios.
Si durante mucho tiempo el checklist era llenado en hojas de cálculo manuales, hoy en día se está volviendo cada vez más digital. Así, los profesionales logran realizar sus actividades de manera rutinaria, generando indicadores y gráficos automatizados. Mientras tanto, los gerentes comienzan a tener el control en la palma de sus manos, creando planes de acción y realizando ajustes en tiempo real.
En este contenido, aprenderás en la práctica cómo crear un checklist utilizando el Checklist Fácil. Además, comprenderás mejor el concepto de esta herramienta y por qué es tan importante. ¡Buena lectura!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es y cómo hacer un checklist?
Antes de enseñarte cómo crear un checklist, es esencial comprender qué es de hecho esta herramienta. Te explicamos: se trata de una lista de temas e ítems que deben ejecutarse para alcanzar un objetivo específico.
Esto es útil sobre todo en empresas que cuentan con una serie de procesos que deben llevarse a cabo periódicamente. Así, se evita que algo sea dejado hacia al lado, y se garantiza el registro de todas las acciones realizadas.
Después de esta explicación, vamos al punto principal: ¿cómo hacer un checklist, entonces? En primer lugar, es necesario realizar una planificación de tareas, enumerando prioridades y responsabilidades. En este último caso, lo ideal es establecer la hora y el orden en que se aplicará el checklist, para garantizar la organización.
Otro paso importante es crear el hábito de utilizar la herramienta. Para ello, todos, sin excepción, deben comprender la necesidad de su realización para la empresa, algo de que hablaremos más adelante en este contenido.
Además, es esencial que todo quede debidamente registrado, permitiendo un control cercano.
Por ser una modalidad más práctica y eficiente, el checklist digital está ganando cada vez más espacio entre los usuarios. Tanto es así que hay varios programas accesibles en el mercado que permiten llevar a cabo esta actividad.
A continuación, te mostraremos cómo hacer un checklist utilizando la herramienta de Checklist Fácil, líder en Latinoamérica.
¿Cuál es la importancia del checklist para un negocio?
El uso de checklists facilita el control de los diversos procesos de la empresa, así como la gestión de los profesionales en sí, siguiendo y evaluando desde cerca si están realizando las actividades asignadas.
Una vez que la información se encuentre centralizada en único lugar, el sistema también influye en el ahorro de tiempo, reduciendo errores y aumentando la productividad.
La estandarización de procesos que brinda la aplicación de checklists también es una gran ventaja, ya que garantiza calidad en toda la cadena productiva. Esta calidad se refleja tanto en la reducción de costos como en la satisfacción de los clientes.
Otros beneficios que merecen ser destacados son:
- Organización de la operación
- Incremento de la eficiencia operativa
- Reducción de no conformidades
- Agilidad en la toma de decisiones
- Ayuda en la realización de tareas repetitivas, para que ninguna sea olvidada
¿Cuáles son los tipos de checklist?
Cuando pensamos en modelos, existen checklists imprimidos en papel, planillas de checklist en Excel y softwares para checklists digitales.
El digital es el más recomendado, ya que garantiza seguridad, confiabilidad de información, accesibilidad en cualquier hora y lugar, integración de datos, entre muchas otras ventajas.
En términos de tipo de aplicación, existen tres opciones principales:
Checklist diario
Utilizado para el seguimiento de tareas diarias y procesos que necesitan algún tipo de verificación continua. Abajo, compartimos algunos ejemplos de aplicación de checklists diarios:
- Controlar ítems de seguridad laboral, como el uso de EPP y la salud de los empleados;
- Monitorear niveles de inventario de materias primas;
- Verificar el funcionamiento adecuado de la maquinaria;
- Confirmar el status de las entregas y recepciones programadas;
- Auditar la apertura y el cierre diario de tiendas y fábricas.
Checklist semanal
La aplicación de los checklists semanales se realiza en los casos en que ítems y procesos necesitan una continuidad intermedia, como:
- Programar inspecciones y mantenimientos preventivos;
- Evaluar la necesidad de reemplazo de piezas en maquinaria;
- Realizar auditorías para garantizar conformidad en el control de calidad;
- Revisar plazos y progresos de proyectos y planes de acción.
Checklist mensual
Utilizado mensualmente, esta opción también es muy común en aplicaciones que pueden ser controladas en períodos más largos entre ellos. Algunos ejemplos son:
- Planificación de marketing y comunicación interna y externa;
- Evaluaciones de desempeño de los empleados;
- Seguimiento de KPI e indicadores operativos;
- Mantenimiento de infraestructura y ambiente;
- Revisión y planificación de presupuesto y finanzas;
- Mejora continua de procesos;
- Sostenibilidad y conformidad normativa.
Ejemplos de checklists
Los checklists pueden ser aplicados por cualquier área que tenga una rutina de verificación, ya sea de procesos, datos o cualquier otro insumo, independientemente del sector.
A continuación, creamos un ejemplo simple de checklist para seguridad en el trabajo, para que veas su estructura y preguntas.
1. Entorno laboral
- ¿El área está libre de residuos?
- ¿Los materiales están almacenados correctamente?
- ¿Hay señalización y letreros de seguridad?
- ¿La iluminación es adecuada para realizar la actividad?
- ¿El técnico en Seguridad del Trabajo está presente en el sitio?
- ¿No hay puntos de salida?
- ¿El aislamiento es adecuado para el área de riesgo?
2. Equipos de Protección Personal (EPP)
- ¿Los EPP están en buenas condiciones?
- ¿Los EPP son específicos para cada actividad?
- ¿El empleado está utilizando el [NOMBRE DEL EQUIPO] correctamente?
3. Herramientas y equipos
- ¿Existe un grupo de usuarios autorizados para utilizar cada uno de los equipos?
- ¿El equipo está en buenas condiciones?
4. Izaje de cargas
- ¿Los equipos necesarios están libres de fugas?
- ¿El área de izaje está aislada y señalizada?
- ¿Los accesorios fueron inspeccionados de acuerdo con las necesidades/color del mes?
- ¿Existe un plan de manipulación de cargas?
- ¿El equipo especializado en la actividad se encuentra en el sitio?
5. Trabajo en altura
- ¿Las herramientas están sujetas de manera adecuada?
- ¿Los andamios no tienen aberturas en el piso?
- ¿Los andamios tienen un letrero de identificación?
- ¿El equipo está utilizando el barboquejo del casco?
- ¿El equipo está utilizando el cinturón de seguridad?
Si deseas conocer otros ejemplos, tenemos disponibles modelos de checklists de otras áreas listos para utilización. ¡Haz clic aquí y descárgalos gratis!
Paso a paso para crear un checklist efectivo
Un checklist efectivo es un checklist completo. Para construir el mejor modelo, es importante conocer a fondo todas las áreas y procesos de la empresa para poder detallar una lista de verificación, cuestionario o formulario.
Para facilitar este proceso, creamos un paso a paso a continuación para que no se te olvide ninguna etapa o detalle importante.
1. Mapea tus procesos
Empieza por mapear los procesos que forman parte del trabajo de cada área de la empresa. Para ello, adéntrate en la operación, involucra a todos los empleados y crea un registro de cada paso del proceso. Puedes hacer esto de muchas formas, por escrito o a través de un diagrama o flujo de trabajo, por ejemplo.
2. Define el proceso que será evaluado
La creación de checklists no es algo simple, por lo tanto, enfócate en un proceso a la vez. Define cuál será el enfoque en este momento y concéntrate en él.
3. Determina cuáles tareas necesitan un checklist
Durante el mapeo, te ha quedado claro que las tareas forman parte de cada proceso. Con esto en mente, ahora tendrás que determinar y separar las tareas que necesitan un checklist para verificación.
4. Establece qué elementos deben ser verificados en cada tarea
Ahora, debes examinar detalladamente las tareas determinadas en el paso anterior. ¿Qué pasos e ítems deben ser verificados dentro de cada tarea? Esta será una de las etapas más importantes, ya que definirá los campos del checklist.
5. Elige un formato para la aplicación del checklist
Una vez que los ítems estén definidos, tendrás la estructura del checklist. Ahora solo tienes que definir el mejor formato y la periodicidad de aplicación: ¿en papel, en hoja de cálculo o en sistema? ¿El checklist se aplicará de forma diaria, semanal o mensual?
¿Cómo hacer un checklist utilizando el Checklist Fácil?
Una de las ventajas del Checklist Fácil es que te permite realizar auditorías e inspecciones a través de la web o de la aplicación móvil. Y más: cuando vayas a ejecutar la aplicación, no es necesario tener acceso a internet. Solamente hay que realizar la sincronización después.
Pero vayamos por partes, para que puedas entender realmente cómo hacer un checklist.
Para crear un nuevo checklist, puedes hacerlo desde cero o utilizar las sugerencias desarrolladas para cada uno de los principales segmentos.
Al seleccionar uno de los segmentos, aún puedes personalizarlo de acuerdo con las necesidades del negocio. Es decir: no significa que tendrás que utilizar sólo las preguntas indicadas.
Si eliges crear un nuevo checklist, además de registrar las preguntas que deben ser respondidas, puedes definir los tipos de respuestas, como evaluativas, texto y opción múltiple, incluir ubicación, GPS, código de barras, notas, imágenes y firmas.
Conoce ahora otros beneficios del Checklist Fácil para la creación de formularios:
Checklists personalizados con IA
¿Sabías que, según estudios del MIT, el uso de inteligencia artificial aumenta la productividad en aproximadamente un 40%? Con esto en mente, Checklist Fácil cuenta con integración con ChatGPT para facilitar la creación de nuevos cuestionarios.
Hacer un cuestionario utilizando IA es muy sencillo! Solo tienes que:
- Acceder al sistema
- Seleccionar la opción “Crear un Checklist con Inteligencia Artificial”
- Elegir un título
- Indicar el tema de tu checklist
- Definir la cantidad de preguntas
¡Ya está! Con tan solo 5 pasos simples tendrás un formulario completo en pocos segundos.
Formatos que se adaptan a tu operación
Dentro del Checklist Fácil, encontrarás modelos listos para diversas aplicaciones. Puedes usarlos directamente o adaptarlos de acuerdo con tus necesidades. Además, las preguntas de los formularios tienen múltiples formatos: sí o no, texto, fecha, número, etc.
LEER MÁS | Modelo de checklist: conoce 12 ejemplos aplicables en diversos segmentos
Relación de obligatoriedad
Cuando es realizada la aplicación es posible determinar también que, obligatoriamente, se realice otra acción. Por ejemplo, supongamos que el checklist sea sobre la limpieza diaria del almacén de un supermercado.
En caso de que la respuesta sea negativa, es decir, que esa acción no se haya realizado, automáticamente se puede requerir que se llene un comentario justificando dicha falla. Solo después de esta etapa es que se podrá pasar a la siguiente pregunta.
Planes de acción
Siguiendo el mismo ejemplo anterior, la herramienta también permite generar un plan de acción para resolver la no conformidad identificada. O sea, si la limpieza no se llevó a cabo, ¿qué se debe hacer a continuación para solucionar el problema?
Una opción que ofrece Checklist Fácil es el plan de acción 5W2H, sigla en inglés que representa 7 preguntas principales:
- What? – ¿qué se va a hacer?
- Why? – ¿por qué?
- Where? – ¿dónde?
- Who? – ¿por quién?
- When? – ¿cuándo?
- How? – ¿cómo se va a hacer?
- How Much? – ¿cuánto costará?
Con estos puntos aclarados, es posible coordinar los próximos pasos para que no ocurran más no conformidades.
Alertas para el responsable de la aplicación
Es posible crear y personalizar alertas y notificaciones a través de la aplicación móvil o correo electrónico. Esto se puede hacer en casos de no conformidades, cambios de estado, etc.
Vínculo entre etapas
Para asegurar que tu operación esté siempre conectada entre sí, dentro de Checklist Fácil, un checklist solo podrá iniciarse cuando el responsable finalice el anterior. Además, recibe una alerta cuando la etapa anterior ha sido concluida. Esto garantiza una cadencia en la aplicación y proporciona un control más efectivo de los procesos.
En términos de cadencia, también está disponible el módulo de Workflows. Con él, puedes crear una secuencia de hasta 10 checklists, asegurando que sean aplicados en el orden esperado.
Múltiples firmas
Otra funcionalidad que hace que Checklist Fácil sea aún más seguro es la opción de múltiples firmas. Con este recurso, es posible definir que la validación solo se complete después de concluida la verificación individual de cada empleador involucrado.
De esta manera, se evita encerrar checklists sin que todas las áreas responsables estén al tanto del proceso.
¿Qué errores evitar al crear checklists?
Ahora, ya estás enterado del paso a paso completo para crear un checklist y también ya conoces sus principales tipos. Sin embargo, aún es importante que sepas qué errores no cometer durante la creación y aplicación de un checklist.
Después de todo, estos errores pueden hacer que las verificaciones sean incorrectas, confusas o desorganizadas. A continuación, entérate de algunos errores que se deben evitar:
- No ser lo suficientemente específico. Es necesario ser preciso en la creación de los ítems para que la aplicación sea realmente efectiva;
- No priorizar adecuadamente, perdiendo tiempo en preguntas que no son estratégicas para tu verificación;
- No revisar y actualizar regularmente, ya que el día a día de los negocios es muy dinámico y las necesidades pueden cambiar a menudo;
- Dejar de incluir puntos de verificación críticos. En Checklist Fácil, incluso, los puntos críticos se pueden señalar como obligatorios dentro del formulario;
- No involucrar a quienes usarán de hecho el checklist, lo que hace que la aplicación sea más susceptible a errores y dudas;
- No enseñar cómo se aplicará el checklist. Lo que es claro para ti puede no serlo para otro. Por eso, invierte en una capacitación detallada sobre el checklist;
- No evaluar los resultados. Los datos ofrecen información valiosa para mejorar la operación, identificar áreas de mejora y, por supuesto, ayudar en el crecimiento del negocio.
Conoce el Checklist Fácil, el software líder en checklists en línea del mercado
Ahora que ya sabes todo sobre checklists, ¿qué tal contar con la mejor herramienta para poner lo que aprendiste en práctica?
Checklist Fácil es el software líder en checklists digitales de Latinoamérica, brindando calidad, seguridad y eficiencia operativa para más de 1.500 empresas.
Con más de 150 funcionalidades, el software se puede acceder desde la computadora y también a través de la aplicación, utilizando teléfonos celulares o tabletas. Además, es posible utilizarlo en áreas sin conexión a internet y sincronizar los datos posteriormente, cuando haya conexión.
La solución atiende a cualquier segmento y sector que necesite organizar procesos y automatizar flujos. ¿Qué tal probarlo con nosotros? ¡Solicita una demostración gratuita para conocer el Checklist Fácil de cerca!
