La gestión de operaciones consiste en la administración de los recursos y procesos necesarios para la producción y entrega de productos y/o servicios de alta calidad a los clientes finales, por lo que es un proceso clave en cualquier empresa sin importar su tamaño o sector.
Desde el manejo de inventarios, la creación de workflows, hasta la logística de distribución, la gestión de operaciones es fundamental para mantener una eficiente cadena de suministro, clientes satisfechos y una buena reputación de marca.
En este artículo, te mostraremos los diferentes aspectos que involucra la gestión de operaciones y cómo su correcta implementación puede mejorar el desempeño de tu empresa.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es la gestión de operaciones en una empresa?
La gestión de operaciones es el conjunto de medidas adoptadas para mejorar el funcionamiento de una empresa. Su finalidad es asegurar la eficacia del proceso de fabricación o producción, así como garantizar la entrega del producto o servicio al cliente de forma rápida y sin contratiempos, logrando así aumentar su satisfacción.
Una tarea clave de un director de operaciones es examinar el mercado para identificar oportunidades y áreas de riesgo donde la empresa pueda perder dinero, ya sea por una coordinación deficiente, materiales de baja calidad, u otras causa.
Con este análisis en mente, se puede implementar una estrategia operativa que permita alcanzar los objetivos de ventas a lo largo del tiempo deseado, ya sea un año, un mes o semana.
La importancia de la gestión de operaciones no se limita solo a la imagen de la empresa en el mercado, sino que también tiene un gran impacto interno en la organización.
5 funciones clave que cumple la gestión de operaciones
Estas son actividades que deben ser consideradas por el área y la persona encargada de la gestión de operaciones:
1. Administrar los recursos
La gestión de operaciones se encarga de administrar los recursos tanto financieros, como materiales, que se utilizan en la producción de bienes o servicios. La asignación de estos recursos se realiza en periodos determinados, ya sean mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, según corresponda.
2. Prevenir riesgos
Si la empresa crea productos, se debe garantizar que las materias primas se entreguen a tiempo y que las herramientas para fabricar los productos funcionen correctamente. También se debe asegurar que el lote de productos sea el adecuado para la venta y que el público esté debidamente informado para llevar a cabo la compra.
Implementar un plan de prevención de riesgos resulta esencial para evitar pérdidas económicas, clientes y socios, por lo que también se considera responsabilidad fundamental de la gestión de operaciones.
3. Definir de objetivos
En la gestión de operaciones, una de las funciones es definir objetivos y metas operativas dentro de un marco de tiempo específico. Al establecer planes para alcanzar estas metas, se proporciona una guía para el equipo y se fomenta el crecimiento de la empresa en su reputación y finanzas.
4. Detectar necesidades nuevas
En busca de expandir el mercado, las empresas buscan crear nuevos productos o servicios que resulten atractivos para su público objetivo y así aumentar sus ingresos.
La gestión de operaciones juega un papel importante en este proceso, ya que es responsable de identificar nuevas necesidades y tendencias del mercado, a través de la investigación de las preferencias de los clientes, la realización de auditorías y observando las tendencias actuales.
De esta forma, pueden proponer nuevos productos o servicios que generen interés y sean valorados por los consumidores.
5. Mantener las relaciones internas
Es importante mantener buenas relaciones laborales dentro de la empresa y evitar conflictos entre los miembros del equipo. Por ello, la gestión de operaciones debe asegurar que se cumpla el reglamento interno. Así, también se logra mantener un ambiente organizado y productivo.
2 herramientas para optimizar la gestión de operaciones
En el ámbito de la gestión de operaciones, existen diversas herramientas que pueden ser de gran utilidad para mejorar la eficiencia y productividad en una empresa.
Estas herramientas no se limitan únicamente a equipos, software especializados o maquinarias que facilitan los procesos de producción. También incluyen diagramas y herramientas que permiten implementar estrategias y visualizar los posibles beneficios, riesgos, errores y aciertos a lo largo de todo el proceso.
Estas son 2 de las herramientas más importantes:
1. Diagrama causa-efecto
El diagrama causa-efecto, también denominado diagrama Ishikawa, es útil para identificar causas subyacentes de un problema en un área específica de la gestión de operaciones.
Al dibujar el diagrama, se parte de un problema en la parte superior del gráfico y se dibuja una línea horizontal hacia la izquierda. Luego, se crean ramificaciones diagonales desde la línea horizontal, que representan las diferentes causas que podrían estar contribuyendo al problema.
Al seguir agregando ramificaciones, se puede llegar a la raíz del problema y resolverlo eficazmente.
2. Diagrama de Pareto
Este diagrama es una herramienta útil para la gestión de tu empresa, ya que permite identificar los problemas que deben ser resueltos en primer lugar.
Consiste en una gráfica que ordena los problemas de mayor a menor importancia. Permite detectar aquellos asuntos que deben ser atendidos con urgencia en lugar de otros que aún no son tan importantes, pero que debes tener en cuenta desde el principio.
Para generar uno, debes elegir el problema a investigar, usar hojas de inspección y completarlas con datos sobre las posibles causas del problema. Luego, contar cuantas veces se ha reportado el mismo inconveniente y calcular la suma de todos los problemas que afectan la producción de tu empresa.
Por último, obtendrás los datos que se reportan con mayor frecuencia en comparación con los que se reportan menos.
En fin, la gestión de operaciones es un proceso fundamental para el éxito de cualquier empresa que se dedique a la producción y venta de bienes y servicios.
Una buena gestión de operaciones le permitirá a tu empresa lograr una mayor eficiencia operativa y ofrecer productos de alta calidad a sus clientes, para así poder mantener una buena reputación en el mercado y mejorar su rentabilidad.
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