Realizar una gestión de flotas adecuada es esencial para garantizar la calidad de los servicios prestados. Esto aplica tanto a compañías de transporte y logística como a otros sectores que dependen regularmente del uso de vehículos, cada uno por sus propias razones específicas.
Por lo tanto, el manejo de la flota de vehículos trae consigo varios beneficios para las empresas. Evita paradas innecesarias debido a fallos en piezas u otros componentes, previene accidentes, reduce los gastos en mantenimiento correctivo, mejora la disponibilidad de vehículos y mucho más. En efecto, esto facilita el trabajo de aquellos que necesitan utilizar este recurso a diario.
Por lo tanto, para que tu organización pueda aprovechar las ventajas de optimizar la gestión de su flota, hemos preparado este artículo que aborda el concepto, la importancia, los beneficios y consejos sobre cómo llevar a cabo la optimización. ¡Consulta el artículo!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es la gestión de flotas?
La administración de flotas engloba una variedad de actividades enfocadas principalmente en el ámbito del transporte. Los objetivos principales son:
- Controlar costos;
- Optimizar la productividad;
- Generar una mayor eficiencia;
- Monitorear riesgos;
- Administrar combustibles;
- Identificar inconformidades;
- Reducir accidentes.
Cualquier empresa que cuente con vehículos propios o alquilados debe considerar la inversión en la gestión de flotas para ofrecer soluciones que optimicen sus operaciones. De esta manera, esta estrategia no solo fomenta la competitividad en el mercado, sino que también ayuda a cumplir metas presupuestarias, prevenir contratiempos y alcanzar los objetivos conjuntamente con los clientes.
Con la constante presión para reducir el costo total de los servicios, fortalecer las políticas de seguridad del conductor y gestionar adecuadamente los procesos, los gerentes de flotas buscan alternativas tecnológicas como sistemas de gestión de flotas que puedan ayudarles a enfrentar estos desafíos.
¿Cuál es la importancia de optimizar la gestión de flotas de vehículos?
La importancia de la optimización de la gestión de vehículos radica en los beneficios que esta estrategia puede aportar a tu empresa. Por ejemplo:
- Ahorro en las inversiones de combustible;
- Aumento de la productividad;
- Control eficiente del tiempo;
- Mejora en la calidad de atención al cliente;
- Aumento de la satisfacción de los empleados.
Los beneficios del control de flotas poseen bastante importancia, especialmente en términos financieros, y pueden ser determinantes para el éxito o el fracaso de tu operación.
En otras palabras, es fundamental que evalúes con seriedad la posibilidad de invertir en un software de gestión de flotas, ya que esta herramienta contribuye significativamente a optimizar la utilización de tus vehículos y equipos de trabajo.
Como es de esperar, hoy en día existe una amplia variedad de herramientas en el mercado. Por lo tanto, solo necesitas seleccionar un sistema de gestión de transporte y logística que se adecúe a los requerimientos de tu empresa y ponerlo en práctica.
La implementación de estos sistemas orientados a la gestión de flotas brinda una mejora que permite a las compañías supervisar los comportamientos de conducción, además de recopilar datos esenciales sobre el estado de los vehículos.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de flotas?
Como decíamos, la gestión de flotas ofrece una mayor integración, disminución de gastos y mejora en la eficiencia operativa, entre diversos beneficios.
A continuación, exploraremos en profundidad algunas de estas ventajas.
Mejora la calidad del servicio prestado
Mediante la implementación de un sistema de gestión de flotas avanzado, los gestores acceden a información en tiempo real sobre la ubicación de sus activos, lo que les permite tomar decisiones informadas. Además, la optimización del mantenimiento, una gestión más eficiente del tiempo y la planificación estratégica de rutas contribuyen significativamente a reducir el desgaste de los vehículos y minimizar los contratiempos en las entregas. Este enfoque garantiza el cumplimiento preciso de los plazos de entrega establecidos.
Por lo tanto, se eleva la calidad del servicio brindado. Este esfuerzo continuo no solo aumenta la satisfacción general de los clientes, sino que también fortalece la retención de los mismos y fomenta una mayor participación de ellos. En consecuencia, tiene un impacto positivo en los ingresos del negocio.
Ahorro en los costos de seguros
Cuando tu empresa opera mediante la gestión de flotas, aplica estrategias de prevención contra robos. Este proceso es importante al momento de asegurar tus activos, dado que reduce los gastos gracias a su historial de control de pérdidas.
Además, desde una perspectiva de largo plazo, los sistemas de gestión de flotas mejoran la seguridad de los camiones y de los conductores. Esto resulta en una disminución de las tasas de accidentes, lo que a su vez regula el consumo y el costo de los seguros.
Ahorro de tiempo y mayor eficiencia operativa
Mejorar la eficiencia operativa es uno de los principales beneficios. La gestión de flotas de vehículos potencia la productividad al ahorrar tiempo tanto para los conductores como para los mecánicos. Además, también afecta la productividad de los responsables administrativos y directivos.
Mediante la utilización de un sistema de rastreo vía GPS, se logra la planificación óptima de rutas, la recepción de información actualizada sobre el tráfico y la capacidad de anticipar tanto el horario de salida y llegada.
En el control de flotas, los dispositivos de rastreo desempeñan un papel fundamental al mejorar la eficiencia en la planificación temporal y en la organización de tareas. Esto posibilita que los mecánicos accedan al registro completo de arreglos, al mismo tiempo que los encargados supervisan los registros de combustible, mantenimiento y logística, asegurando un control integral.
Manejo eficiente de combustibles
Una de las mayores ventajas de la gestión de flotas en línea es la reducción de costos mediante funciones específicas. La información sobre combustible, combinada con una planificación de rutas precisa, optimiza el consumo y disminuye los períodos innecesarios de inactividad.
Además, los sistemas de seguimiento también son útiles para planificar los lugares de abastecimiento de combustible. En tiempo real, los operadores pueden rastrear la ubicación de cada vehículo o activo, permitiéndoles trazar la mejor.
Además, otra ventaja de esta estrategia es que algunos sistemas proporcionan información acerca del tráfico. Estos datos asisten en la prevención de la pérdida de tiempo y combustible en atascos, otorgando al conductor la capacidad de buscar trayectos alternativos o eludir determinadas zonas.
Reducción de costos en el mantenimiento de vehículos
En el mercado, se encuentran disponibles varios sistemas de gestión de flotas que posibilitan la generación de notificaciones de control basadas en distintos criterios, como la distancia recorrida y el tiempo transcurrido.
Además, es viable elaborar una planificación de administración de flotas y llevar a cabo inspecciones vehiculares de manera más efectiva al emplear estrategias de mantenimiento preventivo y predictivo.
Esta optimización se logra de manera eficiente y permite la integración con otros sistemas de análisis de datos y ubicación, lo que brinda valiosa asistencia a los responsables en la toma de decisiones.
Al implementar un plan de gestión de flotas, se logra no solo la eficiencia en los servicios mecánicos, sino también una extensión en la vida útil de los vehículos.
De esta manera, no existen pretextos para no invertir en una solución o software que facilite la gestión de la flota de su empresa. Eventualmente, aquellos que no abrazan la innovación continúan experimentando pérdidas en productividad.
La satisfacción de los empleados aumenta
Es común sentir estrés y nerviosismo al quedar atrapados en el tráfico o enfrentar imprevistos con los vehículos. Sin embargo, esto no significa que este tipo de situación no pueda evitarse. La tecnología está a nuestro alcance para mitigar el impacto de estos imprevistos y enriquecer la calidad de vida de los trabajadores.
Por lo tanto, la adopción de software de gestión de flotas demanda compromiso tanto de parte de los empleadores como de los empleados. Un flujo de información eficiente es importante para una implementación exitosa, garantizando que todos puedan aprovechar al máximo los beneficios del sistema. De esta manera, se deben proporcionar recursos de manera adecuada a los empleados, fomentando su uso activamente.
La completa integración de un sistema de gestión de flotas en línea puede optimizar el trabajo de los conductores y reducir la carga de trabajo manual, elevando la seguridad y el nivel de satisfacción entre los profesionales.
Adicionalmente, llevar a cabo encuestas internas de satisfacción constituye una estrategia valiosa para obtener datos concretos sobre cómo la implementación de un sistema de gestión de flotas ha contribuido a mejorar la cotidianidad de los profesionales.
Errores frecuentes en la gestión de flotas
Algunas prácticas que las empresas implementan con la creencia de que generan ahorros, en realidad constituyen errores en la gestión de flotas.
Por lo tanto, evita:
- Ignorar el mantenimiento preventivo de los vehículos;
- No planificar rutas para evitar congestiones de tráfico, horas punta, zonas de riesgo o bloqueos;
- No controlar el uso de combustible;
- No mantener un historial de los vehículos y sus piezas;
- Trabajar sin la ayuda de una tecnología que mejore la eficiencia operativa de tu empresa;
- Entre otros.
Evitar la comisión de los errores mencionados es esencial, dado que estas actitudes podrían acarrear costos significativos para la empresa y poner en peligro la seguridad de los empleados.
¿Cómo optimizar la gestión de tu flota?
En definitiva, al mostrar los beneficios y los errores habituales, se hace evidente que optimizar la gestión de tu flota puede generar una mejora significativa en los resultados de tu empresa, tanto en lo que se refiere a los vehículos, como a la eficiencia del servicio ofrecido al cliente final.
Por lo tanto, te invitamos a explorar nuestros consejos para maximizar la gestión de tu flota y aprovechar al máximo estas ventajas.
1. Realiza el control de costos de cada trayecto realizado
Dado que cada vehículo sigue una ruta única y ejecuta entregas de mercancías o servicios distintos, resulta esencial supervisar los costos, considerando que cada viaje acumula gastos exclusivos en comparación con los demás.
Esto se debe a la presencia de gastos fijos y variables que deben ser tenidos en cuenta.
Por ejemplo:
- Ciertos vehículos transportan cargas de mayor peso, lo que ocasiona un incremento en el consumo de combustible;
- Otros vehículos transportan materiales ligeros, pero en volúmenes considerables, lo que demanda un espacio físico mayor y, en consecuencia, requiere vehículos de mayores dimensiones;
- En cambio, algunas rutas pueden acarrear costos por alojamiento para el descanso del equipo;
- Y así sucesivamente.
El primer consejo es, por lo tanto, controlar los gastos realizados en cada viaje para comprender mejor los costos totales de rutas específicas y sus características distintivas.
Es fundamental registrar aspectos como la distancia recorrida, los desembolsos efectuados en cuanto a alimentación y alojamiento del equipo (si es pertinente), los gastos de reparaciones y desgaste de vehículos, así como los desembolsos en combustible, entre otros.
Asimismo, es recomendable llevar a cabo un análisis meticuloso para identificar los costos que hubieran podido evitarse. Esta práctica facilitará la administración de los aspectos financieros y la planificación de futuros desplazamientos, permitiendo optimizar los recursos disponibles de manera efectiva.
De este modo, te anticipas a posibles sorpresas y calculas con antelación todos los gastos relacionados con las próximas rutas similares, incluyendo el mantenimiento.
2. El mantenimiento vehicular es fundamental
La revisión es imprescindible para garantizar un funcionamiento eficiente de los vehículos. Después de todo, ignorar la implementación de un plan de mantenimiento de flotas puede resultar en pérdidas considerables debido a las fallas parciales o totales de los vehículos.
Además de las implicaciones financieras, la seguridad de los colaboradores está en juego. La omisión de un mantenimiento adecuado puede dar lugar a accidentes trágicos.
La optimización de la gestión de flotas emerge como la solución para mitigar estos riesgos. A través de esta medida, es posible ejercer un control proactivo sobre las proyecciones de gastos relacionados con las reparaciones de cada auto, camión o furgoneta. Este proceso requiere un acceso eficiente al historial de cada vehículo: kilómetros recorridos, historial de reparaciones y otros datos relevantes.
Es muy importante buscar este equilibrio. De esta manera, si los autos están en buenas condiciones, se puede lograr una mayor productividad al reducir los costos de reparación y aumentar la rentabilidad.
Vale la pena recordar que los vehículos que se mantienen en condiciones óptimas son los que pueden cumplir con sus compromisos de manera efectiva.
3. Monitorea los plazos de manera constante
Para mejorar aún más el rendimiento de tu flota, es importante automatizar el proceso de monitoreo de los plazos. Estos programas se encargan de rastrear todo el proceso y emiten alertas acerca del estado de cada entrega, de forma similar a los sistemas de seguimiento mencionados previamente.
De echo, esta medida se convierte en un recurso esencial para prevenir demoras que pudieran perjudicar la reputación de tu organización ante los clientes.
Si buscas optimizar tus procedimientos de entrega, es oportuno considerar también el control de la ubicación de los vehículos, aspecto que abordaremos en detalle a continuación.
4. Controla tus vehículos por ubicación
¿Te has preguntado cuál es uno de los desafíos más significativos que enfrentan las empresas de logística? Los desvíos y retrasos en la entrega de mercancías son situaciones que ocurren con más frecuencia de lo deseado.
Este problema surge muchas veces debido a que los conductores de los vehículos no siguen las rutas óptimas y encuentran obstáculos que afectan directamente la entrega puntual y efectiva.
Por ejemplo, algunos obstáculos comunes son:
- Caminos en condiciones precarias;
- Bloqueos imprevistos;
- Desvíos no planificados;
- Incidencias de seguridad, como robos;
- Y otros inconvenientes.
A pesar de eso, existe una solución al alcance de tu mano: ¡aprovechar la tecnología en tu beneficio!
Puedes optar por programas avanzados que permiten el rastreo y el monitoreo vía satélite, tal como Checklist Fácil. Mediante esta herramienta, cada paso del conductor puede ser seguido detenidamente, lo que te brinda la posibilidad de evaluar si la ruta establecida originalmente se ha planificado de manera correcta.
5. Gestiona la disponibilidad de cada vehículo en la gestión de flotas
Con el monitoreo de mantenimiento, plazos y costos por viaje, se simplifica la tarea de dirigir la cantidad adecuada de vehículos hacia rutas específicas. De esta manera, esto facilita la ejecución ágil y sin complicaciones de todas las entregas, al tiempo que se mantiene el control del presupuesto.
Esta estrategia te permite prevenir posibles contratiempos vinculados con la entrega de mercancías y/o servicios, al contar con un sólido apoyo en la planificación de tus actividades.
6. Utiliza la tecnología a tu favor
En el transcurso de este artículo, has comprendido la importancia fundamental de contar con una planificación sólida para potenciar la gestión de flotas. Al implementarla, logras ejercer control, anticiparte a situaciones y reducir costos, al tiempo que mejoras tus rutas, estandarizas procesos e incrementas tus ganancias.
Además, el mercado tecnológico ha estado ofreciendo soluciones cada vez mejores para una variedad de sectores.
Por esta razón, los programas inteligentes se dedican a recopilar y analizar datos, ofrecen paneles e informes detallados para que las decisiones adoptadas por los directivos sean cada vez más precisas, a todos los niveles de la operación.
Por ejemplo, Checklist Fácil posibilita la gestión de equipos externos, la evaluación de daños en los vehículos, la realización de listas de verificación con soporte visual mediante imágenes, inspecciones técnicas, control detallado de cargas y descargas, GPS y muchas más características.
De esta manera, al incorporar nuestra herramienta, optimizas tus entregas, aumentas la eficiencia de tus equipos y, adicionalmente, administras todos los procesos con mayor celeridad y seguridad. Asimismo, garantizas una vida útil más prolongada para toda tu flota.
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