¿Qué es un plan de mantenimiento y cómo crear uno en mi empresa?

Tener un plan de mantenimiento es importante para empresas de cualquier tamaño. Esto se debe a que influye directamente en el tiempo de inactividad del equipo y, en consecuencia, en la productividad en su conjunto.

Uno de los mayores obstáculos financieros en las industrias es el mantenimiento. Cuando no se hace de forma preventiva suele requerir una alta inversión. Reparar la maquinaria dañada es más costoso que promover mejoras y reemplazar una pieza u otra, ¿verdad?

Pero, ¿qué es, de hecho, un plan de mantenimiento y qué otras ventajas ofrece para una empresa? Y más: ¿cómo crear uno de manera eficiente? Explicaremos todo esto en este contenido. ¡Quédate con nosotros!

¿Qué es un plan de mantenimiento?

El plan de mantenimiento es un tipo de cronograma o agenda en el que se define una ruta de ejecución de mantenimiento. La definición de este plan pasa por elegir la postura que adoptará la empresa, es decir, si actuará de forma preventiva o de emergencia.

Por lo general, esta planificación se adopta con el objetivo de actuar de forma programada. Esto evita llegar al punto en el que sea necesario realizar una reparación de defectos o daños más graves.

En el plan de mantenimiento se deben definir algunos puntos principales, tales como:

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• Plazos;
• Responsables;
• Atividades de verificación;
• Materiales o herramientas necesarias.

Con esta organización, es posible prolongar el estado de conservación de la maquinaria. Y, de esta forma, garantizar su correcto funcionamiento, preservando la salud de las personas que los utilizan.

La importancia del plan de mantenimiento, sin embargo, no se detiene ahí. ¡Este es el tema de nuestro próximo tema!

¿Para qué sirve el plan de mantenimiento?

Para responder a esta pregunta, primero es necesario mostrar qué sucede cuando no existe un programa de mantenimiento adecuado. En este caso, todo se hace de forma correctiva y de emergencia, ya que no hay control sobre la calidad y vida útil de los equipamientos.

En consecuencia, la tendencia es aumentar la frecuencia de fallas, así como los costos de mantenimiento e inactividad de los dispositivos.

Por el contrario, cuando la empresa tiene un plan de mantenimiento delineado, el equipamiento tiende a tener menos problemas. Se establecen plazos para que sean analizados y, cuando sea necesario, ajustados.

Con esto, esta planificación ofrece como principales beneficios:

• Reducción del número de fallas, defectos y tiempos de inactividad de los equipamientos;
• Mayor vida útil de la maquinaria, ya que tienen menos desgaste;
• Mayor seguridad en el trabajo, reduciendo la ocurrencia de accidentes;
• Productividad incrementada;
• Eficiencia energética;
• Mayor previsibilidad en los costos de mantenimiento;
• Mayor capacidad para resolver problemas operativos.
• Optimización de plazos y entrega de productos, ya que evita tener que parar la producción por averías en los equipamientos;
• Reducción de los costos de mantenimiento a largo plazo.

Paso a paso para crear un plan de mantenimiento

Ahora que has visto la importancia del plan de mantenimiento, puede que se esté preguntando: ¿cómo creo uno para mi empresa? A continuación, mostraremos los pasos principales para realizar esta tarea:

1. Levantamiento de informaciones

Este paso también se conoce como inventario de máquinas y equipamientos. Consiste en realizar un estudio de todos los dispositivos, historial de reemplazo de piezas, tiempo de uso y ocurrencias, entre otros datos.

Este mapeo es importante porque permite obtener y registrar informaciones que guiará toda la planificación. Además, favorece la aplicación de planes de acción más asertivos, ya que amplía el conocimiento sobre la infraestructura.

Idealmente, este levantamiento debería realizarse periódicamente. Con eso, es posible desarrollar estadísticas y, así, percibir padrones. Permitiendo así adoptar una postura preventiva y eficaz.

2. Creación de un checklist de mantenimiento

Después de analizar el escenario, es el momento de organizar el proceso en sí. Para eso, un paso importante pasa por definir el tipo de mantenimiento que se realizará. Es decir, si la atención se centrará en la prevención o la corrección.

Luego, se debe crear un checklist de mantenimiento para crear un procedimiento de análisis e inspección. Es posible crear más de un checklist, dependiendo del objetivo o área a analizar, como por ejemplo:

• Mecánica;
• Eléctrica;
• Lubricación;
• Seguridad.

Con esta herramienta se debe registrar cada acción realizada, manteniendo un historial. Además, es posible programar futuras inspecciones, con fechas y responsables. Por lo tanto, fortalecer aún más el plan de mantenimiento.

3. Verificación de costos

De nada sirve crear un plan de mantenimiento si no es factible ponerlo en práctica. Por tanto, es importante realizar un relevamiento de costos y presupuesto disponible. Es necesario proporcionar, por ejemplo:

• Número de personas dedicadas a su ejecución;
• Herramientas y suministros necesarios para las reparaciones;
• Software útil para el control;
• Beneficios laborales.

Incluso si, inicialmente, los gastos superan lo esperado por la empresa, ésta tiene tiempo suficiente para organizarse o hacer ajustes en la planificación. Esto asegura que, cuando se apruebe, se seguirá adecuadamente, incluso si se realizan mejoras en el camino.

4. Entrenamiento del personal

Otro paso fundamental para poner en práctica el plan de mantenimiento pasa por la formación de los funcionarios. Aquí, no solo estamos abordando la parte técnica, sino también conceptual. Eso es porque deben comprender la importancia de seguirlo, especialmente cuando se trata de tu propia productividad.

Incluso aquellos que están acostumbrados a realizar este tipo de actividad deben someterse al reciclaje. Es necesario adaptarse al nuevo sistema y garantizar la máxima eficiencia.

Después de esta etapa, es posible poner en práctica el plan de mantenimiento. Recordando que debe actualizarse con cada nueva adquisición.

5. Monitoreo de indicadores

Finalmente, es fundamental monitorear el progreso del mantenimiento en sí. Para eso, los responsables deben seleccionar y monitorear algunos indicadores que consideren más importantes, tales como:

• Productividad;
• Fallos técnicos;
• Correcciones;
• Tiempo inútil;
• Accidentes laborales;
• Plazo de entrega del producto o servicio.

Una forma eficaz de controlar estos indicadores es adoptar un checklist electrónico. Además de permitir el registro de datos, facilita la generación de informes y gráficos. De esta forma, favoreciendo una evaluación precisa de la eficacia del plan de mantenimiento. 

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