Cuando hablamos de recibir mercancías en logística, ya sabemos que es necesario verificar muchos detalles. Esta verificación es necesaria, primero, para que no haya diferencias entre proveedores y compradores.
En segundo lugar, cualquier diferencia de información puede tener un impacto aún mayor para los consumidores finales. Esto se debe a que la operación logística se compone de una cadena de eventos que se relacionan entre sí, de principio a fin.
Por lo tanto, mostraremos en esta publicación cómo un checklist electrónico puede ayudar a recibir mercancías. ¡Comprenda cómo podemos hacer que tus procesos sean más productivos, organizados y automatizados! ¿Vamos?
Planificación de recibimiento de mercancías
¿Cuál es la verdadera necesidad de organizar el recibimiento de mercancías? Bueno, veamos un ejemplo práctico: tu empresa trabaja con varios proveedores y tu tienes la capacidad de recibir 10 camiones al mismo tiempo. En un momento específico, hay más vehículos esperando la descarga.
En esto, todos resultan perjudicados. Conductores, transportistas, proveedores y tu negocio. Este tipo de situación hace que los procesos se desborden, lo que resulta en un control inadecuado de la recepción de mercancías.
Tenga en cuenta que si la primera acción está desorganizada, afecta a toda la operación. Por lo tanto, la estandarización de los procesos es esencial para mejorar la cadena logística. Con las pautas definidas, es necesario organizar la programación de descarga.
De esta forma, el tiempo aumenta y las auditorías de descarga se pueden llevar a cabo correctamente. Para que esta inspección aumente la eficiencia operativa de tu negocio, puedes contar con un software de checklist electrónico.
Con Checklist Fácil, es posible crear y aplicar checklists personalizados, de acuerdo con el proceso de entrada de mercancías. Por lo tanto, puedes optimizar al menos 5 frentes en tu empresa:
- Prevención de pérdidas;
- Inspección de fallas;
- Control de carga y descarga;
- Higiene de volúmenes;
- Organización de almacenamiento.
¿Vamos a entender, en la práctica, cómo ocurre esto en cada uno de ellos?
Prevención de pérdidas en el recibimiento de mercancías
¿Alguna vez te has detenido a pensar cuánto pierdes cuando no revisas la carga recibida? En cada etapa del recibimiento de mercancías, hay fallas que se pueden evitar, por ejemplo:
- cantidad de volumen incorrecta;
- incompatibilidad entre factura y mercancías;
- productos dañados no identificados;
- tiempo dedicado a reorganizar la carga.
Todos estos puntos generan pérdidas para tu empresa. Muchos afectan el presupuesto directamente, como recibir una cantidad incorrecta de volúmenes o productos dañados. Por lo tanto, la implementación de una rutina de verificación puede traer resultados que marcarán la diferencia al final del mes.
Una función de checklist electrónico que garantiza el cumplimiento de la verificación, cuando se reciben mercancías, es obligatoria. Al crear un elemento, además de elegir el tipo de respuesta, puedes definir que es obligatorio agregar una foto, lo que demuestra la respuesta dada.
Inspección de fallas
Otro elemento muy importante en la recepción de mercancías es la inspección de daños. Realizar esta verificación ayudará en el control de pérdidas, la reducción de costos y la optimización de procesos.
Una forma de llevar a cabo este control con un software de checklist es crear relaciones de dependencia entre los elementos. Por ejemplo, cuando responde sí a la pregunta, aparece otra pregunta para obtener más información sobre el elemento.
Control de carga y descarga
Como ya se mencionó, la organización de un calendario para la recepción de mercancías tiene efectos muy positivos en la operación logística. En este sentido, registrar los horarios de llegada permite identificar fallas y puntos para mejorar las programaciones.
En el sistema Checklist Fácil, es posible agregar el elemento Hora de llegada y establecer el formato del campo de texto en Hora 24h. Por lo tanto, debe completarse en este formato. Esta configuración minimiza los errores humanos al completar el checklist, asegurando el registro de información más precisa.
Además de las programaciones, otros elementos muy importantes en la carga y descarga de volúmenes son los relacionados con la identificación. Por lo tanto, debes registrar elementos como:
- Nombre del conductor y documentación;
- Tipo de vehículo;
- Matrícula del vehículo;
- Número de factura;
- Conocimiento de transporte electrónico;
- Entre otros.
Al igual que con el registro de horarios, la matrícula también es una opción de formato en el campo de texto. Por lo tanto, los campos se rellenan correctamente, sin dejar lugar a ambigüedades en la recopilación de datos.
Higiene en el recibimiento de mercancías
En el escenario actual, debido a COVID-19, no podemos olvidar el cuidado adicional con medidas preventivas. Por lo tanto, garantizar la salud y seguridad de los trabajadores en este momento es una necesidad.
Por lo tanto, la aplicación de checklists contra el coronavirus es una opción muy efectiva para evitar la contaminación al recibir mercancías. Las prácticas de limpieza e higiene deben establecerse en volúmenes, equipamientos, productos y embalajes.
Además, es necesario verificar el uso y la higiene de los equipamientos de protección individual para los funcionarios. Para que todas estas acciones sean efectivas, los funcionarios deben estar capacitados adecuadamente para cumplir con las pautas establecidas.
Organización del almacenamiento en el recibimiento de mercancías
El último punto que presentamos para ayudarte a recibir tus mercancías con una herramienta de checklist en línea es la organización del almacenamiento. Esto significa implementar un proceso cuando llega la carga para que pueda recogerse de forma rápida y segura.
Por lo tanto, aspectos como etiquetas, el tipo de depósito y las reglas de conservación no pueden faltar en esta sección del checklist. Como cada compañía tiene necesidades específicas de acuerdo con los productos que venden, las hojas de verificación son personalizables y se pueden construir de acuerdo con la definición del supervisor.
Vale la pena mencionar que, al realizar este tipo de auditoría cuando llega la carga, se optimiza el tiempo de varios trabajadores. Con la estandarización de los procesos, todas las etapas ya están definidas y la productividad aumenta considerablemente.
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