Gestión de inventario: qué es y cómo mejorarla

La gestión de inventario es el proceso de supervisar y controlar las materias primas y productos de una empresa, desde el momento en que ingresan hasta que sean procesados durante la producción o vendidos al cliente final. Esto implica conocer la cantidad de inventario disponible, su ubicación, valor, rotación, entre otros datos relevantes.  

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La gestión de inventario es una de las áreas más importantes en cualquier negocio, pues esta es una tarea crucial que puede afectar directamente las operaciones de una empresa y, por consiguiente, su rentabilidad. 

Asimismo, cuando hablamos de gestión de inventarios, nos referimos a un conjunto de actividades que logran proporcionar una amplia base de datos sobre el control de inventario de una organización. 

Su objetivo principal es tener el producto específico disponible de forma organizada y en el momento adecuado. Por lo que se debe priorizar una visualización del inventario en tiempo real para saber cuándo hacer una reposición de materias primas o productos necesarios para el funcionamiento continuo del negocio. 

Pero ¿sabes que es la gestión de inventario? ¿conoces su funcionamiento y la importancia que tiene para la productividad de una empresa? ¡Quédate con nosotros! En este artículo te explicaremos todo con detalle. 

¿Qué es la gestión de inventario? 

La gestión de inventario no es más que el proceso de supervisar y controlar las materias primas y productos de una empresa, desde el momento en que ingresan hasta que sean procesados durante la producción o vendidos al cliente final. 

Por ello, la gestión de inventario implica conocer la cantidad de inventario disponible, su ubicación, valor, rotación, entre otros datos relevantes. Todo esto para mantener el correcto funcionamiento de la empresa y de los procesos de producción. 

La gestión del inventario es, entonces, la acción de organizar y monitorear la cantidad de los ítems de la empresa en un determinado espacio de tiempo. Lo que se logra, por medio de esta gestión, es entender mejor las tendencias, demandas y la diversidad de productos y, así, evitar faltas o excesos de ítems.  

Realizando una gestión de inventario eficiente, aseguras el equilibrio entre lo que se compra, se almacena y lo que se vende. Esto implica el control periódico y preciso de todo lo que entra y sale del stock y la frecuencia en que ocurren estos movimientos.  

Hay dos tipos principales de gestión de inventarios: 

Gestión Periódica 

En este caso, la gestión del inventario se hace en un periodo prestablecido, siguiendo un cronograma planificado e incluido en la organización del día a día de la empresa. La periodicidad puede ser mensual, semestral o anual, por ejemplo.  

La ventaja de este tipo de gestión es asegurar que el inventario sea monitoreado frecuentemente. Sin embargo, tiene la desventaja de no considerar datos del día a día, lo que puede dificultar la identificación de pérdidas, robos o control rutinario.   

Gestión Permanente 

Este tipo de gestión de inventario implica un control constante de lo que entra y sale del stock. Los datos son actualizados prácticamente en tiempo real, documentando los movimientos en cuanto se producen.  

La gestión permanente tiene muchas ventajas, ya que brinda informaciones precisas y actualizadas. Para que sea realizada, lo más indicado es utilizar la tecnología y recurrir a los softwares especializados en gestión, como veremos a lo largo de este artículo.  

¿Por qué es importante la gestión de inventarios? 

En primer lugar, la gestión de inventario es importante porque ayuda a evitar sobreproducciones innecesarias, así como también la falta de inventario y la pérdida de ventas. 

De este modo, si una empresa tiene exceso de inventario, esto puede ocasionar costos innecesarios por almacenamiento y otros gastos relacionados. Por otro lado, los quiebres de inventarios pueden resultar en pérdida de ventas y una mala experiencia para el cliente. 

Por todo esto, la gestión de inventarios es esencial para almacenar la cantidad ideal de productos, visando sostener las actividades de tu empresa según lo necesario. Por lo tanto, una práctica que afecta directamente el éxito de cualquier negocio, ya que asegura que los pedidos se atenderán, a la vez que reduce ítems varados.  

Imagina que, en una industria, falte un ítem esencial para la fabricación del producto. Eso lleva al paro de toda la producción, lo que genera retrasos y, consecuentemente, la insatisfacción del cliente. 

Imaginemos otro ejemplo: el equipo de marketing de una tienda decidió hacer una súper promoción, pero sin llevar en cuenta los datos del inventario. Si no hay una cantidad adecuada de productos para atender a los clientes, el objetivo de aumentar las ventas no será alcanzado y, peor, se frustrará la expectativa del consumidor.  

Estos dos ejemplos sencillos demuestran la importancia en gestionar inventario de manera eficiente. Por todo esto, podemos decir que esta es una tarea esencial para:  

• Evitar la acumulación de productos sin salida;  

• Reducir los residuos y los costos;   

• Garantizar la continuidad de las operaciones;   

• Aumentar la productividad del equipo;  

• Vender con más seguridad;   

• Hacer más eficaz la previsión de las demandas. 

Recuerda, entonces, que una gestión eficiente de inventario garantiza que siempre vas a tener productos disponibles para la venta. Luego, afecta directamente en los resultados que obtendrás.  

Beneficios de una gestión de inventarios eficiente 

Una administración de inventarios eficiente trae un sinfín de beneficios a la empresa. Entre ellos podemos destacar la reducción de costos por almacenamiento y producción, un mejor flujo de caja y sobre todo las mejoras en el servicio al cliente. Del mismo modo, ayuda a la identificación de oportunidades de mejora en el proceso de producción. 

Algunos de estos beneficios son, por ejemplo: 

Aumento en las ventas  

Si documentas la cantidad de productos disponible en stock y realizas las compras según demandas y necesidades, tendrás un impacto positivo en tus ventas. ¿La razón? En un mercado cada vez más competitivo, este es un diferencial para aumentar tu facturación. 

Mejora en la rotación del stock 

Producto parado mucho tiempo en el stock significa capital inactivo. Si realizas una gestión eficiente, evitas que eso ocurra. A final, lograrás identificar los ítems con menos salida para, por ejemplo, ponerlos en oferta. Como consecuencia, liberas especio (y capital) para comprar o producir otros productos – más nuevos y rentables, disminuyendo gastos y pérdidas. 

Optimización de recursos  

Con inventarios bien gestionados, es posible evitar la falta o el exceso de materias primas o mismo de los productos destinados al consumidor final. Eso significa una optimización de recursos, afectando positivamente la salud financiera de tu negocio.  

Mejora en la satisfacción del cliente  

Esta es posiblemente la ventaja más importante. En el momento en que gestionas tus existencias, garantizas la disponibilidad de los productos que necesitan tus clientes, dejándoles satisfechos.  

Esto también se aplica a las industrias. Al fin y al cabo, con la cantidad adecuada de materias primas, es posible mantener el ritmo de producción y, por lo tanto, cumplir con los plazos de entrega. 

¿Cómo funciona la gestión de inventarios? 

La gestión de inventario hace un seguimiento crítico del inventario desde el momento en que se fabrica hasta que pasa a las bodegas de almacenaje, y desde estas instalaciones hasta los puntos de ventas. Su funcionamiento se basa en el control constante de los niveles del inventario de un negocio.  

Asimismo, la gestión de inventarios se puede realizar de varias maneras. Una de ellas es mediante el uso de una plataforma de checklist que permita llevar un registro del inventario. Otra manera es mediante la implementación de un sistema de registro de entradas y salidas de la empresa para llevar un control más detallado. 

Hay algunas técnicas eficientes para gestionar tu inventario. Te mostraremos tres de las más frecuentemente utilizadas: 

Análisis de la Curva ABC 

El principal objetivo de esta técnica es dirigir la planificación y el control a ítems específicos, clasificados en A, B o C, según el valor de cada uno. Este análisis está basado en la “regla 80/20” por la cual 80% de tus resultados provienen de los 20% de tus esfuerzos.  

De esta manera, estos 20% deben tratarse como prioridad al realizar nuevas compras, ya que generan más impactos en los resultados. ¿Cómo hacer en la práctica?  

• Haz un mapeo detallado de todos los productos almacenados;  

• Organiza estos productos por orden descendente de valor;  

• Suma el valor acumulado de todos los productos. Para ello, multiplica la cantidad de cada artículo por su valor y súmalo todo al final;  

• Utiliza un sistema automatizado o haz cuentas para calcular el porcentaje del valor de cada producto en la cifra final;  

• Utiliza los porcentajes obtenidos en el paso anterior para colocar los productos en las categorías A, B y C. 

Un ejemplo ayuda a aclarar la aplicación de esta técnica. Imaginemos que tu empresa tiene una facturación mensual de 400.000 dólares y que el producto X representa 98.000 dólares de esa facturación. Para hallar el valor de la contribución de este activo a la facturación de la empresa, basta con hacer la regla de 3. En este caso, 400.000 corresponde al 100% y 98.000 corresponde a X. Al multiplicar, verás que X = 24,5%.   

Así que el producto X representa casi ¼ de la facturación total. A partir de ahí, puedes saber a qué categoría pertenece: A, B o C. 

Método PEPS 

La sigla PEPS significa “Primero en Entrar, Primero en Salir”. Lo que propone este método es, por lo tanto, gestionar tu inventario de modo que las mercancías más antiguas deben ser las primeras en salir. Así, se mantienen en stock los productos más nuevos. El método se puede aplicar tanto para mercancías adquiridas como para las fabricadas en la empresa.  

El gran objetivo del método PEPS es evitar pérdidas, principalmente aquellas relacionadas con fechas de caducidad de productos perecederos.  

Método del Costo Promedio 

También conocido como Método del Costo Ponderado, este método propone que, a cada nueva compra, se debe calcular una nueva media de costos. Lo que se hace es sumar el costo de los productos en stock y dividir este número por la cantidad que hay de los mismos productos. Con eso, se obtiene un costo promedio para definir el precio de venta. 

Para que funcione, el precio final del producto vendido es la suma de los valores de las mercancías más antiguas con las últimas, un promedio que debe actualizarse si hay cambios en el inventario.  

Sin importar la técnica elegida, hay pasos fundamentales para la gestión. Míralos a continuación. 

7 pasos para una gestión de inventarios eficiente 

La gestión de inventario es un proceso continuo de seguimiento y control sobre los niveles de inventarios, para mantener la cantidad suficiente que exige la demanda del mercado, sin caer en excesos de inventario o pérdidas por robo o averías. Mira siete pasos fundamentales en este proceso: 

1. Realizar un inventario inicial 

Es fundamental que realices un inventario inicial que permita conocer con precisión la cantidad de productos existentes en el almacén. 

2. Registro de entradas y salidas de productos 

Este es uno de los aspectos más importantes de la gestión de inventarios. Esto implica el seguimiento constante de los productos que se compran o producen, así como de los productos que se venden o se utilizan en el proceso de producción. 

3. Seguimiento de los niveles de inventarios 

En esta parte del proceso, se monitorean regularmente los niveles de inventario para asegurarse de que la empresa tenga suficientes productos para satisfacer la demanda del mercado, pero también para evitar tener un exceso de inventario.  

4. Establecimiento de niveles mínimos y máximos de inventario 

Estos niveles son necesarios para garantizar que la empresa tenga el inventario suficiente en todo momento. Ellos se basan en la demanda del mercado, los tiempos de entrega de los proveedores y otros factores relevantes. 

5. Análisis de rotación de inventario 

Para que la empresa haga un uso eficiente de su inventario, es necesario medir la cantidad de veces que se vende o utiliza un producto en un tiempo determinado. Registrar esta rotación en tiempo real es la manera más eficaz de obtener datos precisos y embasar la toma de decisiones en informaciones correctas.  

6. Identificar oportunidades de mejora 

La gestión de inventario también implica la identificación de oportunidades de mejora en el proceso. Esto puede incluir la identificación de productos con baja rotación, la revisión de los tiempos de entrega de los proveedores y otros aspectos que impactan la productividad de la empresa. 

7. Capacitación de los colaboradores 

Para realizar una eficiente gestión de inventario, es esencial tener un equipo responsable, capacitado y consciente de la importancia de la tarea. También se deben tomar en cuenta los errores comunes en la administración del tiempo del equipo, y planificar de forma eficiente los procesos de producción. 

Con lo anterior en mente, gracias a la globalización y los avances tecnológicos, la gestión de inventarios está evolucionando radicalmente, ya que es posible realizar toda esta labor con softwares que ayudan a la gestión de inventario de forma óptima y eficiente. 

Por ello, ¡te invitamos a que continúes leyendo hasta el final! Ahora hablaremos de cómo la tecnología puede ayudar en la gestión de inventarios. 

¿Cómo el Checklist Fácil optimiza tu gestión de inventarios? 

Son muchas las formas en que la tecnología puede ayudar en la gestión de inventarios. Una de ellas se da por el uso de softwares especializados, que pueden automatizar gran parte de los procesos involucrados en la administración de inventarios, reduciendo los errores humanos y mejorando la precisión de los registros. 

Además, la tecnología puede proporcionar estrategias óptimas para el análisis de datos, con el fin de identificar patrones en el comportamiento de la demanda y ajustar los niveles de inventario en consecuencia.  

En este sentido, el uso de una solución como el Checklist Fácil brinda estandarización, optimización y precisión, reduciendo el tiempo de ejecución de las tareas y, como mencionamos, los errores por fallas humanas. ¿Qué recursos de la herramienta te ayudan a optimizar tu gestión de inventarios? Mira algunos: 

Checklists digitales 

La aplicación de checklists inteligentes es de gran ayuda en la gestión de inventarios y en la aplicación de inspecciones y auditorías. Con este sistema de control de inventario, agilizas los procesos internos y evitas el uso de papeles. 

Incluyendo todos los procesos de verificación y control de inventarios en checklists, ganas tiempo en tu gestión. A final, la información pasa a estar centrada un solo lugar, con la posibilidad de ser actualizada en tiempo real y fácilmente compartida entre el equipo. 

Identificación por Código QR o en Barras 

Para un control más preciso, utilizar Códigos QR o en barras para identificar los productos es una buena estrategia. Utilizando estos recursos, se hace más sencilla la actualización en tiempo real y se logra un control más transparente de los movimientos de los productos.  

Importante decir, aquí, que Códigos QR o en Barras son imprescindibles para realizar la trazabilidad de los productos, es decir, para el monitoreo y el mapeo detallado de los ítems desde su llegada hasta que son enviados al cliente final.  

Programación de inspecciones 

Previamente en este artículo, hablamos de la importancia de monitorear el inventario de forma frecuente y, con eso, seguir las variaciones que ocurren con el paso del tiempo. El software Checklist Fácil te ayuda a programar la aplicación de tus checklists de gestión, evitando olvidos.  

Con inspecciones periódicas – programadas automáticamente – y el seguimiento de datos en tiempo real, garantizas una gestión completa y realmente eficaz.  

Por todo esto, la tecnología de Checklist Fácil desempeña un papel importante en la gestión de inventario, ayudando a hacer más sencillos los procesos y optimizando la actualización de datos y el control de entradas y salidas, práctica fundamental para las empresas que desean ser más eficientes y competitivas. 

Para conocer más sobre el Checklist Fácil y entender cómo utilizarlo en tu gestión, puedes hacer una prueba gratuita del sistema. Para hablar con uno de nuestros expertos y conocer mejor las más de 150 funcionalidades, solicita una demostración gratuita. 

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