El sector de la construcción, así como tantos otros, se caracteriza por el uso constante de materiales y herramientas de trabajo variadas, como las eléctricas, las manuales y las de corte, por ejemplo.
Gestionar las herramientas de trabajo, los materiales y equipos de manera eficiente es imprescindible para hacer el seguimiento correcto de inventario, evitar pérdidas y optimizar los gastos en las cadenas de producción.
Realizar el control de la manutención de las herramientas y equipos es, además, una práctica para garantizar la seguridad laboral y actuar en la prevención de accidentes de trabajo.
En este artículo, te mostraremos cómo gestionar las herramientas de trabajo en tu empresa utilizando las mejores técnicas. ¡Sigue leyendo e infórmate!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es el control de herramientas de trabajo?
Algunos segmentos, como el de la construcción, utilizan una gran variedad de equipos, materiales y herramientas en el día a día. El control de herramientas de trabajo es, básicamente, el monitoreo de los ítems, y consiste en:
- Monitoreo cuantitativo: controlar la cantidad de cada tipo de herramienta, equipo o materiales disponibles;
- Monitoreo cualitativo: controlar el estado de las herramientas y equipos, verificando si están en su desempeño óptimo o si necesitan mantenimiento.
El control de herramientas forma parte de la gestión industrial y su objetivo principal es mantener el buen uso de materiales, equipos y herramientas, y la seguridad de los colaboradores. Además, es una forma de garantizar que las herramientas estén disponibles cuando sea necesario y que funcionen en buen estado.
Para monitorear las herramientas de trabajo cualitativa y cuantitativamente, hacer un registro de datos es necesario, manteniendo un historial con las informaciones más relevantes sobre estas herramientas, los materiales y equipos. El registro debe ser periódico, de modo que siempre que se produzca un cambio, debe documentarse.
Pensemos en un ejemplo práctico: el control de los compresores de aire, herramientas utilizadas en diversas etapas de la construcción. Controlar esta herramienta consiste en documentar, por ejemplo:
- ¿Cuántos compresores hay?
- ¿Cuáles son sus características (marca, modelo)?
- ¿Cuándo se realizó el último mantenimiento?
- ¿Dónde se almacenan los compresores?
- Si están en uso, ¿con quién están y cuándo vuelven al galpón?
- ¿Cuándo será el próximo mantenimiento?
Mantener el registro de estos datos es una forma de hacer transparente la gestión de herramientas y controlar pérdidas, programar acciones de mantenimiento y prevenir accidentes de trabajo debido al uso de herramientas defectuosas.
Por su importancia, la gestión de herramientas debe aplicarse en las zonas de obras, naves industriales, fábricas y otros sectores donde se usan muchas herramientas y equipos de trabajo. A continuación, te contamos más sobre por qué deberías implantar el control de herramientas en tu empresa.
¿Por qué hacer el control de las herramientas de trabajo?
El control frecuente de las herramientas de trabajo, de los equipos y materiales impacta a la cadena de producción, ya que de su buen funcionamiento depende el éxito de los procesos.
Pero hay más: hacer esta gestión también es importante para temas como la seguridad y el control de gastos. Mira cómo la gestión de herramientas impacta áreas importantes de la construcción y otros segmentos.
Seguridad Laboral
Uno de los principales cuidados para garantizar la Seguridad Laboral es el uso adecuado de herramientas y equipos. Para que eso pueda ocurrir, los ítems deben estar en buen estado, respetando las instrucciones de fábrica, el tiempo de uso y los cuidados en su almacenamiento.
En el caso de las herramientas manuales, por ejemplo, se debe garantizar que tengan mangos lisos y que estén diseñadas para el trabajo en cuestión. Las herramientas de corte, a su vez, deben contar con protectores para evitar lesiones accidentales, por ejemplo.
Por último, se deben evitar las malas prácticas en el uso de las herramientas de trabajo, como utilizarlas para fines distintos al original, realizar fuerza y movimientos hacia el cuerpo, usar herramientas en mal estado y efectuar sobreesfuerzo en su utilización.
Capacitar los colaboradores y asegurar el uso de los Equipamientos de Protección Personal (EPP) también es fundamental para la Seguridad Laboral.
Eficiencia operativa
La gestión de las herramientas de trabajo está directamente relacionada con la eficiencia operativa, que es, por definición, un conjunto de acciones para que una empresa utilice los recursos de la mejor manera posible. Estas acciones están destinadas a:
- Reducir fallas;
- Actuar con más agilidad;
- Disminuir costos;
- Eliminar no conformidades;
- Evitar pérdidas;
- Entre otras.
Con el control de herramientas y equipos, se garantiza que estos ítems estén disponibles siempre que sea necesario, evitando paros o retrasos en las distintas etapas de la construcción (que afectan directamente el progreso de los proyectos y, consecuentemente, a las ganancias).
La gestión de equipos o herramientas también es esencial para mantener esos artículos en buen estado, evitando, así, gastos con reparos o sustituciones (cuando hay pérdida total). Además, cuando están en buenas condiciones, funcionan en niveles óptimos, mejorando la calidad y agilidad del trabajador.
Control de activos
Equipos y herramientas de trabajo suelen tener un valor alto para las empresas y, por lo tanto, forman parte de los activos considerados en la gestión de la contabilidad del negocio.
Controlar herramientas y equipos es, entonces, gestionar los activos, monitoreando sus valores, estado y ubicación. Además de ser un dato importante para definir el valor del inventario de los activos la empresa, es relevante para definir presupuestos y el uso de los recursos.
Por ejemplo: se concluyó que hay un número insuficiente de compresores de aire (volviendo al ejemplo que vimos anteriormente). Al momento de definir cómo serán destinados los recursos, el área responsable irá considerar este escenario y reservar el presupuesto necesario.
Por fin, mantener las informaciones actualizadas sobre las herramientas es una manera de controlar pérdidas de ítems o equipos e identificar y prevenir robos.
¿Cómo hacer el control de las herramientas de trabajo?
Gestionar las herramientas de trabajo y los equipos es una tarea fundamental para tu operación. Lo ideal es hacerlo en todas las etapas, desde la compra de nuevos ítems hasta el descarte.
Sabemos que el mercado es muy dinámico y que las necesidades de los negocios cambian a menudo. Por esta razón, el control de herramientas debe ser una práctica frecuente, de modo que los datos se mantengan actualizados y sean fáciles de compartir.
Para que esto sea posible, algunas técnicas y acciones son imprescindibles, vamos a hablar más sobre ellas.
Registro de inventario
Para hacer el control de las herramientas y equipos, el primer paso es registrar los ítems existentes. Así que, para empezar, documenta cada uno y su debida cantidad. Además, es importante detallar el estado en que se encuentran, si son nuevos o usados, por ejemplo, y las características, como año, marca, modelo.
Una buena opción para identificar las herramientas y equipos es utilizar códigos QR o en barras. Eso se hace aún más necesario en empresas del segmento de construcción, en el que el tránsito de equipos y herramientas suele ser intenso.
Un checklist digital es una de las mejores formas de optimizar la creación del inventario y no solo registrar todos los datos, como también centralizarlos en uno solo lugar. De esta manera, acceder a las informaciones sobre las herramientas y equipos es mucho más fácil.
Inspecciones periódicas
Ya hablamos sobre el dinamismo del mercado, ¿no? Eso significa que los datos del inventario cambian constantemente. Para que el control de las herramientas sea eficiente (y la toma de decisiones esté basadas en informaciones actualizadas), se hace necesario programar inspecciones periódicas.
En estas inspecciones, se actualizan datos sobre el estado de las herramientas y equipos, si hubo pérdidas o sustituciones, cuándo fueron realizadas acciones de mantenimiento y si es necesario ejecutar algún tipo de reparo.
Cronograma de mantenimiento
También es necesario realizar tareas de mantenimiento periódicamente. Por esta razón, es aconsejable establecer un cronograma, compartirlo con los colaboradores y designar los responsables de la ejecución de las tareas.
En el mantenimiento preventivo, se realizan acciones para identificar no conformidades (problemas en el funcionamiento de un equipo o mal estado de una herramienta, por ejemplo) y solucionarlas antes de que se agraven. En la gestión de herramientas, esta es una práctica esencial.
Capacitación de colaboradores
Los trabajadores deben tener en cuenta que el uso de las herramientas es determinante para mantenerlas en buen estado. Para lograr este objetivo, capacitar a los colaboradores es una de las buenas prácticas a adoptarse. Es importante que el equipo siga las instrucciones del fabricante y utilice las herramientas correctamente.
En las capacitaciones, los colaboradores también deben aprender a inspeccionar a las herramientas. Es importante proporcionar formación e información a los trabajadores sobre los riesgos concurrentes en la construcción. El equipo debe estar capacitado sobre el uso de maquinaria y herramientas de trabajo, y las medidas de seguridad generales.
Planes de Acción
La gestión de herramientas no se limita a controlar la cantidad y el estado de los ítems, ya que también incluye acciones para identificar herramientas en mal estado y realizar lo que es necesario para que vuelvan a su buen estado y, consecuentemente, al desempeño óptimo.
Establecer Planes de Acción es, por lo tanto, una estrategia fundamental en este tipo de gestión. Al identificar que una herramienta o equipo necesita reparos, por ejemplo, el Plan de Acción detalla los pasos para que el problema sea solucionado. Utilizar un software, como el Checklist Fácil, para crear planes de acción optima este proceso.
A través del software, los Planes de Acción pueden automatizarse. Esto significa que, al identificar un problema y registrarlo en el sistema, se sugiere automáticamente el Plan de Acción. Incluso se puede hacer obligatorias las acciones para la solución, de modo que el checklist solo pueda completarse si se realizan.
¿Por qué elegir el Checklist Fácil?
El Checklist Fácil optimiza la gestión de herramientas y equipos. Esto se debe tanto a las más de 150 funcionalidades como a la practicidad del software, que sustituye los métodos manuales y anticuados de comprobación y control de procesos por la digitalización.
En el control de herramientas, la automatización acorta caminos y hace que el seguimiento de los ítems sea mucho más ágil, transparente y precisa. ¿Cómo ocurre esto en la práctica?
- Es mucho más rápido rellenar los datos en el software que utilizar papeles;
- La recopilación de datos es automática, lo que elimina la necesidad de transcribir la información del papel a planillas de cálculo u otras herramientas;
- Los gestores y equipos no tienen que perder tiempo buscando información, ya que el historial completo de registros operativos se almacena en la nube, disponible para consulta en cualquier momento;
- Se pueden utilizar fotos y vídeos para detallar la información y hacer el registro mucho más confiable y preciso.
Automatizar la gestión de herramientas y equipos es la forma de optimizar controles, actualizar las informaciones con mayor practicidad y centralizar todos los datos en un solo lugar. Es, por lo tanto, una estrategia para impulsar la gestión y llevarla al siguiente nivel.
El Checklist Fácil es el líder en checklists digitales en América Latina, utilizado por más de 300 mil profesionales en más de 14 países. Habla con un especialista para saber cómo el software te puede ayudar a hacer la gestión de herramientas e impulsar la eficiencia operativa de tu negocio.
