8D es un enfoque estructurado para la resolución de problemas, utilizado para identificar las causas fundamentales e implementar acciones correctivas efectivas, principalmente en industrias y áreas de logística. Entre las ocho etapas del proceso, incluye, en resumen, formación de equipos, acciones de contención, corrección, seguimiento, prevención y reconocimiento.
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La metodología 8D es una de las principales herramientas para la gestión de la calidad, ampliamente aplicada en segmentos industriales y esencial para la resolución de problemas complejos. En resumen, 8D ayuda a las empresas a identificar y eliminar las causas fundamentales de las fallas, asegurando mejoras en los procesos y eliminando recurrencias.
Esta herramienta está diseñada para encontrar el origen de las no conformidades, proponer una solución a corto plazo y desarrollar un plan para que, en periodos más largos, este problema no se repita.
A través de un enfoque sistemático, 8D permite que equipos multidisciplinarios actúen de manera coordinada. Por ello, se considera fundamental para la mejora continua dentro de las empresas que valoran la calidad.
¿Quieres saber todo sobre el tema, cómo implementar la metodología 8D e incluso ver ejemplos prácticos de cómo ejecutarla? Continúa leyendo este artículo hasta el final para encontrar estas y otras respuestas.
¿Qué es la metodología 8D?
La metodología 8D es una herramienta estructurada para resolver problemas complejos de forma sistemática. Es una metodología sencilla y lógica que permite identificar, corregir y eliminar problemas mediante ocho pasos.
El término “8D” se refiere a las ocho disciplinas que componen este proceso, cada una dedicada a una parte específica del análisis y resolución de fallas.
Al utilizar esta metodología, el equipo puede encontrar y erradicar la causa raíz de los problemas. Esto reduce la probabilidad de errores, además de mejorar la confiabilidad de los productos y procesos.
Cada paso 8D tiene un propósito claro, que conduce a una resolución definitiva y a la implementación de acciones correctivas efectivas. Se trata, por tanto, de un tipo de herramienta de calidad adoptada por varios perfiles de empresas a lo largo de los años.
¿Cuál es su historia y origen?
Desarrollada por Ford Motor Company en la década de 1980, la metodología 8D fue una respuesta a las demandas de un mayor control de calidad en el sector automotriz.
En ese momento, la industria enfrentaba una serie de desafíos relacionados con la eficiencia y consistencia en la producción. Existía una necesidad urgente de reducir las fallas, garantizar la satisfacción del cliente y mejorar la confiabilidad del producto.
Con la creación de 8D, Ford pudo establecer un proceso sólido para resolver problemas complejos. El método se basó en principios de análisis de datos e implicó un enfoque colaborativo para la resolución de problemas.
La herramienta rápidamente demostró ser eficaz para reducir el número de defectos en los vehículos producidos, mejorando significativamente la calidad final.
¿Cuáles son los objetivos de la metodología 8D?
El principal objetivo de la metodología 8D es identificar y eliminar la causa raíz de los problemas. Esto se hace a través de un enfoque sistemático y colaborativo, asegurando que las soluciones implementadas estén de acuerdo con hechos y evidencia concreta.
Además, el enfoque 8D también tiene como objetivo prevenir la recurrencia. Es decir, no se limita a corregir no conformidades, sino también implementar un plan de acción con medidas preventivas para evitar que el problema vuelva a aparecer. Por lo tanto, es una forma de promover la mejora continua de los procesos.
Finalmente, el 8D en calidad apunta al aprendizaje organizacional. A lo largo de la ejecución se recopila información valiosa sobre los sistemas y procesos de la empresa, dedicada a mejorar las operaciones futuras.
Este conocimiento es documentado y compartido, fortaleciendo la cultura de calidad dentro de la organización.
¿Cuáles son las 8 disciplinas?
Dentro de la metodología 8D, cada una de las disciplinas juega un papel importante en el proceso de resolución de problemas. Las disciplinas se complementan formando un ciclo de investigación y solución que busca no sólo resolver una situación, sino también eliminarla permanentemente.
La estructura del método 8D se basa en la colaboración de un equipo multidisciplinario, que utiliza herramientas de análisis y datos para identificar el origen de las no conformidades y definir soluciones. Entendamos cada una de las disciplinas a continuación.
D1: Formación del equipo
Esta etapa consiste en formar un equipo multidisciplinario. El objetivo es reunir a personas con diferentes especialidades y experiencias para asegurar un análisis amplio y eficaz del problema.
Este grupo diverso permite examinar el problema desde diferentes puntos de vista, lo que evita que se ignoren factores importantes.
El equipo debe incluir:
- Miembros directamente involucrados con el proceso en el que se identificó la adversidad
- Expertos técnicos
- Profesionales en áreas como calidad, producción, mantenimiento o ingeniería.
Cada miembro debe tener claro su papel y responsabilidad en el proceso de resolución de problemas. El líder del equipo debe tener experiencia y liderar el equipo para aplicar la metodología.
La colaboración y la comunicación garantizan la correcta aplicación de la metodología 8D, implementando con éxito las acciones. Por tanto, todos deben participar activamente en las discusiones y decisiones.
D2: Descripción del problema
En este paso, el equipo describe el problema en detalle. De esta manera, todos pueden tener una comprensión clara y compartida de lo que está ocurriendo. Esta descripción incluye la fecha de descubrimiento del problema, las personas relacionadas y la evidencia.
Documentar la información sobre el incumplimiento sirve como guía o hoja de ruta para que el equipo la consulte en caso de duda. Se pueden utilizar algunas preguntas para describir el problema, como por ejemplo:
- ¿Qué pasó?
- ¿Dónde ocurrió?
- ¿Cuándo ocurrió?
- ¿Cuál es el alcance del problema?
- ¿Cuáles son los impactos observados?
Estas preguntas ayudan a estructurar y describir el incidente de forma clara y precisa. La recopilación de datos en esta etapa es esencial y puede incluir información como registros de calidad, inspecciones, comentarios de los clientes o revisiones de desempeño.
D3: Implementación de acciones de contención
El paso D3 implica implementar acciones de contención temporales para minimizar los efectos inmediatos del problema. Cuanto más cerca del origen se produzca la contención, menos retrabajos y pérdidas habrá.
Estas acciones de contención evitan que el incumplimiento impacte la operación mientras el equipo trabaja para identificarlo y resolverlo definitivamente. En otras palabras, no resuelven la causa raíz, sino que contienen el daño para dar tiempo a buscar una solución permanente.
Entre las acciones de este tipo podemos mencionar:
- Ajustes y estandarización del proceso productivo
- Modificaciones a los procedimientos operativos
- Refuerzo de las inspecciones y controles de calidad
- Interrupción temporal de determinadas actividades (en casos más críticos)
Es importante que las iniciativas de contención estén bien documentadas y comunicadas a todos los involucrados para garantizar una implementación correcta.
Las acciones de contención son temporales y no deben confundirse con acciones correctivas, que se implementarán posteriormente para resolver la situación de una vez por todas.
D4: Identificación de la causa raíz
Este paso se centra en identificar la causa raíz del problema, es decir, el verdadero origen del fallo. En esta etapa, el equipo debe realizar un análisis detallado para asegurarse de que están abordando el punto correcto.
Algunas de las herramientas muy utilizadas para este tipo de investigaciones son el Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Espina de Pescado) y el método de los 5 Porqués.
El Diagrama de Ishikawa destaca las causas del problema en función de 6 factores: método, mano de obra, medición, entorno, materia prima y máquina. Por eso, también se le llama metodología 6M.
El método de los 5 porqués es una técnica simple pero poderosa que implica hacer la pregunta “¿por qué?” repetidamente hasta encontrar la causa raíz.
La precisión en esta etapa es crucial, ya que la identificación incorrecta de la causa raíz da como resultado acciones correctivas ineficaces. El equipo debe asegurarse de basar sus conclusiones en datos concretos en lugar de suposiciones.
D5: Plan de acción correctivo
Este paso se centra en desarrollar un plan de acción correctiva para eliminar permanentemente la no conformidad. Por lo tanto, las negociaciones deben ser prácticas y viables de implementar. El equipo debe considerar los recursos disponibles, los impactos en el proceso en cuestión y los plazos requeridos para su implementación.
También es importante predecir cómo estas acciones afectarán las rutinas en el largo plazo, asegurando que las soluciones adoptadas no creen nuevos problemas.
Durante esta fase, el equipo también debe documentar todas las acciones propuestas y definir métricas para evaluar su efectividad.
D6: Implementación de acciones correctivas
En la fase de implementación del proceso, el equipo pone en práctica las soluciones desarrolladas durante la etapa anterior. En otras palabras, es hora de poner fin de una vez por todas a la adversidad identificada.
Antes de iniciar la implementación, es importante informar y capacitar a los involucrados sobre los cambios. Por lo tanto, la comunicación debe ser clara para garantizar que todos comprendan qué se está cambiando y cómo estos cambios afectarán sus actividades diarias.
Para facilitar el proceso, el equipo puede establecer un cronograma para la implementación y monitorear de cerca el progreso, con documentación completa en informes. Es importante monitorear los resultados para ver si las acciones están cumpliendo sus objetivos y si es necesario hacer ajustes.
D7: Prevención de recurrencias
Este paso se centra en acciones para evitar que ocurra el mismo problema en el futuro. Por tanto, tales acciones incluyen:
- Revisiones de procesos
- Actualizaciones de los procedimientos operativos
- Capacitación adicional para empleados
- Mejoras en el control de calidad
- Cambios de proveedores
En esta etapa, las auditorías e inspecciones periódicas son importantes para identificar desviaciones, fallas y otros problemas antes de que se agraven.
Prevenir las recurrencias es un paso esencial para asegurar la continuidad de los beneficios obtenidos al resolver el suceso en el largo plazo. Con esto, la organización seguirá optimizando sus procesos.
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D8: Reconocimiento y celebración
El propósito de esta fase es reconocer formalmente los esfuerzos y contribuciones de los miembros del equipo que han participado en el proceso hasta el momento.
En este sentido, el reconocimiento puede llegar en forma de agradecimientos públicos, premios o incluso actos de celebración. Valorar el trabajo en equipo no sólo motiva a los implicados, sino que también fomenta una cultura de mejora continua dentro de la organización.
Paso a paso para implementar 8D
Implementar la metodología 8D implica seguir un proceso bien estructurado, aplicando cada disciplina en la práctica, con o sin apoyo de una consultoría. Para ello, con base en las disciplinas del tema anterior, la empresa necesitará:
- Realizar auditorías frecuentes para monitorear las rutinas y detectar no conformidades
- Formar un equipo multidisciplinario para garantizar que los problemas se analicen desde diferentes perspectivas en un flujo de trabajo
- Describir el problema de manera clara y objetiva, con datos y evidencia que ayuden a identificar el contexto de las fallas
- Implementar acciones de contención para mitigar los efectos inmediatos del problema hasta encontrar una solución definitiva
- Identificar el origen de la ocurrencia con la ayuda de herramientas de calidad, como el Diagrama de Ishikawa y el método de los 5 porqués
- Desarrollar las medidas necesarias para eliminar definitivamente el problema mediante acciones prácticas y sostenibles a largo plazo
- Promover acciones correctivas para asegurar que todos los involucrados en el proceso estén conscientes de los cambios, monitoreando el progreso para evaluar la efectividad de las medidas adoptadas
- Realizar medidas preventivas para que el problema no vuelva a ocurrir, lo que incluye procesos, capacitación adicional y la creación de nuevos protocolos de control de calidad
- Celebrar el éxito del equipo reconociendo el trabajo y documentando el proceso, un paso que fomenta una cultura de mejora continua.
¿Cuáles son los beneficios del 8D?
El primer beneficio que trae la metodología 8D es la reducción de fallas en los procesos productivos, lo que se traduce en una mayor calidad de los productos y servicios entregados al cliente final.
Otro beneficio es una mayor eficiencia. El método le permite identificar con precisión la causa raíz de los problemas, las acciones correctivas son más efectivas, lo que reduce el tiempo dedicado a reelaboraciones y correcciones. Esto ahorra recursos y mejora el desempeño operativo de la empresa.
Además, el uso de 8D fortalece la cultura de trabajo en equipo y comunicación entre los diferentes departamentos. La herramienta requiere de la colaboración de expertos de diferentes áreas, lo que contribuye al intercambio de conocimientos y al desarrollo de soluciones más completas.
¿Cuándo aplicar 8D?
La metodología 8D debe aplicarse siempre que exista la necesidad de resolver problemas complejos que afecten la calidad de los productos o servicios. Esto incluye situaciones en las que las fallas recurrentes afectan las operaciones y en las que las acciones correctivas anteriores no han sido efectivas.
Otro momento recomendado para aplicar el método 8D es cuando una organización necesita responder a las quejas de los clientes sobre la calidad de sus productos. En este caso, la herramienta puede ayudar a identificar la causa del fallo y garantizar que el problema se resuelva permanentemente.
8D también se utiliza habitualmente en auditorías de calidad internas. Al identificar no conformidades en los procesos, el equipo puede aplicar la metodología para corregir y prevenir fallas, promoviendo la mejora continua en la operación.
¿Cuáles son los principales ejemplos de uso de la metodología 8D?
La metodología 8D ha sido aplicada con éxito en varias industrias alrededor del mundo, trayendo mejoras significativas en la gestión de calidad y resolución de problemas generales, como pérdidas, altos costos en operaciones logísticas y riesgos de accidentes laborales. Consulte ejemplos prácticos en los siguientes temas.
Control de calidad
En la industria, el 8D se puede utilizar para corregir no conformidades con normas, estándares y regulaciones. En negocios de alimentos y bebidas, por ejemplo, el método favorece la reversión de contaminaciones, cambios de sabor, fallas en el proceso de empaque o inconsistencia en lotes, entre otros imprevistos.
Asimismo, en cualquier tipo de industria, aplicar 8D permite agilidad para mantener la excelencia operativa. El hecho de proponer acciones de contención como uno de los primeros pasos es sumamente importante en las rutinas, ya que las iniciativas temporales permiten valiosas interrupciones para evitar problemas más críticos.
Prevención de Pérdidas
Una situación que se podría utilizar como ejemplo son las pérdidas generadas por errores recurrentes en el control de inventarios.
Con la metodología, actuar rápidamente implicaría reforzar el embalaje, o devolver el lote que presentara esta característica. Luego de esto, el origen del imprevisto podría representar puntos de mejora con el proveedor, o en el almacenamiento de productos.
En el caso de errores de inventario, se podría diagnosticar la mercancía principal y prestar especial atención al pedido y reposición de artículos, mientras los equipos investigarían la causa del fallo (procesos o mala organización, por ejemplo).
Logística
La metodología 8D puede resolver eficientemente varios cuellos de botella comunes en las actividades logísticas, tales como:
- Fallos en la planificación de rutas
- Problemas con la entrega y recepción de mercancías
- Ineficiencia del control de inventarios
Por lo tanto, a partir de las mejoras y el seguimiento propuesto por las ocho disciplinas, las empresas pueden optimizar las operaciones sin interrupciones operativas significativas, entregando rápidamente y con calidad.
Seguridad Laboral
A la hora de realizar inspecciones de seguridad y detectar riesgos de accidentes, independientemente del área de actividad de la empresa, se puede contar con 8D para eliminar de una vez por todas la causa raíz de una amenaza potencial para la salud de los trabajadores.
Por lo tanto, entre las posibilidades de aplicación del método se encuentran procesos que involucran el uso de Equipos de Protección Personal (EPP), capacitación y señalización de áreas de riesgo.
¿Cómo el Checklist Fácil simplifica la implementación de 8D?
El principal objetivo de la metodología 8D es prevenir las recurrencias. Para ello, se llevan a cabo inspecciones y auditorías periódicas con el fin de identificar fallas y desviaciones antes de que se generalicen.
El Checklist Fácil ofrece más de 150 funcionalidades para la gestión de procesos y datos obtenidos a través de verificaciones realizadas con formularios digitales. Además, el software dispone de un módulo dedicado exclusivamente al seguimiento de las recurrencias. ¡Obtenga más información en los temas a continuación!
Workflow
Una de las características que permite la implementación efectiva de la metodología 8D es el Workflow. A partir de ahí se puede configurar un flujo automatizado en el sistema para coordinar todos los pasos previstos por las disciplinas.
Además, Workflow es ideal para esta práctica, ya que permite la centralización de actividades en un solo lugar, favoreciendo el desempeño de equipos multidisciplinarios, manteniendo a todos los profesionales involucrados en contacto y alineación frecuente.
Plan de Acción
Entre las características del Checklist Fácil, el Plan de Acción también es un punto destacado para la ejecución del 8D. Esto se debe a que, tan pronto como el usuario completa un ítem que no cumple con la operación, se puede configurar el sistema para registrar inmediatamente un plan de acción.
La funcionalidad simplifica tanto la disciplina de las acciones de contención como los procedimientos de corrección, asegurando un control total sobre lo que se debe hacer, quiénes serán los responsables, plazos, recursos e impactos.
Programaciones
La solución también permite la ejecución según lo planificado, ya que ofrece la opción de programar las aplicaciones. Cuando se integra con los calendarios de Google o Microsoft Outlook, es posible organizar rutinas de verificación y evitar lagunas en las verificaciones programadas durante todo el proceso 8D.
Informe de reincidencia
En la misma línea que 8D, el Checklist Fácil combate las recurrencias y proporciona un informe para que los gestores puedan identificar el total de incidentes que han vuelto a ocurrir, dónde ocurrieron, quién los detectó y en qué ítem está el problema.
Desde la vista de gráficos y tablas, se garantiza al usuario la trazabilidad de la información. Esto facilita encontrar fallas o incluso probar la eficiencia de las acciones correctivas, asegurando que no volverá a ocurrir un error.
Todos ellos, junto con más de cien recursos, automatizan la implementación de la metodología 8D. Así que no pierdas más tiempo y habla con un especialista en eficiencia operativa del Checklist Fácil para ver en detalle cómo se puede transformar la realidad de tu empresa o departamento con el software.
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