Los procesos operativos son la columna vertebral de la producción de una organización y engloban todo lo que esta necesita para funcionar. Son ellos los que definen cómo se fabrica un producto, cómo se ejecuta su venta y cuál será su distribución.
No obstante, más allá de su importancia, los procesos operativos pueden ser repetitivos, tediosos y llegan a requerir grandes cantidades de tiempo. En este punto es en el que la automatización cobra relevancia.
De acuerdo al análisis de acciones de tendencias de Mordor Intelligence, el mercado de la automatización de procesos crecerá un 6,1 % anual en el periodo de 2023-2028. Con ello, evidenciamos que en la mayoría de industrias la automatización seguirá avanzado a pasos agigantados y su adopción será cada vez mayor.
Debido a que existen una multitud de procesos de los que la automatización puede formar parte, en este artículo te mostraremos varios de ellos, además de presentarte las mejores estrategias para seleccionarlos acorde a las necesidades de tu empresa.
Podrás leer en este artículo:
¿Cuál es el propósito de la automatización de procesos?
Aunque la automatización presenta numerosos beneficios inherentes, su objetivo fundamental radica en mejorar la productividad empresarial y reducir los costos asociados. Al ejecutar tareas repetitivas en el menor tiempo posible, se optimizan los flujos de trabajo, se agilizan los procedimientos y se aumenta la eficacia general del proceso correspondiente.
¿Qué procesos operativos pueden automatizarse?
A continuación, te presentamos algunos procesos que pueden adaptarse a la automatización:
1. Fabricación
La automatización industrial puede estar presente en todo el proceso de fabricación, desde el manejo de materiales, hasta el ensamblaje de las piezas.
Especialmente en este tipo de procedimientos, es común emplear robots que ejecutan las tareas de manera independiente. Aunque estén equipados con un modelo de aprendizaje, son capaces de tomar decisiones de forma autónoma.
2. Almacenamiento y logística
A través de sistemas de gestión de inventario, de selección y clasificación de productos, y de robots de empaquetado, es posible no solo automatizar todo el proceso de almacenamiento, sino también trazar las mejores estrategias para la cadena de suministros.
De hecho, cada vez más grandes empresas, como Tesla, destinan una gran cantidad de recursos al desarrollo de vehículos autónomos y a la elaboración de pruebas intensivas con estos vehículos. Aunque aún es una tecnología inconclusa, se espera que dentro de pocos años cambie la forma en la que las empresas transportan su mercancía.
3. Mantenimiento
La implementación de sistemas de monitoreo responsables por detectar cualquier anomalía en los equipos posibilitará la identificación de posibles fallas antes de su ocurrencia. Esto facilitará la planificación de mantenimientos preventivos, los cuales, como su nombre sugiere, se enfocan en la prevención más que en la resolución de problemas.
4. Administración
La automatización no se limita a robots o elementos tangibles. Gran parte de la misma se refiere a software, plataformas o programas que pueden ejecutar tareas que normalmente se realizan manualmente.
Estos procesos operativos suelen ser donde la automatización desempeña un papel crucial, ya que los sistemas pueden recolectar y analizar datos en un instante, lo que a una persona le llevaría horas o incluso días. Esta evidencia es clara en el caso de software de gestión administrativa, pago de nómina, contabilidad, emisión y recepción de facturas, entre otros.
5. Checklists
Mediante la automatización de checklists, las empresas pueden programar y planificar responsabilidades o actividades periódicas, asignar cada tarea al colaborador que le corresponda y centralizar los datos recopilados en un único sistema.
En Checklist Fácil ofrecemos este tipo de soluciones que permiten hacer un seguimiento continuo y llevar un mayor control de procesos de la empresa, obtener análisis basados en información recolectada de manera automática y, desde luego, simplificar la gestión y operaciones.
6. Atención al cliente
La automatización del servicio al cliente suele fundamentarse en sistemas de respuestas proporcionadas por bots, que si bien no pueden profundizar en temas demasiado complejos, sí pueden ofrecer soluciones a problemas sencillos o muy frecuentes.
A su vez, pueden clasificar las peticiones, recomendaciones o reclamos, y remitirlas al departamento correspondiente con un colaborador que sí pueda dar solventar el inconveniente del cliente.
Esto no solo disminuye enormemente la carga de trabajo del equipo de atención (que solo reciben aquellas solicitudes de mayor complejidad o especificidad), sino que también permite atender una gran cantidad de personas de manera simultánea, rápida y eficiente.
¿Cómo seleccionar procesos para la automatización?
- Identifica cuáles de estos procesos involucran una mayor carga de tareas repetitivas o demandan recursos desproporcionados en comparación con los resultados obtenidos. Es crucial involucrar a los colaboradores en esta evaluación para obtener una perspectiva amplia y considerar sus opiniones.
- Evalúa cada proceso que exhiba estas características y determina si su automatización conducirá a la reducción de costos, la eliminación de errores y el aumento de la eficiencia general.
- Prioriza aquellos procesos que, al automatizarse, generen los mayores beneficios sin introducir cambios demasiado abruptos, y selecciona uno de ellos para comenzar. Es recomendable comenzar con un proceso de menor tamaño.
- Una vez automatizados uno o varios procesos pequeños, llegará el momento de abordar aquellos de mayor relevancia. Identifica aquel que ofrezca los mayores beneficios tras su implementación y enfoque inicial.
Automatiza tu organización
Es evidente que la automatización de tu organización puede desencadenar una serie de cambios positivos, que van desde la reducción de recursos necesarios para cada tarea hasta la optimización de todos los procesos operativos.
En conclusión, es importante recordar que para aprovechar al máximo los beneficios de la automatización, este proceso debe ser gradual y meticulosamente planificado, evaluando todas sus complejidades antes de implementarlo.
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