Cada tipo de auditoría tiene un propósito específico y aporta valor a la organización. Por ejemplo, la interna, evalúa procesos internos; la externa, es realizada por terceros; la de calidad, verifica el cumplimiento de estándares; y la operativa, examina eficiencia y efectividad operativa.
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La buena gestión implica una serie de procesos y adaptaciones a las más variadas normas y leyes regulatorias. Desde las obligaciones tributarias hasta las laborales, tributarias, contables, entre otras, todas deben pasar por alguna validación. Es por esto que existen diferentes tipos de auditorías a aplicar en las empresas.
La auditoría es el proceso adecuado para garantizar la seguridad y minimizar los riesgos en el negocio. Sin él, es imposible evaluar si los procesos se están llevando a cabo correctamente. Con base en lo encontrado en cada una de estas auditorías, es posible asegurar que existe cumplimiento en los procesos, de acuerdo a la estrategia de cada organización.
Podrás leer en este artículo:
¿Cuáles son los tipos de auditorías más habituales en las empresas?
La auditoría es una herramienta esencial para garantizar una buena gestión organizacional. Pero, ¿qué tipos se pueden adoptar en la práctica?
En primer lugar, es necesario aclarar que podemos separar los tipos de auditorías de dos formas distintas.
- Por la forma en que se lleva a cabo, es decir, si es interna o externa;
- Según el sector o actividad.
Sin embargo, estos tipos de auditorías no deben considerarse independientes, ya que la auditoría interna es realizada en sectores o departamentos.
Así, podemos estructurar los tipos de auditoría de la siguiente manera:
- Auditoría interna
- Auditoría contable
- Auditoría operativa
- Auditoría informática
- Auditoría de calidad
- Auditoría ambiental
- Auditoría fiscal y fiscal
- Auditoría de compliance
- Auditoría externa
Auditoría interna
Es la modalidad en la que alguien o un equipo de profesionales de la propia empresa se encarga de las auditorías.
Aquí el objetivo es determinar si los procesos de contabilidad y control interno son efectivos. Con ello se pretende preservar la coherencia entre los procedimientos internos y las políticas definidas por la empresa.
Dentro de este tipo de auditoría, podemos tener:
Auditoría contable
Su mayor preocupación es preservar los activos de la empresa, o sea evalúa si el patrimonio de la organización está siendo gestionado de acuerdo con los lineamientos establecidos por la propia empresa. Además, también averigua si cumplen con los principios contables para reducir los índices de mala conducta empresarial.
En este sentido, la auditoría contable es el procedimiento que examina minuciosamente los registros y documentos de la empresa. Este proceso comprueba si la información es correcta y si hay cambios o correcciones a realizar.
Este procedimiento es bastante común, y solo requiere que la organización cuente con un buen contador, que trabaje enfocado en analizar procesos y resultados.
Auditoría operativa
Aquí el objetivo es evaluar el funcionamiento diario de la empresa, aportando un diagnóstico operativo y proponiendo soluciones orientadas a una mayor eficiencia y ahorro.
El principal factor a evaluar aquí es la relación entre los procesos internos de la empresa y el uso de los recursos.
Auditoría informática
Sabemos que la tecnología es un gran aliado de las operaciones productivas y eficientes. Es por eso que, para mantener la competitividad, muchas empresas han adoptado software de gestión para alcanzar el éxito y el crecimiento.
En este sentido, estas tecnologías también necesitan ser auditadas. Después de todo, es necesario evaluar la eficiencia y el desempeño de las soluciones tecnológicas adoptadas por la empresa.
Auditoria de calidad
La auditoría de calidad evalúa si los productos o servicios prestados por la empresa cumplen con los lineamientos establecidos por la propia empresa.
Además, verifican si cumplen con normas externas, como las emitidas por las autoridades públicas responsables de la vigilancia sanitaria. O, incluso, por estándares de normalización internacionales, como la ISO 9000.
Auditoría ambiental
Como sugiere el nombre, este tipo de auditoría se ocupa del impacto de las actividades en el medio ambiente. Consiste en investigar las normas o parámetros de una empresa, en relación con su interacción con el medio ambiente.
Por tanto, elegir proveedores que contaminen menos o que no promuevan las pruebas de laboratorio en animales serían ejemplos de soluciones en este sentido.
Este tipo de auditoría sirve para verificar si la empresa está cumpliendo con las regulaciones marcadas en leyes enfocadas a la protección del medio ambiente. Esto se debe a que, en algunos casos, se puede acabar dejando de lado el aspecto ecológico para obtener más beneficios.
Auditoría fiscal y fiscal
Muy importante para la seguridad jurídica de la empresa, la auditoría tributaria tiene como objetivo el cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y organismos asociados al derecho tributario.
Es por eso que, muchas veces, las auditorías tributarias también se incluyen en este esfuerzo. Al fin y al cabo, los documentos fiscales también sirven para la regularidad de la operación.
Para que tu gestión sea un éxito es importante trazar las obligaciones tributarias y fiscales relativas a tu negocio, así como definir un profesional o equipo especializado en la organización de documentos, cuestiones, etc.
Auditoría de compliance
Compliance es el cumplimiento de los criterios, estándares establecidos, acuerdos suscritos por la empresa y misión, visión y valores.
Por eso, es la auditoría de compliance pretende orientar a todos los niveles jerárquicos de la empresa con el objetivo de mantener la conformidad en el día a día entre los empleados.
De esta forma, se garantiza una supervisión adecuada, atenta a las transgresiones que puedan ir en contra de los objetivos de la empresa, como las normas de conducta y faltas graves, como el fraude.
Esta auditoría viene acompañada del establecimiento de acciones y capacitación para sensibilizar al equipo y preservar la imagen institucional, lo que también ayuda a controlar riesgos y agrega valor a la marca, que opera siguiendo estándares éticos.
Auditoría externa
La auditoría externa es realizada por auditores independientes, sin relación laboral con la empresa auditada.
Al igual que la auditoría interna, su función también consiste en evaluar los sistemas internos de la empresa. Por tanto, lo ideal es que el auditor externo trabaje en colaboración con el auditor interno.
Los tipos de auditoría realizados por auditoría externa no se diferencian de los realizados internamente. También utiliza auditorías contables, tributarias, fiscales, operativas, ambientales, etc.
Sin embargo, lo que cambia es el enfoque de cada uno. Generalmente, cuando se realiza externamente, la intención es obtener una certificación de calidad ISO. Es por ello que el profesional valorará si en la práctica se están siguiendo todos los puntos requeridos.
Por otro lado, la auditoría interna es la que garantizará, en el día a día, que los procesos sigan estrictamente las normas. Es decir, preparar a la empresa para este cuidadoso análisis de terceros.
La auditoría externa también funciona como consultoría. Por lo tanto, su foco está precisamente en evaluar la confiabilidad de los registros contables.
Solo a través de auditorías es posible saber si existe una brecha entre la teoría y la práctica. Además, con ellos entenderemos qué se debe hacer para emplear mejor los recursos de la empresa y alcanzar los objetivos marcados.
¿Cómo preparar a tu empresa para cualquiera de los tipos de auditoría?
Si tu empresa está a punto de recibir una auditoría externa, vale la pena analizar los procesos desde dentro y comenzar con una auditoría interna para optimizar las rutinas de gestión y control en busca de no conformidades que necesitan ser resueltas.
Entonces, ¡consulta una guía paso a paso para implementar esta práctica en tu negocio!
Crear un plan de acción
Para que se pueda realizar la auditoría es necesario primero elaborar un documento que detalle todas las actividades diarias de la organización.
Este documento debe integrar todos los sectores de la empresa, destacando los procesos a analizar, los motivos de la investigación, los responsables de cada proceso, los plazos para su realización y todas las demás cuestiones relacionadas con el trabajo de auditoría.
Es importante señalar que este plan de acción abarca todo el año de operaciones, es decir, tiene una vigencia de 12 meses y se revisa anualmente. Esto facilitará la programación y el control de cada auditoría, así como la entrega de los informes finales.
Formalizar la planificación
Este plan de acción debe ser conocido por todos los empleados. Es fundamental que los involucrados comprendan las reglas y políticas comerciales, y que esta implicación forme parte de la cultura de la empresa, no solo en momentos cercanos a las auditorías.
Por lo tanto, documenta todas las acciones con el objetivo de registrar y explicar todo a los empleados. Además, es recomendable designar a un profesional responsable de la orientación y aclaración de dudas sobre los procedimientos definidos en el plan.
Identifica sectores y enumera sus acciones
¿Qué áreas deberían ser auditadas? ¿En qué procesos? Este mapeo es importante porque, aunque la mayoría de los procesos están interconectados entre varios sectores, los requerimientos para cada área son diferentes.
Por lo tanto, es necesario identificar sectores y establecer metas de desempeño para obtener buenos resultados de auditoría.
Estandarizar procesos
Además de lo anterior, la estandarización es fundamental para que los análisis se realicen de forma coherente. Además, aumentan las posibilidades de obtener buenos resultados en las auditorías, ya que todo está correctamente organizado.
Crea un cronograma
Cada uno de estos tipos de auditorías se realiza a largo plazo, es decir, no se resuelven de la noche a la mañana. Al ser procesos continuos que deben respetar plazos, es necesario establecer fechas según el orden de prioridad de cada proceso.
La organización es clave para que la auditoría sea exitosa, por ello, crear un cronograma permite a los empleados entregar las tareas necesarias a tiempo, así como desarrollar buenas prácticas para la rutina operativa.
Utiliza checklists
La adopción de una checklist en línea permite al gerente monitorear las operaciones de una manera mucho más asertiva. Esto se debe a que la tecnología favorece la aplicación de cuestionarios, programación y extracción de datos para su análisis.
De esta manera, se optimizan tanto las operaciones diarias como el proceso de auditoría. La empresa comienza a seguir mejores prácticas y a estandarizar sus procesos.
¿Qué importancia tienen los tipos de auditorías en una empresa?
Promover las auditorías es importante para las empresas por una serie de factores. En primer lugar, podemos destacar que permite a los directivos tener una imagen precisa de la marcha del negocio.
Esto facilita identificar procesos que son correctos y también puntos críticos, así como todo aquello que requiera una actuación más urgente.
En este sentido, la auditoría:
- Permite una comprensión más amplia, ya que abarca todas las áreas de la empresa;
- Presenta sugerencias para mejorar el control interno;
- Ayuda a eliminar desperdicios, promoviendo la reducción de costos;
- Mejora la calidad operativa, aumentando la productividad;
- Garantiza que los procedimientos se realicen correctamente;
- Evalúa si los datos contables y los informes de gestión reflejan o no la realidad de la empresa;
- Identifica fraudes, pérdidas y desvíos que están impactando la planificación financiera de la empresa;
- Evalúa actividades desarrolladas internamente y también por terceros;
- Ayuda en la búsqueda de la eficiencia operativa.
El gran beneficio de la auditoría es que crea un entorno más transparente. Al auditar todas las entregas, se facilita el descubrimiento de inconsistencias.
De esta forma, los empleados se sienten más motivados para emprender acciones éticas, no solo porque serían descubiertos, sino porque seguirán la misma línea de actuación que el conjunto del negocio.
¿Cómo el Checklist Fácil puede ser aplicado en una auditoría?
Utilizar una tecnología como el Checklist Fácil permite mantener la operación alineada con los requisitos de los principales estándares y certificaciones, además de corregir desviaciones rápidamente.
Son más de 150 recursos para optimizar auditorías, como:
- Checklists Inteligentes;
- Planes de Acción automatizados a partir de la identificación de no conformidades;
- Workflows (flujos de trabajo);
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- Firma Digital;
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“El Checklist Fácil facilita tanto para quien lo aplica como para quien es supervisado. Poder hacer el seguimiento hacia la excelencia operacional y corregir de la mejor forma todo lo que surge en una visita de supervisión o de asistencia técnica es muy valioso.”
Javier Ochoa
Director de Franquicias
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Uma resposta
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