¿Alguna vez has pensado en cómo hacer que tu empresa sea más eficiente para aumentar la satisfacción de tus clientes, pero aún no sabes por dónde empezar? El control de procesos es un gran paso para mejorar la calidad de las entregas de tu negocio, asegurando un mayor éxito.
Por lo tanto, al entender cómo gestionar procesos, es posible operar con más eficacia en el mercado, generando competitividad y facilitando la gestión del tiempo y los recursos a largo plazo.
En este contenido, descubrirás qué es el control de procesos, cómo aplicarlo con mayor practicidad y cómo puede generar una serie de beneficios para toda tu empresa.
Podrás leer en este artículo:
Control de procesos: ¿Qué es?
El control de procesos es un análisis profundo y sistemático del desarrollo de las actividades de tu negocio. A través de esta evaluación detallada, es posible entender cómo optimizar resultados y recursos, contando con los datos necesarios para promover mejoras continuas en la empresa.
De esta manera, el control de procesos se refiere a la documentación y estandarización de todas las demandas cumplidas, además de la medición de los resultados y el monitoreo constante de las responsabilidades de cada equipo.
En resumen, el principal objetivo de tener un control adecuado sobre los flujos de trabajo es automatizar los procesos recurrentes, mejorando la rutina para minimizar las fallas y los perjuicios. En consecuencia, esto ayudará a tu empresa a mejorar la calidad de las entregas de productos o servicios, obteniendo diversos beneficios que podrás revisar con más detalle a lo largo de este artículo.
Sin embargo, antes, además de saber qué es un control de procesos y cuáles son los principales objetivos de esta metodología, es importante entender cómo implementarla en tu empresa para obtener un retorno exitoso.
¿Cómo poner en práctica el control de procesos?
Antes que nada, es importante tener en cuenta que el control de procesos no es simplemente una tarea más, sino una manera de visualizar tu negocio de manera más amplia y detallada, con el objetivo de mejorar su gestión.
Por lo tanto, implementar el control de procesos en tu empresa permite alcanzar objetivos como:
- Entender los procesos realizados
- Estandarizar, verificar y optimizar actividades
- Eliminar tareas y costos innecesarios
- Tener una visión más amplia sobre cómo realizar mejoras
- Detectar no conformidades y minimizar fallos
- Aumentar la productividad de los equipos y liderazgos
- Mejorar la satisfacción de los clientes
- Garantizar la ejecución de las tareas
- Obtener más agilidad en la rutina
- Facilitar el alcance de metas.
¡Ahora, revisa los pasos esenciales para entender cómo implementar el control de procesos en tu negocio!
1 – Identifica todos los procesos
¿Cómo es posible mejorar lo que se ha estado haciendo sin saber qué actividades se están llevando a cabo? El primer paso para implementar el control de procesos en tu empresa, entonces, es mapear los flujos de trabajo actuales.
Puedes comenzar la gestión de procesos cuando empieces a conocer de manera más profunda el funcionamiento de la empresa. A partir de este paso, es posible analizar qué puntos deben mejorarse, qué debe añadirse a la operación y qué ya no tiene sentido.
Además, algunas de las principales informaciones que deben ser evaluadas durante el mapeo de los procesos y flujos de tu negocio son:
- Funcionamiento de las actividades y de la empresa en general.
- Estrategias utilizadas, metas trazadas e indicadores establecidos.
- Equipos, gestores y personas responsables de cada proyecto.
- Recursos disponibles actualmente.
2 – Estandariza las actividades con checklists
Estandarizar los procesos es una de las mejores formas de aumentar el control de calidad en tu empresa. Entonces, después de mapear todas las actividades de la rutina, es hora de utilizar formularios para verificaciones frecuentes de los procesos.
Hacer esto permite que tu empresa cuente con una recopilación de datos precisos y un seguimiento de resultados más frecuente, con impactos positivos en los planes.
3 – Automatiza la operación
¿Qué herramientas de digitalización de procesos utiliza tu empresa? Elegir una única tecnología para integrar varios datos y verificaciones, como un software de checklists digitales, favorece la mejora continua mediante el control de las actividades de su negocio.
Es por este motivo que se recomienda el Checklist Fácil para estandarizar procesos de cualquier tipo de empresa.
4 – Define indicadores
No es suficiente simplemente crear los formularios de verificación sin establecer qué puntos deben ser analizados. Por lo tanto, para medir la eficiencia operativa de tu equipo y de las actividades realizadas, es importante establecer algunos indicadores, tales como:
- Índice de retrabajo
- Porcentaje de conformidad
- Índice de calidad.
Es válido destacar que cada uno de estos indicadores debe ser elegido de acuerdo con las necesidades, preferencias y objetivos de cada empresa.
5 – Monitora los resultados
Por más estandarizados que sean tus procesos, ningún desarrollo de actividades ocurre siempre de la misma forma. Vale recordar que tanto las personas como los recursos y los objetivos de un negocio pueden cambiar con el tiempo.
Por eso, es necesario hacer un seguimiento constante de los flujos, con la ayuda de métricas e indicadores. Este tipo de evaluación te ayudará a entender si las metas definidas están siendo alcanzadas y qué se puede hacer para optimizar los procesos organizativos de cada equipo.
¿Ves cómo el paso a paso de la gestión de procesos puede marcar toda la diferencia en tu empresa, garantizando más productividad y organización? Para seguir adelante, revisa ahora los principales beneficios de recorrer este camino en diferentes sectores del mercado.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de procesos?
Administrar los procesos de una operación puede traer diversos beneficios para varios tipos de negocios. Los principales son el control de calidad, un mejor aprovechamiento del tiempo de los empleados y la optimización de los recursos utilizados por la empresa.
A continuación, veamos en detalle cómo la gestión de procesos favorece la actuación de cada sector.
Control de procesos en el comercio minorista
Para el sector minorista, las ventajas de contar con el control de procesos son principalmente la estandarización de las actividades y la atención al cliente. Otro impacto positivo es el aumento de las experiencias satisfactorias de los clientes y el control de calidad de productos y servicios, generando competitividad y mejoras en la imagen de la marca.
Control de procesos en la Industria
Para el sector industrial, los beneficios de la gestión de procesos implican un aumento en la productividad y el compromiso del equipo, la optimización de la gestión del tiempo y los recursos, y la reducción de costos. Otro punto favorable es el aumento en la calidad de los bienes producidos y en la eficiencia operativa.
Control de procesos en Logística y Transporte
En el sector de la logística y la gestión de transporte y flotas, llevar a cabo el control de procesos contribuye al aumento de la calidad de los servicios prestados y a la mejora en la toma de decisiones. También podemos mencionar la reducción de riesgos de accidentes y pérdidas, la prevención de pérdidas y mejoras en la integración y productividad del equipo.
En resumen, la implementación de procesos puede variar dependiendo del sector de cada empresa, pero todos los sectores se benefician de ello. Sin embargo, una recomendación común para cualquier empresa es contar con una tecnología que elimine actividades manuales, como veremos en el siguiente tema.
Apuesta por un sistema de control de procesos
Lo más recomendable para cualquier organización es invertir en un sistema para implementar la gestión de procesos. Con esto, es posible minimizar los riesgos de fallos y pérdidas y lograr más éxito con sus resultados. Además de automatizar los formularios y la recopilación de datos, contar con un software eficaz puede optimizar su tiempo y dinero.
El Checklist Fácil es el sistema líder en Latinoamérica en digitalización y gestión de procesos, ofreciendo más de 150 funcionalidades para generar una visión detallada en tiempo real sobre la información de cualquier operación.
La solución también ofrece varias ventajas para tu negocio. Entre ellas, las principales son:
- Organización de los flujos de trabajo para aumentar la productividad del equipo y la gestión de tu empresa.
- Programación de checklists para que ninguna etapa de la rutina sea olvidada o realizada a medias.
- Inclusión de fotos y vídeos para la comprobación de evidencias.
- Creación de planes de acción para corregir no conformidades y obtener mejoras continuas en los procesos.
- Informes completos con datos precisos para ayudar a tu empresa a tener planeamientos estratégicos más efectivos.
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