8 consejos para lograr la eficiencia logística en su negocio

¿Sabes qué es la eficiencia logística? Considerando que la logística es un conjunto de procesos con el objetivo de garantizar fluidez y asertividad a la operación -de la industria al comercio-, buscar su eficiencia no es más que asegurar que este flujo se ejecute de la mejor manera posible.

Pero este desafío está lejos de ser simple. Primero, porque implica mucha planificación basada en identificar cuellos de botella y enfocarse en aumentar la productividad. En segundo lugar, es necesario buscar formas de cumplir con esta misión, como la inversión en herramientas tecnológicas, buenas alianzas y monitoreo de datos.

Así, es posible definir las estrategias adecuadas para que su negocio logre este indicador tan buscado. ¿Quieres conocer los mejores métodos para optimizar, reducir costes y cumplir plazos, con foco en la eficiencia logística? ¡Así que síguelo hasta el final!

¿Qué es la eficiencia logística?

Se considera eficiencia logística cuando la empresa logra optimizar su operación con el fin de minimizar errores, manteniendo la calidad del producto y servicio. Esto significa cumplir con los plazos, mejorar la comunicación, estandarizar los procesos y satisfacer las expectativas del cliente.

Sin embargo, no se puede medir únicamente por métricas de la operación en sí. Es necesario mirar al mercado, hacer comparaciones con los principales competidores, monitorear de cerca el servicio y la tasa de retención de clientes, así como tener en la punta de su lápiz todos los costos que se pueden reducir.

Por lo tanto, para lograr la eficiencia logística, es necesario considerar toda la compleja cadena de procesos de la industria. Es decir, no basta con mejorar todos los indicadores en el área de transporte, si el stock aún sufre problemas inherentes al área en sí. Por lo tanto, la eficiencia solo se logra con la integración entre todos los sectores.

¿Cuál es la importancia de buscar la eficiencia logística en la industria?

La tecnología ha hecho que el mercado sea cada día más competitivo. Después de todo, las empresas pueden innovar todos los días, mientras que la competencia sigue siendo feroz. Cualquiera que sea el sector de la economía, la atención se centra en captar y retener clientes.

En este entorno, la logística puede verse como una ventaja competitiva. Esto se debe a que, al incrementar la calidad, seguridad y agilidad de los procesos, es posible atraer y conquistar clientes. Además, la eficiencia logística permite la reducción de costos. Esto significa más posibilidades en las negociaciones.

Para alcanzar este nivel, los gerentes deben comprometerse con la operación en su conjunto. Esto significa alinear estrategias e implementar mejoras continuas en todas las áreas.

El transporte, el almacenamiento, el inventario, el inventario, el tiempo de tránsito, el procesamiento de pedidos y la carga fiscal se encuentran entre los procesos que merecen atención. Ya que tienen una influencia directa en la reducción de tiempos de entrega, disponibilidad de insumos en el almacén y reducción de costos.

¿Cómo medir la eficiencia logística?

Como dijimos, la eficiencia logística es un trabajo que requiere alineación de procesos y seguimiento de resultados a corto, mediano y largo plazo.

En este sentido, existen 3 formas principales de estructurar parámetros para llevarlo a cabo. Son ellas:

1. Análisis de mercado: Significa seguir a la competencia, estudiar nuevos modelos operativos, conocer tecnologías que promuevan la innovación y realizar estudios de mercado entre clientes y consumidores;
2. Creando indicadores de desempeño: Analizar el desempeño es fundamental, pero es necesario elegir sabiamente qué puntos seguir para que la logística realmente funcione. Las métricas cuantitativas solo pueden confundir a los gerentes. Por lo tanto, busque los aspectos cualitativos de su operación. Después de todo, la eficiencia logística no siempre se trata de hacer más, sino de hacerlo mejor.
3. Análisis de resultados: Para una toma de decisiones asertiva, debe estudiar los informes constantemente. Esto por sí solo puede determinar si las métricas se están cumpliendo y si, de hecho, están en línea con las necesidades del mercado.

Consejos prácticos para lograr la eficiencia logística en su empresa

Ahora que hemos definido qué es la eficiencia logística y cómo ocurre, necesitamos saber cómo aplicarla en la práctica. Sin embargo, es importante señalar que no existe una receta preparada para esto.

Después de todo, cada sector puede trabajar con información diferente, inherente al área de operación. Existen diferencias entre un negocio y otro en el mismo nicho, influenciadas por su tamaño y características.

Aun así, existen ciertos factores básicos que todo gerente debe tener en cuenta como estrategia de desarrollo, independientemente del segmento y tamaño del negocio. A continuación, se indican algunos pasos para que el camino hacia la eficiencia logística sea lo más fácil y natural posible.

1. Planificar la distribución de las cargas

Uno de los puntos más importantes para el cumplimiento, o incluso la reducción de plazos, es el transporte eficiente. No solo estamos hablando de gestión de vehículos y contratación de operadores externos. También sobre:

• Control de métricas como tiempo de carga y descarga;
• Riesgo de errores, averías y pérdidas;
• Optimización de rutas;
• Control de emisión de documentos tributarios.

Además, esta planificación también debe tener en cuenta la información de rendimiento del almacén, cuya organización es muy importante para un transporte eficiente.

La optimización de las rutas es igualmente fundamental. Esto se debe a que la circulación de vehículos también debe planificarse con anticipación.

Por ejemplo, hay ciudades que tienen horarios específicos para la circulación de vehículos de carga. Es fundamental estudiar las reglas generales y establecer una secuencia lógica de entregas, teniendo en cuenta rutas más rápidas y menos riesgosas.

De esta forma, es posible ahorrar combustible, evitar robos o daños a la carga, así como retrasos. Cabe señalar que las entregas a tiempo seguramente fomentarán la lealtad del cliente.

2. Capacite e integre a su equipo

La eficiencia logística no debe ser un objetivo exclusivo del gerente. El éxito se define en base al compromiso y superación de todos los involucrados. Y es por eso que cada colaborador debe estar debidamente capacitado para sus funciones y preparado para buscar mejores resultados en lo que hace.

Realice una encuesta entre los equipos, con el objetivo de comprender su dominio de equipos y sistemas y si existe integración entre todos ellos. Pregúntese: ¿hay brechas en la comunicación que requieran esfuerzos para estandarizar los procesos?

Las actividades deben ser monitoreadas en tiempo real para evitar ruidos y fallas. Mientras que una mejor comunicación puede representar ganancias económicas y productivas.

3. Elaborar pronósticos de demanda

El aprovisionamiento de ventas también es una tarea recomendada para administrar mejor los inventarios. Hay períodos en los que el consumo puede variar, como cerca de fechas conmemorativas.

Los movimientos en el propio mercado también determinan la necesidad de mantener más recursos en stock. Observar los historiales de compras anteriores, hacer comparaciones y establecer proyecciones de ventas son tareas importantes en este sentido.

Por lo tanto, utilice métodos de previsión de la demanda para crear objetivos de facturación, definiendo la cantidad de artículos que se pueden producir en un período determinado. Esto asegura el equilibrio en el volumen de insumos y productos, así como los pedidos realizados a los proveedores y las actividades relacionadas con el transporte, que deben prepararse para estos picos.

La previsión de demanda no solo prepara al negocio para periodos muy productivos, sino también para épocas de menor consumo, lo que previene las pérdidas. Esta previsión también ayuda a estructurar las promociones, que tienden a calentar periodos como este.

4. Establecer asociaciones

En la misma línea de razonamiento que el ítem anterior, también es necesario estar atento al sector de compras para aumentar la eficiencia logística. La elección de proveedores buenos y rentables es una parte importante de este proceso.

En base a esto, es interesante mantener una relación de confianza con estos proveedores, quienes podrán brindar condiciones especiales de pago, plazos y formas de entrega, por ejemplo, en función de la trayectoria que la empresa construya con ellos.

Asimismo, es importante monitorear el trabajo realizado por cada proveedor, así como su situación en el mercado. Verifique plazos, calidad y novedades sobre tus socios.

5. Gerencie su inventario

El almacén en sí también debe mejorarse para lograr la eficiencia logística. Por lo tanto, mantener el inventario organizado es una de las mejores prácticas que todo gerente debe adoptar. Después de todo, antes de mejorar cualquier proceso logístico, el lugar de almacenamiento debe estar en orden para el movimiento eficiente de mercancías.

Esto significa que el entorno necesita contar con un espacio adecuado, estar limpio y contar con técnicas y tecnologías que permitan la separación, registro e identificación de los productos de forma rápida y correcta.

En este sentido, también se recomienda realizar inventarios periódicos y monitorear las entradas y salidas.

6. Centrarse en el servicio

Otra forma de actuar sobre la retención de clientes es garantizar un servicio excelente. Después de todo, no es suficiente que el producto sea de calidad y que la entrega se realice a tiempo si el cliente no está completamente satisfecho.

Es necesario habilitar canales de atención, escuchar dudas, críticas y sugerencias y utilizarlos como parámetros para mejorar los procesos logísticos, en función de las necesidades de su propio público objetivo.

La relación que se construye con el cliente es fundamental para construir una imagen positiva de su negocio. Incluso cuando hay un problema con el pedido, es en la etapa de servicio donde el cliente se sentirá motivado a simpatizar o no con su marca.

Esto también permite que su servicio sea recomendado a otros en el mismo nicho, sirviendo como un marketing natural que tiene un impacto profundo en los resultados de ventas.

7. Adoptar nuevas tecnologías

Actualmente, la eficiencia logística va de la mano de la tecnología, ya que las herramientas innovadoras permiten a las empresas destacarse en el mercado. En este sentido, los patrones de consumo también establecen que las operaciones lentas, que no brindan información en tiempo real, quedan obsoletas.

Por tanto, una empresa que no se moderniza es incapaz de alcanzar la eficiencia logística. Imagínese competir con los sistemas de almacenamiento y automatización de la emisión de documentos, realizando todas las tareas manualmente. No hay comparación, ¿verdad?

Con un software específico, las tareas que tardarían horas o incluso días en completarse se completan en cuestión de segundos. Esto evita errores y retrabajos, garantiza la seguridad de los datos y eleva a su personal a tareas más analíticas y de menor ejecución. Esto le permite concentrarse en funciones menos operativas y más estratégicas, lo que contribuye a la eficiencia general.

Recordar que la tecnología también es un factor determinante para la estandarización de procesos, ya que mantiene los datos centralizados en un único entorno, al que pueden acceder empleados de diferentes áreas.

El uso de software de gestión ahorra tiempo en la recopilación de datos y sirve como una base sólida para el análisis de resultados en tiempo real. Al fin y al cabo, con el registro de información y la puesta a disposición de la información en cuadros de mando inteligentes, se minimiza el tiempo de respuesta de cada gerente, ofreciendo agilidad para el día a día.

A largo plazo, la tecnología permite el control de calidad y seguimiento de todas las actividades, lo que ayuda en la toma de decisiones.

8. Haga checklists

Como complemento al ítem anterior, establecer listas de aprobaciones y estándares a seguir es una buena forma de resolver problemas específicos, manteniendo la fluidez en toda la cadena de suministro.

El checklist para la logística no debe realizarse manualmente. La idea es automatizar procesos y utilizar la digitalización para promover la asertividad de la información. Por lo tanto, un checklist en línea es la opción ideal.

El sistema permite gestionar procesos de punta a punta, cuenta con aplicaciones para apoyar la operación y promueve el ahorro de papel en los procesos logísticos que necesitan ser documentados.

Asimismo, es posible reducir costos con las horas de trabajo de los auditores, recopilar datos en tiempo real y anticipar problemas antes de que se vuelvan más serios y costosos de resolver.

El Checklist Fácil es líder en checklist digitales en América Latina. Usando nuestro sistema, garantizas la fluidez de los procesos logísticos, reduciendo la ocurrencia de fallas y optimizando tus resultados.

El software también tiene un módulo de Workflows. Con el mismol, se puede crear un flujo de trabajo, agregando todos los pasos relacionados con la logística. Por lo tanto, los checklists ahora van a ser aplicados en el orden correcto, evitando, por ejemplo, que la factura se emita antes de la separación en el stock.

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