La nube es el futuro y las empresas que quieren acompañar la transformación digital necesitan invertir en un modelo de solución como el SaaS.
¿Tu empresa desea migrar a este tipo de innovación? Si la respuesta es “sí”, debes tener atención al siguiente punto: elegir el modelo de solución en la nube ideal para tu negocio.
Actualmente, existen tres tipos de tecnología:
- SaaS (Software as a Service);
- PaaS (Platform as a Service);
- IaaS (Infrastructure as a Service).
Cuando se trata de estas soluciones, se puede decir que el tema es amplio y complejo. Por eso, reservamos este artículo para tratar específicamente de la tecnología SaaS — software como servicio — y aclarar, de manera simple, cómo puede ayudar a transformar su empresa.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es SaaS y cómo funciona?
SaaS, también conocido como Software como Servicio, es un modelo de negocio que pone a disposición sistemas como servicio en la nube. Es decir, en lugar de adquirir y alojar software en un servidor local en la empresa, solo pagas una tarifa de suscripción para acceder a las funciones de la solución a través de Internet.
Desde que surgió con la propuesta de optimizar el día a día empresarial y reducir los costos con TI, las soluciones SaaS han ganado bastante popularidad.
A diferencia de PaaS, que ofrece plataformas de alojamiento e implementación de hardware y software a través de Internet, y de IaaS, que entrega una infraestructura de TI como servicio, SaaS es el modelo preferido de los usuarios porque su contratación es práctica y menos costosa. A fin de cuentas, no requiere tanta inversión inicial, conocimiento técnico o soporte.
¿Cuáles son los beneficios de SaaS para las empresas?
Una de las diferencias más atractivas de SaaS es que proporciona movilidad para que la empresa actúe donde y cuando quiera, siempre que sus dispositivos electrónicos (computadora, notebook, tableta, etc.) estén conectados a la red. Este punto beneficia mucho la competitividad empresarial, ya que ya no existen barreras que limiten la actuación de los líderes y los equipos.
Otros beneficios que merecen ser destacados incluyen:
- Flexibilidad: es posible elegir, contratar o incluso anular recursos de la solución basándose en las necesidades de la empresa, sin exigir inversiones en hardware o software adicionales;
- Reducción de costos: la empresa puede reducir sus costos con TI, ya que ya no existe la necesidad de adquirir software y hardware, ni preocuparse por el mantenimiento o pagar por licencias;
- Seguridad: los equipos pueden trabajar dentro de un entorno que proporciona protocolos y medidas de seguridad probadas y robustas para proteger los datos.
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¿Cómo elegir el SaaS ideal para mi empresa?
Hay muchos proveedores de SaaS disponibles, por lo que es muy importante estar atento al elegir la solución para no correr el riesgo de invertir en una herramienta insuficiente e incapaz de satisfacer las demandas.
A continuación, algunas sugerencias que pueden ayudarlo a tomar una decisión inteligente:
- Verifique las funcionalidades: nadie quiere invertir en una solución que no cumpla con lo prometido. Por lo tanto, verifica todas las funcionalidades disponibles para asegurarse de que los recursos del proveedor satisfagan las necesidades de tu negocio.
- Asegúrese de que el proveedor ofrezca soporte al cliente: dado que se trata de una tecnología nueva, llegará un momento en que tu equipo tendrá dudas o necesitará resolver problemas técnicos. En ese momento, es muy importante contar con un soporte especializado para resolver las adversidades.
- Analiza el costo-beneficio: para evitar cualquier tipo de desequilibrio de presupuesto, es necesario analizar si el valor de la contratación cabe en la planificación financiera de la empresa. También es importante saber si el precio pagado por los servicios se corresponde con lo que se entregará.
¿Cuáles son los costos asociados al uso de un Software como Servicio (SaaS)?
Dado que el SaaS es un software como servicio, la empresa debe cubrir algunos costos asociados a su uso. El principal es la mensualidad o la tarifa anual, que permitirá que los usuarios autorizados tengan acceso a todos los recursos proporcionados por el proveedor.
Si la empresa necesita integrar la solución con otros sistemas de TI, puede que tenga que cubrir costos adicionales relacionados con dicha integración. Del mismo modo, si necesita personalizar la herramienta para satisfacer alguna necesidad específica, deberá pagar un costo específico por dicho cambio. Todo esto dependerá, por supuesto, del paquete de ventajas que los proveedores ofrezcan a sus clientes.
La migración de un software ya existente a un SaaS también puede generar un costo adicional. Si la empresa desea ofrecer capacitación para que el equipo, será necesario pagar un monto por la prestación de este servicio.
Aunque al principio pueda parecer costoso, la verdad es que, en comparación con las altas tarifas de licencia y la adquisición de otros software, los costos generados por el uso de SaaS son mucho menores.
¿Cómo garantizar la seguridad de los datos con el uso de SaaS?
En una investigación reciente de FortiGuard Lab, México fue el país que más sufrió con los intentos de ataques cibernéticos en 2022, con 187 billones. En seguida, fue Brasil (103,16 billones), Colombia (20 billones) y Perú (15,4 billones). La región de América Latina y el Caribe sufrió más de 360 mil millones de intentos de ciberataques en 2022, según la encuesta.
Las acciones recomendadas para garantizar la seguridad de los datos con el uso de SaaS son simples. Sin embargo, es necesario que los responsables del departamento de TI o de la empresa estén realmente dispuestos a ponerlas en práctica. Algunas de ellas incluyen:
- Elegir un proveedor confiable;
- Fortalecer las contraseñas;
- Administrar los permisos de acceso;
- Mantener backups regulares;
- Realizar actualizaciones;
- Monitorear las actividades de la cuenta.
Ventajas y desventajas de un software como servicio
La flexibilidad, el ahorro, el bajo costo inicial, las actualizaciones automáticas y la seguridad son beneficios realmente interesantes que ofrece SaaS. Sin embargo, no debemos olvidar que, como cualquier otra tecnología, los software como servicio también tienen desventajas.
La principal de ellas, por ejemplo, es la dependencia de internet. Si durante su uso el software presenta inestabilidad o hay fallos en la conexión, la empresa tendrá que esperar a que el sistema (o internet) vuelva a la normalidad para continuar con sus actividades. Por lo tanto, es importante buscar servicios que ofrezcan sincronización del modo offline al modo online.
Otro aspecto desfavorable es el límite de personalizaciones, pero esto dependerá del paquete ofrecido. Las soluciones SaaS ya tienen recursos estándar en su infraestructura, por lo que si la empresa desea algo nuevo, deberá pagar un valor extra por ello o adaptarse a las funcionalidades ya entregadas por la herramienta.
Recordando: la investigación y comparación de SaaS ayuda a encontrar la mejor solución para cada negocio.
¿Cuáles son las tendencias actuales en SaaS?
Debido a la actividad de muchos delincuentes, la constante evolución de la tecnología y las filtraciones de datos, ha habido un aumento significativo en la demanda de soluciones de ciberseguridad e inteligencia artificial.
Las soluciones SaaS proporcionan un control de acceso seguro, suelen tener varias capas de seguridad y son gestionadas por equipos que trabajan constantemente para identificar vulnerabilidades. Por lo tanto, según los expertos, la tendencia es que cada vez más empresas reduzcan la adopción de la nube pública para priorizar el uso de soluciones SaaS.
Por otro lado, la inteligencia artificial actúa de manera mucho más precisa para identificar movimientos sospechosos en los entornos de red. Además, al aprender continuamente, se vuelve capaz de proporcionar herramientas cada vez más objetivas, aumentando la seguridad de los datos, sistemas y aplicaciones. En este sentido, se espera que la IA esté cada vez más presente en las soluciones en la nube.
¿Cómo el SaaS puede mejorar la eficiencia de mi empresa?
Las tecnologías como el SaaS pueden ayudar en la productividad y rendimiento de los equipos porque las funcionalidades están disponibles instantáneamente. Aquellos tiempos en los que se necesitaba comprar e instalar un nuevo software en todos las computadoras ya no existen. Si necesitas una nueva herramienta, basta comprar el recurso dentro de la propia solución, y listo.
Además de la agilidad en obtener nuevos recursos, las soluciones SaaS suelen estar diseñadas para ser intuitivas y fáciles de usar. Esto significa que los equipos pueden aprender rápidamente, generando más eficiencia en cuanto a la adaptación a la herramienta y al rendimiento de las tareas.
La posibilidad de acceder a las funcionalidades desde cualquier lugar y en cualquier momento también es un punto positivo. Las actividades se pueden realizar de forma remota, con los miembros del equipo trabajando desde casa o incluso durante los viajes.
¿Cómo el SaaS puede ayudar a mi empresa a crecer?
La posibilidad de acceder a herramientas y recursos innovadores sin tener que adquirir nuevos software y hardware contribuye a que la empresa modernice constantemente sus operaciones y se mantenga a la vanguardia en el mercado.
El acceso simultáneo a las funcionalidades, datos e informes también proporciona a los líderes y equipos un trabajo mucho más colaborativo, lo que favorece la ejecución de proyectos, el cumplimiento de plazos y la toma de decisiones.
Además, la empresa puede ampliar su cartera de clientes, ya que puede ofrecer y realizar todas las actividades desde cualquier lugar del mundo. Solo es necesario tener un dispositivo conectado a internet y permiso de acceso a la solución SaaS.
Ejemplos de Software as a Service
Existen diferentes modelos de Software as a Service, cada uno destinado a un nicho de negocio o departamento específico. A continuación, ves algunos ejemplos y cuáles son sus principales recursos:
SaaS CRM
El SaaS CRM es una solución que se enfoca en la gestión de la relación con el cliente. Las funcionalidades entregadas por la tecnología tienen como propósito traer más eficiencia a los equipos de atención, marketing y ventas, además de mejorar la experiencia del cliente con la marca. Los principales recursos incluyen:
- Gestión de contratos;
- Gestión de ventas;
- Automatización de campañas de marketing;
- Análisis de datos;
- Soporte.
SaaS ERP
El SaaS ERP, por otro lado, es una herramienta que integra áreas y se centra en la gestión empresarial. Su objetivo es concentrar datos, procesos e indicadores de la empresa en un solo lugar, ampliando así la visibilidad del gerente sobre los negocios. Entre las principales funcionalidades de la solución, se destacan:
- Gestión financiera;
- Controle de inventario;
- Gestión de producción;
- Control de compras;
- Gestión de ventas.
SaaS para gestión financiera
Este tipo de SaaS es proyectado para ayudar a la empresa a gestionar mejor sus finanzas. Por lo tanto, todos los recursos ofrecidos por la tecnología están destinados únicamente al departamento financiero. Aquí tenemos funcionalidades como:
- Facturación y cobranza;
- Gestión de cuentas por pagar y recibir;
- Conciliaciones bancarias;
- Presupuestos y previsiones;
- Flujo de caja;
- Informes financieros.
SaaS para gestión de proyectos
El SaaS de gestión de proyectos es una solución que ayuda a la empresa a seguir el desempeño de sus proyectos, administrar sus recursos y asignar tareas. El objetivo de la tecnología es mejorar la eficiencia en la ejecución de las actividades y potenciar la colaboración y el trabajo en equipo. Algunos de los recursos más importantes incluyen:
- Controle de tareas;
- Monitoreo de proyectos;
- Gestión de recursos.
SaaS para marketing digital
Por otro lado, el SaaS de marketing digital está dirigido a los equipos que trabajan en el desarrollo de estrategias y acciones de marketing para generar, atraer y convertir leads, así como para fidelizar clientes. El enfoque aquí es monitorear el comportamiento del público objetivo y el desempeño de las campañas, para identificar fortalezas y necesidades de mejora. Entre las principales funcionalidades, encontramos:
- Automatización de marketing;
- Control de redes sociales;
- Gestión de contenido.
SaaS para atención al cliente
El SaaS atención al cliente es una solución para proporcionar soporte al cliente y ayudar con problemas, preguntas o quejas. Toda la comunicación se realiza a través de la herramienta, que puede incluir recursos como:
- Chat;
- Teléfono;
- E-mail.
SaaS para auditoria e inspección
Este tipo de SaaS tiene como objetivo facilitar el trabajo de los profesionales que realizan auditorías e inspecciones. Por lo general, las funcionalidades que integran la herramienta consisten en:
- Creación y gestión de checklist;
- Programación;
- Generación de informes;
- Análisis de datos.
SaaS de checklist
Siguiendo casi la misma línea del SaaS anterior, tenemos soluciones que se centran en la creación y gestión de listas, como es el caso del Checklist Fácil. El objetivo de estas herramientas es ampliar el control de la empresa sobre sus proyectos, auditorías, inspecciones y conformidades regulatorias, con el fin de mejorar la ejecución de todas las actividades.
Los principales recursos entregados por el Checklist Fácil incluyen:
- Modelos de checklists listos para usar y personalizables;
- Checklists por imagen;
- Código QR y código de barras;
- Registro multimedia;
- Plan de acción;
- Informe de reincidencia;
- Gestión de programaciones.
¿Qué soluciones SaaS le gustaría tener a su empresa? ¿Qué tal contratar un SaaS que lo ayude en más de una área? Si su objetivo es mejorar la gestión, ¡agende una demostración del Checklist Fácil y conozca todas las funcionalidades en la práctica!
