¿Qué es un certificado de calidad? Vea el paso a paso para conseguir uno en su empresa

Conquistar un certificado de calidad puede ser el diferencial que su empresa necesita para destacarse en el mercado y hacer el mejor negocio. Aprenda todo sobre el tema ahora mismo y vea cómo obtener un certificado en su empresa. ¡Avanzar!

Tempo de leitura: 10 minutos
profesional analizando como tener un certificado de calidad

Con un mercado cada vez más competitivo, contar con un certificado de calidad es fundamental para las empresas de los más diversos sectores.

Emitido por organismos certificadores con alta credibilidad mundial, es una forma de demostrar la preocupación por la entrega de productos, servicios y sistemas de excelencia.

Para que entiendas en detalle qué son los certificados de calidad y su importancia, además de conocer los principales tipos y cómo obtener el tuyo, sigue leyendo! Después de todo, este contenido fue diseñado para ayudarle.

¿Qué es un certificado de calidad?

El certificado de calidad es un documento que acredita la competencia de una determinada empresa para fabricar productos o prestar servicios dentro de las reglas y estándares preestablecidos por un organismo regulador.

Es una especie de diploma que se obtiene trabajando de forma organizada y estandarizada, siempre con el objetivo de ofrecer lo mejor en cuanto a procesos, materiales y producto final.

Las empresas que obtienen un certificado de calidad demuestran cuán preocupadas están por implementar y seguir las buenas prácticas, desde el principio hasta el final de sus procesos internos.

Este certificado también acredita que el equipo está alineado con la cultura organizacional y comprometido con todo el proceso empresarial.

Para lograr un certificado de calidad, la empresa debe adoptar sistemas de gestión, controles internos y estándares que validan su capacidad para trabajar dentro de las pautas y normas internacionales.

Generalmente, estos estándares son emitidos por organizaciones que tienen como objetivo definir parámetros de calidad con el fin de lograr la igualdad de oportunidades para las empresas de todo el mundo.

Un ejemplo de tal organismo es la ISO – International Organization for Standardization, que fue creada en 1947, en Suiza.

Así como ISO no está vinculada a ningún gobierno, en Brasil, ABNT– Asociación Brasileña de Normas Técnicas también opera sin fines de lucro. Sin embargo, en México sería  Comité Mexicano para la Atención de la ISO (CMISO)

Un certificado de calidad “comunica” que la empresa es técnica y competente y que adopta estrictos estándares de calidad en sus procesos. Por lo tanto, es confiable ser un socio comercial en cualquier parte del mundo.

¿Para qué sirve el certificado de calidad?

El certificado de calidad sirve para diferentes situaciones.

Por ser un documento que confirma el cuidado y la preocupación de la organización por seguir estándares de calidad en procesos y productos, garantiza una imagen positiva de la empresa. Ya sea frente al mercado o de sus stakeholders.

Después de todo, trabajar con una empresa certificada proporciona seguridad a los empleados, proveedores y clientes.

Este instrumento también ofrece más asertividad a las empresas. Considerando que el auditar los procesos constantemente, la organización hace un diagnóstico de las tareas, comprobando los puntos que requieren mayor atención, ya que se encuentran en desconformidad.

Por lo tanto, esto hace que la búsqueda de  mejora continua, reflexione positivamente sobre los resultados de la empresa.

¿Qué importancia tiene el certificado de calidad para las empresas?

Un certificado de calidad es muy importante para una empresa no solo cuando piensa en operar en mercados internacionales.

Incluso en Brasil, obtener esta certificación demuestra a la sociedad lo preocupada que está por ser organizada y productiva. Dejando en claro que realmente valora la excelencia en sus procesos, productos y servicios.

Así, el cumplimiento de estándares de calidad certificados internacionalmente trae una serie de beneficios a las organizaciones. Entre ellos están:

  • Mayor asertividad en la producción, con control de calidad de los procesos, tareas e procedimentos;
  • Menos pérdida de tiempo y materias primas;
  • Promueve una mayor competitividad con empresas del mismo sector;
  • Nuevas oportunidades de innovación;
  • Mayor diferenciación en la competencia, reduciendo la competencia desleal;
  • Mayor compromiso de los equipos, independientemente del sector de la empresa;
  • Más organización y control, que resultan en mayor eficiencia operacional;
  • Reducción de pérdidas y costos;
  • Garantiza productos y servicios dentro de las normas;
  • Promueve una mayor seguridad en la gestión y la toma de decisiones;
  • Ayuda en el mapeo de procesos, tareas y procedimientos;
  • Le permite medir la evolución de la mejora continua.

Con todo ello, el impacto en la imagen externa de la empresa es oportuno. Tanto es así que, en muchos procesos de licitación pública o concursos privados, uno de los requisitos es contar con un certificado de calidad.

Paso a paso para obtener un certificado de calidad

En algunos sectores, el certificado de calidad es obligatorio. En otros es una decisión estratégica de la empresa, ya que aumenta su competitividad en el mercado, asegurando mejores contratos y alianzas.

Tanto los productos y servicios como los procesos y sistemas pueden tener certificados de calidad.

¿Pero cómo conseguirlo? Para ayudarlo en esta misión, hemos organizado las demandas de un proceso de certificación en 5 pasos básicos:

Paso 1: conozca los estándares de certificación que le interesan

En primer lugar, debe conocer los estándares preestablecidos por el organismo certificador para su producto o servicio y cómo deben cumplirse.

Para ello, existen dos opciones (México):

  1. Acceda al sitio web de (CMISO), aquí especifican todos los estándares y dan todos los datos necesarios para tener más informaciones sobre está certificación.
  2. Entra en contacto con iso-mex@economia.gob.mx, iso-mex2@economia.gob.mx

Paso 2: Definir las personas responsables de estudiar e implementar los estándares

El gerente que decide que la empresa debe buscar el certificado de calidad no siempre es el encargado de implementarlo.

Por lo tanto, es necesario que la empresa delegue responsabilidades en el equipo que llevará a cabo el proceso. Lo que crea el sector que se encargará de implementar e inspeccionar las normas antes de la auditoría final.

Aquí es importante buscar a los profesionales más comprometidos que puedan ser reubicados en este rol como colaboradores especializados en Gestión de Calidad.

Idealmente, esta actividad debería ser la única realizada por estos empleados. Esto se debe a que es importante que se puedan dedicar al 100% al proyecto, estudiando y entendiendo en detalle cómo actuar para lograr el cumplimiento requerido.

Ellos serán los encargados de analizar los procesos internos y realizar los ajustes necesarios para alcanzar la meta.

También, es fundamental que tengan la autonomía para hacerlo, así como la credibilidad de otros compañeros. Solo así será posible generar fidelidad para que se realicen los ajustes necesarios.

Paso 3: Momento de la implementación

Este es un paso que desafía a muchas empresas, ya que requiere paciencia y resistencia. Además, por supuesto, del compromiso de todos.

Las normas dan una indicación de lo que se debe hacer, cómo se debe hacer y qué se requerirá en la auditoría final.

Algunas empresas prefieren contratar consultores externos para “omitir” el paso 2 e ir directamente a este paso.

Tanto una consultoría de terceros como un equipo interno pueden contar con un BPM – Business Process Management para auxiliar en está implantación.

Un BPM, traducido como Business Process Management, puede guiar esta tarea. Esto se debe a que es una herramienta que permite conocer con mayor profundidad la empresa y tener el detalle de los procesos para cumplir con la actividad principal.

Otra herramienta que puede ayudar mucho en este paso es el checklist online,en función de permitir que las tareas sean controladas en tiempo real, por diferentes personas y lugares, a través de una computadora portátil o un teléfono inteligente. Facilitando así todo este trabajo.

También hay otros softwares de gestión de proyectos que pueden ayudar con este paso, dando más control y permitiendo una mejora continua.

Paso 4: es el momento de la auditoría interna

Antes de que la empresa certificadora especializada realice su auditoría final (Auditoría – 3ª parte), recomendamos que el equipo interno o la empresa contratada realice una auditoría previa, para inspeccionar si todos están operando dentro de los estándares adoptados.

En esta etapa será posible encontrar las desconformidades, las cuales deberán ajustarse para que se logre la calidad.

Llamadas  auditorias da calidad, estas inspecciones pueden marcar el ritmo para la mejora continua, no solo para la víspera de la auditoría final.

Passo 5 – Auditoria final 

Para realizar la auditoría final, la empresa necesita contratar un organismo certificador acreditado, especializado en certificar la norma en cuestión. – sea ISO, NBR, OHSAS, PBQP-H o otras.

Este proceso de certificación es bastante rígido y el auditor exigirá que la organización demuestre que sus procesos y productos están en conformidad.

Para ello, analizará documentos, observará el día a día, recolectará muestras y pruebas (si aplica) y entrevistará a los empleados, para asegurarse de que todo está en cumplimiento.

Si este auditor independiente encuentra desconformidades graves, la empresa deberá tomar las acciones correctivas dentro del plazo que él mismo estipule. Transcurrido este plazo, volverá a la empresa, en una fecha previamente acordada, para una nueva auditoría en este proceso.

Si la empresa no realiza la corrección solicitada, es posible que no reciba la certificación o que no se renueve su certificado.

Cabe señalar que, cuando se otorgue este certificado, no será “ad eternum”. Es decir: tendrá una fecha de caducidad, dentro de la cual la empresa deberá realizar una nueva auditoría para la renovación de este documento.

El certificado final de conformidad o certificado de calidad será emitido por la empresa certificadora, siempre que esté autorizado por ABNT en Brasil y por Comité Mexicano para la Atención de la ISO (CMISO) en México.

En caso contrario, si lo realiza una empresa no certificadora, el contratante deberá solicitar la certificación a ABNT, remitiendo todos los documentos requeridos.

¿Qué se necesita para certificar un producto, servicio o sistema?

Para obtener un certificado de calidad para un producto, servicio o sistema, la empresa necesita adecuar su producción diaria a los requisitos de la norma que pretende cumplir.

En el caso de la certificación de productos, es necesario adoptar estrictos procesos de fabricación para cumplir con los estándares técnicos. De hecho, lo ideal es que incluso los proveedores de materias primas cuenten con un certificado de calidad.

En el segmento de servicios y sistemas, lo que se evaluará es si los procesos de entrega y desarrollo siguen los requisitos mínimos para asegurar el cumplimiento.

En ambas situaciones, es necesario demostrar que la empresa controla completamente las actividades. Es decir, evalúa si las instalaciones son adecuadas y si el personal está capacitado y consciente de la importancia de actuar dentro de las normas y una cultura de buenas prácticas.

Y más: si todos los equipos y procedimientos están documentados.

¿Quién puede solicitar un certificado de calidad?

Cualquier empresa con operaciones nacionales o internacionales puede solicitar un certificado de calidad. Independientemente de la entrega de productos, servicios o sistemas.

Según la propia ABNT de Brasil, cualquier empresa puede solicitar un certificado de calidad, “siempre que demuestre y garantice que su proceso productivo está controlado y que sus productos están siendo fabricados dentro de los estándares”.

Para editar los estándares, ABNT (Brasil) utiliza su experiencia de 70 años en el desarrollo de programas de certificación. Por lo tanto, es una gran referencia en el mercado internacional, ya que adopta modelos utilizados a nivel mundial.

¿Y cómo actúa cuando necesita crear un nuevo programa? La Asociación invita a numerosas empresas postulantes a contribuir técnicamente, además de auditores expertos, para que pueda garantizar la transparencia e imparcialidad del proceso.

Cuáles son los principales certificados de calidad industrial 

Algunos certificados de calidad son más comunes, ya que pueden ser obtenidos por empresas de todos los segmentos. Otros son específicos de áreas como automobilística, metalmecánica, farmacéutica etc.

¡Vea, ahora los que más mueven las industrias brasileñas!

ISO 9001 

La que suele ser la más demandada en el mercado es la ISO 9001. Su objetivo es certificar los procesos internos de una empresa.

Las normas de esta certificación tienen como objetivo asegurar la eficiencia de los procesos, para una productividad más asertiva y en mayor volumen.

En este caso, los procedimientos analizados se evalúan en términos de lo que impacta en la satisfacción del cliente. En otras palabras, deben ocurrir de manera organizada y conectada, de modo que los productos o servicios se entreguen dentro de un alto estándar de calidad.

Como su nombre lo dice, ISO es otorgado por la Organización Internacional de Normalización, cuyo representante en Brasil es ABNT y en México el Comité Mexicano para la Atención de la ISO (CMISO). 

Para lograr la eficiencia total en la implementación de esta norma, una de las herramientas de control y organización es el ciclo PDCA,ya que es perfecto para la estandarización de procesos y la implementación de la mejora continua.

ISO 9000 

ISO 9000 es una agrupación de normas técnicas para la certificación empresarial que engloba a las demás ISO 9001, 9004 Y 9011.

Además de validar el sistema de producción (ISO 9001), amplía la certificación de la calidad de satisfacción de las demandas de los clientes y del mercado (ISO 9004) y la calidad del sistema de gestión de las empresas (ISO 9011).

Esta certificación asegura aún más credibilidad para la organización, generando oportunidades de reconocimiento y crecimiento en el escenario internacional. 

ISO 14001 

También emitida por la Organización Internacional de Normalización, la ISO 14001 tiene como principal objetivo certificar la calidad de los procesos relacionados con la preservación ambiental y la sustentabilidad de la empresa.

Tiene como objetivo asegurar que la organización tenga estrategias definidas y procesos eficientes de tratamiento de efluentes, por ejemplo.

La ISO 14001 se puede aplicar a empresas de los más diversos sectores.

Con base en un análisis de sus actividades, la organización necesita definir cómo actuará para causar el menor impacto posible en el medio ambiente. Para así, solicitar la certificación.

Debido a la gran conmoción mundial sobre el tema, se trata de un certificado de calidad que expresa la preocupación de la empresa por la sustentabilidad, lo que crea una imagen más positiva frente a los consumidores más exigentes en este sentido.

ISO 5001 

Esta norma regula la eficiencia energética de las empresas. Tener un certificado de calidad ISO 5001 atestigua que la organización está comprometida con la mejora constante de su desempeño energético. Por ello, impulsa acciones y adquiere equipos e instalaciones orientadas al ahorro energético.

Algunas empresas incluso buscan otras fuentes de energía más limpias y ecológicas, como la eólica y la solar, para conseguir esta certificación y actuar de forma más sustentable.

NBR 16001 

En 2001, la necesidad de hacer parte de la responsabilidad social se hizo evidente en el mundo empresarial. Por lo tanto, ISO se dio cuenta de la importancia de crear normas que regulen el desempeño de las organizaciones en este contexto.

Con base en la ISO, ABNT estructuró estándares específicos para las empresas que buscan esta certificación en Brasil, que obtuvo el título de NBR 16001.

Esta norma brasileña se refiere a acciones de responsabilidad social que promueven la ciudadanía y el desarrollo sustentable.

Algunas acciones son:

  • Lucha contra la piratería, la evasión fiscal y el fraude;
  • Respeto al Estatuto de la Niñez y la Adolescencia (ECA);
  • Respeto de los derechos de los trabajadores y promoción de su desarrollo profesional.

También tiene como objetivo estandarizar la lucha contra todo tipo de discriminación y fomentar la diversidad. Además de promover la salud y la seguridad y demostrar su compromiso con el desarrollo sustentable del país.

¿Lo qué su empresa puede perder si no tiene estos certificados?

Primero, es necesario entender que esforzarse por lograr mejores niveles de calidad en productos y procesos no es un costo, sino una inversión.

No aplicar recursos en certificaciones puede traer una serie de pérdidas a la empresa. Sin embargo, los más impactantes son los económicos y de imagen.

Sin un certificado de calidad, su organización puede ser descalificada de licitaciones públicas y concursos privados, además de perder clientes que tienen certificación y también requieren proveedores certificados.

¿Qué importancia tienen las auditorías de calidad para lograr esta certificación?

Como hemos visto, las auditorías internas son uno de los pasos para lograr la certificación de calidad. Pero, solo tiene lugar poco antes de la auditoría final.

Por ello, para que la empresa mantenga siempre los estándares de excelencia, es necesario que el sector de la calidad realice inspecciones constantes en todas las etapas de los procesos que impactan en la certificación.

Estas auditorías de calidad son valoraciones planificadas por un profesional ajeno al sector a inspeccionar. Debe verificar que los procesos y actividades se estén realizando dentro de los estándares adoptados.

Verifican la eficiencia del propio sistema de calidad y ayudan a identificar las desconformidades que pueden causar pérdidas financieras, administrativas u operativas. O incluso la pérdida de negocios o clientes.

Por lo tanto, estas auditorías ayudan a reducir costos y mantener altos niveles de calidad. Además de adoptar un enfoque eficaz de los riesgos, mantener los procesos bajo control y ayudar a mantener la imagen positiva de la empresa.

Es imprescindible que siempre estén programadas con anticipación y deben contar con herramientas que faciliten la evaluación de manera eficiente y ágil.

¿Por qué el Checklist en línea es un fuerte aliado de las auditorías?

Toda auditoría es una especie de inspección, en la que el auditor debe observar con mucho cuidado, detalle por detalle, los procesos que analiza.

Para realizar esta tarea de manera más eficiente, el uso de herramientas tecnológicas se ha vuelto fundamental para que las notas estén organizadas y sean de fácil acceso.

Hasta hace poco, estos registros se realizaban en planillas de papel, que luego debían transferirse a programas informáticos. Esto, además de generar trabajo extra, también aumentó el margen de error, ya que existía riesgo de errores al “pasar en limpio” la información.

Hoy, con el uso de una herramienta inteligente checklist, todo eso fue en el pasado. Porque los datos capturados quedan registrados y centralizados en el sistema, aumentando la precisión de la información.

Con el checklist en línea, puede crear planes de acción completos, generar informes de forma segura y acceder a los historiales más rápidamente.

Por no hablar del ahorro de papel, que también se refleja en certificados de calidad que impactan al medio ambiente, como la ISO 14001.

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Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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