¿Cuál es la importancia de la estandarización de procesos y cómo implementarla en tu empresa?

La estandarización de procesos formaliza todos los pasos y estándares necesarios para realizar una actividad. Su importancia radica en que asegura una mayor consistencia y eficiencia en la operación, reduciendo variaciones y mejorando la calidad de los productos entregados.

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La estandarización de procesos es un proceso con una función esencial para una empresa. Su importancia está en que esta práctica normaliza y organiza flujos de trabajo con el fin de aumentar la productividad y maximizar las ganancias.

Esto se debe a que, cuando no hay un estándar,  los equipos tienden a operar de manera diversa, sin una organización clara. De esta forma, la realización de análisis precisos de desempeño se dificulta, así como la exigencia de resultados más precisos.

Por eso, si deseas saber todo sobre la importancia de la estandarización de procesos y así conocer los beneficios que ofrece para las empresas, ¡sigue con nosotros para comenzar a aplicarla en tu empresa!

¿Cuál es la importancia de la estandarización de procesos?

Cuando hablamos de estandarización de procesos, nos referimos a una manera de formalizar la producción. Sin embargo, esto no significa dejar de lado la creatividad y la flexibilidad, ni someter a los trabajadores a normas rígidas y rutinas monótonas.

El objetivo es guiar la actuación, a partir de experiencias que ya han funcionado bien para el negocio. Esto significa, por lo tanto, enumerar la manera más adecuada de realizar los procesos, con el fin de optimizarlos y generar mejores resultados.

De esta forma, al estandarizar procesos, es posible alcanzar óptimos resultados como:

1. Cualitativos: involucrando el entrenamiento de los empleados y la mano de obra en general.
2. Cuantitativos: promoviendo la reducción de gastos monetarios, el ahorro de tiempo y una mejor utilización de los materiales.

Por eso, este método es tan importante para las empresas y se utiliza cada vez más como un medio para alcanzar la reducción de costos de producción, del producto o servicio final. Siempre con el objetivo de mantener o mejorar la calidad.

La estandarización de procesos es, por lo tanto, un proceso con una función importantísima para una empresa, ya que tiene como objetivo normalizar y organizar flujos de trabajo con el fin de aumentar la productividad y maximizar las ganancias.

Esto se debe a que, cuando no hay un estándar,  los equipos tienden a operar de manera diversa, sin una organización clara. De esta forma, la realización de análisis precisos de desempeño se dificulta, así como la exigencia de resultados más precisos.

¿Cuáles son los principios de la estandarización de procesos?

Antes de iniciar cualquier proceso de estandarización, es importante organizar una reunión para explicar cómo se realizarán las tareas. 

Después de esta reunión, el equipo debe ser capacitado para que el nuevo concepto funcione efectivamente. Al final, de nada sirve tener reglas si nadie las conoce, ¿verdad?

Entrando más específicamente en los principios, debemos destacar la descentralización y simplificación. Sin duda, tener la gestión por áreas, con un responsable definido, hace que el control de la estandarización de procesos sea más fácil y que el análisis, por sector, sea más detallado.

Los estándares a seguir deben ser claros y de fácil comprensión por los profesionales. Así, ellos podrán organizar sus procesos con más seguridad para aplicarlos en el día a día.

Otro punto importante y necesario es que el estándar adoptado por la empresa sea monitoreado de cerca. Es decir, no basta con definirlo, hay que hacer su supervisión. De esta manera, es más fácil identificar las mejoras en el desempeño.

También se hace necesario definir la periodicidad con la que se revisará la estandarización de procesos, para adaptarse mejor al entorno. ¿Listo para saber cómo poner todo esto en práctica?

¿Cómo estandarizar los procesos?

Antes de seguir con la efectiva estandarización de los procesos de la empresa, es importante pensar en los motivos que impulsaron esta iniciativa, puesto que son ellos los que guiarán toda la acción del grupo. Cada organización puede trabajar con un objetivo, que puede ser:

• Reducir costos
• Ahorrar tiempo en la producción
• Minimizar errores
• Seguir una tendencia de mercado.

Estandarizar procesos no es una tarea sencilla. De hecho, puede ser muy laboriosa al principio. Sin embargo, después de implementados los cambios, los resultados valen la pena. 

Así, aprende a estandarizar tus procesos a seguir:

1. Estudio del contexto

Primero, es necesario realizar un estudio preliminar del entorno y los objetivos de la empresa. Mediante este mapeo, la empresa puede identificar los procesos y las rutinas de los sectores.

Además, al elaborar esta visión general, es muy importante considerar y contabilizar los recursos y la mano de obra de los colaboradores. Luego, es hora de proponer soluciones para las fallas, cuellos de botella y no conformidades encontradas.

En este punto, debes estimar los recursos que la organización necesitará antes y durante sus actividades, además de:

• Establecer las métricas que deben ser analizadas continuamente
• Elaborar planes de acción
• Planificar las inversiones necesarias
• Definir estrategias claras

Para ello, el ejercicio conocido como Gemba Walk puede ayudar bastante.

2. Identificación de los procesos principales

La estandarización debe ser realizada con cautela, priorizando los procesos de manera estratégica e inteligente. Por eso, es esencial identificar los procesos clave que impactan directamente los resultados y metas de la empresa, de forma a que sean tratados primero.

Busca priorizar los procesos más críticos para la organización, sean operativos o administrativos, por ejemplo.

3. Documentación detallada

Después de identificar los procesos clave, documéntalos detalladamente, describiendo cada etapa, responsables, recursos y plazos involucrados. Esta documentación debe ser muy clara y accesible.

4. Análisis de los procesos documentados

Después de la documentación de los procesos, realiza un análisis minucioso para identificar puntos de mejora, como la eliminación o simplificación de etapas, y la introducción de nuevas tecnologías para optimizar actividades.

5. Definición de los nuevos estándares

Sumando la documentación y los puntos de mejora identificados, es momento de definir nuevos estándares, a través de Procedimientos Operativos Estándar (POE). En este contexto, establecer directrices claras y específicas para cada actividad es fundamental. Incluye instrucciones, checklists de aplicaciones y métricas de desempeño.

Consulta a continuación un ejemplo de POE para la gestión de residuos en servicios sanitarios:

6. Informar los estándares a los involucrados

Después de iniciar la estandarización, es necesario preparar al equipo para la nueva configuración de trabajo.

Las capacitaciones son una excelente manera de comunicar el conocimiento y compartir los nuevos criterios y pueden durar de dos a tres meses, por ejemplo. Sin embargo, cada caso debe ser analizado con cuidado para que la transición de la estructura antigua a la propuesta sea efectiva.

En este escenario, es recomendable dividir al equipo en áreas de actuación para facilitar el proceso de aprendizaje. Además, el gerente puede delegar funciones y contar con la ayuda de colaboradores. Sin duda, esta actitud aumenta el compromiso del equipo y deja claro que la ayuda de todos es imprescindible.

¿Qué procesos pueden ser estandarizados?

Una duda muy común entre los gerentes es sobre qué procesos deben estandarizarse. 

El hecho es que todas las actividades primordiales de la empresa deben ser incluidas en la estandarización de procesos operativos. Las tareas básicas del día a día, realizadas en grandes cantidades, deben pasar por esta adecuación para evitar errores, por ejemplo.

Además, áreas que traen riesgos a la seguridad y al medio ambiente también necesitan estandarización. Al final, todo esto impacta en la satisfacción del cliente, ya que la organización interna se refleja en lo que se presenta externamente.

Como resultado, hay una mayor probabilidad de que el cliente regrese para adquirir algo nuevo y, con eso, estreche su relación con la empresa – incluso, que llegue a sugerir tu producto o servicio a otras personas.

A continuación, enumeramos algunos tipos de procesos que pueden beneficiarse de la estandarización:

Calidad

La gestión de la calidad busca controlar los procesos organizacionales para garantizar que los productos y servicios ofrecidos cumplan con todos los requisitos necesarios. En este contexto, la estandarización de los procesos es esencial, ya que asegura que todos los pasos se seguirán correctamente, evitando fallas en alguna etapa productiva e impactando directamente en la entrega final al cliente.

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Mantenimiento

El mantenimiento de máquinas, equipos y herramientas tiene un impacto directo en la productividad de la empresa, en las finanzas y en la seguridad de los empleados. Es necesario elegir una metodología de mantenimiento a seguir (como la predictiva, correctiva o preventiva, por ejemplo) y tener procedimientos estandarizados en este aspecto.

Esta estandarización garantiza que los servicios se realicen de manera correcta y en el momento adecuado, evitando que la producción se detenga en momentos críticos y, principalmente, que ocurran accidentes.

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Seguridad

La seguridad laboral es un área que exige procesos estandarizados, ya que está relacionada con la salud y la vida de los trabajadores de la empresa. Esta área tiene una serie de reglas y cuidados que deben seguirse, además de diversas normas reglamentarias. Por lo tanto, la estandarización, en este caso, se vuelve esencial, evitando errores que pueden resultar muy costosos.

Producción

Gestionar los procesos productivos de una empresa no es una tarea fácil. Por eso, contar con procesos estandarizados es esencial, garantizando la calidad de la entrega y manteniendo el estándar de los productos y servicios, independientemente de factores como la rotación de personal.

Almacenamiento de productos

El almacenamiento de artículos en los inventarios y almacenes debe seguir una serie de reglas, ya que cada tipo de producto tiene su especificidad. Este es otro ejemplo de aplicación de procedimientos estandarizados, que deben presentar información como plazos, temperatura, peligrosidad y el lugar adecuado para almacenamiento.

¿Por qué estandarizar procesos es una estrategia útil y efectiva?

El buen funcionamiento de cualquier organización está directamente relacionado con la calidad con la que se ejecutan sus procesos administrativos y productivos. Esto es válido independientemente de su tamaño o del sector en el que la empresa opere.

Actividades desconectadas, excesivamente manuales y que requieren una gran cantidad de recursos (como tiempo y dinero, por ejemplo), hacen el día a día más burocrático y encarecen las operaciones del negocio.

Además, cuando las tareas no siguen un protocolo específico, cada individuo las realiza a su manera, lo que genera improductividad y ocasiona serios desvíos.

Delante de un escenario tan complicado, la importancia de estandarizar procesos es evidente, pues a partir de la formalización de rutinas es posible:

• Asignar adecuadamente los recursos disponibles
• Monitorear de forma consistente las operaciones rutinarias
• Asegurar la calidad de los productos y/o servicios ofrecidos
• Mejorar la productividad en todas las etapas productivas/administrativas

8 beneficios de la estandarización de procesos

Ahora que has visto cómo realizar este alineamiento en tu empresa, ¿qué tal entender la real importancia de la estandarización de procesos? A continuación, seleccionamos 8 de sus beneficios. ¡Echa un vistazo!

1. Permite utilizar adecuadamente los recursos disponibles

Esta es una ventaja cualitativa que se refiere a cómo deben asignarse los recursos para mejorar el proceso productivo. Cuando se efectúa la estandarización, es más fácil entender dónde se aplican los recursos y cómo utilizarlos de manera más efectiva.

Como consecuencia, un gerente tiene más autonomía y seguridad para tomar decisiones que disminuyan el consumo y el desperdicio de materiales.

Otra ventaja está relacionada con la reducción de fallas. Como los procedimientos se documentan y siguen un determinado estándar, los errores pueden ser detectados con mayor facilidad.

Con el tiempo, los profesionales incluso empiezan a prever escenarios y pasan a solucionarlos con más eficiencia.

2. Beneficia la operacionalización del proceso

Cuando delegamos la operacionalización de un proceso a un equipo, se puede invertir tiempo y energía en la evolución de sus técnicas. Es decir, desarrollar las habilidades necesarias para ejecutar las tareas en conformidad con los estándares.

Este tipo de acción resulta en el mantenimiento y la mejora de los resultados, ya que la empresa contará con profesionales más capacitados para trabajar en sectores bien definidos.

La seguridad es otro criterio muy importante para el desempeño de una gestión. Al trabajar con metodologías conocidas por todos, es posible evitar el número de accidentes y hacer del ambiente de trabajo un lugar cada vez más seguro y saludable.

Consecuentemente, evitas pérdidas humanas, judiciales y financieras en tu planificación.

3. Aumenta la productividad

El aumento de la productividad es un beneficio directo de todos los otros mencionados anteriormente. Profesionales bien entrenados y recursos utilizados correctamente hacen que la producción funcione en excelentes condiciones.

De igual manera, la estandarización de procesos facilita la rutina de trabajo en una empresa, ya que permite el monitoreo y seguimiento de todo lo que sucede.

Además, los empleados tienen menos dudas sobre sus funciones y saben cómo y cuándo deben realizarlas, evitando así la pérdida de tiempo y recursos por fallas y otros problemas operativos.

4. Mejora la calidad de los productos

Todo negocio quiere ofrecer productos de calidad, ¿verdad? Hoy en día, la competencia por nuevos clientes es muy intensa en varios sectores de la economía. Y más: los consumidores insatisfechos no realizan nuevas compras ni recomiendan tu empresa, ya sea por la existencia de defectos o porque no fueron bien atendidos.

Con la estandarización de procesos y etapas de producción bien definidas, es más fácil monitorear y mejorar la calidad de los servicios ofrecidos al mercado, favoreciendo así la satisfacción del cliente.

5. Garantiza el control del proceso

Con la estandarización, la conducción de las actividades se delega a las personas que las operan. Por lo tanto, cada uno se vuelve responsable de lo que produce. Así, cada persona tiene un mayor control sobre la calidad de los productos.

En este escenario, se favorece el control general de los servicios y la gerencia tiene más tiempo para gestionar otros asuntos relacionados con la administración del negocio.

6. Reduce costos

La reducción de gastos es una consecuencia directa de la estandarización de procesos. Al seguir los mismos parámetros, se optimiza el uso de los recursos. 

Así, la gestión puede reducir los precios de los productos, atraer nuevos clientes y aumentar la rentabilidad. Además, el monitoreo constante permite diagnosticar problemas con facilidad, reduciendo aún más todos los costos operativos.

7. Promueve el compromiso de los colaboradores

La mayoría de los servicios de una empresa son realizados por sus empleados. Por lo tanto, es fundamental capacitarlos y motivarlos según los objetivos de la gestión. Cuando esto sucede, un gerente puede contar con un equipo más productivo que alcanza las metas establecidas previamente.

Para que esto ocurra, se debe crear un ambiente abierto al diálogo, donde todos tengan libertad para expresarse. Las dudas deben ser resueltas y, las opiniones, escuchadas. Además, no olvides considerar el feedback recibido por todos.

Sin duda, esto muestra que te preocupas por los empleados y cómo se desempeñan en la empresa, lo que genera más confianza y credibilidad en la relación con los colaboradores.

8. Utiliza nuevas tecnologías

Los avances tecnológicos han cambiado la forma en que las empresas se relacionan con clientes, empleados y competidores. De esa manera, es necesario seguir las tendencias del mercado.

Actualmente, existen varias herramientas que optimizan las actividades de gestión. Una de ellas es un software de aplicación de checklists personalizables que permite la recopilación de datos en tiempo real y elimina el uso de papel y hojas de cálculo en el negocio. Con ello, se puede tener más productividad y movilidad en la rutina de trabajo.

En algunos casos, como el del Checklist Fácil, no es necesario tener acceso a internet. La sincronización automática de datos ocurre cuando se establece la conexión, lo que mejora aún más la experiencia de los usuarios.

Esta herramienta también facilita la creación de planes de acción, mejorando la comunicación entre los empleados.

¿Qué ventajas competitivas ofrece la estandarización de procesos a las empresas?

El objetivo principal de estandarizar procesos es la mejora y optimización en la ejecución de las actividades, eliminando tareas que no son necesarias, corrigiendo errores y encontrando soluciones en cada etapa.

Por ello, adoptar este método brinda ventajas competitivas a la organización, tales como:

Eliminación de fallas

La estandarización de procesos crea una rutina para la realización de las tareas, promoviendo la uniformidad y garantizando la mejor ejecución de las actividades. Con esto, es posible identificar oportunidades de mejora y fallas, asegurando una mayor eficiencia interna.

Optimización de los procedimientos internos

Con la estandarización integrada en todos los sectores de la empresa, los efectos positivos pueden identificarse fácilmente, especialmente en los siguientes puntos:

• Disminución de costos: con estándares establecidos, es fácil identificar desperdicios o mal uso de recursos y mano de obra
• Aumento en la productividad de los equipos: procesos bien definidos hacen que el equipo pierda menos tiempo resolviendo dudas
• Agilidad en la resolución e identificación de problemas y errores: los estándares también facilitan la identificación y corrección de errores, ya que las etapas son fácilmente entendidas y visualizadas
• Reducción de pérdidas de recursos y mano de obra: estos recursos pueden ser tanto de naturaleza material como profesional y relacionados con el tiempo de producción

Con estas mejoras, es posible alcanzar la principal ventaja competitiva de la estandarización de procesos, como vas a descubrir a continuación. 

Mejora en la calidad del producto y de los servicios

Realizando todas las mejoras mencionadas, es fácil identificar un aumento considerable en la calidad del producto o servicio final de la empresa. Así, es posible destacarse de los competidores directos e indirectos.

Además, la empresa encanta y conquista la fidelización de los clientes, convirtiéndolos en promotores de la marca, lo que también impacta en ganancias relativas a la competitividad.

Todo el proceso de cambio puede parecer complicado al principio, pero la verdad es que la estandarización puede traer enormes beneficios.

¿Cuándo es necesario estandarizar un proceso?

Aunque la estandarización de procesos pueda traer  muchos beneficios, como acabas de aprender, muchas personas tienen dudas sobre cuándo deben estandarizar un proceso. Existen algunos indicios que indican esta necesidad. 

Para identificarlos, verifica si el proceso:

• Presenta un alto grado de complejidad
• Está sujeto a cambios y variaciones significativas
• Cuando se pone en práctica, presenta muchos errores o no conformidades
• Forma parte de sectores regulados o sujetos a requisitos legales, como la seguridad laboral y la protección de datos
• Sufre de redundancias, desperdicios o ineficiencias
• Impacta directamente otras áreas de la empresa y tiene otros procesos dependientes
• Utiliza herramientas variadas que pueden generar discrepancia de información
• Tiene una alta rotación de empleados responsables, es decir, el equipo que lleva a cabo el proceso cambia con frecuencia

¿Qué no puede faltar en un Procedimiento Operativo Estándar (POE)?

El Procedimiento Operativo Estándar (POE) es un documento que describe cómo deben realizarse las actividades de una operación, detallando cada etapa de forma minuciosa. 

Tener una guía para formalizar la estandarización de un proceso es muy positivo, evitando que la información se pierda y garantizando que todo siga de la mejor manera posible.

La creación de un POE, como ya mencionamos anteriormente, consiste en el detallado de cada una de las informaciones y actividades del proceso, proporcionando instrucciones y datos importantes para su realización. En general, tu Procedimiento Operativo Estándar (POE) debe incluir:

• Nombre y objetivo del procedimiento
• Lugar de aplicación
• Responsables de la tarea (descritos en cargos y no nombres, ya que pueden cambiar con el tiempo);
• Responsable de la elaboración del procedimiento
• Materiales y recursos involucrados en la tarea
• Documentación de referencia, como manuales, estatutos y guías de seguridad
• Siglas debidamente descritas
• Paso a paso del procedimiento, incluyendo etapas y secuencia de realización
• Nombramiento de los responsables de cada etapa
• Gráficos y flujogramas, en caso de tareas con un alto grado de complejidad
• Historial de revisiones pasadas (no es necesario mantener el historial descrito dentro del documento, pero sí facilitar el acceso a ellos con enlaces u otros caminos)
• Perspectiva de revisiones futuras, es decir, dentro de qué período el POE deberá ser revisado. Se recomienda una periodicidad de un año

¡Mira el video abajo para saber como crear un POE!

¿Cuáles son los cuidados necesarios al desarrollar un Procedimiento Operativo Estándar (POE)?

La creación de un POE, como viste anteriormente, exige un gran nivel de detalle y atención sobre los procesos y todo lo que está involucrado de forma directa e indirecta. Para que este desarrollo ocurra de la mejor forma, existen algunos cuidados que debes tener en cuenta:

Ten claridad sobre el objetivo

Tener una comprensión clara del objetivo es fundamental para orientar todo el proceso de desarrollo del POE. Por eso, antes de comenzar, define cuál problema o proceso específico abordará el POE y cuáles son los resultados esperados con esta estandarización.

Utiliza modelos, no copias

Existen diversos modelos de POE disponibles en internet, y también es posible hacer benchmarkings con otras empresas. Sin embargo, es necesario tener en mente que cada realidad es diferente, y copiar otro POE íntegramente puede perjudicar tu operación. Puedes utilizar modelos o POE de otras organizaciones como base e inspiración, pero recuerda adaptarlos según el día a día de tu empresa.

Involucra a los stakeholders

Incluir a todas las personas impactadas por el POE en su creación es esencial para garantizar la eficacia e implementación. Por eso, involucra a colaboradores, supervisores, especialistas en el tema y cualquier otra parte interesada desde el inicio.

Sé claro y objetivo

El momento de escribir el POE es crucial. Para garantizar que todos comprendan el documento, prioriza la claridad y la simplicidad, usando un lenguaje directo y objetivo. Además, no olvides explicar siglas y otros términos técnicos, si son indispensables. Así, aseguras que cualquier persona, independientemente de su experiencia o tiempo en la empresa, entienda y pueda seguir las instrucciones presentadas.

Realiza la validación antes de implementar

Antes de implementar el POE, es recomendable validar tus instrucciones mediante pruebas prácticas, como simulaciones o revisiones. Esto puede hacerse con los colaboradores involucrados y también con personas externas para asegurar que el lenguaje sea comprensible, incluso para quienes no están familiarizados con el proceso.

Las pruebas ayudan a identificar posibles fallas o cuellos de botella, garantizando su eficacia antes de la implementación.

Ejemplos de modelos prácticos de POE

Independientemente del tipo y tamaño, toda empresa puede y debe estandarizar sus procesos para aprovechar todas las ventajas descritas en este contenido. Si te resulta complicado iniciar un POE desde cero, disponemos de varios modelos que puedes descargar y adaptar a las necesidades de tu operación.

Modelo de POE para industrias y fábricas

Un modelo de POE enfocado en industrias puede abarcar rutinas de producción, mantenimiento de equipos, reglas de SST, entre otras actividades. ¡Descarga ahora nuestro modelo.

Modelo de POE para agronegocios

El agronegocio tiene muchas especificidades que deben considerarse en la construcción de un POE, como la cadena de producción agrícola, normas reguladoras específicas, acciones de cuidado con el medio ambiente y manejo de maquinaria específica. ¡Descarga aquí el modelo POE para agroindustria!

Modelo de POE para logística

La logística es un área con muchas etapas y detalles, por lo que tener un modelo POE logístico es muy valioso. Tu documento puede incluir rutinas de envío y recepción de mercancías, verificación de documentación, organización de centros de distribución de almacenes, control de flota y conductores, y mucho más. ¡Haz clic aquí y descarga nuestro modelo exclusivo!

Modelo de POE para la salud

Al tratar con materiales sensibles, contaminados y tóxicos, la salud es otro sector que puede beneficiarse de los POE, incluyendo en la documentación actividades como gestión de residuos y organización del ambiente. ¡Descarga aquí nuestro modelo para salud!

Modelo de POE para alimentación

Utilizar un modelo POE en establecimientos alimentarios es muy importante, ya que garantiza la organización y limpieza correcta del ambiente de atención al cliente, cocina, almacén, etc. ¡Haz clic y descarga el POE!

Modelo de POE para comercio

La rutina de un establecimiento comercial requiere procesos estandarizados, por lo que un POE es muy útil. El documento puede incluir elementos como organización de vitrinas, gestión de inventario, cierre de caja, conformidad con normas, etc. ¡Descarga aquí nuestro POE para comercio!

¿Qué metodologías pueden ayudar en la estandarización de procesos?

Además de los modelos de POE listos, puedes utilizar algunas metodologías para analizar, documentar, implementar y monitorear tu nueva estandarización de procesos de forma eficaz. A continuación, conoce algunos ejemplos:

Ciclo PDCA

Siglas de plan, do, check y act, o Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, el Ciclo PDCA busca la mejora continua de los procesos y actividades. A través de esta metodología, las actividades se ejecutan de forma más ágil, haciendo que los procesos sean más claros y objetivos.

Flujograma

Los flujogramas son representaciones gráficas de un proceso. Este tipo de herramienta facilita la visualización de cada elemento, componente y tarea del proceso, brindando claridad sobre la estructura y todo el flujo operativo.

5W2H

El 5W2H es una herramienta de calidad muy útil en la estandarización de procesos. Sus preguntas y respuestas ayudan a sistematizar las tareas, generando un mapa de acciones relevantes para tus rutinas. La estructura de las preguntas es la siguiente:

• What (¿Qué se va a hacer?)
• Why (¿Por qué se va a hacer?)
• Where (¿Dónde se va a hacer?)
• When (¿Cuándo se va a hacer?)
• Who (¿Quién lo va a hacer?)
• How (¿Cómo se va a hacer?)
• How much (¿Cuánto va a costar?)

Método DMAIC

Parte de la metodología Seis Sigma para mejorar procesos existentes, el Método DMAIC ofrece una visión detallada y basada en datos de una tarea o situación. Esta visión es esencial para encontrar puntos de mejora y nuevos posibles estándares. 

Su estructura también corresponde a las siglas del nombre:

• Definición: comprensión del problema y selección de los responsables
• Medición: mapeo detallado de la situación, brindando datos reales y útiles
• Análisis: visión crítica sobre el problema para encontrar las mejores soluciones basadas en datos y estadísticas
• Mejora: aplicación de nuevas prácticas, estandarizando procesos y evitando los mismos problemas
• Control: seguimiento de los cambios aplicados y aplicación de mejoras continuas

Checklists digitales

Los checklists son una herramienta para recolectar, organizar y analizar datos de cualquier tipo de proceso. A través de un formulario personalizado, el responsable llena preguntas predefinidas para garantizar que el proceso se esté cumpliendo de acuerdo con el estándar establecido.

Existen sistemas robustos para este tipo de aplicación, como el Checklist Fácil, que ofrecen una serie de funcionalidades para hacer las verificaciones más precisas.

¿Cómo la tecnología puede ayudar en la estandarización de procesos?

Una empresa que no utiliza soluciones tecnológicas ya se está quedando atrás respecto a la competencia. Por tanto, invertir en estas herramientas es fundamental para el crecimiento y la eficiencia de la empresa.

En el contexto de la estandarización de procesos, el Checklist Fácil juega un papel muy importante. Con él, su empresa podrá mapear, estandarizar, monitorear y mejorar cada proceso o actividad.

El Checklist Fácil, sistema de gestión de procesos líder en el mercado, ofrece más de 150 funciones que organizan aún más tus procesos, facilitando tu rutina de verificación. Una de estas características, por ejemplo, es la creación automatizada de planes de acción, que son ideales para resolver no conformidades.

Los planes siguen la metodología 5W2H, pero son totalmente personalizables y puedes cambiar la configuración según tus necesidades, así como monitorear las tasas de recurrencia y retraso.

Otro punto interesante es que, aunque es una herramienta digital, funciona offline, con posterior sincronización. De esta forma, toda la rutina operativa de la empresa gana en productividad independientemente del lugar de la inspección.

Además de listas de verificación inteligentes y planes de acción, otros recursos disponibles son:

• Flujos de trabajo (flujos de trabajo inteligentes)
• Programar listas de verificación para inspecciones periódicas
• Lista de verificación por imagen y relleno de medios
• Firma digital con validez legal
• Lista de verificación por código QR
• Dependencia del artículo
• OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), para lectura de imágenes
• Informes personalizados e integración con Power BI

Más de 1.700 empresas en 14 países utilizan Checklist Fácil para estandarizar sus procesos, y una de ellas es Milplan Engenharia. Milplan, la cuarta mayor ensambladora electromecánica de Brasil, utiliza el sistema en varios frentes, como Seguridad y Salud Ocupacional, gestión de obras, ESG, evaluaciones de desempeño y gestión de personas, control administrativo y más. Esto permitió ganancias significativas, tales como:

• Informes completos, generados en tiempo real para los gestores
• Implementación de medidas para prevenir accidentes en las obras de construcción
• Seguimiento del desempeño de los profesionales en función de las tasas de solicitud
• Optimización del tiempo del equipo
• Ahorro de R$ 26 mil en papel
• Centralización de datos para la gestión
• Estandarización de formas utilizadas en las obras

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