¿Alguna vez has deseado saber cómo establecer un workflow para llevar a cabo tus procesos de auditoría en la secuencia adecuada? ¡Has llegado al artículo indicado!
De hecho, la creación de estos flujos de trabajo (traducción literal del flujo de workflow) es esencial para mejorar la eficiencia y fomentar la mejora continua del proceso. Después de todo, estableces el orden correcto para aplicar los checklists, evitando que se realicen procedimientos de manera prematura.
A partir de ahora, tendrá acceso a una guía con las mejores prácticas para crear workflows en Checklist Fácil. Además, descubrirá los beneficios que esta organización ofrece para el día a día del negocio, entre otros temas. ¡Continúe leyendo!
Podrás leer en este artículo:
¿Por qué es importante saber cómo crear un workflow?
Es fundamental entender que el workflow no se limita a la mera agrupación de diversas tareas; de ser así, simplemente sería un proyecto.
El workflow, también conocido como flujo de trabajo, implica una secuencia de actividades interconectadas que deben ser ejecutadas de manera ordenada.
Por lo tanto, comprender cómo diseñar un workflow es crucial, ya que implica establecer el orden de los procesos, asignar responsabilidades y definir los objetivos a alcanzar. La falta de esta comprensión puede resultar en el uso incorrecto de esta herramienta, lo que conlleva fallos y errores graves en la operación.
Esto, a su vez, puede dar lugar a situaciones comunes como las siguientes:
- Procesos sin estructura clara
- Comprobaciones incompletas
- Necesidad de retrabajo durante auditorías
- Limitado acceso a datos cruciales
- Repetición de checklists
- Falta de comunicación entre sectores.
Estos desafíos, identificados a partir de procesos desorganizados y retroalimentación de clientes, llevaron a Checklist Fácil a desarrollar el módulo Workflow.
Este innovador componente permite la aplicación de checklists en pasos, siguiendo una secuencia predefinida. Como resultado, se pueden crear diversos workflows, mitigando errores y optimizando la eficiencia operativa.
¿Qué puedo hacer con el módulo Workflow de Checklist Fácil?
Como mencionamos previamente, dominar la creación de un workflow asegura el orden en la aplicación de checklists, ¿verdad?
Sin embargo, al usar el Checklist Fácil, las oportunidades se amplían considerablemente. Echa un vistazo a las posibilidades que esta herramienta puede ofrecer a tu empresa:
Cadena de checklists
Si en un proceso con múltiples etapas una de ellas no se completa como se espera, el impacto en el resultado final es inevitable. ¿Estás de acuerdo? El workflow ofrece la posibilidad de crear una cadena de hasta diez checklists, asegurando así que se sigan en la secuencia adecuada.
Para ilustrar, consideremos el proceso de entrada de mercancías en una industria. Desde la caseta de seguridad hasta la inspección del pedido y la descarga, cada etapa requiere atención secuencial.
Aunque podría simplificarse en un único checklist, ¿cómo podríamos estar seguros de que se siguieron todas las etapas en el orden correcto? El profesional no tendría acceso a la información previa, documentación o aprobaciones necesarias para garantizar la integridad del proceso.
Vínculo entre las etapas
Con nuestro sistema, se establece una conexión entre las etapas del proceso. Un checklist solo puede iniciarse una vez que el responsable haya concluido la etapa anterior. Esto asegura una secuencia adecuada en la aplicación y, por ende, un control más efectivo del proceso en cuestión.
Siguiendo el ejemplo previo, el empleado solo podrá descargar la mercancía después de completar la inspección correspondiente. Por consiguiente, su checklist quedará bloqueado hasta que se haya llevado a cabo esta acción.
Adicionalmente, se le notifica al empleado cuando finaliza la etapa anterior, evitando que los trabajadores esperen innecesariamente a que llegue el momento de la inspección. Esto optimiza el rendimiento de todos los implicados en el proceso.
Replica respuestas y añadidos de otros checklists
Esta funcionalidad agiliza la conclusión de los pasos del workflow mientras proporciona información valiosa para una auditoría más eficaz.
Esto implica que el usuario que esté ejecutando el checklist puede revisar los documentos adjuntos en pasos anteriores. Por ejemplo, si se incluyó una foto de la factura durante la inspección, el encargado de la descarga ya contará con esa información al alcance de la mano, lo que optimiza su proceso de llenado.
Acceso rápido a los datos
Una función adicional impresionante del Checklist Fácil es su acceso rápido a los datos. Con esta herramienta, puedes verificar fácilmente los workflows pendientes, en proceso o completados.
Además, el sistema permite visualizar y exportar la información de cada lista de verificación aplicada, lo que facilita la comparación de productividad, la generación de indicadores de calidad y la toma de decisiones más informadas.
Aplicación móvil
¿Cómo aplicar un workflow compuesto por varios procesos y personas cuando no hay acceso a una computadora o tablet? Muchas empresas aún dependen de métodos burocráticos, como la escritura en papel seguida de la transferencia a sistemas digitales, un proceso propenso a errores y pérdida de información.
Aquí es donde Checklist Fácil ofrece una solución innovadora, permitiéndote ejecutar tus workflows tanto en la web como en nuestra aplicación móvil.
A diferencia de las aplicaciones de checklist convencionales, que pueden funcionar sin conexión, nuestra herramienta requiere acceso a Internet para garantizar la sincronización automática de datos, evitando duplicaciones y asegurando la integridad de la información.
Descubre cómo puedes crear y gestionar tus workflows con nuestra solución en el siguiente vídeo:
¿Cuáles son los tipos de flujo de trabajo?
Después de haber conocido las principales funcionalidades de un workflow, es necesario conocer los tres tipos principales. Descubre más sobre ellos a seguir.
Workflow de producción
Esta alternativa es adecuada para la gestión de grandes volúmenes de datos, recursos financieros y procesos de gran escala. No obstante, carece de flexibilidad debido a que los procedimientos están establecidos de antemano, lo que limita las posibilidades de realizar modificaciones.
Workflow Ad hoc
Este enfoque de workflow se distingue del de producción al permitir la modificación de las reglas durante el proceso laboral, haciéndolo especialmente adecuado para aquellos responsables que realizan actividades de manera manual.
Workflow administrativo
El último flujo de trabajo es óptimo para las tareas administrativas y actividades rutinarias, predecibles y definidas por reglas de coordinación.
¿Cómo aumentar la productividad del equipo con la gestión del workflow?
Como mencionamos anteriormente, la implementación de workflows ofrece múltiples ventajas para las rutinas laborales debido a su practicidad.
De esta manera, al criar un flujo de workflow, es fundamental prestar atención a los siguientes procesos:
- Mapea todos los procesos
- Automatiza actividades repetitivas
- Fomenta la colaboración entre los miembros y la retroalimentación
- Evalúa el workflow
- Realiza seguimientos mediante reuniones periódicas
- Analiza los resultados
- Promueve la mejora continua.
Al implementar estas acciones, tu equipo ganará en agilidad para realizar sus tareas y promoverá una comunicación más efectiva entre los distintos departamentos.
¿Qué indicadores de desempeño monitorear en tu workflow?
A pesar de que los workflows por sí solos ofrecen múltiples beneficios y pueden ser elaborados de manera fácil y ágil, sigue siendo fundamental monitorear su desempeño mediante indicadores clave.
Así será posible identificar oportunidades de mejora, reducir costos, aumentar la productividad y alcanzar los objetivos del negocio.
Por lo tanto, separamos algunos KPI para realizar el seguimiento de los workflows. Descúbrelos a seguir:
Productividad
La cantidad de trabajo completado en relación con el tiempo y los recursos utilizados.
Lead time
Es el tiempo total para concluir las actividades, desde la etapa inicial hasta la final.
Tasa de errores
La tasa o proporción de errores o defectos identificados en un procedimiento. Este indicador es esencial para la realización de alteraciones y evitar retrabajos.
¿Cómo crear un workflow en el Checklist Fácil?
Dado que ahora tienes una comprensión básica de cómo funciona la solución de Checklist Fácil, ¿qué te parece la idea de ver en acción cómo se crea un workflow?
Es un proceso bastante sencillo que consta de solo 4 pasos. Vamos a revisarlo juntos:
1. Crea los checklists
Es importante destacar que, para establecer un workflow, es necesario contar con los checklists correspondientes. Por lo tanto, evalua el proceso en su totalidad y verifica si cuenta con los cuestionarios pertinentes.
En caso contrario, procede a crear los checklists como de costumbre antes de avanzar al siguiente paso.
2. Crea el workflow
Una vez que se ha liberado el módulo adicional en el sistema, este se añadirá al menú principal justo debajo de “Checklists Aplicados”.
Al hacer clic en él, podrás crear un nuevo workflow, donde cada etapa corresponde a los checklists y puedes seleccionarlos fácilmente.
Además, al crear las etapas, se desbloquean otras funcionalidades, como la posibilidad de copiar respuestas de los ítems de la etapa anterior y transferir comentarios y archivos adjuntos.
3. Implementa tu workflow
Con el flujo de trabajo configurado, es momento de ponerlo en marcha. Un detalle importante es que el administrador general puede monitorear qué pasos se han completado, cuáles están en curso, cuáles están pendientes y cuáles siguen bloqueados.
De esta manera, se puede evaluar el progreso del trabajo en su totalidad, así como la productividad de los involucrados en cada workflow.
4. Genera los informes
¿Recuerdas que mencionamos la posibilidad de rastrear datos e indicadores? En el workflow, la información se presenta para cada checklist de forma individual.
Por lo tanto, solo necesitas revisar cada paso para verificar:
- Información general
- Resumen de la aplicación
- Últimos resultados
- Resultados detallados
- Historial.
Y lo mejor de todo: puedes generar un PDF para compartirlo con los responsables y otros colaboradores de las áreas pertinentes. Con estos datos a tu disposición, es mucho más sencillo detectar errores, promover mejoras en el proceso y evaluar el rendimiento en cada inspección.
¿Qué importancia tiene el mapeo de procesos en el flujo de trabajo?
El mapeo de procesos emerge como una estrategia esencial, al posibilitar una visualización más clara y una comprensión más profunda de todas las fases implicadas en un proceso.
Además, facilita la detección de cuellos de botella, tales como retrasos, desperdicios, redundancias de esfuerzos y otros desafíos.
Como crear un workflow: ejemplos prácticos de uso
Después de haber aprendido paso a paso cómo establecer un workflow en Checklist Fácil, es natural preguntarse: ¿en qué situaciones puedo aplicar esta funcionalidad? ¡Las posibilidades son variadas!
De hecho, basta con tener procesos que deban seguirse secuencialmente para que este módulo resulte útil.
Sin embargo, el workflow adquiere aún más relevancia cuando consideramos industrias y organizaciones bien estructuradas, que cuentan con procesos de auditoría que deben llevarse a cabo de manera periódica.
A continuación, exploraremos algunos ejemplos prácticos:
Gestión del flujo de personal en la empresa
Con el objetivo de garantizar la seguridad laboral, algunas empresas requieren autorización para el acceso de empleados a áreas específicas. En consecuencia, se deben seguir ciertos procedimientos, tales como:
- Verificar la credencial del empleado para determinar su necesidad de acceso.
- Confirmar la disponibilidad del Equipo de Protección Personal (EPP) requerido.
- Revisar y aprobar toda la información relevante antes de permitir la entrada.
Estos controles pueden ser llevados a cabo por el mismo individuo o por diferentes personas. En cualquier caso, establecer un procedimiento detallado en el sistema ayuda a prevenir omisiones.
Solicitud de materia prima
En este ejemplo, es común la participación de diversas industrias. El equipo operativo puede detectar la necesidad de más materia prima y proceder a solicitar la autorización para la compra. Una vez obtenida la aprobación, el pedido se envía al empleado del almacén para su procesamiento.
A continuación, se presenta un ejemplo de workflow para este proceso:
- Se completa un checklist para solicitar el material que falta.
- El gerente evalúa y aprueba (o rechaza) la compra, desglosando la decisión en un nuevo checklist.
- El departamento de stock recibe la solicitud y realiza un checklist detallado sobre el pedido, incluyendo la cantidad, plazo de entrega y cantidad de material disponible en inventario.
- Al llegar el pedido, se lleva a cabo otro checklist para actualizar la información operativa.
Mantenimiento de maquinaria en empresas mineras
En el ámbito del mantenimiento de maquinaria en empresas mineras, es común que se lleve a cabo un seguimiento exhaustivo de la salud de los equipos, especialmente mediante el cálculo de las vibraciones del motor para estimar su vida útil.
En este proceso, se implementa un riguroso checklist de inspección diaria, donde cualquier anomalía detectada desencadena una serie de pasos coordinados:
- El primer paso implica completar un checklist detallado para informar sobre la falla detectada.
- Luego, el gerente correspondiente evalúa la gravedad de la inconsistencia y decide si es necesaria una intervención de mantenimiento.
- En caso afirmativo, un equipo especializado se desplaza al sitio para realizar el mantenimiento correctivo requerido. Si esta acción resuelve el problema, el ciclo de mantenimiento finaliza aquí.
- Si la falla persiste, el profesional registra la necesidad de adquirir una pieza específica en un nuevo checklist, el cual se envía al departamento de compras.
- Por último, el responsable del inventario completa la información necesaria para la compra, incluyendo la fecha, precio y otros detalles relevantes.
Este workflow demuestra la colaboración efectiva entre varios equipos, optimizando el tiempo y los recursos disponibles. Además, la accesibilidad al checklist anterior facilita la revisión del historial de aprobaciones sin necesidad de un contacto adicional, lo que agiliza aún más el proceso.
Control de carga y descarga
Implementar un workflow eficiente para el control de carga y descarga es esencial para prevenir errores en la recepción, desvíos y otros problemas comunes en esta actividad.
Por ello, las empresas de transporte y logística pueden estructurar su proceso de la siguiente manera:
- Separación de productos
- Generación de facturas
- Entrega al transportista
- Establecimiento de la ruta de entrega
- Entrega final al cliente.
Cada uno de estos pasos cuenta con su propio checklist, lo que garantiza que ningún trámite quede pendiente y se eviten posibles implicaciones legales.
Principales beneficios de crear tu workflow en el Checklist Fácil
Más allá de simplemente conocer cómo crear un workflow es crucial comprender los beneficios que tu empresa obtendrá al utilizar esta herramienta. Uno de los más destacados es la estandarización y control de procesos, lo que garantiza una ejecución más segura y eficiente, lo cual tiene un impacto directo en la rutina y productividad de los empleados.
Además, las auditorías se realizan ahora de manera ordenada, siguiendo la secuencia prevista, lo que proporciona una visión general esencial para fomentar la mejora continua.
En consecuencia, estos beneficios aumentan la eficiencia operativa y su asertividad. Después de todo, los procesos se llevan a cabo al ritmo adecuado, reduciendo errores y fallas.
Al establecer workflows estructurados, inteligentes y productivos que automatizan tareas recurrentes, se logra una gestión más ágil y efectiva.
Esto permite que su equipo disponga de un marco claro de actividades, optimizando así su tiempo y permitiéndoles enfocarse en las tareas estratégicas fundamentales.
Otras ventajas son:
- Unificación de la información con acceso rápido
- Integración de sectores
- Monitoreo en tiempo real del equipo y del proceso
- Mejora del flujo de actividades
- Optimización de servicios
- Reducción de errores y retrabajos
- Tomando decisiones más acertadas
El módulo de Workflow, junto con una amplia gama de funcionalidades, se encuentra disponible en Checklist Fácil, líder en soluciones de checklist digital en Latinoamérica.
Este módulo te permite crear checklist inteligentes y personalizados, programar y aplicar checklist, gestionar incumplimientos y no conformidades, aplicar planes de acción directamente en el sistema y controlar tu operación en tiempo real.
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