El Sistema de Gestión de Operaciones (OMS, por sus siglas en inglés y SGO, por sus siglas en español) engloba un conjunto de procesos y estrategias diseñados para optimizar la eficiencia operativa de una organización. Este sistema garantiza que las actividades de la planta sean seguras, confiables y eficientes al monitorear informaciones relevantes sobre las prácticas fundamentales de la gestión de operaciones.
_______________________________________________
Un Sistema de Gestión de Operaciones (SGO) garantiza que las actividades de la planta sean seguras, confiables y eficientes al digitalizar información relevante sobre las prácticas fundamentales de la gestión de operaciones.
Esto permite aumentar la productividad mediante la implementación de prácticas de trabajo estandarizadas, procesos optimizados y una mejora en las comunicaciones y coordinación entre los diferentes departamentos. Además, contribuye al cumplimiento normativo de la organización.
¿Quieres conocer más sobre como un Sistema de Gestión de Operaciones puede beneficiar tu empresa? ¡Quédate hasta el final de este artículo!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es un Sistema de Gestión de Operaciones (SGO)?
El Sistema de Gestión de Operaciones (OMS, por sus siglas en inglés y SGO, por sus siglas en español) engloba un conjunto de procesos y estrategias diseñados para optimizar la eficiencia operativa de una organización.
Esto es posible mediante la planificación, organización y control de procesos de la producción de bienes o de la prestación de servicios. Para impulsar la eficiencia operacional, el SGO establece las directrices para un uso optimizado de los recursos.
Estos son algunos procedimientos realizados en el Sistema de Gestión de Operaciones:
- Gestión de la Calidad;
- Gestión de proveedores;
- Entre otros.
Por ello, implementar un Sistema de Gestión de Operaciones es indispensable en todas las empresas, independientemente del segmento y porte. Utilizar la tecnología es la manera más eficiente de optimizar esta implantación y todas las acciones necesarias en el día a día de la gestión.
¿Para qué sirve un SGO?
A medida que una organización crece, su gestión se vuelve cada vez más desafiante, ¿no es así? El aumento en la cantidad de elementos a gestionar, como empleados, servicios y programas o procesos comerciales, incrementa la complejidad administrativa.
Por esa razón, implementar un Sistema de Gestión de Operaciones fortalece la capacidad de una empresa para convertir activos en ganancias, inventarios en bienes y cadenas de suministro en flujo de efectivo.
A continuación, enumeramos los beneficios que conlleva establecer un SGO en una organización:
Simplificación de las operaciones
La complejidad de las operaciones empresariales tiene un impacto en el rendimiento organizacional. Al implementar un sistema de gestión operativo, las organizaciones pueden optimizar todos los procesos que podrían estar generando costos o pérdida de tiempo y recursos humanos.
Esto permite minimizar el tiempo desperdiciado y reducir los gastos innecesarios que podrían surgir por el uso de procesos comerciales lentos e ineficientes. Eliminar las etapas innecesarias y optimizar las que realmente tienen relevancia impacta directamente en la eficiencia operacional.
Disminuye costos y mejora la rentabilidad
Al reducir la duración del ciclo de producción, se logra fabricar más productos en un menor periodo de tiempo, lo a que su vez aumenta los márgenes de beneficio de la empresa. El impacto también está en los recursos, ya que el uso más consciente de máquinas y equipos aumenta su durabilidad y garantiza un mejor desempeño.
Esto resulta crucial para reducir los gastos de reparo o reemplazo de equipos y maquinarias. Además, cuando no funcionan en condiciones óptimas, afecta la agilidad de la producción y la calidad del producto final.
Mejora la productividad del personal
Los sistemas de gestión de operaciones garantizan que el proceso de producción se realice de manera eficiente y mejore el flujo de trabajo existente al evaluar qué aspectos son exitosos y cuáles no. Con esto, es posible definir las etapas que deben formar parte de los procesos, cuáles deben ser perfeccionados y cuáles pueden eliminarse.
En este sentido, el SGO ayuda a las empresas a gestionar recursos humanos durante la fabricación y distribución, para maximizar los ingresos y garantizar que los empleados realicen sus tareas con dedicación y, sobre todo, en condiciones seguras.
Reduce la generación de residuos
Al implementar un SGO, las organizaciones pueden adquirir una comprensión más clara de lo que es esencial en sus procesos comerciales. Esto les permite analizar los costos de la organización y realizar auditorías internas para identificar oportunidades de mejora.
La necesidad de pensar en una producción más sostenible es evidente en los días de hoy (y se intensifica cada vez más). Evitar pérdidas y fomentar el uso inteligente de materias primas son acciones esenciales para reducir la generación de residuos que pueden perjudicar al medio ambiente.
A continuación, te explicamos cómo funciona un Sistema de Gestión de Operaciones y cuál es la manera más eficiente de implementarlo en tu negocio. ¡Sigue leyendo!
¿Cómo implementar un SGO eficiente en tu empresa?
Un Sistema de Gestión de Operaciones debe implantarse en etapas, asegurando que abarque todos los procesos necesarios y que pueda realizarse de manera constante tras la aplicación. Mira algunos pasos esenciales para implementarlo en tu empresa:
1. Diagnóstico Inicial
Para gestionar las operaciones, es importante hacer un diagnóstico inicial completo, considerando el historial de datos sobre procesos, ganancias, producción, equipos, inventario y todo lo que es relevante para contextualizar la situación actual de las operaciones. Es el momento de hacer un mapeo de procesos detallado y actualizado.
Una buena estrategia es segmentar este diagnóstico por sectores y reunir el recopilado de las informaciones para mapear procesos y flujos en una visión macro de la organización.
Al evaluar el desempeño de una empresa, es importante comprender los 5 objetivos clave de rendimiento empresarial, ya que brindan dirección y enfoque a la organización. Estos objetivos son los siguientes:
Calidad
Indica la capacidad de la organización para cumplir con las expectativas del cliente en cuanto a la calidad de los productos o servicios ofrecidos.
Rapidez
Refleja la decisión del cliente de realizar una compra o utilizar un servicio. Cuanto más rápido reciba el cliente el producto o servicio, mayor será la posibilidad de que vuelva a elegir a la empresa en el futuro.
Confiabilidad
Mide el nivel de confianza que los clientes depositan en el compromiso de la organización. Una mayor confiabilidad genera una mayor lealtad y satisfacción al cliente.
Flexibilidad
Indica la capacidad de la organización para adaptarse y responder de manera efectiva a los cambios en el entorno empresarial. Una mayor flexibilidad permite a la empresa mantenerse competitiva y aprovechar oportunidades emergentes.
Costo
Refleja la productividad de la organización. Si los costos de producción son más bajos, la organización puede ofrecer precios más competitivos para sus productos o servicios, lo que atrae a los clientes y mejora su posición de mercado.
2. Definición de metas y prioridades
Con el diagnóstico en manos, es el momento de definir metas y establecer las prioridades. Una estrategia eficiente al momento de definir tus metas es emplear la metodologia SMART. Para aplicarla basta definir un objetivo y asegurar de que sea:
- S – Especifico (Specific)
- M – Mensurable (Measurable)
- A – Alcanzable (Attainable)
- R – Relevante (Relevant)
- T – Temporal (Time Based)
Imaginemos un ejemplo simple para la aplicación de la metodología: en el diagnóstico inicial, se ha identificado la necesidad de reducir el tiempo de producción de determinado ítem. Para que este sea un objetivo SMART, es importante describirlo de una manera similar a la que sigue:
- Específico: el objetivo es agilizar la producción del ítem X;
- Mensurable: la reducción debe ser en 50%;
- Alcanzable: serán implementadas nuevas tecnologías en el proceso, se aplicarán acciones de mantenimiento de la maquinaria y se capacitarán los colaboradores;
- Relevante: reducir costos operacionales, aumentar la eficiencia y las ganancias;
- Temporal: el objetivo debe ser alcanzado en hasta seis meses.
Mira los detalles en la imagen:
En esta etapa, es probable que aparezcan muchas acciones importantes y metas relevantes para la eficiencia operativa. Por eso, es indispensable establecer prioridades, para que los esfuerzos estén bien dirigidos y los resultados sean exitosos.
3. Estandarización de Procesos
Uno de los grandes objetivos del Sistema de Gestión de Operaciones es la estandarización de procesos. Al final, normalizar y organizar flujos de trabajo es una estrategia para aumentar la productividad y maximizar las ganancias, ya que, sin normas claras, los equipos tienden a operar de manera diversa, dificultando el desempeño y el monitoreo de las acciones.
Todos los procesos de una empresa pueden ser beneficiados mediante una estandarización. Sin embargo, los resultados son aún más significativos en los procesos de:
- Gestión de equipos.
Algunas de las principales ventajas de la estandarización de procesos incluyen el mejor uso de los recursos disponibles, más facilidad para operacionalizar procesos, aumento de la productividad y mejor control de las actividades y sus resultados.
Es importante recordar que, para estandarizar procesos (y seguir perfeccionándolos con el paso del tiempo), realizar un registro detallado es altamente recomendado. En otras palabras, se deben documentar las etapas y flujos involucrados en las operaciones y la manera estándar de realizarlos.
4. Elección del software de gestión adecuado
Una gestión completa es aquella que abarca el análisis de datoos e informaciones de toda la operación. Por lo tanto, un desafío enfrentado por las empresas es mantener todas estas informaciones centralizadas y actualizadas, algo que se logra mediante el uso de un software de gestión.
Uno de los pasos esenciales de la implantación del SGO es elegir la tecnología adecuada para automatizar la gestión, permitiendo, así:
- La centralización de datos;
- La actualización en tiempo real;
- El comparto de datos con facilidad;
- El registro de datos y creación de historial;
- El análisis más preciso de flujos y acciones.
El Checklist Fácil, tiene las funcionalidades necesarias para que el equipo involucrado en los procesos pueda contribuir para el SGO, de modo que la gestión de los procesos pasa a ser mucho más eficaz. Al identificarse un problema, por ejemplo, se puede registrar y describir la solución necesaria, así como responsables y otros datos relevantes.
5. Programa inspecciones periódicas
El SGO es una práctica constante, por eso es necesario hacer el seguimiento de los procesos, verificar si hay oportunidades de mejora e identificar cuellos de botella para realizar su rápida resolución.
Una recomendación es establecer un cronograma de inspecciones, para ejecutar acciones de identificación de no conformidades y planes de acción precisos para resolver cualquier desvío antes de que se agraven. Además, incluir actividades de mantenimiento es otra práctica fundamental.
Los planes de acción son cruciales en el SGO, ya que permiten la resolución de problemas con agilidad y de manera estandarizada. Utilizando el Checklist Fácil, puedes crear planes de acción automatizados, de manera que, al identificarse y registrarse una no conformidad, el responsable recibe un plan de acción que debe ser ejecutado inmediatamente.
¿Cuál es el objetivo de un Sistema de Gestión de Operaciones?
Hay algunos componentes fundamentales de la gestión de operaciones que deben asistir para maximizar el rendimiento y la eficiencia de una organización. Para una gestión de operaciones efectiva, es crucial comprender estos diferentes componentes que engloban el conjunto de operaciones y cómo interactúan entre sí.
Estos componentes son:
Pronóstico
Utilización de datos históricos para tomar decisiones futuras y determinar la cantidad de productos que se deben producir. Por eso la importancia de centralizar las informaciones en un solo lugar y mantener un registro completo de los principales datos de la operación.
Mantenimiento
Programación de mantenimientos regulares, inspecciones y ajustes para garantizar un entorno de trabajo seguro y minimizar los fallos en el equipo. Es importante recordar que los mantenimientos preventivos son imprescindibles para identificar no conformidades y solucionarlas.
Inventario
Garantizar el suministro adecuado de materias primas para satisfacer la demanda futura del mercado. En este sentido, incluir un buen control de inventario en tu gestión es fundamental. Controla lo que entra y sale y evita productos o materias primas estancados.
Programación
Asignación adecuada de tareas a los recursos laborales y maquinaria para reducir el costo de producción general. Importante incluir las capacitaciones necesarias para que el personal utilice los equipos de la manera correcta y con eficiencia óptima.
Gestión de calidad total (TQM)
Enfoque centrado en el consumidor y mejora de la productividad de la organización para cumplir con las expectativas del cliente. Algunos de los principios de la TQM incluyen el enfoque de procesos, el liderazgo efectivo y la mejora continua.
Planificación de requerimientos de material (MRP)
Proceso continuo para garantizar el suministro adecuado de materiales en el momento correcto. En este sistema, hay una planificación de materiales necesarios para la producción y la programación de nuevas compras, en un cronograma detallado y que debe actualizarse constantemente.
En resumen, al implementar un sistema de gestión de operaciones, tu empresa puede monitorear cada uno de los componentes clave de la gestión de operaciones, logrando así:
- Eliminar la complejidad en sus operaciones;
- Reducir costos;
- Aumentar el margen de beneficio;
- Mejorar la productividad de los trabajadores.
Esto indica que un sistema de gestión de operaciones bien implementado mejora el rendimiento de tu organización. Asimismo, contar con una herramienta que te permita automatizar etapas impacta directamente en la optimización de procesos, como verás a continuación.
¿Cómo el Checklist Fácil te ayuda a implantar un Sistema de Gestión de Operaciones?
Como lo pudiste ver, la tecnología cumple un papel importante en el SGO. El Checklist Fácil ofrece más de 150 funcionalidades y es líder en checklists digitales en América Latina, presente en más de 14 países.
Para que el Sistema de Gestión de Operaciones sea eficiente, es necesario que incluya los diversos procesos que forman parte del día a día de la empresa. Eso significa gestionar una gran cantidad de datos e informaciones, que deben ser analizados y registrados.
Un software como el Checklist Fácil centraliza todas estas informaciones en un solo lugar y, más que eso, estandariza planes de acción, cronograma de inspecciones y otras tareas importantes. Además, automatizar estos procesos es una forma de reducir los errores humanos y mejorar la precisión de los registros.
¿Qué recursos de Checklist Fácil te ayudan a optimizar tu SGO? Mira algunos:
Checklists inteligentes
Almacenar los datos de tu empresa únicamente en planillas o hojas de papel no es suficiente. Los checklists digitales te ayudan a automatizar los registros, facilitando la actualización y el intercambio de datos.
Workflows
Gestiona los flujos de trabajo, asignando los usuarios responsables de cada tarea e implementa la dirección precisa de actividades. Para aumentar la productividad, define flujos dinámicos y que simplifican el monitoreo de los procesos involucrados.
Programación de inspecciones
Programa tus inspecciones periódicas y garantiza que se cumplan en el periodo ideal para evitar problemas en los equipos, gastos con reparos o sustituciones y otros contratiempos que pueden interferir en la producción.
Planes de Acción
Crea planes de acción para tratar no conformidades, define un flujo de aprobación, registra todas las interacciones y analiza resultados. Con eso, automatizas tu gestión y ganas tiempo en la ejecución de las tareas.
Para conocer más sobre el software, haz una prueba gratuita. Si quieres entender en detalle cómo las funcionalidades te pueden ayudar en tu Sistema de Gestión de Operaciones, habla con uno de nuestros expertos, solicitando una demostración gratuita.
