El informe de incidencias es un documento esencial para la rutina de las empresas, porque permite el acceso a las no conformidades. Es decir, ayuda a llevar las operaciones hacia la eficiencia y la reducción de costos.
Para garantizar que el informe alcance los resultados deseados, es crucial que sea elaborado por expertos quienes puedan discernir entre los procesos adecuados e inadecuados.
Además, es fundamental que detalle las acciones necesarias para corregir las fallas identificadas.
Si deseas obtener más información sobre el informe de incidencias, te invitamos a continuar la lectura.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es un informe de incidencias?
Según el contexto y la naturaleza del contenido, un informe de incidencias podría clasificarse como un tipo de informe técnico, el cual debe detallar información esencial sobre las anomalías encontradas en las operaciones.
Así, se requiere que sea lo más conciso y preciso posible, respaldado por pruebas tangibles como imágenes o videos, para ofrecer bases sólidas que faciliten una toma de decisiones eficaz.
El informe de incidencias tiene una aplicación extendida en áreas como la seguridad laboral y la prevención de accidentes laborales, así como en el registro de pérdidas y robos en establecimientos.
Entre los sectores que más se benefician de esta herramienta se encuentran los departamentos de Seguridad Patrimonial y Defensa Civil, pero a lo largo del artículo descubrirás otros casos de uso igualmente relevantes. En la Seguridad Patrimonial, los profesionales lo utilizan para registrar y comunicar circunstancias que puedan afectar la seguridad de la organización.
Por otro lado, en el ámbito de la Defensa Civil esta herramienta se utiliza para registrar todas las incidencias relacionadas con desastres en la ciudad De esta manera, no solo se almacena información, sino que también se genera indicadores y se promueven mejoras en la forma de actuación.
Es importante destacar que el informe de incidencias debe ser completado por alguien con conocimientos técnicos, es decir, con la capacidad de analizar la operación. En última instancia, esta persona debe evaluar y registrar de manera clara una serie de factores.
De lo contrario, los gerentes no podrán visualizar las etapas ni comprender los errores, quedando igualmente imposibilitados para controlar posibles pérdidas y mejorar la calidad del servicio en cuestión.
¿Qué son los incidentes de seguridad?
Cuando alguna irregularidad presenta riesgos para la salud y la seguridad laboral, se clasifica como un incidente y pueden ser categorizados de la siguiente manera:
- Accidentes: ocurren cuando eventos inesperados resultan en impactos negativos, como lesiones, daños o pérdidas.
- Fallos: se caracterizan por interrupciones causadas por problemas en sistemas, componentes, procesos o comportamientos.
- Desastres naturales: incluyen interferencias de condiciones climáticas o eventos de la naturaleza en la actividad laboral.
- Contaminaciones: se producen cuando hay fugas de productos químicos u otras sustancias peligrosas.
Independientemente del tipo de incidente, es crucial que se documente adecuadamente en un informe. El propósito de este tipo de documento se explorará en la siguiente sección.
¿Para qué sirve el informe de incidencias?
El propósito fundamental de un informe de incidencias es detallar un problema. Cuando una empresa dispone de esta información, los gerentes pueden comprender puntos cruciales para mejorar procesos, equipos o incluso capacitaciones de personal.
Para ilustrar, consideremos una constructora: después de una serie de inspecciones de seguridad, la empresa registró más de diez incidentes de trabajadores que sufrieron caídas en un sitio de construcción en diversas ubicaciones, todo en un lapso de dos semanas.
Al comparar los eventos y los registros de los informes, es posible determinar si la razón del problema radica en la señalización inadecuada, la falta de equipos de protección personal (EPP), o la omisión de algún procedimiento que debiera haberse llevado a cabo, por ejemplo. Esto permite implementar un plan de acción para prevenir futuras incidencias.
¿Observas cómo la gestión de las actividades se vuelve más precisa con este tipo de registro? En conclusión, el informe de incidencias tiene la función de consolidar datos consistentes, proporcionando eficiencia operativa y seguridad a cualquier tipo de negocio.
¿Por qué es importante elaborar un informe de incidencias?
Al principio, la idea de elaborar un informe puede parecer tediosa o superflua, casi como completar otro formulario más. Sin embargo, en la práctica, se revela como una herramienta invaluable, especialmente para la gestión efectiva de los procesos.
Los desafíos operativos y financieros pueden originarse en actividades rutinarias y, por ende, escapar a la atención del gestor. Cuando esto se convierte en una ocurrencia frecuente, o incluso diaria, las consecuencias pueden ser graves, afectando incluso los resultados financieros.
Así, la empresa puede encontrarse operando en números rojos sin comprender plenamente las razones detrás de ello. Al mismo tiempo, la falta de informes adecuados dificulta la identificación y mejora de los procedimientos y no conformidades.
Por lo tanto, el informe de incidencia es esencial para obtener una visión clara de los problemas, permitiendo que las decisiones se basen en datos concretos y hechos verificables, evitando así daños mayores para el negocio.
Principales beneficios de utilizar un informe de incidencias
Como hemos mencionado anteriormente, el informe de incidencias es una herramienta poderosa para la gestión empresarial. Al fin y al cabo, proporciona una comprensión detallada de la rutina operativa de tu empresa, lo que te permite establecer niveles de eficiencia diarios de manera efectiva.
Además, ofrece la ventaja de erradicar los efectos dominó, conocidos como errores recurrentes que pueden afectar negativamente otras actividades, generando dificultades en la empresa y causando daños permanentes en los indicadores y metas preestablecidas.
En resumen, sus principales beneficios son:
- Mejora del proceso de gestión
- Amplio conocimiento sobre errores y no conformidades habituales
- Toma de decisiones ágiles y precisas
- Mejora en la productividad de los equipos
- Reducción de desperdicios
- Planeamiento estratégico más conciso
¿Quién es el responsable por elaborar un informe de incidencias?
Dependiendo del tipo de situación y de la empresa, el informe de incidencias puede ser elaborado por diversos profesionales. Sin embargo, es esencial que el documento se elabore con la colaboración de individuos directamente involucrados o testigos de la incidencia, con el fin de capturar todos los detalles relevantes y garantizar la autenticidad de la información.
Otro factor crucial es que el responsable de elaborar los informes tenga un profundo conocimiento de los procesos y actividades relacionadas con el área, equipo o evento en cuestión. Se recomienda seguir un estándar establecido por la empresa para asegurar que todas las informaciones necesarias sean incluidas y para facilitar la generación de métricas a partir de los informes.
En la práctica, por ejemplo, en casos de incidencias relacionadas con la seguridad laboral, el informe puede ser preparado por supervisores o analistas del equipo. Lo mismo se aplica a actividades relacionadas con otros sectores, como producción, logística o ventas, donde el responsable del informe puede ser un analista, supervisor o coordinador del equipo correspondiente.
¿Quién utiliza el informe de incidencias?
Un informe de incidencias puede ser utilizado por diferentes profesionales de equipos que desempeñan actividades relacionadas con:
- Gestión de riesgos ocupacionales
- Control de calidad
- Prevención de accidentes
- Seguridad patrimonial
- Gestión de activos
- Defensa civil
- Gestión ambiental
- Salud y Seguridad en el Trabajo (SST).
- Gestión de facilities
- Servicios
¿Qué debe incluir un informe de incidencias?
La importancia de brindar una información detallada en el informe de incidencias radica en su capacidad para ampliar la comprensión de la situación y, en algunos casos, permitir la determinación precisa de causas y efectos.
Por lo tanto, los datos indispensables incluyen la información completa sobre la empresa o departamento, nombre, razón social, dirección, correo electrónico, teléfono, el nombre y cargo de la persona responsable del informe, así como la fecha y hora de emisión del mismo.
A continuación, descubre algunos elementos que no pueden faltar, como:
- Fecha y hora del incidente: dado que, a menos que tu empresa utilice un software de gestión para obtener el documento en tiempo real, es común que el informe se emita después del incidente.
- Ubicación: especificando con precisión dónde se identificó la no conformidad. En operaciones de gran envergadura, herramientas como la geolocalización pueden resultar muy útiles en este aspecto)
- Descripción: detallando el tema (por ejemplo: seguridad, mantenimiento, etc.) y toda la información técnica relacionada.
- Involucrados: indicando quiénes del equipo estaban presentes en el momento del incidente.
- Pérdidas generadas por el incidente: enumerando detalladamente cuáles fueron las consecuencias que la no conformidad ha provocado o podría provocar en el futuro.
Por ejemplo, en el contexto de una tienda con problemas de seguridad, el profesional debe detallar los eventos ocurridos, determinando si se trató de un robo o una invasión. Además, Es esencial considerar factores adicionales para una comprensión completa, como:
- ¿La tienda estaba abierta o cerrada?
- ¿La alarma estaba activada?
- ¿La policía fue accionada?
- ¿Algún producto fue robado?
Para respaldar el análisis, se deben capturar foto del lugar, proporcionando pruebas visuales objetivas. El informe debe incluir acciones tomadas, un análisis preciso de los hechos y recomendaciones para mejorar la seguridad y prevenir futuros incidentes.
Consejos para elaborar y utilizar un informe de incidencias
El informe de incidencias puede ser considerado como un registro diario de la actividad rutinaria, y como tal, puede integrarse dentro de la gestión estratégica diaria.
Cuando se utiliza de manera adecuada, se convierte en una herramienta poderosa para combatir la falta de profesionalismo, la inexperiencia y los hábitos derrochadores tanto en la producción como en la administración. ¿Cómo puedes sacar el máximo provecho de esta herramienta? ¡Descubre estos 8 consejos!
1. Orienta el equipo
Explora la importancia de este documento con el equipo y delinea las expectativas de la empresa respecto a un informe de incidencias. De esta manera, todos estarán capacitados para recolectar la información vital para el análisis operativo.
2. Implementa una metodología
Integra el Ciclo PDCA como parte de tu rutina, el cual implica planificar, ejecutar, verificar y actuar. Este método garantiza una mejora continua en los procesos, identificando y formalizando desviaciones de conformidad en el día a día.
3. Completa la información de manera objetiva
Es fundamental que el lenguaje utilizado en este informe sea conciso y comprensible. En este sentido, adoptar estándares mediante el uso de un sistema experto para la digitalización de este tipo de registros puede resultar altamente beneficioso, evitando así posibles inconvenientes derivados de la falta de información completa (encontrarás un consejo valioso sobre este aspecto más adelante).
4. Registra las no conformidades
No aguardes a que la situación se deteriore aún más antes de tomar acción. Utiliza el informe de incidencias para detectar de inmediato cualquier no conformidad, pérdida o insatisfacción, y desarrolla un plan de acción para mitigarlas.
5. Registra la máxima cantidad de datos disponible y asegúrate de aprovecharlos al máximo
No solo es importante recopilar información detallada, sino también utilizarla de manera efectiva. Utiliza los datos recopilados para detectar posibles problemas técnicos e identificar áreas de mejora en las habilidades de los equipos, contribuyendo así a un conocimiento más profundo de la operación.
6. Revisa el documento
Es fundamental verificar que el informe esté libre de errores o información incompleta antes de finalizarlo. Es crucial prestar especial atención a este aspecto, dado que el documento quedará registrado en el historial de datos de la operación.
7. Protege la información de forma segura
A pesar de que algunas compañías aún prefieren imprimir informes, es más recomendable crear archivos con restricciones de edición, como en el formato PDF. Esta medida es la única manera de garantizar la integridad de los documentos y prevenir cualquier posibilidad de manipulación.
8. Utiliza el documento en reuniones del equipo
Fomenta la realización de reuniones diarias para analizar los datos recopilados en los informes de incidencias. Además, motiva a los profesionales a proponer soluciones.
¿Cómo fomentar la mejora continua mediante el análisis de informes de incidencias?
Los informes de incidentes desempeñan un papel fundamental en el impulso de mejoras continuas en las operaciones al proporcionar una visión detallada de las causas subyacentes de errores, desviaciones, fallos o accidentes en las prácticas organizativas.
Esta información permite generar impactos positivos y aprovechar oportunidades reales en las operaciones diarias. Por ejemplo:
- Los análisis pueden indicar que una máquina en la línea de producción de una fábrica ha presentado fallas consecutivas durante varias semanas, mostrando la necesidad de realizar mantenimiento preventivo para evitar interrupciones en la producción.
- Una tienda puede analizar la variación total de las quejas de los clientes y, si se observa un aumento en este tipo de incidentes, la dirección puede implementar medidas correctivas de manera oportuna para evitar que afecten las metas de ventas.
En suma, abundan los casos en los que este instrumento puede propiciar mejoras significativas en la operatividad diaria de un negocio. Ahora que has adquirido un conocimiento experto sobre el tema, solo resta determinar cuál es el tipo de herramienta más adecuada para gestionar las incidencias en tu empresa. ¡Sigue adelante!
¿Qué herramienta puedo utilizar para elaborar un informe de incidencias?
Existen diversas alternativas para la creación de informes de incidencias, que van desde las tradicionales aplicaciones como Word y Excel, hasta herramientas especializadas en la digitalización de procesos y checklists. A continuación, te invitamos a revisar los siguientes puntos.
Informe de incidencias con Word
A pesar de sus limitaciones en cuanto a espacio de texto, Word se presenta como una opción viable para llevar a cabo registros de no conformidades. Sin embargo, es importante destacar que la recopilación de datos debe hacerse de manera independiente, lo que puede conllevar a la pérdida de control sobre el historial de registros y a la acumulación de múltiples documentos con el paso del tiempo.
Informe de incidencias con Excel
Excel, al igual que Word, destaca por su capacidad para organizar y tabular registros mediante fórmulas y cálculos, lo que supone una ventaja notable.
No obstante, su dominio requiere un nivel avanzado de conocimiento. Asimismo, al igual que Word, la acumulación excesiva de datos puede obstaculizar la visión estratégica empresarial a largo plazo.
Software para gestión de incidencias
Un software de gestión de incidencias es la opción óptima para configurar informes según el estándar más adecuado para los procesos, garantizando la generación de informes completos en tiempo real, estandarizando el registro por parte del equipo y ofreciendo acceso a los datos en cualquier momento a través de la aplicación web.
El Checklist Fácil va más allá de ser simplemente un software de checklists en línea; satisface todas las necesidades operativas para gestionar no solo incidencias, sino también verificaciones, auditorías, acciones y cualquier tipo de proceso de manera exhaustiva.
¿El Checklist Fácil puede ayudar a mi empresa con los informes de incidencias?
El Checklist Fácil se presenta como la solución ideal para implementar una estrategia de informes de incidencias en cualquier tipo de negocio, gracias a sus numerosas funciones, que incluyen:
- Checklist en línea para elaborar una lista de verificación en diversas situaciones, con opciones de flujos o secuencias de llenado.
- Uso a través de la web o de la aplicación, con la capacidad de trabajar sin conexión a internet y almacenar información localmente.
- Inclusión de archivos multimedia, como fotos y vídeos, con la opción de bloquear el acceso a la galería del dispositivo móvil para garantizar la integridad de los registros.
- Creación de planes de acción, una funcionalidad que facilita el seguimiento de las acciones destinadas a mejorar el rendimiento y la productividad operativa.
- Generación de dashboards completos con todas las métricas y resultados obtenidos de las aplicaciones, ofreciendo una visión exhaustiva de las incidencias y el rendimiento de las actividades.
- Exportación de informes en PDF con la identidad visual de la empresa.
- Y mucho más.
Supongamos que deseas crear un checklist para garantizar la seguridad laboral. Primero, recopila la información crucial que debes verificar, ordénala según su importancia y establece requisitos obligatorios. De esta manera, si alguna respuesta es negativa, podrás exigir la implementación de medidas correctivas o que el profesional elabore un plan de acción.
La ventaja principal es la optimización del trabajo, evitando pérdidas de tiempo y errores durante la inspección. Además, todos los datos quedan registrados en el sistema, facilitando la revisión de informes de incidencias y la generación de gráficos e indicadores.
¿Quieres saber más sobre esta solución? Entonces, conoce el Checklist Fácil. Con esta herramienta, puedes dar seguimiento y comparar los resultados de las evaluaciones de manera sencilla y rápida, adaptándola a diferentes tipos de informes. ¡No pierdas más tiempo y comienza a utilizarla hoy mismo!
